SharePoint 101: Erweiterte Spaltentypen

In unserem vorherigen Blogbeitrag haben wir die SharePoint-Haube geöffnet und ein wenig herumgebastelt. Konkret haben wir SharePoint-Spalten und Spaltentypen vorgestellt. Heute ist die fortgeschrittenere Folgeklasse, in der wir SharePoint-Spalten weiter besprechen werden, einschließlich:

• Auswahlspalten
• Datum- und Zeitspalten
• Listen-/Bibliothek-Lookup-Spalten
• Berechnete Spalten

Und wir werden auch einen genaueren Blick auf verwaltete Metadaten werfen und welche Wahl für Sie die richtige ist. Also, da die Klasse beginnt, fangen wir an!

SharePoint-Lernserie beginnen

• Sprechen wir über die Grundlagen
• SharePoint-Spalten und Spaltentypen
• SharePoint 2013 Benutzeroberfläche & Navigation
• SharePoint 2016 Benutzeroberfläche & Navigation
• Lernen Sie SharePoint-Websitespalten kennen
• SharePoint-Ansichten verstehen, verwenden und erstellen
• Überblick über Wiki-, Veröffentlichungs- und Webpart-Seitentypen in SharePoint

Auswahlspaltentyp

Das Ziel hier ist es, Benutzern zu ermöglichen, aus mehreren Optionen auszuwählen, die Sie anbieten. Dieser Spaltentyp ist großartig, um Ihre Daten konsistent zu halten. Erstellen Sie ein Multiple-Choice-Formular oder ein Dropdown-Menü.

Auswahlspalten können auf verschiedene Weise angepasst werden:

• Eine Liste von Auswahlmöglichkeiten definieren — erstellen Sie eine Liste spezifischer Werte, aus denen Benutzer auswählen können.
• Zusätzliche benutzerdefinierte Auswahlmöglichkeiten — diese Funktion ermöglicht es Benutzern, einen spezifischen Wert einzugeben, der nicht aufgeführt ist; sie ist nützlich, wenn Sie im Voraus nicht wissen, welche verschiedenen Werte Ihre Benutzer eingeben müssen.
• Anzeigeformat — dies ist mehr als nur Ästhetik; geben Sie ein Dropdown-Menü oder Optionsfelder an, und Benutzer wählen einzelne Optionen aus; geben Sie Kontrollkästchen an, und Benutzer können mehr als einen einzelnen Wert auswählen
• Standardwert anzeigen — Ein bestimmter Wert wird automatisch ausgewählt, wenn ein neues Element erstellt wird; dies soll Benutzern helfen, Informationen schneller einzugeben. Wenn beispielsweise Ihr HR-Team die meiste Zeit 'neue' Kunden auflistet, könnte 'neu' der Wert sein, der automatisch ausgewählt wird (und bei Bedarf geändert werden kann)

Datum- und Zeitspalten

Diese Spalte ist für die Protokollierung von Zeiten und Daten konzipiert. Zum Beispiel: Kalenderdaten. Eine Datum- und Zeitspalte kann variiert oder angepasst werden, um nur das Datum oder sowohl das Datum als auch die Zeit anzuzeigen. Außerdem können Benutzer einen automatischen Standardwert nutzen, ähnlich dem oben genannten Auswahlspaltenkonzept. Wieder ermöglicht die Aktivierung eines automatischen Datums als Standardanzeige, dass ein Benutzer Informationen schneller eingeben kann.

Zum Beispiel ist die Spalte innerhalb einer Lohnliste für die Gehaltsschecks der Mitarbeiter gedacht, die am ersten des Monats ausgehen. Wenn ein neues Element hinzugefügt wird, erscheint das Datum automatisch, so dass diejenigen, die Lohnaufzeichnungen protokollieren, sich nicht jedes Mal um die Datumseingabe kümmern müssen.

Berechnete Werte

Diese können auch in Datum- und Zeitspalten eingebaut werden. Sie sind wirklich nützlich für die Darstellung automatischer Zeiten und Daten, bei denen das Datum oder die Zeit je nach dem Element selbst schwanken kann. Dies sind einfache Berechnungen, die mit Informationen in anderen Spalten konfiguriert werden können. Wenn beispielsweise das Datum, das Sie anzeigen wollten, zwei Wochen nach dem aktuellen Datum lag, würden Sie die Gleichung: =[TODAY]+14 in das Feld für berechnete Werte eingeben. Es gibt viele Kombinationen und Formeln, die Sie hier verwenden können — wenn Sie an Excel gewöhnt sind, wird Ihnen das vertraut vorkommen. Müssen Sie die richtige Gleichung finden? Eine einfache Internetsuche wird jede Formel liefern, an die Sie denken können.

