Die Zeit läuft ab für unlizenzierte OneDrive-Konten—Das müssen Sie wissen

Microsoft hat einige große Änderungen an den OneDrive-Richtlinien vorgenommen, und IT-Teams müssen schnell handeln. Microsoft setzt eine neue Richtlinie durch, die den Zugang zu nicht lizenzierten OneDrive-Konten einschränkt, bevor diese schließlich archiviert oder gelöscht werden. Wenn Ihre Organisation noch wichtige Daten in diesen Konten hat, könnte zu langes Warten bedeuten, dass Sie diese für immer verlieren oder unerwartete Wiederherstellungskosten zahlen müssen.

IT-Administratoren müssen verstehen, was sich geändert hat, welche Risiken auf dem Spiel stehen und welche Optionen verfügbar sind. In diesem Blog erklären wir Microsofts neue Richtlinie, erläutern, wie sie IT-Teams betrifft, und skizzieren die besten Möglichkeiten, Ihre OneDrive-Daten sicher zu halten, bevor es zu spät ist.

Die Zeit läuft ab – lassen Sie uns eintauchen.

Was ist Microsofts neue Richtlinie für nicht lizenzierte OneDrive-Konten?

Wenn Ihre Organisation an nicht lizenzierten OneDrive-Konten ohne Plan festgehalten hat, hat Microsoft das zu einem Problem gemacht. Bis jetzt konnten IT-Teams diese Konten unbegrenzt bestehen lassen, ohne sich über Zugriffsbeschränkungen oder zusätzliche Kosten Sorgen zu machen.

Aber jetzt nimmt Microsoft einige Änderungen vor.

Am 26. September 2025 wurden alle verbleibenden nicht lizenzierten OneDrive-Konten schreibgeschützt. Das bedeutet keine Bearbeitungen, keine Uploads und keine Änderungen. Wenn jemand seine Dateien dort gelassen hat, sind sie festgefahren.

Am 29. Oktober 2025 ging Microsoft einen Schritt weiter.

Wenn Ihre Organisation eine Aufbewahrungsrichtlinie hatte, wurde das OneDrive-Konto archiviert. Klingt schön, oder? Nur müssen Sie jetzt dafür bezahlen, diese Daten zu speichern: 0,05 $/GB pro Monat. Und wenn Sie wirklich wieder auf ein nicht lizenziertes OneDrive-Konto zugreifen müssen, kostet es Sie auch 0,60 $/GB, um es zu reaktivieren. Es kann auch einige Anstrengung und bis zu 24 Stunden dauern, um es zu reaktivieren, was zu Problemen führen könnte, wenn Sie es eilig haben.

Wenn Sie keine Aufbewahrungsrichtlinie hatten, wurde das Konto in den Papierkorb verschoben. Nach 93 Tagen wird es dauerhaft gelöscht. Keine Wiederherstellung, keine zweite Chance.

Für alle neu nicht lizenzierten Konten ist Microsofts Standardlebenszyklus schreibgeschützt am Tag 60 und Archivierung oder Papierkorb am Tag 93, abhängig von der Aufbewahrung.

Die Zeiten, in denen man nicht lizenzierte OneDrive-Konten stillschweigend ignorieren konnte, sind vorbei. Unternehmen mit hoher Mitarbeiterfluktuation oder langen Aufbewahrungsrichtlinien müssen vorsichtiger sein, wie sie nicht lizenzierte OneDrives verwalten.

Wenn Ihre Endbenutzer noch wichtige Dateien darin haben, könnten sie ein böses Erwachen erleben, wenn sie plötzlich den Zugang verlieren – oder wenn die IT mit hohen Reaktivierungs- und Speichergebühren belastet wird, um sie zurückzubekommen.

Wie wird die neue Richtlinie für nicht lizenzierte OneDrives Sie betreffen?

Kurze Antwort? Wenn Sie nicht handeln, könnten Sie Daten verlieren, unerwartete Kosten anhäufen und mit einem Compliance- oder Sicherheitsalptraum enden.

Datenverlust ist ein echtes Risiko

Wenn keine Aufbewahrungsrichtlinie vorhanden ist, ist ein nicht lizenziertes OneDrive, sobald es weg ist, weg. Microsoft löscht das Konto nach 93 Tagen. Das bedeutet, dass Endbenutzer, die dachten, ihre Dateien seien sicher, plötzlich feststellen könnten, dass sie dauerhaft gelöscht wurden.

Sie könnten mit Überraschungskosten belastet werden

Denken Sie, Sie können Dateien einfach später wiederherstellen? Nicht ohne dafür zu bezahlen. Sobald ein nicht lizenziertes OneDrive archiviert ist, berechnet Microsoft eine Reaktivierungsgebühr von 0,60 $/GB und 0,05 $/GB pro Monat für die Speicherung – für alle archivierten Konten. Wenn Sie Hunderte oder Tausende von nicht lizenzierten OneDrives haben, summiert sich diese Rechnung schnell.

Ungesicherte Daten schaffen Sicherheitsrisiken

Nicht verwaltete OneDrives können ein blinder Fleck in der Sicherheit sein. Wenn alte, nicht lizenzierte Konten sensible Daten enthalten und die IT die Kontrolle darüber verliert, wer Zugang hat (oder sie vor der Löschung nicht ordnungsgemäß sichert), könnte das die Tür für Sicherheitsverletzungen, Lecks oder Compliance-Verstöße öffnen.

