Externe Freigabe: ein entscheidender Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes

Sind Microsoft 365-Tools ausreichend, um externe Zusammenarbeit zu ermöglichen? Schauen wir uns das genauer an.

Unsere täglichen Arbeitsabläufe haben schon immer eine enge Koordination mit unseren Kollegen erfordert. Doch immer häufiger stellen Geschäftsanwender fest, dass sie zur erfolgreichen Umsetzung ihrer Projekte mit Personen außerhalb ihrer Organisation kommunizieren, zusammenarbeiten und Dokumente teilen müssen. Denken Sie an Lieferanten, Partner, Zulieferer oder Auftragnehmer. 

Leider kann es riskant sein, Gastbenutzer in Ihr internes Netzwerk mit einer unzureichend verwalteten Umgebung zu bringen.  

Sensible Daten könnten an Orten gespeichert werden, wo sie nicht hingehören, was zu versehentlicher oder unbefugter Offenlegung führt.

Ein chaotischer Aufbau wird wahrscheinlich auch zu Schatten-IT-Praktiken und anderen Ad-hoc-Umgehungslösungen führen, die Sie einem enormen Risiko von Sicherheitsverletzungen und Datenverlust aussetzen.  

Wenn Sie diese Ergebnisse vermeiden möchten, müssen Sie handeln! Ihr Unternehmen muss die richtige Architektur bereitstellen, um diese Arbeit zu erledigen, und eine gute Governance, um sicherzustellen, dass Sie unbefugten Zugriff minimieren.

Microsoft 365 kann eine großartige Lösung für diese Aufgabe sein. Sie bieten eine robuste Sammlung von Collaboration-Tools, die es Ihren Geschäftsanwendern erleichtern, diese zu übernehmen und die Datensicherheit aufrechtzuerhalten.

Inhaltsverzeichnis

• Microsoft Teams
• SharePoint-Teamseiten
• OneDrive for Business
• Sicherheit und Transparenz bei externer Freigabe

Microsoft Teams

Teams ist eines meiner bevorzugten Collaboration-Tools innerhalb von Microsoft 365. Meiner Meinung nach hat es Slack mit seinen Features und Funktionen völlig hinter sich gelassen.  

Wenn es darum geht, sich mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu verbinden, bietet Ihnen diese Anwendung viele Optionen. 

Sie können automatisch externen Zugriff ermöglichen, wodurch Ihre Geschäftsanwender jeden mit einer Microsoft-Identität entdecken, anrufen oder mit ihm chatten können, einschließlich Personen aus anderen Unternehmen. Ziemlich praktisch, oder?  

Am wichtigsten ist jedoch, dass Ihre Organisation in Bezug auf den Datenschutz beruhigt sein kann. Sie haben die Möglichkeit zu kontrollieren, ob externe Benutzer mit nicht verwalteten Teams-Konten sich mit Ihren internen Benutzern verbinden können und umgekehrt. Das kann von Fall zu Fall erfolgen, um wirklich granularen Zugriff zu ermöglichen! 

Organisationen können ihren externen Mitarbeitern auch Gastzugriff gewähren, um jedem Team beizutreten. Dies gibt Ihnen eine sichere Möglichkeit, einfach Dateien und Ordner mit ihnen zu teilen oder sich zu treffen, zu chatten oder zu telefonieren, wann immer es erforderlich ist.

SharePoint-Teamseiten

Reibungslose Projekt-Workflows mit externen Stakeholdern können sich manchmal wie ein unmöglicher Traum anfühlen, oder? Mit SharePoint wird diese ideale Produktivität zur Realität. 

Ihr Unternehmen kann Ihre Präferenzen für externe Freigabe sowohl auf Organisations- als auch auf Website-Ebene festlegen. Sobald Sie organisationsweite Freigabe aktiviert haben, haben Sie die Möglichkeit zu kontrollieren, welche Teamseiten Gastzugriff ermöglichen oder welche Sie nur intern teilen, je nach Ihren spezifischen Anforderungen. Sie können es für jeden mit einem Link öffnen oder für bestimmte Personen, was auch immer am besten funktioniert! 

SharePoint und OneDrive bieten die folgenden zusätzlichen Optionen für externe Freigabe:

Was ich empfehle, ist die Anzahl der Tage, die Sie im Screenshot sehen. 

Typischerweise wird eine Teamseite automatisch erstellt, wenn Sie eine Microsoft 365-Gruppe erstellen, wie beispielsweise ein Team in Teams. Um die Berechtigungsverwaltung zu vereinfachen, können Sie auch eine Teamseite erstellen, die nicht mit einer Gruppe verbunden ist.

