SharePoint Intranet Best Practices

Wir sprachen mit Microsoft MVP und Informationsarchitekt Sue Hanley (@susanhanley) über die Zukunft des modernen SharePoint-Intranet-Designs mit Fokus auf bewährte Praktiken für SharePoint-Intranets. 

Der digitale Arbeitsplatz erfordert verstärkte Zusammenarbeit, Personalisierung und Anpassungsfähigkeit – und die Intranet-Lösungen Ihres Unternehmens, insbesondere ein SharePoint-Intranet, sollten dem ebenfalls gerecht werden. Wir stellten Sue 10 Fragen zum Aufbau eines modernen SharePoint-Intranet-Portals, das sich an bewährten Intranet-Praktiken orientiert, um sicherzustellen, dass es Ihren Mitarbeitern tatsächlich dabei hilft, ihre Arbeit zu erledigen und die Mitarbeiterbindung zu stärken. 

Zusätzlich haben wir die wichtigsten FAQ-Fragen zu Ihrem modernen Intranet aufgenommen. Von der Verwaltung der SharePoint-Plattform bis zur Sicherstellung, dass Ihr modernes SharePoint-Intranet kostengünstig, voller nützlicher Inhalte ist und die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen fördert – wir erläutern das Wesentliche des idealen Microsoft 365 SharePoint-Intranets. 

Möchten Sie das Interview lieber ansehen? Schauen Sie sich die Video-Clips unseres Interviews mit Sue an, die als praktische SharePoint-Intranet-Beispiele dienen können. 

F: Gibt es Konstanten in der sich ständig weiterentwickelnden Welt von SharePoint?

A: Die Benutzerakzeptanz ist ein großes Problem. Governance ist Governance. Wie Sie es tun, mag in SharePoint Online anders sein als in SharePoint 2010, aber diese Konzepte sind immer noch sehr wichtig.

Governance, Schulung und Akzeptanz bilden drei Beine eines sehr wichtigen Hockers. Wenn Sie diese ignorieren und sich nur auf die Technologie konzentrieren, kann ich Ihnen fast garantieren, dass Sie scheitern werden.

F: Wie sehen Sie die Zukunft von SharePoint?

A: Ich denke, SharePoint erfüllt einen grundlegenden Zweck in der Microsoft 365-Suite.

Es gibt einige sich überschneidende Funktionen in den verschiedenen Anwendungen, die in Microsoft 365 existieren. Aber wenn Sie das Herz und die Seele jeder einzelnen betrachten, bringen sie alle eine andere Gabe mit an den Tisch.

SharePoints Gabe liegt in der Verwaltung Ihrer Dokumente. Es gibt kein anderes Tool in der Suite, das diese Gabe und diese Fähigkeit tatsächlich bereitstellt. Microsoft hat effektiv alle anderen Dokumentdienste entfernt, damit Sie alle Ihre Dokumente mit dem Tool verwalten können, das am besten dafür geeignet ist.

SharePoint bringt diese Dokumentfähigkeit in die Familie der Dienste, die in Microsoft 365 bereitgestellt werden.

"Ich denke immer an SharePoint als die Oprah von Microsoft 365, denn wenn Sie ein Dokument sehen – Sie bekommen eine Dokumentbibliothek, Sie bekommen eine Dokumentbibliothek, Sie bekommen eine Dokumentbibliothek."

Ich sehe nicht, dass das verschwindet – wer sonst wird das tun? Wenn Sie ein Dokument in Teams sehen, lebt es nicht in Teams. Es lebt entweder in SharePoint oder in jemandes OneDrive. Wer stellt den Dokumentdienst für OneDrive bereit? Oh, das ist wieder SharePoint. SharePoint hat einen Platz in der Microsoft 365-Suite und bringt eine Gabe mit an den Tisch, die niemand sonst bringt.

Was ist also die Zukunft von SharePoint? Ich denke, die Zukunft von SharePoint liegt darin, die Dinge zu tun, die es wirklich gut kann, als Teil der Familie von Anwendungen, die gemeinsam den modernen Arbeitsplatz für Organisationen bereitstellen.

F: Wie gehen Sie bei der Schaffung nützlicher Zusammenarbeitserfahrungen für Microsoft 365-Benutzer vor?

