Microsoft 365-Inhaltssuche meistern: Ermöglichen Sie Ihren Endbenutzern, das zu finden, was sie benötigen

Microsofts moderner Arbeitsplatz dreht sich um die Ermächtigung der Benutzer. Aber ohne ein strukturiertes Tool für die Inhaltssuche kann das Auffinden der richtigen Dateien in Microsoft 365 – sei es in Exchange Online-Postfächern, SharePoint-Sites oder OneDrive for Business – zu einer frustrierenden Herausforderung werden. Erfahren Sie in diesem praktischen Leitfaden, wie Sie die Inhaltssuche in Microsoft 365 verbessern können.

Das Auffinden von Informationen in Microsoft 365 – einschließlich Benutzerpostfächern, Exchange-Postfächern und SharePoint Online – kann schwierig sein. Erfahrene Benutzer wissen möglicherweise, wie sie eine Suchanfrage verfeinern können, aber für viele Endbenutzer ist dieser Prozess verwirrend und kann die Produktivität beeinträchtigen.

In der heutigen digitalen Arbeitswelt erwarten Menschen sofortigen Zugriff auf Dateien über Microsoft Purview eDiscovery-Suche oder das Inhaltssuch-Tool im Purview-Compliance-Portal. Wenn es richtig konfiguriert ist, funktioniert es wie Magie!

In diesem Artikel geben wir Ihnen Insider-Tipps, wie Sie die Inhaltssuche in Microsoft 365 für Ihr IT-Team und Ihre Organisation zum Kinderspiel machen.  

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Häufige Herausforderungen der Inhaltssuche in Microsoft 365 für IT und Endbenutzer

Ihre Endbenutzer sollten in der Lage sein, Suchen durchzuführen und schnell die gewünschten Suchergebnisse zu erhalten. Aber IT-Teams stehen noch immer vor einigen Herausforderungen, um dies zur Realität zu machen.  

Mangel an Relevanz auf der Inhaltssuchseite

Das wachsende Volumen an Geschäftsdaten – verteilt über Exchange Online-Postfächer, SharePoint-Sites, OneDrive-Konten und öffentliche Ordner – macht es für IT-Teams schwierig, Inhaltsspeicherorte zu verwalten und sicherzustellen, dass das Inhaltssuch-Tool Suchergebnisse korrekt bewertet.

Auffindbarkeit von Inhalten

Viele Unternehmen kämpfen mit unstrukturierten Daten in SharePoint Online, Exchange Online und Microsoft Teams. Ohne klare Aufbewahrungsrichtlinien oder ordnungsgemäße Metadaten wächst die Ausbreitung, was zu ungenauen Inhaltssuchergebnissen führt.

Verwirrende SharePoint-Site-Architektur verzerrt die Inhaltssuchergebnisse

Wie Ihr Microsoft 365-Mandant strukturiert ist, beeinflusst die Suchgenauigkeit. Wenn Sie noch immer auf Exchange-Ordner in SharePoint Online angewiesen sind, könnten Endbenutzer mit fragmentierten Daten zu kämpfen haben, was die Inhaltssuche erschwert.

Schwierigkeiten bei der Inhaltsverwaltung

Effektive Informationsverwaltung erfordert eine solide, gut organisierte SharePoint-Site-Architektur und Tools, um die gewünschten Inhaltssuchergebnisse zu finden. Während IT beides mit Microsoft 365 bereitstellen kann, erfordert gutes Datenmanagement auch, dass alle verschiedenen Geschäftsbereiche eine Informationsarchitektur für die Inhalte bereitstellen, die sie sammeln und produzieren.  

Mangelnde Sichtbarkeit

Wenn ihre digitale Umgebung ihnen nicht dient, wenden sich Endbenutzer oft Schatten-IT zu. Mit anderen Worten, wenn sie aufgrund strenger Sicherheitsrichtlinien keine Dinge in den Tools erstellen können, die Sie möchten, dass sie verwenden, werden sie sich nicht autorisierten Apps zuwenden, um ihre Aufgaben zu erledigen, was Ihre sensiblen Daten gefährdet.    

