Wie Sie steuern können, wer Microsoft 365-Gruppen erstellen darf

Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt der modernen Microsoft 365-Erfahrung – besonders wenn wir auf kommende Innovationen und die für die Zukunft geplanten schauen. Wie Jeff Teper, President of Collaborative Apps & Platforms bei Microsoft, in unserem Gespräch erklärte: Mit durch effektive Governance ermöglichter Zusammenarbeit werden Organisationen in eine bessere Zukunft springen.

Microsoft 365-Gruppen und die Kontrolle darüber, wer sie erstellt, sind Teil davon.

Manche würden sogar so weit gehen zu sagen, dass sich Microsoft 365-Gruppen als kritisch erweisen werden, weil sie der zentrale Mechanismus sind, der die Räder Ihres digitalen Arbeitsbereichs in Bewegung hält. Gruppen sind der Ort, an dem sich Teammitglieder zur Arbeit versammeln, und wo sie miteinander interagieren, um Dinge zu erledigen.

Wenn hier Probleme auftreten, ist es ein rutschiger Abhang nach unten, der sich negativ auf Zusammenarbeit und Produktivität auswirken kann. Der erste Schritt, um hier den Überblick zu behalten, ist effektive Governance und einen Adlerblick darüber zu haben, wer was in Ihrer Microsoft 365-Umgebung tun kann.

Um bei der Microsoft 365-Gruppen-Governance zu helfen, erklären wir Ihnen, wie Sie kontrollieren können, wer eine Microsoft 365-Gruppe erstellen kann und diesen Prozess verwalten.

Lassen Sie uns eintauchen!

Microsoft 365-Gruppen verstehen

Um zu verstehen, was Microsoft 365-Gruppen für Organisationen in Bezug auf Produktivität und Zusammenarbeit tun können, lassen Sie uns schnell durchgehen, was diese Gruppen definiert und welchen Zweck sie haben.

Was sind sie?

Kurz gesagt, Microsoft 365-Gruppen sind eine Zusammenarbeitsfunktion, die Menschen, Inhalte und Apps in einem zentralisierten gemeinsamen Arbeitsbereich verbindet.

Was tun sie?

Microsoft 365-Gruppen ermöglichen es Gruppenmitgliedern, Ressourcen zu teilen (Postfach, Kalender, Dateibibliothek, SharePoint-Sites usw.), Aufgaben zu verwalten, in Gruppenunterhaltungen zu kommunizieren und Workflows in einer zentralisierten Umgebung zu organisieren.

Die Struktur

Jede Microsoft 365-Gruppe hat ein gemeinsames Gruppen-Postfach (verschieden von einem Gruppenpostfach), einen Kalender, eine Dateibibliothek, ein OneNote-Notizbuch, Planner und eine SharePoint-Site.

Und die Funktionalität

• Gemeinsames Postfach: Ermöglicht es Gruppenmitgliedern, E-Mails von Mitgliedern zu senden und zu empfangen, die einer gemeinsamen Adresse zugewiesen sind.
• Gemeinsamer Kalender: Ermöglicht die Planung von Ereignissen, die sich auf die Gruppe beziehen.
• Dateibibliothek: Ein Ort für die Speicherung und Zusammenarbeit an Gruppendokumenten.
• OneNote-Notizbuch: Ein digitales Notizbuch zum Erfassen und Organisieren von Gruppenideen.
• Planner: Ein Tool für das Aufgabenmanagement innerhalb der Gruppe.
• SharePoint-Site: Eine Plattform zum Teilen und Verwalten von Inhalten, Wissen und Anwendungen.
• Gruppenerstellung: Standardmäßig kann jeder Benutzer eine Gruppe erstellen, aber IT-Administratoren können zusätzliche Einstellungen haben, um dies zu kontrollieren.
• Zugriff: Mitglieder können auf Gruppenressourcen in ihren jeweiligen Anwendungen zugreifen, wie Outlook, SharePoint usw.
• Integration: Microsoft 365-Gruppen integrieren sich mit anderen Microsoft-Services. Sie können beispielsweise Microsoft Teams zu Ihrer Gruppe hinzufügen für nahtlose Zusammenarbeit.
• Sicherheit: Gruppen können öffentlich sein (jeder in der Mitgliederorganisation kann beitreten) oder privat (nur genehmigte Mitglieder können beitreten).