A: Die Anwendungen bieten verschiedene Perspektiven. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Arbeit je nach dem zu betrachten, was Sie erreichen möchten.

Microsoft 365-Apps lassen Sie Ihre Perspektive organisieren um:

• Sites
• Teams

OneDrive ist eine Dateienansicht der Welt. Jeder hat eine persönliche Bibliothek, die von Ihrem OneDrive aus sichtbar ist, und Sie erhalten auch eine Dateienansicht jedes Teams, an dem Sie teilnehmen.

Wenn OneDrive die Dateienansicht der Welt ist, ist SharePoint die Sites-Ansicht der Welt. SharePoint Home zeigt Ihnen alle Kommunikationsseiten, denen Sie folgen, sowie alle Teamseiten, an denen Sie teilnehmen.

Und dann ist Teams der Hub, wo Sie Ihre Welt aus einer Team-Zusammenarbeitsperspektive betrachten können. Verschiedene Teams müssen entscheiden, wie sie zusammenarbeiten möchten und wo sie Gespräche führen, wie sie Dateien speichern möchten.

Ich denke, was wir sehen, ist, dass jeder anders arbeitet. Und in Zukunft werden wir eine Arbeitserfahrung wählen können, die am besten für uns funktioniert.

F: Wenn Sie ein SharePoint-Intranet-Design-Projekt übernehmen, was ist die erste Frage, die Sie Ihrem Kunden stellen?

A: Was Sie wirklich fragen möchten, sind Dinge wie: Welche Informationen benötigen Sie, um Ihre Arbeit zu erledigen? Wohin gehen Sie, um diese Informationen zu erhalten? Mit wem oder mit welchen Abteilungen interagieren Sie, um die Informationen zu erhalten, die Sie für Ihre Arbeit benötigen? Wie erledigen Sie diese Arbeit?

Ich werde Fragen über die Arbeit stellen, nicht über die Technologie. Wenn ich die Arbeit und die organisatorischen Ziele kenne, kann ich Ihnen dabei helfen, eine Lösung mit Ihnen zu entwerfen. Denn Sie können niemals ein Intranet für jemanden entwerfen, Sie können es nur mit ihm entwerfen.

"Wenn ich die Arbeit und die organisatorischen Ziele kenne, kann ich Ihnen dabei helfen, eine Lösung mit Ihnen zu entwerfen. Denn Sie können niemals ein Intranet für jemanden entwerfen, Sie können es nur mit ihm entwerfen."

Wenn wir alle zusammenarbeiten können, um einen Ort zu schaffen, der die Informationen hat, die Sie für Ihre Arbeit benötigen – und der der Organisation einen Ort gibt, um die Informationen zu kommunizieren, die sie möchten, dass Sie darüber wissen – dann haben Sie eine wirklich gute Chance auf Akzeptanz und bedeutungsvolle Geschäftsergebnisse.

F: Was sind die wichtigsten Dinge, die beim Start einer Intranet-Site-Neugestaltung zu beachten sind?

A: Jedes erfolgreiche Intranet muss die Beteiligung der Personen einschließen, die es tatsächlich verwenden werden.

Aus Designsicht scheint es umso mehr zu dem zu gehören, was ein Intranet erfolgreich macht, je mehr wir den Endbenutzer des Tools einbeziehen können – um sicherzustellen, dass wir wirklich ein Problem lösen, das Menschen haben.

"Jedes erfolgreiche Intranet muss die Beteiligung der Personen einschließen, die es tatsächlich verwenden werden."

Wir lösen tatsächlich ein Geschäftsproblem: wie man Informationen an Menschen liefert auf eine Weise, die ihnen wirklich dabei hilft, ihre Arbeit zu erledigen.

F: Wie setzen Sie klare Ziele für das SharePoint Online-Intranet-Projekt einer Organisation?

A: Ich denke, grundsätzlich ist das erste, was Sie verstehen müssen, wenn Sie ein Intranet bauen: Was sind die wichtigsten organisatorischen Ziele?

Als IT-Leute sammeln wir sehr oft Anforderungen. Aber das ist nicht immer der effektivste oder optimalste Weg, um ein Geschäftsergebnis zu erreichen. Es geht nicht um die Anforderungen für das Intranet selbst.

