Einen effektiven SharePoint-Governance-Plan erstellen

Da SharePoint-Sites in Rekordgeschwindigkeit erstellt werden, müssen Sie sicherstellen, dass die darin enthaltenen Inhalte sicher, geschützt und aufbewahrt bleiben. Wir behandeln die wichtigsten Komponenten einer erfolgreichen SharePoint-Governance-Strategie, damit Sie etwas ruhiger schlafen können.

Sie kennen das Sprichwort: Mit großer Macht kommt große Verantwortung (und hoffentlich ein großartiges SharePoint-Intranet).

Wer hätte gedacht, dass so viele von uns von zu Hause arbeiten würden? Das wäre noch vor wenigen Jahren undenkbar gewesen!

SharePoint ermöglicht die nahtlose Freigabe und Zusammenarbeit bei Dateien und Inhalten, egal wo Sie sich befinden. Aber Informationsarchitektur und -management stehen im Mittelpunkt der SharePoint-Governance-Strategie. In dem ständigen Bestreben, sensible Daten zu schützen und zu sichern, müssen IT-Administratoren Fragen wie „wer hat Zugriff auf was und warum?" beantworten.

Externe Freigabe und die Möglichkeit, mit externen Benutzern zusammenzuarbeiten, ist Teil dessen, was Microsofts moderne Arbeitsumgebung so großartig macht! Aber am Ende des Tages ist externe Freigabe, trotz aller Möglichkeiten, die sie bietet, immer noch ein Risiko.

Ohne bewährte Praktiken und formelle Richtlinien kann es zu einem Teufelskreis von Sicherheits- und Ausbreitungsproblemen kommen. Ein wasserdichter Governance-Plan für Ihr gesamtes SharePoint ist von größter Bedeutung.

SharePoint Online Grundlagen

SharePoint ist ein cloudbasierter Dienst, der Teil von Microsoft 365 ist. Er ermöglicht Zusammenarbeit, Bearbeitung und Freigabe von Dateien in Echtzeit über seine Dokumentbibliothek mit außergewöhnlicher Versionskontrolle (praktisch, wenn Sie jemals in der Zeit zurückgehen müssen!). Sie können Dateien innerhalb von Teams, auf Organisationsebene oder mit externen Partnern teilen.

SharePoint Online lernen: bewährte Praktiken, Tipps und Tricks

SharePoints Stärke liegt in seiner Fähigkeit, Gruppen eine effiziente und effektive virtuelle Zusammenarbeit zu ermöglichen. Dies wird durch die Verwendung von SharePoint-Sites erreicht.

Die moderne SharePoint Online-Erfahrung bietet zwei Vorlagen zur Erstellung einer neuen Site. Je nach dem beabsichtigten Zweck der Site können Sie wählen zwischen:

• Teamsite. Fokussiert auf Zusammenarbeit und unterstützt von Microsoft 365 Groups, sind Teamsites in der Regel nach Abteilungen oder Projekten organisiert und bringen eine Gruppe von Personen zusammen, die gemeinsam auf ein gemeinsames Endziel hinarbeiten.
• Kommunikationssite. Fokussiert auf die Übertragung von Informationen an ein breiteres Publikum, könnten Kommunikationssites verwendet werden, um Informationen mit einer gesamten Organisation zu teilen.

Die SharePoint Mobile App ist auch ein praktisches Tool, das Sie griffbereit haben sollten, wenn Sie unterwegs sind!

Es gibt verschiedene SharePoint Online-Abonnements, wobei die grundlegendsten Pläne Benutzern ermöglichen, Dateien zwischen OneDrive und SharePoint nahtlos zu verwalten und Informationen flexibel mit cloudbasierten Apps wie Microsoft Lists zu organisieren.

Aber wenn SharePoint mit Apps und Diensten wie Microsoft Teams, Yammer und Anwendungsentwicklungsumgebungen integriert wird, die über PowerApps verfügbar sind, kann es wirklich glänzen.

Wenn Sie beispielsweise ein Team in Microsoft Teams erstellen, erstellt SharePoint automatisch eine Site speziell für dieses Team. Das Gleiche passiert umgekehrt. Wenn Mitarbeiter über einen Teams-Kanal miteinander kommunizieren, können sie einfach Links zu SharePoint-Dateien teilen und direkt von dort aus zusammenarbeiten.

Was großartig an SharePoint als cloudbasiertem Dienst ist, ist dass IT-Administratoren sich keine Sorgen um Updates und Patches machen müssen, da alles von Microsoft erledigt wird. Dies gibt Ihnen mehr Zeit, sich auf kritische Aufgaben wie Sicherheit und Governance zu konzentrieren, die mit Ihren Geschäftsprozessen im Einklang stehen.

Was ist SharePoint-Governance und warum ist sie so wichtig?

