SharePoint-Suche funktioniert nicht? Datenmanagement könnte der Grund sein

Funktioniert Ihre SharePoint Online-Suche nicht und liefert Ihnen unerwartete Suchergebnisse? Lassen Sie uns Ihre SharePoint-Suchergebnisse so wertvoll wie möglich machen.

Es kann schwierig sein, ein Suchproblem in Ihrer SharePoint Online-Websitesammlung zu diagnostizieren. Sie könnten zunächst denken, es liegt am falschen Suchbegriff, Ihren Sucheinstellungen oder Berechtigungen, oder dass Sie sich die falschen Website-Inhalte ansehen. Wenn die zurückgegebene Suche jedoch nicht das ist, was Sie sich erhofft haben, liegt das Problem häufiger daran, dass Ihre Inhalte nicht so verwaltet werden, dass sie durchsuchbar sind.

Ein Blick auf die Bereiche, in denen Sie Herausforderungen in Ihrem SharePoint-Management haben, kann ein guter Anfang sein. Die Grundursache des Suchproblems zu identifizieren kann schwierig sein, aber ShareGate ist hier, um zu helfen.

Ihre SharePoint-Umgebung ist ein Content-Hub für jeden einzelnen Teil der Projektseiten, Seiten und Dokumente Ihrer Organisation. Dokumente zu finden kann wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen sein, wenn Sie nicht sicher sind, in welcher Dokumentbibliothek Sie suchen sollen.

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Endbenutzer aussagekräftige Suchergebnisse erhalten? Wildwuchs passiert schneller, als Sie möchten. Um dieses Problem anzugehen, müssen Sie an der Wurzel des Problems beginnen und den Endbenutzern die richtigen Leitplanken geben, um nützliche, durchsuchbare SharePoint-Websites zu erstellen.

In diesem Artikel werden wir in die SharePoint-Suche eintauchen, die Hauptproblembereiche identifizieren und erklären, wie ShareGate Ihnen dabei helfen kann, Ihr SharePoint zu bereinigen und zu verwalten. Lassen Sie uns Ihre SharePoint-Suchergebnisse so wertvoll wie möglich machen.

Was macht die SharePoint-Suche so gut?

Die Suchfunktion von SharePoint läuft auf einer Suchmaschine, genau wie Google. Sie indexiert alle in SharePoint gespeicherten Inhalte, und wenn Sie nach Informationen suchen, gleicht die Suchmaschine die Abfrage-Schlüsselwörter mit den Suchindexdaten ab und zeigt jede gefundene Übereinstimmung an, mit den relevantesten Suchergebnissen an der Spitze.

SharePoint bietet Benutzern zwei Sucherfahrungen. Lassen Sie uns mehr über sie erfahren:

• Klassisch – Benutzer erhalten die klassische Sucherfahrung auf Veröffentlichungsseiten, klassischen Teamseiten und im Search Center. Sie kann besser an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden.
• Modern (Microsoft Search) – Eine personalisiertere Erfahrung, die Erkenntnisse aus dem Microsoft Graph nutzt, um Ergebnisse zu zeigen, die für Sie relevant sind. Sie erhalten Microsoft Search auf der SharePoint-Startseite, Hub-Seiten, Kommunikationsseiten und modernen Teamseiten.

Welche Sucherfahrung Ihre Benutzer sehen, hängt davon ab, ob Ihre Organisation in den meisten Fällen klassische oder moderne Seiten verwendet. Außerdem sind beide Erfahrungen standardmäßig aktiviert, sodass Such-Administratoren keine der beiden aktivieren oder deaktivieren können.

 Verwandt: 6 Grundlagen für SharePoint-Content-Management

Was durchsucht SharePoint?

Die SharePoint-Suchfunktion durchsucht alle Websites, Ordner, Seiten, Listen, Wikis, Dateien und Bibliotheken. Wenn Sie also nicht finden, wonach Sie suchen, liegt wahrscheinlich ein Indexierungsproblem im Backend vor. Die SharePoint-Suchergebnisse werden aufgezeichnet und als Index aller Daten im System angezeigt.

Um die Inhaltssicherheit zu gewährleisten, verwendet die SharePoint-Suche Security Trimming, um die Informationen anzuzeigen, auf die Sie zugreifen dürfen. Sie kann die vorhandenen Berechtigungen nicht ändern.

Können Sie nach Metadaten suchen?

Die SharePoint-Suche ist in der Lage, alle Inhalte vollständig zu durchsuchen, einschließlich der Metadaten. Die SharePoint-Metadaten einer Datei umfassen ihren Namen, Autor, Titel und relevante Schlüsselwörter oder Kategorien. Die SharePoint-Suche bewertet Metadaten höher als Volltext-Dateien.

Hat SharePoint eine erweiterte Suche?

Von den beiden verfügbaren Sucherfahrungen bietet Ihnen Microsoft Search erweiterte Ergebnisse. Es ist eine fortschrittliche, kontextgesteuerte Suchoption, die verschiedenen Benutzern ermöglicht, unterschiedliche Ergebnisse für dieselben Suchanfragen zu finden.

Basierend auf Trending-Inhalten und Suchhistorie kann Microsoft Search Ergebnisse abrufen, bevor Sie überhaupt mit der Eingabe Ihrer Frage beginnen, und die Ergebnisse aktualisieren, während Sie weiter tippen. Wenn Sie beispielsweise SharePoint verwenden, finden Sie Seiten, Seiten, Dateien usw. Wenn Sie jedoch von Outlook aus suchen, finden Sie E-Mails.

Erhalten Sie nicht die erwarteten Suchergebnisse in SharePoint Online?