Manchmal ist es nicht unbedingt der beste oder nachhaltigste Weg, um Akzeptanz zu erreichen und Ihrer Lösung zu ermöglichen, sich anzupassen, wenn sich sowohl die Technologie als auch das Geschäft ändern, das zu liefern, was jemand verlangt hat – das heißt, ein Kellner zu sein.

Stattdessen versuche ich von ihnen zu lernen, was sie zu erreichen versuchen. Auf diese Weise können wir den besten Weg ableiten, um dieses Ergebnis zu erreichen – was möglicherweise überhaupt keine Anpassung erfordert, sondern nur die Nutzung der Fähigkeiten, die wir sofort verfügbar haben – das direkt anspricht, was Geschäftsbenutzer erreichen möchten.

Und das können Sie wirklich nur tun, wenn Sie verstehen, was die Geschäftsziele sind – nicht unbedingt, was Menschen als ihre Anforderungen für das Intranet definieren.

F: Welche häufigen Herausforderungen oder wiederkehrenden Probleme haben Unternehmen mit ihren Intranet-Lösungen?

A: Es ist für Unternehmen einfach, ihre eigenen Inhalte in Microsoft 365 hinzuzufügen, weil die Benutzererfahrung so viel besser ist als die Erfahrungen, die wir hatten. Jetzt können wir Geschäftsbenutzer befähigen, direkt mit dem Rest der Organisation zu kommunizieren.

In gewisser Weise ist es unfair, das zu tun, weil wir von Menschen verlangen, die nicht unbedingt Web-Design-Lösungen leben und atmen, diese Verantwortung zu übernehmen – und es auf eine Weise zu tun, die direkt zu ihren Benutzern spricht.

Ich denke, es ist wirklich wichtig, diese Geschäftsbenutzer mit Schulungen und Beispielen zu befähigen, wie man Dinge auf wirklich effektive Weise erledigt. Wie zum Beispiel:

• Schreiben Sie weniger, nicht mehr. Menschen lesen Ihre Inhalte im Web nicht, sie werden sie scannen.
• Heben Sie wichtige Ideen hervor oder verwenden Sie Überschriften und Unterüberschriften. Wenn Sie Inhalte im Web scannen, müssen Sie sehr vorsichtig beim Verwenden von Dingen sein, die die Aufmerksamkeit der Menschen auf das Wichtige lenken.
• Verwenden Sie beschreibende Hyperlinks. Das Hervorheben relevanter Wörter ermutigt Benutzer, auf den Link zu klicken. Stellen Sie sicher, dass der Hyperlink nicht auf dem Wort hier erscheint, sondern auf dem Ziel.

"Nicht sehbehinderte Benutzer scannen, und sehbehinderte Benutzer, die einen Screenreader verwenden, können das hier nicht verarbeiten. Wenn Sie den Hyperlink auf das Zielwort setzen – dann gewinnen alle."

Während ich Ihre Seite scanne – und die Hervorhebung mein Auge auf das Wort hier lenkt – muss ich Ihren ganzen Text davor und danach lesen, um herauszufinden, worauf ich klicken soll. Wenn der Hyperlink auf dem Ziel ist, kann ich Ihre Seite scannen und sofort finden, was ich brauche.

Es ist besser, beschreibende Hyperlink-Ziele aus zwei Gründen zu verwenden:

1. Niemand liest unsere Inhalte sowieso.
2. Hier klicken funktioniert nicht mit einem Screenreader. Und wir müssen uns bewusst sein, dass nicht alle unsere Benutzer Informationen lesen können.

Nicht sehbehinderte Benutzer scannen, und sehbehinderte Benutzer, die einen Screenreader verwenden, können das hier nicht verarbeiten. Wenn Sie den Hyperlink auf das Zielwort setzen – dann gewinnen alle.

F: Was sind Ihre Top 3 Tipps zur Förderung der Intranet-Benutzerakzeptanz?

A: Wenn es um die Intranet-Akzeptanz geht, sind meine Nummern eins, zwei und drei wahrscheinlich dasselbe: alles über mich.

Ich muss Dinge finden, die nützlich und bedeutungsvoll sind und die mir dabei helfen, meine Arbeit zu erledigen. Sie möchten s