Wie man eine Microsoft 365-Gruppe erstellt

Hier sind einige der einfachsten Wege, wie Sie eine Microsoft 365-Gruppe erstellen können:

1. Wenn Sie ein Team erstellen, wird automatisch eine Gruppe für Sie erstellt (zusammen mit OneNote, Planner-Plan, SharePoint-Site usw.). Das ist wichtig, weil Endbenutzer dies manchmal nicht wissen und sie erstellen ein Team und eine Gruppe, was bedeutet, dass es einen doppelten Gruppennamen gibt, der Unordnung und Verwirrung verursacht.
2. Sie können auch eine Gruppe aus dem Microsoft 365 Admin Center erstellen. Gehen Sie im Admin Center zum Gruppen-Bereich, klicken Sie auf "Gruppe erstellen" und wählen Sie einen Gruppennamen, um eine Microsoft 365-Gruppe zu erstellen.
3. Wenn Sie eine SharePoint-Site erstellen, wird automatisch eine Gruppe mit demselben Gruppennamen für Sie erstellt. Sie können auch eine Gruppe für eine SharePoint-Site erstellen, indem Sie zur gewünschten Site im SharePoint Admin Center gehen und zu Einstellungen --> Site-Informationen --> Alle Site-Einstellungen anzeigen --> Benutzer und Berechtigungen --> Personen und Gruppen --> Neu gehen.

Vorteile von Microsoft 365-Gruppen

Microsoft 365-Gruppen bringen mehrere Vorteile mit sich, wie die Verbesserung der Zusammenarbeit, die Vereinfachung der Kommunikation für Teammitglieder und die Erleichterung des Zugriffs auf gemeinsame Ressourcen.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Microsoft 365-Gruppen bringen verschiedene Zusammenarbeitstools an einem Ort zusammen, was es für Teammitglieder einfacher macht, zusammenzuarbeiten, Ideen in Gruppenunterhaltungen zu teilen und gemeinsame Ziele zu erreichen.
• Vereinfachte Kommunikation: Mit gemeinsamen Postfächern und Kalendern wird die Kommunikation innerhalb der Gruppe effizienter. Mitglieder können leicht über Gruppenaktivitäten und Diskussionen auf dem Laufenden bleiben.
• Einfacher Zugang zu Ressourcen: Die gemeinsame Dateibibliothek und andere Gruppenressourcen sind für alle Gruppenmitglieder leicht zugänglich, was Zeit und Aufwand beim Suchen nach Informationen oder Ressourcen anderswo spart.

Standardeinstellungen für das Erstellen von Microsoft 365-Gruppen

Es gibt bestimmte Arten, wie Microsoft 365 standardmäßig mit der Gruppenerstellung umgeht. Diese umfassen:

Standard-Gruppenerstellung

Self-Service ist standardmäßig aktiviert. Das bedeutet, alle Benutzer in einer Microsoft 365-Umgebung haben die Berechtigung, Gruppen zu erstellen.

Obwohl die Fähigkeit, spontan Gruppen zu erstellen, vorteilhaft ist, könnten größere Organisationen Kontrolle darüber benötigen, wer Gruppen erstellen kann und was sie damit tun können.

Microsofts Drittanbieter-Partner ShareGate kann mit seiner Administrationsfunktion helfen. Sie können beispielsweise Mitglieder direkt hinzufügen und entfernen, Struktur und Inhalt kopieren, Gruppen durch Ändern der Privatsphäre oder des Gruppennamens bearbeiten und mehr – alles direkt von einer zentralisierten Oberfläche!

Standard-Berechtigungseinstellungen

Die Standardeinstellungen in Microsoft 365-Gruppen erlauben es Mitgliedern, andere zur Gruppe einzuladen, gemeinsame Inhalte anzuzeigen und zu bearbeiten, andere Mitglieder hinzuzufügen und an Gruppenunterhaltungen teilzunehmen. Auch hier könnten größere Organisationen dies regulieren müssen.

