Verstehen Sie durchsuchte und verwaltete SharePoint-Eigenschaften für die Suche

Wenn Sie anfangen, SharePoint zu erlernen, bringt man Ihnen Spalten und Websitespalten bei. Bei SharePoint 2013 spricht jeder über die neue Suche und was damit möglich ist. Jedoch fangen wir selten von Anfang an und erklären die Grundlagen. Um etwas mit suchbezogenen Funktionen zu beginnen, müssen Sie durchforstete und verwaltete Eigenschaften verstehen und den Unterschied zwischen beiden.

Die Grundlagen der SharePoint-Suche

Eines der größten Probleme, die ich bei SharePoint sehe, ist, wie wenig Organisationen über die Suche wissen und welche Zeit und Mühe dafür aufgewendet werden muss. Allein die Konfiguration erfordert viel, und ich empfehle Ihnen dringend, Dinge wie Topologie, Inhaltsquellen und Durchforstungspläne sowie viele andere Aspekte zu untersuchen. Für den Zweck dieses Artikels wollen wir jedoch die Grundlagen des Durchforstens mit der Suche für SharePoint behandeln.

Stellen Sie sich vor, das Gebäude, in dem Sie arbeiten, ist Ihre SharePoint-Farm. Es ist brandneu und völlig leer, und die Räume repräsentieren Ihre SharePoint-Websites. Um die Suchmaschine fragen zu können, was Sie in jedem dieser Räume haben, müssen Sie sie zuerst durch das Gebäude laufen lassen und Notizen zu allem machen. Das nennen wir Durchforsten.

In SharePoint werden Inhalte automatisch basierend auf einem definierten Zeitplan durchforstet: Der Crawler erfasst Inhalte, die seit der letzten Durchforstung geändert wurden, und aktualisiert den Index.

An diesem Punkt nehmen viele Personen an, dass die Spalten, die sie in ihren Listen und Bibliotheken erstellt haben, nun durchsuchbar sind. In den meisten Fällen ist dies jedoch noch immer nicht der Fall.

Glücklicherweise ist das Verständnis von SharePoint-Metadaten der Schlüssel für effizientes Suchen und wird ein benutzerfreundliches System für Ihre Organisation schaffen.

Durchforstete Eigenschaften der SharePoint-Suche

Obwohl es immer Ausnahmen gibt, und ich werde diese gleich erläutern, fügt der Indexer, sobald er Ihre Inhalte und deren Metadaten durchforstet hat, die Spalten als durchforstete Eigenschaften hinzu. Das bedeutet, er ist über Ihre Spalten und die jedem Element zugewiesenen Metadaten gegangen. Sie haben keine Kontrolle über die Erstellung durchforsteter Eigenschaften: Sie sind die resultierende Liste der auf irgendeine Weise durchforsteten Spalten, obwohl ich es hier vereinfache.

Eine durchforstete Eigenschaft allein ist nutzlos, wenn Sie versuchen, Suchanfragen auszuführen oder zu erstellen oder sogar den Wert dieser Eigenschaft in Suchergebnissen anzuzeigen. In unserem vorherigen Beispiel betrachten Sie die durchforsteten Eigenschaften als die Informationen, die durch das Umhergehen in Ihrem Gebäude gesammelt wurden. Die Durchforstung geht durch Ihre Websites, Listen und Bibliotheken, um Ihre Inhalte zu finden, nimmt die Werte in Ihren Spalten auf und speichert sie als durchforstete Eigenschaften.

Verwaltete Eigenschaften der SharePoint-Suche

Obwohl sie viele Funktionen und Konfigurationen haben, sind verwaltete Eigenschaften im Kern die Gruppierung einer oder mehrerer durchforsteter Eigenschaften. Und hier passiert alles. Wenn Sie etwas Suchbezogenes benötigen, wie Suchergebnisse, Inhaltssuche, Verfeinerungen, Anzeigevorlagen und so weiter, dann müssen Sie verstehen, wie man diese verwalteten Eigenschaften erstellt und verwaltet.

Nehmen wir an, Ihre Organisation hat viele Listen und Bibliotheken, und Benutzer haben Spalten wie "Kundenname" und "Client" darin erstellt. Diese beiden Spalten könnten genau denselben Inhalt für die Organisation darstellen: Für die Suche sind sie jedoch nur durchforstete Eigenschaften – und zwei sehr unterschiedliche, weil sie nicht denselben Namen haben.

Darüber hinaus werden, da sie nur durchforstete Eigenschaften sind, wenn jemand nach allen Dokumenten sucht, wo Client = Sharegate, überhaupt nichts finden. Warum? Weil keine suchbezogene Funktion mit durchforsteten Eigenschaften selbst arbeitet: Dafür müssen Sie eine verwaltete Eigenschaft namens "Customer" erstellen und beide durchforsteten Eigenschaften ihr zuweisen.