Berechnete Spalten

Ein Verwandter der oben genannten berechneten Werte, berechnete Spalten sind ein Spaltentyp, der erstellt wurde, um Daten nur basierend auf den Ergebnissen einer Berechnung anzuzeigen. Es ist eine eigene separate Spalte von der obigen und erstellt, wenn zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt, Formeloperatoren (+, –, etc.), kann in anderen Spalten in derselben Liste oder Bibliothek referenziert werden.

Lookup-Spalten

SharePoint-Spaltentypen sind darauf ausgelegt, die Arbeit Ihrer Benutzer beim Zugriff auf oder Speichern von Informationen erheblich zu erleichtern. Die Lookup-Spalte ist ein gutes Beispiel für eine Funktion, die Präzision bei der Organisation von Informationen ermöglicht, die bereits auf der Website gespeichert sind.

Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise die Namen von Kundenkonten speichern, denen Ihr Team zugeordnet ist, und die Auswahlmöglichkeiten auf diejenigen beschränken, die Teil der Kundenkontenliste sind. Lookup-Spalten sind Verwandte von Auswahlspalten, und eine ähnliche Anzeige-Ästhetik ist hier Ihre Option. Die Liste der Auswahlmöglichkeiten (d.h. die mit den Kundenkonten verbundenen Mitarbeiter) kann so eingestellt werden, dass sie als erweiterndes Feld, d.h. ein Dropdown-Menü, für einen Wert/eine Auswahl oder als Liste/Kontrollkästchen für mehr als einen Wert/eine Auswahl angezeigt wird. Ähnlich wie Auswahlspalten können Lookup-Spalten auf bestimmte Weise angepasst werden:

• Mehrfachauswahl zulassen — begrenzen Sie die Anzahl der Werte, die Benutzer der Liste zuordnen können, oder erlauben Sie Benutzern, so viele auszuwählen, wie sie möchten.
• Anzuzeigende Spalten auswählen — fügen Sie weitere Spalten hinzu, um spezifische Feldwerte anzuzeigen.
• Die Quelle der Lookup-Werte angeben — eine weitere Unterscheidung ist möglich, indem Sie spezifizieren, welche Liste, Bibliothek oder Diskussionsrunde die Quelle für die Auswahlmöglichkeiten (d.h. die mit den Kundenkonten verbundenen) ist, die in der Spalte gespeichert sind. Weiterhin können Sie fortfahren und spezifizieren, welche Spalte in dieser Liste/Bibliothek die Auswahlmöglichkeiten enthält, die Benutzer auswählen sollen.

Verwaltete Metadaten

Dieser Spaltentyp ermöglicht es Benutzern, aus einem spezifischen Satz verwalteter Begriffe auszuwählen und diese Begriffe auf Daten in ihrer Liste anzuwenden. Metadaten sind (so einfach wie möglich ausgedrückt) Daten über Daten. Oder anders ausgedrückt, Informationen über den Inhalt in Ihren Listen und Bibliotheken. Die Informationen, die wir zur Organisation dieses Inhalts verwenden, werden verwaltete Begriffe genannt. Was sind diese? Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten, dass Ihre Benutzer Dokumente hochladen und Informationen über die spezifische Zielgruppe des Dokuments angeben? Angenommen, die Zielgruppe ist der Projektmanager, der diese Dokumente für den Vorschlag benötigt, den sie leitet. Nun, einige Benutzer könnten ihre Dokumente mit "Projektmanager" kennzeichnen, einige werden sie als "PM" kennzeichnen und andere werden ihre Dokumente mit dem Namen des Projektmanagers kennzeichnen, "Jill Coloney", usw., usw. Alle unterschiedlich, und das bedeutet, dass Dokumente für den Projektvorschlag leicht übersehen oder verpasst werden können. Einen universellen Begriff zu haben, den Benutzer beim Hochladen von Dokumenten kennzeichnen können, ist ein gutes Beispiel für das, was wir mit verwalteten Begriffen meinen. Im Wesentlichen bieten verwaltete Metadatenspalten Benutzern eine Liste von Begriffen, die leicht auf ihren Inhalt angewendet werden können, was zukünftige Suchvorgänge verbessert und eine bessere Organisation ermöglicht.

Die längste Reise beginnt mit einem einzigen Schritt

Nun, da haben Sie es. Die obige Liste schließt unsere Beiträge zu SharePoint-Spaltentypen ab. Aber natürlich sind diese Beiträge nur eine Einführung in das, was mehr als nur eine Plattform ist, sondern eine unglaublich mächtige und flexible Zusammenarbeitswelt. Wir laden Sie ein, weiter zu erforschen und weiter zu lernen! Es gibt immer etwas Neues zu entdecken.** Dieser Blog wurde im Juni 2016 aktualisiert. Kommentare unten, die vor diesem Datum veröffentlicht wurden, beziehen sich auf den ursprünglichen Inhalt. **