Es ist auch erwähnenswert, dass ShareGate eine Berechtigungsverwaltungsfunktion hat. Mit einem Berechtigungsmatrix-Bericht erhalten Sie eine Aufschlüsselung, die alle Berechtigungseinstellungen im gesamten Arbeitsplatz hervorhebt und umsetzbare Schritte zeigt, wo Sie Änderungen vornehmen müssen.

Rolle der IT-Administratoren bei der Verwaltung, wer eine Microsoft 365-Gruppe erstellen kann

Regulierung der Gruppenerstellung

IT-Administratoren können die Standardeinstellungen ändern und die Gruppenerstellung auf bestimmte Benutzer oder Gruppen beschränken. Dies kann helfen, Ordnung und Sicherheit innerhalb der Organisation zu wahren.

Verwaltung von Berechtigungen

IT-Admins können auch die Berechtigungen innerhalb jeder Gruppe verwalten und kontrollieren, wer die Inhalte der Gruppe anzeigen, bearbeiten oder teilen kann. Dies ist entscheidend für den Schutz sensibler Informationen und die Wahrung der Datenintegrität.

Die Wichtigkeit der Verwaltung der Gruppenerstellung

Wenn Sie eine Microsoft 365-Gruppe erstellen, definieren Sie indirekt, wie Sie die Gruppenverwaltung in Ihrem digitalen Arbeitsbereich angehen werden. Wenn Sie definierte Prozesse und Richtlinien haben, die festlegen, was beim Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe zu tun ist, werden Sie keine Probleme haben und effektiver regieren können. So geht's:

Organisationseffizienz

Wenn Sie Ordnung in Form eines definierten Prozesses für das Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe haben, hilft es, Unordnung und unnötige Gruppen zu verhindern und Gruppenmitgliedern zu helfen, leichter zu navigieren und zu finden, wonach sie suchen. Wenn Benutzer das, was sie brauchen, ohne Probleme finden können, steigert das ihre Produktivität und Effizienz.

Schutz sensibler Informationen

Durch die Kontrolle der Gruppenerstellung können Administratoren sicherstellen, dass sensible Informationen nur innerhalb angemessener Gruppen geteilt werden, wodurch die Sicherheit der Organisationsdaten verbessert wird.

Es ist jedoch auch wichtig, Governance nicht zu übertreiben und Benutzer so stark einzuschränken, dass sie sich der Schatten-IT zuwenden, wenn sie nicht die Freiheit haben, so zu arbeiten, wie sie wollen oder müssen.

Perfekte Sicherheit sollte nicht zu einem so hohen Preis kommen, und Administratoren sollten sich darauf konzentrieren, ein Gleichgewicht zu erreichen.

Wenn Sie in einer Self-Service-Umgebung arbeiten, hilft es Ihnen, zu wissen, wie man eine Microsoft 365-Governance-Strategie implementiert, die Gruppenerstellung und Endbenutzer-Berechtigungen besser zu verwalten.

Potenzielle Risiken unkontrollierter Microsoft 365-Gruppenerstellung

Keine Kontrolle über Microsoft-Gruppen zu haben, kann unerwünschte Konsequenzen haben und potenzielle Sicherheitsrisiken erhöhen. Schauen wir uns einige dieser Risiken genauer an:

• Datenwucherung: Ohne Regulierung kann es zu einer übermäßigen Erstellung von Gruppen kommen, die zu Datenwucherung führt. Wichtige Informationen können über mehrere Gruppen verstreut sein; inaktive Microsoft Teams und Gruppen zu finden und sie später zu verwalten ist nicht einfach.
• Sicherheitsschwachstellen: Unkontrollierte Gruppenerstellung kann zu Sicherheitsrisiken führen, wenn unbefugte Personen Gruppen erstellen und Zugang zu sensiblen Informationen erhalten. Dies könnte potenziell zu Datenschutzverletzungen führen.
• Ineffiziente Ressourcennutzung: Übermäßige und unkontrollierte Gruppenerstellung kann zu ineffizienter Ressourcennutzung führen, da Speicher- und Verarbeitungskapazität für unnötige Gruppen verschwendet werden kann.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur manuellen Verwaltung der Gruppenerstellung

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für IT-Admins, die die Gruppenerstellung in Microsoft 365 manuell verwalten möchten: