Wie Sie SharePoint-Metadaten für bessere Suchergebnisse nutzen

Sie möchten, dass Ihre Organisation reibungslos zusammenarbeitet – und das beginnt mit einer sauberen, leicht navigierbaren Datenumgebung. Wenn Dateien organisiert und einfach zu finden sind, kann jeder besser, schneller und intelligenter arbeiten.

In Microsoft 365 sind SharePoint-Metadaten der Schlüssel für Effizienz und Organisation.

Metadaten helfen Benutzern dabei, die richtigen Dateien schnell zu finden – durch zusätzlichen Kontext und intelligentere Suche. Sie bringen Ordnung ins Chaos, insbesondere in Microsoft Teams und weitläufigen SharePoint-Umgebungen.

Verwaltete Metadaten gehen noch einen Schritt weiter und schaffen ein strukturierteres, benutzerfreundlicheres System – selbst wenn Dateien über SharePoint-Gruppen und Netzlaufwerke verstreut sind.

In diesem Artikel erklären wir, was SharePoint-Metadaten sind, wie sie Ihre Sucherfahrung optimieren können, und geben Tipps zur professionellen Erstellung und Verwaltung. Lassen Sie uns eintauchen!

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Was sind SharePoint-Metadaten und warum sind sie wichtig?

In SharePoint sind Metadaten mehr als nur „Daten über Daten" – sie sind die Art, wie Sie Inhalte effizient organisieren, klassifizieren und abrufen. Eine bessere Betrachtungsweise? Metadaten sind beschreibende Informationen über Ihre Dateien, die Ihnen dabei helfen, sie zu klassifizieren, zu organisieren, zu beschriften und zu verstehen – und alles leichter auffindbar zu machen.

Microsoft 365 und SharePoint Online generieren automatisch Metadaten, wie den Namen, die Größe oder den Autor einer Datei. Aber Sie können noch weiter gehen, indem Sie benutzerdefinierte Metadatenfelder konfigurieren. Wenn Sie beispielsweise eine Excel-Datei auf Ihrem Desktop erstellen, erfasst SharePoint automatisch einige grundlegende Details. Sie können aber auch eigene Metadatenbegriffe erstellen, die besser zu Ihrem Geschäftskontext passen.

In SharePoint können diese benutzerdefinierten Begriffe auf Listenelemente und Dateien in einer Dokumentbibliothek angewendet werden. Sie können Metadatentypen wie Text, Zahl oder Währung definieren – was auch immer für Ihre Inhalte sinnvoll ist.

Schauen wir uns an, wie Arkin, einer der größten Anbieter von psychischer Gesundheitsversorgung in den Niederlanden, SharePoint-Metadaten nutzt, um Ordnung in ihre Umgebung zu bringen.

Anwendungsfall: Nutzung von SharePoint-Metadaten

Laut Vera van Es, Arkins Microsoft 365-Administratorin, konnten sie SharePoint-Metadaten nutzen, um eine gut organisierte, hochgradig durchsuchbare SharePoint-Umgebung zu schaffen, indem sie Ordner eliminierten.

„Vor Teams gab es viel Unordnung. Wir nutzten Netzlaufwerke und SharePoint-Gruppen, und die Leute verstanden nicht, wie sie SharePoints Metadaten zur Organisation ihrer Inhalte verwenden sollten. Sie wollten Ordner, wie sie sie von Netzlaufwerken kannten." -Vera van Es, Arkin

Sie begannen mit ihrer Ordnerstruktur in Teams. Alle Teams-Dateien werden in SharePoint gespeichert, und da die beiden Apps zusammenarbeiten, macht die Nutzung von SharePoint-Metadaten es für Endbenutzer viel einfacher, Daten in beiden zu finden und zu organisieren. Wenn Sie jedoch noch eine Ordnerhierarchie zur Organisation Ihrer Dokumente in SharePoint oder Teams verwenden, werden Sie nicht annähernd den vollen Wert erhalten, den SharePoint-Metadaten bieten können.

Schlechte SharePoint-Ordnerhierarchien können zu Chaos führen

Ordner in SharePoint können schnell unübersichtlich werden – besonders bei größerem Umfang. Werfen Sie verwaiste Ordner von alten SharePoint-Gruppen und Teams dazu, und Sie haben Dateien überall verstreut mit wenig Übersicht, was sie schwerer durchsuchbar und sicherbar macht.

