SharePoint-Listen-Schwellenwert entmystifiziert

Die meiste Software hat Grenzen, auf die Endbenutzer irgendwann stoßen werden. Office 365 und SharePoint sind da keine Ausnahme, insbesondere was Listen und Bibliotheken angeht.

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In diesem Artikel werden wir diese Begrenzungen im Detail erkunden und Licht auf einige Mythen werfen, die kursiert haben.

Was ist eine SharePoint-Liste?

Eine SharePoint-Liste ist ein Container mit Zeilen und Spalten, in dem Daten in SharePoint gespeichert werden können, ähnlich einem Excel-Arbeitsblatt. Diese Inhalte werden "Listenelemente" genannt.

Update: Der Unterschied zwischen Microsoft Lists und SharePoint-Listen

Was sind Grenzen und Limits in SharePoint-Listen?

Lassen Sie uns zunächst definieren, was wir mit Grenzen und Limits meinen. Als IT-Techniker sind wir an Fachbegriffe gewöhnt, aber es ist eine gute Idee, die Begriffe zu definieren, die verwendet werden, um sicherzustellen, dass wir auf derselben Seite stehen.

1. Grenzen sind absolute Limits, die nicht überschritten werden können. Das ist eine Designentscheidung von Microsoft.
2. Limits sind empfohlene Richtlinien, die festgelegt wurden und von der Systemleistung und Tests des Produktteams beeinflusst werden. Diese können die empfohlenen Microsoft-Limits überschreiten, aber leistungstechnisch könnte es anderweitig Auswirkungen geben.
3. Schwellenwerte sind Beschränkungen, bei denen der Standardwert nicht überschritten werden kann, es sei denn, dieser Wert wird explizit geändert.

Diese Art von Zahlen wurden erst ab SharePoint 2010 sichtbar gemacht und wurden anscheinend auf SharePoint aufgepfropft, um Benutzer vor... nun ja, sich selbst zu schützen.

Das Szenario, in dem diese Art von Schutz als notwendig erachtet werden könnte, wäre zum Beispiel, wenn ein Benutzer alle 20.000 Elemente einer Liste anzeigen möchte und dadurch alle anderen verlangsamt, die die Plattform nutzen.

Wenn Sie neu bei SharePoint sind, empfehle ich Ihnen, einen Blick auf unsere Start to Learn SharePoint Blog-Serie zu werfen. Das wird Ihnen beim Einstieg helfen und Ihnen viele Hinweise geben, wie Sie die Plattform zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Wichtige SharePoint-Listen-Schwellenwerte & Grenzen

Nachdem wir kühn erklärt haben, dass diese Limits vorhanden sind, ist die nächste Frage: "Was sind sie?" Es gibt ziemlich viele, aber einige der wichtigeren Beschränkungen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, sind:

Grenzen:

1. Dateigröße: 2GB pro Element.
2. Dokumentenanzahl: Eine absolute Anzahl von 30.000.000 Elementen pro Bibliothek (wenn aufgeteilt in Ordner und Ansichten).
3. Elementanzahl: Das ist auch auf 30.000.000 Elemente pro Liste begrenzt.
4. Bulk-Operationen: Benutzer sind auf 100 Elemente pro Bulk-Upload beschränkt.

Schwellenwerte:

1. Listen-Ansichtsschwellenwert: 5.000 Elemente pro Ansicht.
2. Admin-Ansichtsschwellenwert: 5.000 Elemente pro Ansicht.
3. Co-Autor-Limits: 10 gleichzeitige Editoren pro Dokument (obwohl das Maximum bei 99 liegt).

Größtenteils gelten diese Limits sowohl für SharePoint Online auf Office 365 & SharePoint On-Premises, aber mit einem wichtigen Unterschied; die vorhandenen Listen-Schwellenwerte können für SharePoint Online nicht geändert werden.

Die geltenden Beschränkungen wirken sich auf alle innerhalb des Mandanten aus, und jede Änderung könnte alle Kunden in dieser geteilten Umgebung beeinträchtigen.

Das Co-Autor-Limit ist eine brandneue Einführung, die speziell für SharePoint 2013 gilt.

Der 5000-Elemente-Listen-Ansichtsschwellenwert

Um zu den SharePoint-Listen-Schwellenwerten zurückzukehren, das Endbenutzer-Limit von 5.000 ist als SQL-Drosselungslimit vorhanden. Bei der Bearbeitung großer Abfragen greift die zugrunde liegende Datenbank auf Sperren auf Zeilenebene zurück, um Informationen effektiv abzurufen.

In Fällen, in denen jedoch mehr als 5.000 Elemente eingefroren werden, ist es effizienter, die gesamte betreffende Tabelle zu sperren. Diese anschließende Tabellensperrung kann andere Benutzer daran hindern, auf diese Daten zuzugreifen und sie zu bearbeiten.

Wie kann all das verwaltet werden? Es gibt mehrere verfügbare Optionen dafür:

1. Erstellung/Nutzung von indizierten Spalten & gefilterten Ansichten
2. Organisation von Elementen in Ordnern
3. Begrenzung der angezeigten Elemente
4. Bearbeitung der Standardansicht

Indizierte Spalten & Gefilterte Ansichten

In den Listen-/Bibliothekslisten-Einstellungen existiert eine Option, um maximal 20 indizierte Spalten zu erstellen.