Governance ist die Gesamtheit der Regeln, Richtlinien, Rollen, Prozesse und Verfahren rund um die Nutzung von SharePoint Online in Ihrer Organisation.

Durch die Implementierung guter Governance helfen Sie dabei sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur Ihrer Organisation so genutzt wird, dass sie ihre Ziele und Vorgaben unterstützt und erfüllt. Sie würden keine Schule ohne ihre Regeln haben. Der Ort wäre ein Chaos! Das Gleiche gilt für die IT einer Organisation.

SharePoint-Governance ist ein integraler Bestandteil der SharePoint-Bereitstellung und kann nicht ignoriert werden.

• Vermögenswerte und Verbindlichkeiten: Sensible Daten sind weit gefasst und können eine Reihe persönlicher Details sowie vertrauliche Unternehmensinformationen umfassen, die, wenn sie durchsickern, Ihre Abläufe ernsthaft gefährden könnten.

• Externe Freigabe: Unsere internen Daten zeigen einen signifikanten Anstieg der externen Freigabe. Angesichts des Anstiegs der Cyberkriminalität müssen Sie die Kontrolle über das Wer, Was, Wo und Wann der externen Freigabe behalten, ohne die Benutzerproduktivität zu beeinträchtigen.
• Compliance-Management: SharePoint verfügt über viele Funktionen zur Unterstützung des IT-Compliance-Managements, wie z.B. Audit-Tools und rollenbasierte Berechtigungen. Die Konfiguration von SharePoint für das Compliance-Management wird viel dazu beitragen, Ihnen dabei zu helfen, Compliance-Anforderungen und -Vorschriften zu erfüllen.

Wir empfehlen die Bildung eines Governance-Lenkungsausschusses, der Stakeholder aus Ihrer gesamten Organisation umfasst (nicht nur IT!) und sich regelmäßig trifft, um Risiken, Governance-Strategien und alle Schritte zu besprechen, die Sie unternehmen müssen, um Daten in Ihrem Organisations-Intranet sicher zu halten.

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Und da Governance ein lebendiges, sich entwickelndes Element ist, das sich weiterentwickelt, während die Geschäftsbereiche Ihrer Organisation kontinuierlich wachsen, sollte Ihr Plan überprüft werden, wann immer neue Funktionen und Updates eingeführt werden.

Aber wir alle wissen, dass umfangreiche Dokumentation auf Laufwerken liegen und Staub sammeln kann und ungelesen bleibt. Sie kann auch zu technisch sein, als dass nicht-IT-Personal sie verstehen könnte. Deshalb ist es wichtig, dass IT-Teams Governance und bewährte Praktiken für die SharePoint-Informationsarchitektur mit Benutzern auf eine Weise kommunizieren, die leicht zu verstehen ist, besonders während organisatorischer Veränderungen.

Etablieren Sie einen SharePoint-Governance-Plan vom ersten Tag an

SharePoint beherbergt wertvolle und sensible Organisationsdaten. Wenn Benutzer unsicher über die korrekten Protokolle und Geschäftsprozesse bei der Nutzung von SharePoint sind, wird dies unweigerlich zu einem ineffizienten Arbeitsplatz, reduzierter Produktivität und einer starken Belastung des technischen Supports führen.

Verwenden Sie die untenstehende Vorlage, um eine erfolgreiche SharePoint-Governance-Strategie zu erstellen. Ihr System sollte umfassen:

Governance-Lenkungsausschuss: Entwickeln Sie mit Ihrem Ausschuss eine Governance-Vision, Richtlinien und Standards dafür, wie Ihr SharePoint-Intranet in Ihrer Organisation genutzt und verwaltet werden sollte, und stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsanforderungen erfüllt werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten: Die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten hilft dabei, die richtige Person für die Aufgabe in Ihrem Governance-Plan zu positionieren und unterstützt die Effizienz Ihrer Organisation. Erstellen Sie eine leicht zu verwaltende Tabelle mit drei Spalten:

• Rolle
• Verantwortlichkeiten
• Name(n)

Die Rollen können je nach Ihrer Organisation unterschiedlich sein, aber hier ist ein Beispiel häufig verwendeter Admin Center-Rollen:

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Erstellungsprozess: Standardmäßig kann jeder in Ihrer Organisation Microsoft 365-Gruppen erstellen – und jede erstellte Gruppe öffnet Funktionalitäten und beeinflusst viele zugehörige Kollaborationstools. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Self-Service-Erstellung für Microsoft 365-Gruppen zu beschränken und zu verwalten, einschließlich der Schulung von Benutzern über wichtige Microsoft 365-Konzepte, der Etablierung einer Benennungskonvention für Ihre Gruppen und der Festlegung von Gruppenablaufrichtlinien in Azure AD.

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