So verfolgen Sie die SharePoint-Benutzeraktivität

Sie fragen sich, wie Sie SharePoint-Benutzeraktivitäten verfolgen können, um das Wer, Was und Wann Ihrer Inhalte zu erfahren? Wir erklären Ihnen zwei Möglichkeiten, Einblick in die SharePoint-Praktiken Ihrer Benutzer zu erhalten – für Benutzerzugriff, Ereignisse und Website-Nutzung –, damit Sie Ihre Umgebung im Blick behalten können.

Bei ShareGate glauben wir, dass der erste Schritt auf dem Weg zu großartiger SharePoint-Benutzerinteraktion Wissen ist. Wissen darüber, was Benutzer brauchen, was sie wollen und wie sie mit Systemen interagieren.

Mit diesem Wissen ausgestattet – Dinge wie beliebte Seiten in einem Intranet oder die am häufigsten verwendeten SharePoint-Funktionen – können Sie echte Benutzerbedürfnisse und -anforderungen erfüllen.

Diese Art der Wissenserfassung ist in drei spezifischen Szenarien nützlich:

1. Das Lernen über die Art, wie Benutzer die Tools verwenden, kann Fragen beantworten wie: Welche Inhalte finden Benutzer nützlich? Welche Seiten sind beliebt? Mit welchen Funktionen beschäftigen sie sich und wie lange? Und welche Geräte verwenden sie, um auf Inhalte zuzugreifen und wann?
2. Analysen können Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit richten sollten, um sowohl die Akzeptanz als auch die Geschäftsauswirkungen Ihres SharePoint zu verbessern. Mit den wichtigen Daten, die Sie in Ihrer SharePoint-Umgebung überwachen sollten, können Sie das Angebot anpassen und die bestmögliche Benutzererfahrung bieten.
3. Die Verfolgung des Benutzerverhaltens kann Ihnen dabei helfen, Sicherheitslücken zu identifizieren und zu priorisieren, die Ihre Organisation anfällig für Sicherheitsprobleme machen, und Ihnen die Einblicke zu geben, die Sie benötigen, um einen Aktionsplan aufzustellen.

Dafür benötigen Sie alle Sichtbarkeit, die Sie bekommen können, um Geschäftsprobleme in Ihrer wachsenden SharePoint-Umgebung zu identifizieren und zu lösen.

Microsoft bietet mehrere sofort verfügbare Funktionen/Berichte, die Ihnen den Einstieg erleichtern können. Aber der Zugriff auf alle kann Zeit in Anspruch nehmen. Unsere Ingenieure haben viel Arbeit in die Entwicklung einer einfachen und umsetzbaren Möglichkeit investiert, alle Daten, die Sie über Ihre Umgebung benötigen, von einem zentralen Ort in ShareGate aus zu erhalten.

Benutzerzugriff verfolgen

SharePoint-Aktivitätsberichte helfen Ihnen zu verstehen, wie Ihre Benutzer mit Dateien interagieren, und ermöglichen es Ihnen, granularer über spezifische Benutzeraktivitäten zu werden, wie:

Datum der letzten Aktivität – Das neueste Datum, an dem eine Dateiaktivität durchgeführt oder eine Seite besucht wurde.

Angesehene oder bearbeitete Dateien – Die Anzahl der Dateien, die der Benutzer hochgeladen, heruntergeladen, geändert oder angesehen hat.

Intern geteilte Dateien – Die Anzahl der Dateien, die mit Benutzern innerhalb Ihrer Organisation oder mit Benutzern innerhalb von Gruppen geteilt wurden (die externe Benutzer enthalten können).

Extern geteilte Dateien – Die Anzahl der Dateien, die mit Benutzern außerhalb der Organisation geteilt wurden.

Besuchte Seiten – Die Besuche auf eindeutigen Seiten durch den Benutzer.

Um zum sofort verfügbaren SharePoint-Aktivitätsbericht im Admin-Center zu gelangen:

1. Gehen Sie zur Seite Berichte > Nutzung.
2. Klicken Sie auf der Dashboard-Startseite auf die Schaltfläche „Mehr anzeigen" auf der SharePoint-Karte.
3. Sie können die Aktivitäten im SharePoint-Bericht anzeigen, indem Sie die Registerkarte „Aktivität" wählen.

Darüber hinaus können Sie auch SharePoint-Analysen verfolgen, um Berichte zu erstellen, die zeigen, wie Benutzer das Beste daraus machen können.