In einigen Szenarien können Sie jedoch feststellen, dass eine verwaltete Eigenschaft automatisch für Ihre durchforstete Eigenschaft erstellt wurde. Das liegt daran, dass es, wie immer, Ausnahmen gibt. Wenn Sie eine Websitespalte erstellen und sie einer Liste oder Bibliothek zuweisen, wird der Indexer beim Durchforsten automatisch eine verwaltete Eigenschaft dafür erstellen. Außerdem werden verwaltete Metadatenspalten, egal ob es sich um eine Websitespalte handelt oder nicht, immer eine verwaltete Eigenschaft für sie erstellt bekommen.

Wo erstelle und verwalte ich diese Eigenschaften?

Nachdem wir den Unterschied zwischen beiden auf hoher Ebene verstehen, müssen wir wissen, wie wir die durchforsteten Eigenschaften, die unsere Suchmaschine gesammelt und erstellt hat, sowie die vorhandenen verwalteten Eigenschaften sehen können. Früher mussten Sie zur SharePoint- oder Office 365-Zentraladministration gehen, um sie zu erstellen, was nicht mehr der Fall ist. Das empfehle ich jedoch immer noch, da diese global und zentralisiert für alle Webanwendungen sind, die mit dieser Suchdienstanwendung verbunden sind. Bestimmte Websitesammlungen könnten jedoch ihre eigenen verwalteten Eigenschaften benötigen und sie dort isolieren.

Um zu diesen Eigenschaften zu navigieren, sie zu bearbeiten oder zu erstellen, müssen Sie nur das Suchschema unter "Weitere Funktionen" im Hauptmenü Ihres SharePoint Admin Centers finden.

Das Problem mit der optimistischen Titelüberschreibung und der verwalteten Titeleigenschaft

Ich nehme kein Verdienst dafür in Anspruch, da ich es von einem wahren SharePoint-Suchkönig gelernt habe, Mikael Svenson. Das Problem, das wir mit der SharePoint-Suche erlebt haben, ist ihre übermäßige Bereitschaft, Suchergebnisse zu verbessern. Sehen Sie, die Suche hat eine integrierte Funktion, die extrahiert, was sie für Ihren Dokumenttitel hält, und zeigt ihn in den Suchergebnissen an, unabhängig von dem Wert, den Sie in der Titelspalte eingegeben haben.

Zum Beispiel nimmt die Suchmaschine Ihre Word-Dokumentüberschriften oder die erste Folie mit großem Text in einer PowerPoint-Präsentation und überschreibt jeden anderen Titel, den Sie angegeben haben. Das war sehr unangenehm, wie Sie sich vorstellen können: Viele Dokumente hatten oft dieselbe Überschrift, als wären sie die Ergebnisse eines ausgefüllten Formulars. Dann würde SharePoint unsere Dokumente in den Suchergebnissen verstecken und sie als "Duplikate" bezeichnen.

Seit SharePoint 2013 konnten Sie diese "spezielle" durchforstete Eigenschaft in Ihrer verwalteten Titeleigenschaft sehen.

Wie Sie inzwischen wissen, können SharePoint-Suchergebnisse und jede andere suchbezogene Funktion nur mit verwalteten Eigenschaften anzeigen und arbeiten. Wenn der angezeigte Titel falsch ist, müssen wir zur dafür verantwortlichen verwalteten Eigenschaft gehen und sehen, welche durchforsteten Eigenschaften ihr zugewiesen sind und in welcher Prioritätsreihenfolge. In der Vergangenheit konnten wir diese spezielle durchforstete Eigenschaft mit der höchsten Priorität nicht sehen und anpassen. Glücklicherweise ist das kein Problem mehr. Danke, Mikael!

Vor der Aktualisierung von SharePoint mit einer neuen Suchlösung

Sie müssen durchforstete und verwaltete Eigenschaften verstehen, um eine erfolgreiche und sinnvolle SharePoint-Suchmaschine zu haben. Wir alle mögen es, SharePoint anzuschreien und zu kritisieren, weil es uns keine sinnvollen Ergebnisse liefert, aber in den meisten Fällen liegt es an mangelnder Konfiguration.

SharePoints Suchfunktionen haben sich seit einigen Jahren verbessert und helfen uns dabei, suchgesteuerte Websites mit dem Inhaltssuche-Webpart oder der Katalogfunktion zu erstellen, um sie direkt in eine Veröffentlichungswebsite zu integrieren. Aber wenn wir die vollständige Kontrolle über diese Funktionen und das, was sie unseren Besuchern zeigen, übernehmen wollen, müssen wir zuerst diese Grundlagen verstehen.

Ich empfehle Ihnen dringend, die Microsoft-Dokumentation durchzugehen, um mehr über durchforstete und verwaltete Eigenschaften zu erfahren. Sobald Sie das Gefühl haben, dieses Konzept erfasst zu haben, sind Sie bereit, einige coole Konzepte anzugehen und großartige Dinge mit SharePoint zu erstellen!