Experten-Q&A: Navigation durch das Ende der Lebensdauer von SharePoint Server 2016/2019

SharePoint Server 2016 und 2019 erreichen ihr Lebensende am 14. Juli 2026. Was bedeutet das für Sie und wie können Sie sich auf diese bevorstehende Veränderung vorbereiten?

Microsoft stellt den erweiterten Support für SharePoint 2016 und 2019 ein. Falls Sie es noch nicht getan haben, ist jetzt der ideale Zeitpunkt, Ihre nächsten Schritte zu planen – sei es die Aktualisierung Ihrer SharePoint-Version oder die Migration in die Cloud.

Wir haben uns mit Ian Loman, Microsoft Cloud Expert bei Adepteq, unterhalten, der tausende erfolgreiche SharePoint-Migrationen durchgeführt hat. Ian teilte seine Expertenmeinung über die Risiken des Verbleibs in einer nicht unterstützten Umgebung, die Vorteile des Übergangs in die Cloud und Strategien für einen reibungslosen Wechsel mit uns.

‍

1. Was bedeutet „Lebensende" für SharePoint Server 2016 und 2019?

Ian: „Lebensende" ist der Zeitpunkt, an dem Microsoft den Support, Sicherheitspatches oder Updates für ein Produkt einstellt. Für SharePoint Server 2016 und 2019 ist dieses Datum der 14. Juli 2026. Und obwohl diese Produkte noch laufen, sind sie nicht mehr zum Kauf verfügbar. Nach dem Stichtag sind diese Produkte nicht mehr berechtigt, Updates oder Support von Microsoft zu erhalten, nicht einmal kritische Sicherheitskorrekturen.  

Wenn Ihr Unternehmen noch auf diese Versionen angewiesen ist und Sie Ihre Sicherheit, Compliance und Funktionalität aufrechterhalten möchten, müssen Sie entscheiden, ob Sie zu SharePoint Online migrieren, auf eine neuere unterstützte Version upgraden oder alternative Lösungen erkunden. Andernfalls macht die weitere Nutzung dieser Versionen Ihre Abläufe angreifbar.

‍

2. Welche größten Risiken drohen Unternehmen, wenn sie nach dem Support-Ende bei SharePoint Server 2016 oder 2019 bleiben?

Ian: Die größten Risiken, denen ein Unternehmen ausgesetzt ist, betreffen Sicherheit und Compliance. Sobald der Support endet, macht die weitere Nutzung von SharePoint Server 2016 oder 2019 Ihr Unternehmen anfällig für Risiken.

Aus Sicherheitssicht erhalten Sie keine Patches oder Updates mehr. Das bedeutet, Ihre Systeme werden zu einem attraktiven Ziel für Cyberkriminelle. Wenn ein Ransomware-Angriff stattfindet, könnte Ihr Unternehmen mit verschlüsselten Daten dastehen und wenig bis gar keinen Support von Microsoft erhalten, um sie wiederherzustellen.

Dann gibt es noch die Compliance. Viele Branchen haben strenge Regeln bezüglich der Nutzung unterstützter, sicherer Software. Der Betrieb eines nicht unterstützten SharePoint Servers kann zu Geldstrafen führen oder sogar Ihren Ruf bei Kunden schädigen.

Sobald der Support endet, wird Microsoft nicht zur Verfügung stehen, um zu helfen, wenn etwas schief geht. Wenn Ihre SharePoint-Umgebung ausfällt oder Probleme wie Datenverlust, Systemabstürze oder Integrationsfehler auftreten – muss Ihr IT-Team Brände ohne Microsofts Support löschen.  Ohne dieses Sicherheitsnetz könnte Ihr Team operative Ausfallzeiten und höhere Kosten für die Wartung Ihrer nicht unterstützten Systeme erwarten.

Und vergessen wir nicht, dass ein System, das sich nicht mit Ihren Geschäftsanforderungen weiterentwickeln kann, auch die Fähigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigt, zu skalieren und sich anzupassen. Ohne moderne Tools oder regelmäßige Updates wird Ihre SharePoint-Umgebung schwerer zu verwalten, anfälliger für Fehler, und Ihre Geschäftsbenutzer werden mit langsamer Leistung und begrenzter Integration mit Microsoft 365-Tools kämpfen. All das führt zu frustrierten Benutzern und verringerter Produktivität.

‍

3. Welche Hauptvorteile bietet der Wechsel in die Cloud, abgesehen von der Vermeidung von Sicherheitsrisiken?

Ian: Einer der größten Vorteile des Wechsels zur Microsoft Cloud ist, dass Sie geschützt sind – Microsoft stellt regelmäßige Updates bereit und enthält Sicherheitstools wie Defender und Advanced Threat Protection, um Bedrohungen zu stoppen, bevor sie zu einem Problem werden. Sie erhalten auch integrierte Governance mit Microsoft Purview, um sensible Daten zu verwalten.

Dann gibt es Kosteneinsparungen. Der Betrieb von On-Premise-Servern verursacht Strom- und Wartungskosten. Andererseits skaliert die Cloud mit Ihnen und berechnet basierend auf dem, was Sie nutzen.

Es macht die Arbeit auch flexibler und kollaborativer. Mitarbeiter können von überall auf Dateien zugreifen und in Echtzeit mit Tools wie SharePoint, OneDrive und Teams zusammenarbeiten. Wir sehen auch mehr Wert von KI-Tools wie Copilot. Es hilft Menschen dabei, ihre Aufgaben einfacher zu bewältigen, ohne von vorne anfangen zu müssen.  