Das möchten Sie vielleicht tun, wenn Sie nur Dokumente mit externen Benutzern teilen müssen, aber keine anderen Features wie Chatten in Teams benötigen. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen darüber machen, dass sie auf Ihre anderen Microsoft 365-Ressourcen zugreifen, und Sie machen Ihre Governance etwas einfacher.

OneDrive for Business

OneDrive for Business ist Ihr persönlicher Arbeitsplatz, aber Sie haben die Möglichkeit, Ihre Inhalte mit externen Benutzern zu teilen. Lassen Sie uns Ihre Optionen durchgehen: 

• Jeder. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihr Microsoft 365- oder OneDrive-Administrator entscheidet, anonyme Freigabe zu aktivieren. Mehr dazu später.
• Personen in (Ihr Firmenname). Dies ermöglicht es jedem im Unternehmen, auf den Link zuzugreifen. Wenn dies auf Ihre Situation zutrifft, sollten Sie erwägen, die Datei in einen geteilten Collaboration-Bereich zu verschieben. Denken Sie daran: OneDrive ist Ihr persönlicher Speicherort. 
• Personen mit bestehendem Zugriff. Diese Option kann nur ausgewählt werden, nachdem Sie die Datei bereits mit den gewünschten Empfängern geteilt haben. 
• Bestimmte Personen. Der Link funktioniert nur für die Personen, die Sie angeben. Dies ist die empfohlene Freigabeoption innerhalb von OneDrive. 

Es ist eine gute Idee, einen Standard-Freigabe-Link-Typ festzulegen. Sie können dies über das SharePoint Online-Administrationszentrum tun. Es gibt drei Arten von Standard-OneDrive-Freigabe-Links zur Auswahl: 

• Jeder: Jeder mit dem Link kann teilen 
• Intern: Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können teilen 
• Direkt: Nur bestimmte Personen können teilen 

Eine Option fehlt: Personen mit bestehendem Zugriff. Das wäre meine bevorzugte Standardoption, weil Personen dazu neigen, zuvor geteilte Links an Kollegen weiterzusenden. In Ermangelung dieser Option empfehle ich die Verwendung von Intern. 

Ich rate davon ab, die Option Jeder zu verwenden, da mir kein einziges Szenario einfällt, in dem Sie Ihren Mitarbeitern erlauben möchten, anonyme Links mit unbekannten externen Geschäftsanwendern zu teilen. 

Hier ist mein Vorschlag für die Einrichtung des Standard-Freigabe-Links:

Sicherheit und Transparenz bei externer Freigabe

Hat Ihr Unternehmen externen Zugriff deaktiviert? Wenn Sie mit Ja geantwortet haben, ist es nahezu garantiert, dass Ihre Geschäftsanwender einen anderen Weg finden werden, mit externen Personen zusammenzuarbeiten. Am Ende des Tages müssen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, also werden sie es mit oder ohne Ihre Unterstützung tun. Um Schatten-IT zu verhindern, wird die Aktivierung des externen Zugriffs erforderlich sein. 

Dennoch sollten Sie proaktiv Sicherheit und Compliance berücksichtigen, bevor Sie das tun, damit Ihre Daten geschützt, organisiert und verfügbar bleiben.  

Microsoft bietet viele Features, um dies zu erreichen, wie die Möglichkeit, Multi-Faktor-Authentifizierung, Vertraulichkeitsbezeichnungen oder Sitzungs-Timeout-Richtlinien einzurichten. Der Purview Compliance Manager bietet auch einen zentralen Ort für die ganzheitliche Verwaltung der Sicherheit Ihres digitalen Arbeitsplatzes.  

Die manuelle Verwaltung einer Microsoft 365-Umgebung mit Microsofts Out-of-the-Box-Lösungen ist jedoch komplex und zeitaufwändig. Sie können ein vollautomatisiertes Drittanbieter-Tool wie ShareGate verwenden, um die schwere Arbeit der Verwaltung von externer Freigabe und Gastzugriff zu übernehmen.  Wenn Sie beispielsweise Ihre externen Freigabepraktiken regelmäßig überprüfen möchten, kann ShareGate diesen Prozess automatisieren.  

Was ist mein wichtigster Punkt? 

Ihre Organisation muss eine starke Governance-Strategie etablieren, die Best Practices einbezieht, um sicherzustellen, dass Sie diese externen Freigabe-Features angemessen nutzen. 

Beginnen Sie damit, die Ihnen in Microsoft 365 verfügbaren Sicherheits- und Compliance-Tools zu erlernen und zu konfigurieren. Entscheiden Sie dann, welche anderen Tools Ihrer Organisation zugute kommen könnten. Es ist auch wichtig, Ihre Geschäftsanwender darüber zu schulen, wie man richtig teilt. 

Sie haben jetzt keine Wahl, da externe Freigabe ein entscheidender Teil des modernen Arbeitsplatzes ist. Sie wurden gewarnt…