Inhaltssuch-Tools können Datensicherheits- und Datenschutzbedenken bedeuten

IT-Teams stellen sicher, dass sensible Informationen stets geschützt und für unbefugte Benutzer unzugänglich sind. Das Definieren von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien, das Konfigurieren von Rollengruppen und das Verwalten von Berechtigungen gewährleistet, dass sensible Dateien in Exchange Online-Postfächern, SharePoint-Sites und OneDrive-Konten sicher bleiben und gleichzeitig über die Inhaltssuche auffindbar sind. Es kann auch Ihre Arbeit erleichtern, indem es die Inhaltssuchergebnisse für Endbenutzer auf nur die Dokumente und Dateien beschränkt, auf die sie zugreifen können.      

Wenn Ihr IT-Team Benutzerbeschwerden erhält, dass sie mit der Inhaltssuche in Microsoft 365 die benötigten Dateien nicht finden können, nehmen Sie diese ernst. Wenn Endbenutzer Suchbedingungen nicht verfeinern oder eine effektive Stichwortabfrage erstellen können, wenden sie sich möglicherweise nicht autorisierten Apps zu, was die Sicherheitsrisiken erhöht.

Aber das muss nicht so sein. Sie können eine magische Inhaltssucherfahrung als Teil Ihrer Microsoft 365-Verwaltungsstrategie schaffen. Und es beginnt mit der Entwicklung eines vollständigen Verständnisses ihrer Bedürfnisse.  

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Wie Sie die Bedürfnisse Ihrer Endbenutzer definieren, um die Microsoft 365-Inhaltssuche zu optimieren

Ein großartiger Weg, Ihre Endbenutzer zu verstehen, besteht darin, „Such-Personas" zu definieren, damit Sie Schulungen für verschiedene Benutzertypen entwickeln können, um ihnen bei der Inhaltssuche zum Erfolg zu verhelfen.

Personas können dabei helfen, Endbenutzer basierend auf ihren Rollen und der Art, wie sie mit Microsoft 365 arbeiten, in Gruppen zu kategorisieren. Sie sind hilfreich bei der Optimierung der Inhaltssuche, da die Bedürfnisse der Endbenutzer stark variieren können.  

Sie können damit beginnen, mit Ihren Endbenutzern in verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens zu sprechen oder eine Umfrage zu versenden, um die Informationen zu erhalten, die Sie zur Optimierung der Inhaltssuche benötigen. Hier ist eine Liste grundlegender Fragen, um Sie zu beginnen:

1. Welche Arten von Dokumenten möchten Sie speichern?
2. Welche Informationen über diese Dokumente (z. B. Veröffentlichungsdatum, Autor) müssen Sie erfassen?
3. Gibt es Workflows, die mit diesen Inhalten verbunden sind?
4. Wo bewahren Sie diese Inhalte in Ihrem Microsoft 365-System derzeit auf?
5. Wie oft müssen Sie Inhaltssuchen durchführen, um zu finden, was Sie benötigen?
6. Welche Methode(n) bevorzugen Sie bei der Inhaltssuche?
7. Welche Arten von Problemen begegnen Ihnen bei der Suche nach Inhalten?​​​​​​​

Um die Informationen zu erhalten, die Sie zur Entwicklung Ihrer Such-Personas benötigen, können Sie Microsoft Search im Admin Dashboard verwenden. Analysieren Sie Suchanfragedaten und Suchstatistiken, um Muster und Trends zu verstehen, wie Ihre Endbenutzer nach Dingen suchen.

Hier finden Sie die häufigsten Inhaltssuchanfragen, Begriffe, Themen und Verhaltensweisen, die dabei helfen können, Ihre Personas weiter auszuarbeiten.

Schauen wir uns eine beispielhafte Such-Persona an:

Anna aus der Personalabteilung arbeitet mit vielen verschiedenen Dokumenten. Ihr Team verwendet ein System öffentlicher Ordner in SharePoint, um die meisten ihrer Dateien zu speichern. Wenn Anna auf ein bestimmtes Dokument zugreifen muss, muss sie zuerst darüber nachdenken, wo es gespeichert sein könnte. Ist es auf ihrem lokalen Computer oder in einem der öffentlichen Ordner? Wenn sie sich nicht an bestimmte Orte erinnern kann, wo es gespeichert sein könnte, oder an Inhaltssuchkriterien wie einen Datumsbereich oder andere detaillierte Informationen, die ihr helfen würden, es mit der Inhaltssuche zu finden, muss sie mehrere Ebenen von öffentlichen Ordnern auf und ab durchsuchen, bis sie findet, was sie braucht (eine frustrierende Routine).