Und einer der größten Vorteile ist, dass Ihr Unternehmen immer Microsofts neueste Innovationen erhält.

‍

4. Die Migration zu SharePoint Online und Microsoft 365 kann komplex sein – welche bewährten Praktiken gibt es, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten?

Ian: Es hilft, drei wichtige Schritte zu befolgen. Überprüfen Sie zunächst Ihre Umgebung. Verstehen Sie, welche Inhalte und Funktionalitäten Sie haben, denn wahrscheinlich wird nicht alles in der Cloud unterstützt. Sie können dann planen, das Benötigte mit unterstützten Tools wie Power Automate, Power Apps und Microsoft Forms nachzubilden. ShareGate ist hier eine große Hilfe – es hebt potenzielle Probleme und den erforderlichen Aufwand hervor und gibt Ihnen ein klares Bild davon, was Sie haben.

Zweitens, erstellen Sie einen Migrationsplan. Das mag offensichtlich erscheinen, aber es ist entscheidend. Ihr Plan sollte sich an Geschäftszielen orientieren und definieren, wie Sie Ihre Migration pilotieren, überprüfen, ausführen und steuern werden.  

Drittens, konzentrieren Sie sich auf die Adoption. Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Content-Besitzer und Benutzer schulen werden, wie Sie die Nutzung künftig überwachen und wie Sie Governance aufrechterhalten, um alles reibungslos am Laufen zu halten.  

‍

5. Da KI-Tools wie Microsoft 365 Copilot immer mehr am Arbeitsplatz eingebettet werden, was sollten Unternehmen tun, um sich auf eine erfolgreiche Bereitstellung und Adoption vorzubereiten?

Ian: Wenn Sie über die Nutzung von Microsoft 365 Copilot nachdenken, müssen Sie KI-Bereitschaft in Ihre Migrationspläne einbauen. Ein wichtiger Bereich ist die Berechtigungen. Copilot wird alles anzeigen, worauf ein Benutzer Zugriff hat, ob es für ihn bestimmt war oder nicht. Stellen Sie also sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen haben, nicht nur aus Sicherheitsgründen, sondern auch um sicherzustellen, dass Copilot so funktioniert, wie es beabsichtigt ist.

‍

6. Welche häufigen Fallstricke sollten IT-Teams bei der Planung ihrer Cloud-Migration vermeiden?

Ian: Eine Sache, die wir ziemlich oft sehen, ist, dass Unternehmen keine vollständige Bewertung dessen vornehmen, was sie bereits haben. Ohne das schaffen sie es oft nicht, Probleme mit nicht unterstützter Funktionalität zu identifizieren oder dafür zu planen.  

Ein weiterer Fallstrick ist, die richtigen Content-Besitzer nach den Testmigrationen nicht einzubeziehen. Sie brauchen sie, um ordnungsgemäß zu testen, dass alles wie erwartet funktioniert. Es ist viel einfacher, Dinge in dieser Phase zu reparieren als nach der Umstellung.  

Außerdem ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, die verfügbaren Migrationstools zu bewerten. Ein Tool wie ShareGate kann wirklich dabei helfen, den Prozess zu vereinfachen, besonders wenn die Dinge komplexer werden als erwartet.  

‍

7. Gibt es andere Alternativen zum Wechsel in die Cloud, oder ist die Migration zu SharePoint Online die beste Option?

Ian: Für die meisten Unternehmen ist die Migration zu SharePoint Online die erste Wahl.  

Es gibt eine Alternative für Unternehmen, die spezielle Anforderungen haben, aus der Microsoft Cloud herauszubleiben – und das ist SharePoint Server Subscription Edition. Es ist verfügbar, wenn sie Software Assurance für ihre Serverlizenzen aufrechterhalten haben, oder wenn sie bereits Microsoft 365 E3 oder E5 Lizenzen haben, da diese erweiterte Nutzungsrechte für Subscription Edition beinhalten.

Microsoft bietet auch eine 180-Tage-Testversion an, sodass Sie sie herunterladen und sehen können, ob es eine bessere Lösung ist, um unterstützt zu bleiben, ohne den Wechsel in die Cloud zu vollziehen.

‍

Beginnen Sie jetzt mit der Planung, um dem SharePoint Server 2016/2019 Lebensende-Stichtag voraus zu sein

Die Migration von SharePoint Server zu SharePoint Online oder die Aktualisierung Ihrer SharePoint-Version kann überwältigend erscheinen.

Die gute Nachricht? ShareGate macht Migrationen einfach. Wir haben unsere Lösung entwickelt, um Ihnen zu helfen, Ihre Migration in jeder Phase der Reise selbstbewusst anzugehen – von der Planung und Optimierung bis zur KI-Bereitschaft und Endbenutzer-Schulung.  

• Führen Sie eine Quellanalyse durch, um ein detailliertes Inventar zu erstellen und Maßnahmen bei potenziellen Problemen zu ergreifen

• Migrieren Sie Ihre Daten überall hin – kein PowerShell, keine Komplexität

• Modernisieren Sie Ihre Website-Architektur, um Microsofts modernen Arbeitsplatz zu nutzen

• Verschieben Sie so viele Inhalte wie Sie möchten mit unbegrenzten Migrationen

Ist ShareGate richtig für Ihr Projekt? Lassen Sie uns gemeinsam mit einer Live-Demo eintauchen und die Möglichkeiten erkunden.