Wenn Sie eine Spalte indizieren, bitten Sie SharePoint, diese Spalte bei einer Abfrage zugänglicher und bearbeitbarer zu machen als andere Spalten.

Sie sollten sich bewusst sein, dass diese Priorisierung mit Kosten verbunden ist, nämlich einem erhöhten Overhead auf Datenbankebene. Daher möchten Sie nur Spalten indizieren, die häufig durchsucht und gefiltert werden.

Das bringt uns zur Idee von gefilterten Ansichten, die verwendet werden können, um irrelevante Elemente innerhalb einer Liste auszuschließen. Um eine gefilterte Ansicht effektiver zu machen, ist es notwendig, dass die erste Spalte innerhalb der Liste indiziert wird, um die zurückgegebenen Ergebnisse unter dem Ansichtsschwellenwert zu halten.

Verwendung von Ordnern

Innerhalb von SharePoint erstellt ein neu erstellter Ordner auch einen neuen internen Index innerhalb der zugrunde liegenden Datenbank. Das bedeutet, dass immer wenn auf einen Ordner zugegriffen wird, sein Index verwendet wird, um die relevanten Daten abzurufen.

Begrenzung der angezeigten Elemente

Die SQL-Abfrage, die Daten abruft, ist nur ein Teil der Erfahrung mit hochdichten Listen; sobald die Daten abgerufen wurden, müssen sie auch gerendert werden.

Ein schneller und einfacher Gewinn hier ist es, mit der Paginierung innerhalb Ihrer Ansichten zu experimentieren und sie automatisch auf 30 zu setzen. Diese Einstellung gibt effektiv Ergebnisse in Chargen zurück, die sich auf das Limit beziehen, das Sie festlegen möchten.

Ein Vorschlag ist es, einen Filter auf die Standard-Allitems.aspx-Ansicht anzuwenden. Diese eine Ansicht kann, wenn sie allein gelassen wird, alle möglichen Probleme verursachen, aber Änderungen daran als Standard-Landingpage für viele Ihrer Benutzer vorzunehmen kann auch zukünftige Kopfschmerzen ersparen.

SharePoint-Listen-Schwellenwerte: Mythen und Realitäten

Zu wissen, was SharePoint- und Office 365-Limits sind, und ihnen zu begegnen sind zwei sehr verschiedene Dinge.

Wir glauben, dass es zu wissen, wie man mit einer dichten, stark bevölkerten Liste umgeht, extrem nützlich ist, weil Ansichtslimits ziemlich schnell erreicht werden können. Sie verwalten zu können wird es später viel einfacher machen.

Jetzt, da Sie sich dieser Limits und der Auswirkungen bewusst sind, die sie auf die Leistung Ihrer Umgebung haben können, wäre es eine gute Sache, sich die Listen Ihrer Farm anzusehen, um zu sehen, wo sie stehen.

Unser Tool, ShareGate, bietet einen eingebauten Bericht, der genau das tut. Das kann den Umgang mit SharePoint-Listen-Schwellenwerten gelinde gesagt handhabbarer machen!

Umgehung der Listen-Schwellenwerte

Wenn Sie eine Migration in ShareGate durchführen, könnten Sie auf diese Art von Fehlermeldung stoßen, wenn Sie versuchen, eine Liste oder eine Bibliothek zu laden:

Diese Ansicht kann nicht angezeigt werden, weil die Anzahl der Elemente den Listen-Ansichtsschwellenwert überschreitet, der in Ihrer Zentraladministration definiert ist.

Sie müssen möglicherweise Indizes auf Spalten setzen, mit denen Ihre Ansicht gefiltert wird, um diese Ansicht laden zu können.

Wenn dieser Fehler auftritt, werden keine Elemente geladen. Es gibt jedoch noch Hoffnung für eine Migration. Sie müssen einfach den Ansichtsselektor verwenden und die "Built-In"-Ansicht auswählen. Das ist eine großartige Ansicht, die wir entworfen haben, um Ihnen zu ermöglichen, alle Ihre Elemente zu laden, auch wenn Sie mehr als den bezeichneten Schwellenwert haben.

Eine weitere Möglichkeit, das Erreichen des Schwellenwertlimits zu verhindern, ist es, SharePoint automatisch die Indizes für Sie erstellen zu lassen. Sie können das tun, indem Sie Metadatennavigation und Filterung als Site-Feature aktivieren und es auf die Listen und Bibliotheken anwenden, von denen Sie denken, dass sie irgendwann den Ansichtsschwellenwert erreichen werden.

Schließlich ist es unmöglich, dieses Thema zu behandeln, ohne diese letzte Möglichkeit zu erwähnen, die darin besteht, einfach den Wert des Listen-Ansichtsschwellenwerts in der SharePoint-Zentraladministration zu erhöhen, um die Migration Ihrer Liste/Bibliothek mit mehr als 5000 Elementen zu ermöglichen.

Ich würde mich nicht an diese Option heranwagen, ohne zuerst zu verstehen, dass sie wichtige Auswirkungen auf die Serverleistung haben könnte. Mit anderen Worten, das wird nicht empfohlen, aber es kann Ihnen dennoch erlauben, Ihre Liste ohne zu viel Mühe zu migrieren.