Microsoft 365-Bereitstellung: Wichtige Schritte und bewährte Praktiken

Microsoft MVP Drew Madelung spricht über Microsoft 365-Bereitstellungsszenarien und vier wichtige Schritte zum Bereitstellungserfolg.

Microsoft 365 ist für IT-Administratoren als leistungsstarkes Tool zur Vereinfachung der Arbeit attraktiv, aber die Verwaltung der Microsoft 365-Umgebung ist komplex und zeitaufwändig.

Glücklicherweise kann die Microsoft 365-Bereitstellung dabei helfen, die Abläufe Ihrer Organisation zu rationalisieren. Wenn Sie ein standardisiertes System einführen, wird es einfacher, Benutzerkonten, Benutzerverwaltung, Gruppen, Sicherheit und andere Ressourcen zu koordinieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Microsoft 365-Bereitstellung funktioniert und welche bewährten Praktiken es für die Verwaltung der Umgebung Ihrer Organisation gibt. Ich führe Sie durch eine schrittweise Anleitung, die Ihnen dabei hilft, die Vorteile dieser Tools für die Zusammenarbeit zu nutzen.

Microsoft 365-Bereitstellung verstehen

Im Kern ist Bereitstellung der Akt des „Bereitstellens" oder Verfügbarmachens von etwas. In Microsoft 365 kann dies so umfassend sein wie die Bereitstellung von:

• Benutzerlizenzen
• einem neuen Benutzer
• einem neuen Mandanten
• einer neuen SharePoint-Website
• einem neuen Team oder einer Team-Website für eine Abteilung

Bereitstellungsszenarien und Beispiele

Organisationen können und sollten mehrere Bereitstellungsszenarien rund um Microsoft 365-Technologien etablieren, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den Onboarding-Prozess für neue Benutzer zu optimieren. Durch die Standardisierung Ihrer Bereitstellung und die Verwendung von Microsoft-Automatisierungstechnologien zur Umsetzung Ihrer Szenarien können Sie Risiken reduzieren und Ihre begrenzte Zeit für kritischere Aufgaben bewahren.  

Die Bereitstellung von Arbeitsplätzen für die Zusammenarbeit ist eines der häufigsten Szenarien. Sie können Microsoft 365-Lösungen bereitstellen, die Kommunikations- und Kollaborationsplattformen für Ihre Mitarbeiter schaffen und einen einzigen Ort bieten, an dem mehrere Personen zusammenarbeiten können.

Microsoft Teams ist ein Paradebeispiel. In Teams kann ein Benutzer ein Team erstellen und es „Produkteinführungsteam" nennen und dann verschiedene Kanäle darin erstellen, um Diskussionen und Inhalte zu organisieren. Sie könnten Kanäle wie „Marketing", „Design" oder „Vertrieb" erstellen, um Gespräche und Dateien auf diese Bereiche zu fokussieren. Die IT kann Vorlagen erstellen, die Leitplanken für Benutzer bereitstellen, denen sie beim Erstellen von Räumen in Microsoft 365 folgen können.

Um eine Bereitstellungsstrategie für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu implementieren, müssen Sie zunächst verstehen, wie dieses Szenario spezifisch in die Microsoft 365-Architektur passt. Lesen Sie weiter, um einige der wichtigsten Komponenten der Architektur zu erkunden, die diese Strategie unterstützen.

Navigation in der Microsoft 365-Bereitstellung: Services und Produkte

Bei der Entwicklung Ihrer Bereitstellungsrichtlinien für die Zusammenarbeit müssen Sie über die reine Betrachtung spezifischer Produkte hinausgehen. Es ist auch wichtig, über die Services nachzudenken, die sie bereitstellen, und die Funktionen, die sie innerhalb von Microsoft 365 erfüllen.

Während Produkte und Namen kommen und gehen, bleibt die Kernarchitektur des Services gleich. Hinter jedem Feature liegt ein Produkt oder mehrere Produkte, einschließlich Chat, Kanäle, Dateien, E-Mails, Kalender, Seiten und Communities. Für eine erfolgreiche Microsoft 365-Bereitstellung sollten Sie reflektieren und planen, wie diese Services zusammenarbeiten und eigenständig funktionieren.