Das Organisieren, Sichern und Verwalten einer Microsoft 365-Umgebung mit mehr als 2000 Mitgliedern ist kein Spaziergang im Park. Fragen Sie einfach SimCorp, ein Softwareunternehmen, das branchenführende, integrierte Multi-Asset-Investment-Management-Lösungen bereitstellt, die von 40% der weltweiten Top-Finanzunternehmen eingesetzt werden.

Als globale Organisation mit über 25 Büros weltweit endete SimCorp mit unordentlichen SharePoint-Websitesammlungen und Dokumentbibliotheken mit unterschiedlichen Berechtigungen, die unmöglich manuell zu verwalten waren.

Hier sind einige der Herausforderungen, denen sich SimCorp bei dem Versuch stellte, jahrelange Aufzeichnungen und Tausende von Mitarbeitern zu verwalten:

Herausforderung: SharePoint-Website-Dokumentmanagement-Historie

SimCorps Microsoft-Suite enthält über sechs Jahre an Daten aus ihren Teams und SharePoint-Seiten. Die Organisation und Verwaltung ihrer SharePoint-Dokumente wurde zunehmend herausfordernder, als SimCorps Teams und Seiten zu wachsen begannen.

Herausforderung: Migration zu einer neueren SharePoint-Version

SimCorp wechselte von SharePoint 2007 zu SharePoint Online, um Cloud-Technologie für ihr Datenmanagement zu nutzen. Für diese Migration nutzte SharePoint die Migrationsdienste von ShareGate.

Die Migration zu einer neuen SharePoint-Version ließ Simcorp das Volumen ihrer Teams und SharePoint-Website-Inhalte erkennen. Die sich ansammelnden Daten könnten die Kosten erhöhen und die Sucheffizienz für SimCorps Benutzer reduzieren.

Herausforderung: Viele inaktive SharePoint-Seiten

Die steigende Anzahl von Simcorps Websitesammlungen umfasste auch viele inaktive Seiten, die niemand verwaltete oder löschte. Außerdem störten Inhalte von inaktiven Seiten ihre Suchkriterien und -ergebnisse und machten es für Benutzer schwer, die benötigten Informationen zu finden. Bei dieser Wachstumsrate konnte SimCorp sich jederzeit seinem Speicherlimit nähern sehen.

Die Lösung: Bessere SharePoint-Suche mit ShareGate

Die Lösung für alle Herausforderungen, denen SimCorp gegenüberstand, war in einem einzigen Tool verfügbar: ShareGate. Mit unseren Content-Management-Funktionen eliminierte SimCorp alle unnötigen Inhalte und berinigte ihr Microsoft 365-Ökosystem. Letztendlich identifizierten sie 15% ihrer Seiten als inaktiv.

Mit den alten Seiten aus dem Weg fiel SimCorps Datenspeichernutzung auf ein wartbares Level. Außerdem führte diese saubere, aufgeräumte Umgebung zu einer erheblichen Verbesserung ihrer Sucheffizienz. Nach der Bereinigung nutzte SimCorp ShareGates benutzerdefinierte Berichterstattung und automatisierte Funktionen, um nachhaltige Wartungsroutinen für ihre Microsoft-Umgebung zu entwickeln. Dies gab Benutzern ungehinderten Zugang zu einer aktiven, aktuellen SharePoint Online-Umgebung.

Möchten Sie mehr erfahren? Schauen Sie sich Simcorps Erfolgsgeschichte mit ShareGate an!

SharePoint-Suche, so wie sie sein sollte

Genau wie SimCorp können auch Sie Ihre SharePoint-Sucheffizienz verbessern, indem Sie ShareGates Content-Management-Tool nutzen. Hier sind die wichtigsten Datenmanagement-Funktionen, die ShareGate Ihnen bietet, um Ihre SharePoint-Erfahrung zu verbessern, auch wenn Ihre Seiten wachsen:

• Identifizierung inaktiver Seiten: Beim Erkennen einer inaktiven Seite, die 90 Tage lang nicht verwendet wurde (Sie können diese Dauer nach Bedarf ändern), sendet ShareGate dem Website-Besitzer eine Nachricht mit den Optionen, die Seite zu behalten, zu archivieren oder zu löschen. Die Verwendung von ShareGate zum Finden inaktiver Seiten und Website-Besitzer und deren Entfernung spart Ihnen kritische IT-Zeit und -Ressourcen.
• Automatisierung ersetzt Scripting: SharePoint-Datenmanagement umfasst die Verwaltung aller Metadaten und zugehörigen Berechtigungen, aber das manuelle Scripting einer Management-Lösung für Ihre Dokumente kann Monate dauern. ShareGate automatisiert den gesamten Content-Management-Prozess, sodass Sie keine Zeit mit der Bereinigung Ihrer Inhalte verschwenden müssen.
• Superschnelles Onboarding für neue Benutzer: ShareGate gewährleistet eine verbesserte Benutzererfahrung mit seiner einfachen Benutzeroberfläche, die für nicht-technische Benutzer leicht zu navigieren und zu verwenden ist. Ohne steile Lernkurve können alle neuen Benutzer ShareGate in 30 Minuten zum Laufen bringen. ShareGates schnelles Benutzer-Onboarding steigert Ihre SharePoint-Adoptionsgeschwindigkeit und gewährleistet die Aufrechterhaltung einer sauberen SharePoint-Umgebung.

Um Ihre SharePoint-Sucheffizienz wie SimCorp zu verbessern, probieren Sie ShareGates unbegrenztes SharePoint-Content-Management aus und organisieren Sie Ihre SharePoint-Inhalte mit der besten Benutzererfahrung und Kollaborationsfunktionen. Und wenn Sie durch unsere Funktionen geführt werden möchten, buchen Sie einfach eine Demo!