Basierend darauf bestimmen Sie, dass Anna Folgendes benötigt:

• Verbesserten Zugang und Berechtigungen zu den Dokumenten, die sie benötigt
• Relevante Filter, um Dokumente leichter zu finden
• Suchergebnisse, die die entsprechenden Metadaten anzeigen, die sie benötigt, um auf einen Blick zu bestimmen, ob die Datei für sie relevant ist

Wichtige Schritte zur Bewertung der Informationsarchitektur von Microsoft 365 zur Verbesserung der Auffindbarkeit

Eine großartige Microsoft 365-Informationsarchitektur ist logisch, erweiterbar und einfach, damit Endbenutzer nicht verloren gehen und frustriert werden.

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre aktuelle Struktur

Mit der Fähigkeit, bis zu 30 Billionen Dokumente in einem einzigen Mandanten zu speichern, kann Microsoft 365 SharePoint ein Ungetüm zum Organisieren sein. Groß oder klein, der beste Ausgangspunkt, wenn Sie die „Auffindbarkeit" Ihrer Inhalte verbessern möchten (d. h. die Fähigkeit, Inhalte zu suchen und zu finden), ist die Überprüfung der Navigation Ihrer aktuellen Informationsinfrastruktur.

Diese Überprüfung sollte die globale Navigation bis zu Ihren SharePoint-Sites und -Seiten umfassen. Ist die Navigation so strukturiert, dass sie intuitiv und für Benutzer einfach ist, um die Inhalte zu finden und darauf zuzugreifen, die sie benötigen?

Die Überprüfung Ihrer SharePoint-Hub-Struktur kann Möglichkeiten aufzeigen, verwandte Hubs zu verbinden, um es einfacher zu machen, über alle zu suchen und eine gemeinsame Navigationsstruktur anzuwenden, um das Auffinden von Inhalten zu erleichtern.  

Schritt 2: Identifizieren Sie häufige Anwendungsfälle

Das Verstehen der Inhalte, mit denen Ihre Endbenutzer täglich arbeiten, ist der Schlüssel, um sie auffindbar zu machen. Dies erfordert die Einbindung mit ihnen, um über die Inhalte zu lernen, die sie speichern müssen, auf was sie täglich zugreifen müssen und wie sie mit diesen Inhalten arbeiten müssen. Im vorherigen Abschnitt beschrieben wir einige Ansätze zur Einbindung von Endbenutzern mit Interviews und Umfragen.  

Schritt 3: Sammeln Sie Endbenutzer-Feedback

Es reicht nicht aus, die alltäglichen Anwendungsfälle innerhalb Ihrer Organisation für die Microsoft 365-Inhaltssuche zu identifizieren. Sie müssen auch die Endbenutzer-Erfahrung derjenigen verstehen, die die Suche durchführen. Der beste Weg, dies zu tun, ist um Feedback zu bitten.  

Während es aus Zeit- und Aufwandsperspektive sinnvoll ist, Feedback mit Anwendungsfällen zu kombinieren, rufen wir es hier separat auf, weil es ein kritischer Schritt ist, um herauszufinden, was Sie verbessern müssen.

Es ist auch gut, zusätzliche Fragen in Ihren Umfragen oder Interviews zu stellen, wie „Wie oft suchen Sie nach Inhalten und können sie nicht finden?" oder „Was frustriert Sie am meisten bei der Verwendung der Inhaltssuche in Microsoft 365?", da sie Schmerzpunkte und Einblicke in die Suchanfrageergebnisse aufdecken können. Dies führt uns zu unserem nächsten Schritt.    

Schritt 4: Analysieren Sie Suchanfragedaten

Das Durchführen einer Suchanalyse kann Ihnen helfen zu identifizieren, wonach Menschen suchen, und nützliche Einblicke in die Strukturierung Ihrer Inhalte in Ihrer Umgebung liefern.  

Wenn Sie beispielsweise wissen, wie viele Suchen gültige oder nützliche Ergebnisse zurückgeben im Vergleich zu wie vielen fehlschlagen, können Sie diese Informationen verwenden, um bessere Wege zur Kennzeichnung relevanter Inhalte zu identifizieren, um sie auffindbar zu machen. Ebenso können Sie erfolgreiche Inhaltssuchen bewerten, um die Eigenschaften Ihrer Inhalte zu identifizieren, die sie auffindbar machen, und diese Eigenschaften über