Miteinander verbunden durch Microsoft 365 Groups

Als lösungsübergreifender Mitgliedschaftsservice in Microsoft 365 fungieren Microsoft 365 Groups als Kernlösung und als Bindeglied, das diese Kollaborationslösungen zusammenhält.

Auf grundlegender Ebene existiert eine Microsoft 365-Gruppe als Mitgliedschaftsobjekt in Microsofts cloudbasiertem System Azure Active Directory. Administratoren können aktive Benutzer, Ressourcen und Arbeitslasten über verschiedene Office 365-Services hinweg erstellen und verwalten, einschließlich: 

• Microsoft Teams (Chat/Kanäle) 
• SharePoint-Teamwebsite (Dateien/Seiten/Listen) 
• Geteiltes Exchange-Postfach (E-Mail/Kalender) 
• Planner (Aufgaben) 
• Yammer (Communities)

Die Rolle von Azure Active Directory (AD) und Groups

Mit Azure Active Directory (Azure AD) Benutzergruppen können Unternehmen sicherstellen, dass alle Benutzer in ihrem Arbeitsplatz konsistent auf ihre Arbeitsplatztools zugreifen können.

Sie können Personen zur Microsoft 365-Gruppe hinzufügen oder entfernen, wie bei jedem anderen gruppenbasierten Sicherheitsobjekt in Azure Active Directory.

Was Azure AD leistet

Microsoft bietet Azure AD als Identitäts- und Zugriffsverwaltungsplattform für Unternehmen, die die Benutzerauthentifizierung zentralisieren und ihre Sicherheit stärken möchten. Es vereinfacht die Koordination von Zugriff, Berechtigungen und Geräteverwaltung. AD-Benutzer können auch die Produktivität steigern, indem sie belastende administrative und logistische Aufgaben vermeiden.

Die Beziehung zwischen Azure AD und Gruppen für eine effektive Bereitstellung

Unternehmen können Microsoft 365-Gruppen in Azure AD verwenden, um Benutzer, Benutzeridentitäten und Ressourcenzugriff zu organisieren. Wenn ein Administrator einen Benutzer einer Gruppe zuweist, kann er seine Arbeit erheblich vereinfachen und sicherstellen, dass jedes Teammitglied problemlos seine Arbeit erledigen kann.

Kritische Assets können vertraulich nur für die Benutzer bleiben, die sie sehen müssen, mit der Möglichkeit, eine ordnungsgemäße Zugriffskontrolle zu gewährleisten. Azure AD unterstützt auch Governance und erleichtert Richtlinien-, Compliance- und Risikomanagement.

Letztendlich können AD-Gruppen für IT-Administratoren revolutionär sein und ihnen dabei helfen, eine effektive Zusammenarbeit in ihrer Organisation sicher zu ermöglichen.

Wie jeder Service unabhängig funktioniert

Bei der Arbeit in einer Microsoft 365-Umgebung können Sie jeden Service einzeln verwenden, ohne auf die anderen angewiesen zu sein. Sie können auch jeden anpassen, konfigurieren, aktivieren oder deaktivieren, um die Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen.

Es gibt Nuancen in der Microsoft 365-Architektur, die Sie für die Bereitstellung verstehen müssen:

• Eine SharePoint-Kommunikationswebsite oder klassische SharePoint-Website verwendet nur SharePoint-Berechtigungen, nicht eine Microsoft 365-Gruppe.
• Gruppen haben die stärkste Verbindung zu Exchange, daher sind die meisten erweiterten Parameter über das Exchange-Objekt der Gruppe sichtbar, einschließlich PowerShell-Verwaltung. 
• Wenn Sie ein Team bereitstellen, wird auch eine SharePoint-Website erstellt, aber die automatisch erstellte SharePoint-Website ist eine generische Vorlage von Microsoft.
• Wenn Sie eine Yammer-Community erstellen, können Sie kein Microsoft Team hinzufügen und umgekehrt.

Mit dem Verständnis dieser technischen Architektur können Sie stärkere Bereitstellungslösungen für Kollaborationsarbeitsplätze erstellen. Sie werden erkennen können, dass Sie nicht nur eine Microsoft Teams- oder SharePoint-Website-Bereitstellungslösung erstellen, sondern etwas Umfassenderes, das die Microsoft 365 Groups-Ebene für die Planung erfordert.