Mögliche Compliance-Verstöße

Wenn Ihre Branche strenge Datenaufbewahrungsregeln hat, ist der Verlust kritischer Dateien nicht nur unbequem – er könnte Ihre Organisation in Konflikt mit Vorschriften wie HIPAA, DSGVO oder FINRA bringen. Das bedeutet Bußgelder, Audits und eine Menge unnötige Kopfschmerzen.

Was könnte Sie das kosten? Zwei realistische Beispiele

Schauen wir uns zwei realistische Szenarien von Microsoft MVP Marc D. Anderson an, der unser Webinar Wettlauf gegen die OneDrive-Uhr: Wie Sie Microsofts Frist voraus bleiben moderierte.

Marc ist der CEO von Sympraxis, einem kleinen Beratungsunternehmen. Nachdem sie von Microsofts neuer OneDrive-Richtlinie gehört hatten, untersuchten sie, wie sie betroffen sein könnten.

Sie fanden neun nicht lizenzierte OneDrives in ihrem Mandanten – hauptsächlich von Testkonten. Nur eines hatte tatsächliche Daten: das OneDrive eines Ex-Mitarbeiters mit 13,77 GB Speicherplatz. Wenn dieses OneDrive archiviert würde, würden die Kosten 0,69 $ pro Monat betragen. Kein großes Problem – aber brauchen sie den Inhalt überhaupt?

Vergleichen Sie das nun mit einem ihrer Kunden, einer größeren Organisation mit 1.592 nicht lizenzierten OneDrives. Einige dieser Konten saßen seit 2018 unberührt da und verbrauchten 10,72 TB Speicherplatz. Wenn archiviert, würde dieser Kunde monatliche Speichergebühren von 550 $ zahlen. Wieder – brauchen sie den Inhalt überhaupt?

Diese Beispiele verdeutlichen eine wichtige Frage: Wissen Sie, was in Ihren nicht lizenzierten OneDrives ist – und ist es das Geld wert? Jetzt ist es wichtiger denn je, aufzuräumen, das zu migrieren, was wichtig ist, und unnötige Kosten zu vermeiden. Alles Dinge, bei denen ShareGate Ihnen helfen kann!

Ihre Optionen, bevor die Zeit abläuft

Microsofts neue OneDrive-Richtlinie ist da, ob es uns gefällt oder nicht. Also, was ist Ihr Spielplan? Hier sind Ihre drei Optionen – zusammen mit ihren Vor- und Nachteilen.

Option 1: Nichts tun und auf das Beste hoffen

Wenn Sie zu 100% sicher sind, dass nichts Wertvolles in Ihren nicht lizenzierten OneDrives ist – und Sie absolut sicher sind, dass deren Löschung keine Compliance-Probleme verursacht – könnten Sie sich entscheiden, nichts zu tun.

Oder, wenn Sie bereits eine Aufbewahrungsrichtlinie haben und das Bezahlen für die Speicherung von Daten, von denen Sie nicht einmal sicher sind, ob Sie sie brauchen, Geld ist, das Sie bereit sind zu verschwenden, könnten Sie sich entscheiden, nichts zu tun.

Vorteile:

• Kein Aufwand erforderlich. Sie lehnen sich zurück, und Microsoft löscht Ihre Daten oder beginnt, Sie zu belasten.

Nachteile:

• Wenn Sie keine Aufbewahrungsrichtlinie haben und Sie sich bezüglich der Unwichtigkeit der Daten irren, sind sie für immer weg. Das könnte natürlich zu Sicherheitsrisiken, Compliance-Problemen und verärgerten Endbenutzern führen.
• Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie haben, müssen Sie jetzt jeden Monat unnötige Speichergebühren und Reaktivierungsgebühren zahlen, falls Sie auf die Daten zugreifen müssen.

Option 2: Eine Aufbewahrungsrichtlinie festlegen und für die Speicherung bezahlen

Betrachten Sie dies als das Einlagern Ihrer OneDrives anstatt sie sofort zu löschen. Wenn Ihre Organisation strenge Datenaufbewahrungsregeln hat, könnte dies der richtige Weg sein. Aber es gibt einen Haken.

Vorteile:

• Stellt sicher, dass Daten nicht dauerhaft gelöscht werden, falls Sie sie später benötigen. Das kann bei der Compliance helfen, wenn Ihre Branche langfristige Datenaufbewahrung erfordert.

Nachteile:

• Speicherung ist nicht kostenlos. Sobald ein OneDrive archiviert ist, zahlen Sie 0,05 $ pro GB jeden Monat für alle archivierten Konten in Ihrem Mandanten.
• Wenn Sie ein archiviertes OneDrive-Konto abrufen müssen, zahlen Sie 0,60 $ pro GB, um es zu reaktivieren. Diese Rechnung kann sich schnell summieren.
• Sie zahlen möglicherweise für die Speicherung von Daten, die Sie gar nicht brauchen – und wer möchte schon für die Pizzaparty-Planungsdateien eines ehemaligen Praktikanten von 2019 bezahlen?

Option 3: Die benötigten Daten migrieren

Das ist der "Pflaster-abreißen"-Ansatz. Anstatt Daten in nicht lizenzierten OneDrives zu lassen und auf das Beste zu hoffen, verschieben Sie das Wichtige vor der Frist in lizenzierte OneDrives oder SharePoint.

Vorteile:

• Sie vermeiden Überraschungs-Speicher- und Abrufgebühren später.
• Kein Risiko, kritische Dateien zu verlieren oder Ihrem Chef zu erklären, warum sie verschwunden sind.
• Es hilft Ihnen, Ihre Microsoft 365-Umgebung zu konsolidieren und aufzuräumen