Verbessern Sie Ihre SharePoint-Benutzeraktivitätsberichte

Wenn Sie Ihre Berichte mit ShareGate zentralisieren, sparen Sie Zeit durch:

• Erhalten der benötigten Einblicke
• Identifizierung von Problemen
• Direkte Maßnahmen zur schnellen Behebung von Problemen

Wenn Sie nach tieferen, umsetzbaren Einblicken suchen, sind ShareGates Berichte eine großartige Ergänzung zu den regulären, sofort verfügbaren Microsoft-Berichten.

Die Verfolgung von Benutzeraktivitäten, um sicherzustellen, dass Ihre Umgebung sicher und organisiert bleibt, ist entscheidend, und wir haben die Berichte, die die schwere Arbeit für Sie übernehmen.

• Berechtigungsmatrix-Bericht: Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dinge haben
• Externe Freigabe-Bericht: Identifizieren Sie Dokumente, die mit Personen außerhalb Ihrer Organisation geteilt werden
• Externe Benutzer-Bericht: Sehen Sie eine Liste aller externen Benutzer, die Zugriff auf Ihre Umgebungen haben
• Bericht über Websites mit benutzerdefinierten Berechtigungen: Sehen Sie eine Liste aller Ihrer Websites mit benutzerdefinierten Berechtigungen

Aktivitätsprotokolle anzeigen

Sollten diese Budget-Tabellen immer noch mit der ehemaligen Buchhaltungsfirma Ihrer Organisation geteilt werden? Wer hat noch Zugriff auf die Benutzerforschungsberichte des letzten Quartals?

Zu wissen, wer welche Aktion bei welchem Inhalt in Ihrer Website-Sammlung ausführt, kann entscheidend dafür sein, dass Ihre SharePoint-Umgebung sicher und organisiert bleibt.

SharePoint-Auditprotokolle ermöglichen es Ihnen, die Dateien, Listen und Ordner in Ihrem Cloud-Ökosystem zu analysieren und zu sehen, wie Mitarbeiter sie verwenden. Sie sind eine großartige Möglichkeit, umfassende Sichtbarkeit über Ihre SharePoint-Umgebung zu erlangen.

Wenn beispielsweise Dokumente im Netzwerk verschwinden oder falsch beschriftet werden, können Sie sehen, welche Benutzer dafür verantwortlich sind.

Um eine Auditprotokoll-Suche in Microsoft 365 durchzuführen:

• Gehen Sie zum Microsoft Purview-Compliance-Portal: https://compliance.microsoft.com
• Klicken Sie im linken Bereich des Compliance-Portals auf „Audit".

• Konfigurieren Sie auf der Audit-Seite die Suchkriterien nach Ihren Anforderungen (Datum und Uhrzeit, Aktivitäten, Benutzer, Suchname und Datei, Ordner oder Website) und führen Sie Ihre Suche durch.

Mit SharePoint Online können Sie die folgenden Aktivitäten auditieren:

• Datei- und Seitenaktivitäten
• Freigabe- und Zugriffsanfrageaktivitäten
• Website-Verwaltungsaktivitäten
• Verzeichnis-Verwaltungsaktivitäten
• Power BI-Aktivitäten
• Microsoft Teams Healthcare-Aktivitäten
• Power Automate-Aktivitäten
• Synchronisationsaktivitäten
• SharePoint-Listenaktivitäten
• Website-Berechtigungsaktivitäten

Für eine vollständige Liste der auditieren Aktivitäten in SharePoint Online, schauen Sie sich die offizielle Microsoft-Dokumentation an.

Mehr erfahren: Wie Microsoft Purview Ihre sensiblen Daten schützt

Sofortige Sichtbarkeit erhalten

Das ShareGate-Migrationstool kann Ihr ausgewähltes Ziel durchsuchen, um alle Ihre Website-Sammlungen aufzulisten. Sie können Maßnahmen für diese Website-Sammlungen ergreifen, sobald der Bericht fertig ist.

Das Ausführen eines Website-Sammlungsberichts liefert Ihnen Daten zu Ihrer ausgewählten Website-Sammlung, einschließlich:

• Erstellungsdatum
• Datum der letzten Änderung
• Anzahl der Unterwebsites
• Website-Besitzer
• Administratoren

So erhalten Sie alles, was Sie brauchen, um wichtige Entscheidungen rund um diese Website-Sammlung zu treffen. Das ist alles Teil unseres Plans, Ihnen dabei zu helfen, sich auf die Verwaltung Ihrer Umgebung in einem praktischen Tool zu konzentrieren!

Zugriff auf Website-Nutzungsberichte

Sofort verfügbare SharePoint-Nutzungsberichte bieten