Wie die Services zusammenarbeiten können

Mit Azure AD können Unternehmen Services integrieren und miteinander verknüpfen, wie zum Beispiel die Verwendung von Microsoft Planner in Teams. Der Service ermöglicht es Benutzern auch, das Teilen von Daten zwischen Services zu synchronisieren, indem er API-Verbindungen und Microsoft Graph verwendet, um erweiterte benutzerdefinierte serviceübergreifende Interaktionen zu ermöglichen.

Bereitstellungsflexibilität innerhalb von Services

Azure AD ermöglicht es Unternehmen auch, ihre Bereitstellungseinstellungen und eine flexible Microsoft 365-Umgebung zu anpassen und bietet Ihnen die Tools, um spezifische Services oder eine Kombination von Services basierend auf der Benutzernutzung bereitzustellen. Je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation können Sie Lösungen anpassen und Vorlagen und Methoden für verschiedene Benutzerrollen und -szenarien erstellen. Sie können sogar neue Anwendungen, lokale Anwendungen, von Ihren Entwicklern erstellte Anwendungen und Anwendungen, die nicht in der Galerie sind, integrieren.

Planung für moderne Bereitstellungslösungen 

Innovationen in den Bereitstellungsoptionen haben sich parallel zu modernen Kollaborationstechnologien entwickelt und ermöglichen es Unternehmen endlich, sofort einsatzbereite Ansätze zu übernehmen, die ihre besonderen Ziele widerspiegeln.

In der Vergangenheit waren Bereitstellungslösungen für die Zusammenarbeit, wie lokale SharePoint-Websites, hauptsächlich IT-eigentum und wurden durch Helpdesk-Anfragen vorangetrieben. Endbenutzer fanden dies besonders frustrierend, weil die Erfahrung Verzögerungen beim Arbeitsbeginn verursachte und einfach nicht flexibel genug war, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Vorteile der modernen Bereitstellung

Die Einführung eines modernen IT-Bereitstellungsansatzes bedeutet, Software, Anwendungen und Geräte für Benutzer schnell, effizient und automatisch bereitzustellen und zu konfigurieren.

Cloud-basierte Tools können Ihnen dabei helfen, den Prozess zu rationalisieren und Wachstum zu bewältigen.

Zum Beispiel kann ein IT-Administrator ShareGate, eine sofort einsatzbereite Verwaltungslösung für Microsoft 365, verwenden, um eine bestehende SharePoint-Website mit all ihren Webteilen, Komponenten, Struktur und Inhalten zu identifizieren und sie in Ihre Bereitstellungsvorlagen einzubetten. Wenn ein Benutzer ein Team mit dieser Vorlage bereitstellt, kopiert ShareGate die Blueprint-Website einschließlich aller ihrer Elemente und Inhalte und ermöglicht einen vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz innerhalb von Minuten.

Moderne Bereitstellung ist schneller, Microsoft 365-gruppengestützt und hauptsächlich selbstbedienungsgetrieben. Sie kann dabei helfen, Grenzen und Engpässe zwischen Benutzern und IT zu beseitigen, während sie auch sicherstellt, dass Kollaborationsarbeitsplätze Mitarbeiter und Administratoren in ihren Aufgaben unterstützen können. 

Typische Herausforderungen der modernen Bereitstellung, auf die Sie achten sollten

Für die erfolgreichste Microsoft 365-Bereitstellung sollten Sie ausbalancieren, wie Sie die Benutzererfahrung priorisieren und gleichzeitig Ihre IT-, Sicherheits- und Compliance-Bereitstellungsanforderungen erfüllen.

Zu oft konzentrieren sich Unternehmen zu stark auf ihre internen Bedürfnisse und vernachlässigen es, Leitplanken hinzuzufügen und ihre Benutzer zu befähigen, was zu einer umständlichen Navigationserfahrung für die Endbenutzer führt.

Es ist auch entscheidend sicherzustellen, dass Ihr Team diesen umfassenden organisatorischen Wandel mit minimalen Störungen durchlaufen kann. Die Verwaltung komplexer Bereitstellungsaufgaben bei gleichzeitiger Anpassung an neue Tools und Erwartungen erfordert Anleitung und eine umfassende, proaktive Strategie.

Glücklicherweise kann Self-Service-Management für die Erstellung von Microsoft 365-Gruppen Ticket-Anfragen