Ordnerhierarchien auf ein oder zwei Ebenen zu beschränken hilft – aber nur, wenn jeder weiß, was wohin gehört und wie man es findet.

Bildung ist der Schlüssel

Die Nutzung von Metadaten hat klare Vorteile für die IT – aber Endbenutzer dazu zu bringen, ihre vertrauten SharePoint-Ordner aufzugeben, kann eine Herausforderung sein.

Mit einer soliden Change-Management-Strategie können Sie diese Vorteile hervorheben und Endbenutzern zeigen, wie sie Metadaten in ihrer täglichen Arbeit verwenden. So steigt die Akzeptanz – und der Drang, sich durch eine Ordnerhierarchie in Teams zu graben, nimmt erheblich ab.

Vorteile der Verwendung von SharePoint-Metadaten in Ihrer Dokumentbibliothek

Wenn Sie Menschen dabei helfen, SharePoint-Metadaten zu verstehen, heben Sie den größten Gewinn hervor: Sie machen Inhalte in SharePoint viel leichter auffindbar.

Nichts ist frustrierender, als nach einer Datei zu suchen und mit leeren Händen dazustehen. Aber es muss nicht jedes Mal ein tiefer Ordner-Tauchgang sein. SharePoint-Metadaten helfen Endbenutzern dabei, das Graben zu überspringen und direkt zu dem zu gehen, was sie brauchen.

Mit Metadaten können sie einfach die SharePoint-Suche verwenden – eingeben, was sie wissen, wie Dateityp, Autor oder letztes Änderungsdatum – und schon ist die Datei da.

Außerdem können Endbenutzer benutzerdefinierte Ansichten mit SharePoint-Metadaten erstellen und genau die Dokumente oder Elemente zusammenstellen, die sie in nur wenigen Klicks benötigen.

Verwaltete Metadaten

Als Microsoft 365-Administrator haben Sie mächtige Tools, um Endbenutzern zu helfen, konsistenter mit Metadaten in ihren Dokumentbibliotheken zu arbeiten.

Mit einer verwalteten Metadatenspalte können Sie sich mit einem bestehenden Begriffssatz verbinden oder einen neuen speziell für diese Spalte erstellen. Ein Begriffssatz in SharePoint ist eine strukturierte Gruppe von Metadatenbegriffen, die das Vokabular Ihrer Organisation standardisiert hält.

Sie können lokale Begriffssätze einrichten, die nur für eine bestimmte Websitesammlung gelten, oder breiter gehen mit globalen Begriffssätzen, die auf allen Websites mit verwalteten Metadaten verwendet werden können.

Enterprise-Schlüsselwörter

Sie können Enterprise-Schlüsselwörter auf Listen- oder Bibliotheksebene aktivieren. Im Gegensatz zu verwalteten Begriffen lassen Enterprise-Schlüsselwörter Endbenutzer jedes Wort oder jede Phrase verwenden, um ein Element oder Dokument zu kategorisieren.

Wenn es Ihren Anforderungen entspricht, können Sie Ihre Schlüsselwortlisten so konfigurieren, dass sie geschlossen sind – hilfreich, wenn Sie die Dinge ordentlich halten möchten. Aber in einer Self-Service-Umgebung lassen offene Schlüsselwortlisten Endbenutzer ihre Dateien auf eine Art beschreiben, die für sie funktioniert, ohne andere Arten von Metadaten zu beeinträchtigen.

Außerdem hilft es, die Liste offen zu halten, um häufige Schlüsselwörter zu erkennen und zu entscheiden, wann es Zeit ist, eine neue verwaltete Liste zu erstellen.

Lesen Sie weiter, um zu sehen, wie Metadaten die Suche verbessern, ein Endbenutzer-Erlebnis schaffen können, das keine Ordnerstruktur erreichen kann, und Ihre Arbeit erheblich erleichtern.

Suchergebnisse mit Hilfe von SharePoint-Metadaten eingrenzen

Die wahre Macht der Metadaten? Sie werden verwalteten Eigenschaften zugeordnet – einem Schlüsselmerkmal, das Endbenutzern ermöglicht, benutzerdefinierte Suchen basierend auf SharePoint-Inhalten durchzuführen.

Verwaltete Eigenschaften machen verfeinerte Suchen möglich. Sie sind das Rückgrat effektiverer Suchergebnisse. Immer noch etwas abstrakt? Lassen Sie es uns aufschlüsseln.

Angenommen, Sie haben drei Dokumentvorlagen, die jeweils einen anderen Namen für die Autor-Eigenschaft verwenden – „Author", „Writer" und „Property3". Klassische Endbenutzer-Logik am Werk!

Obwohl alle drei durchforstete Eigenschaften sind (SharePoint sieht sie), werden nur die Vorlagen mit „Author" angezeigt, wenn jemand nach Autor sucht.

Um das zu beheben – und sicherzustellen, dass alle Vorlagen erscheinen – können Sie diese durchforsteten Eigenschaften der verwalteten Eigenschaft „Author" zuordnen. Einfach, aber mächtig.

Fazit: Verwaltete Eigenschaften helfen Endbenutzern dabei, Suchergebnisse schneller einzugrenzen.

In SharePoint können Sie verwaltete Eigenschaften im Suchschema der Websitesammlung oder in der Suchanwendung selbst konfigurieren. Beachten Sie nur: Änderungen hier benötigen eine vollständige Durchforstung, nicht nur eine inkrementelle.

Einmal eingerichtet, können verwaltete Eigenschaften im Verfeinerungs-Webpart verwendet werden – normalerweise in den meisten Standard-Suchseiten enthalten. Sie können anpassen, welche Verfeinerungen angezeigt werden oder auf welches Suchergebnis-Webpart sie angewendet werden.

Wie füge ich SharePoint-Metadaten zu einem Dokument oder Element hinzu?

Das Hinzufügen von Metadaten zu einem SharePoint-Dokument oder -Element ist einfach. Gehen Sie einfach zur Bibliothek oder Liste, klicken Sie auf das Element, um dessen Details zu öffnen, wählen Sie dann „Alle bearbeiten", um alle Spalten anzuzeigen. Füllen Sie die Werte aus, einschließlich eventueller benutzerdefinierter Metadaten, und klicken Sie „Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.

Was ist der Unterschied zwischen SharePoint-Spalten und Metadaten?

In SharePoint sind Spalten und Metadaten eng verwandt, aber nicht ganz dasselbe.

Eine Spalte ist ein spezifisches Feld in einer Liste oder Dokumentbibliothek – wie Titel, Autor oder Datum der letzten Änderung – zur Erfassung von Informationen über ein Dokument oder Element. Sie können diese an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen, auch bekannt als benutzerdefinierte Metadaten.

Metadaten ist der breitere Begriff. Er umfasst Spalten und alle zusätzlichen Details, die ein Element beschreiben, wie Tags oder Schlüsselwörter.

Spalten sind also Teil Ihrer Metadaten, aber Metadaten gehen über bloße Spalten hinaus. Den Unterschied zu kennen hilft Ihnen dabei, Ihre SharePoint-Inhalte besser zu organisieren und zu verwalten.

Fünf Tipps zum Erstellen und Verwalten von Metadaten in SharePoint

Als Microsoft 365-Administrator erfordert die Verwaltung von Metadaten für Ihren Tenant Planung und Konfiguration Ihrer Metadaten, Verwaltung von Begriffen, Begriffssätzen und Gruppen sowie die Spezifikation von Eigenschaften für Ihre Metadaten. Obwohl Metadatenverwaltung keine kleine Aufgabe ist, sind hier einige Tipps für den Einstieg.

1. Identifizieren Sie wichtige Informationen, die erfasst werden müssen

Jede Organisation wird ihre eigenen einzigartigen Arten von Metadaten haben, die alle Arten von Informationen widerspiegeln, die sie für die verschiedenen Dateitypen in ihren SharePoint-Listen und -Bibliotheken erfassen muss.

Außerdem können Metadaten auch bei einzelnen Teams variieren. Daher ist es wichtig, mit Endbenutzern in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie alle Metadaten, die sie benötigen, vollständig erfassen.

Während Sie daran arbeiten, sollten Sie das Term Store-Verwaltungstool in SharePoint nutzen, das Ihnen dabei hilft, Begriffssätze und die darin enthaltenen Begriffe zu erstellen und zu verwalten, ob global für die Organisation oder spezifisch für ein einzelnes Team oder eine Geschäftseinheit.

2. Erstellen Sie eine konsistente Taxonomie und ein zugängliches Glossar für Benutzer

Taxonomien sind formale Klassifikationssysteme, die konstruiert werden, um Menschen beim Organisieren von Informationen zu helfen. Eine Taxonomie grupp