So erstellen Sie einen Change Management-Plan für Microsoft Teams

Ein gut durchdachter Change-Management-Plan kann die Microsoft Teams-Einführung von Anfang an vorantreiben. Wir behandeln bewährte Praktiken und Tipps für eine erfolgreiche Teams-Implementierung.

Für einen IT-Manager kann die Verwaltung von Microsoft Teams in Ihrer Organisation wie eine Mammutaufgabe wirken.

Sie haben wahrscheinlich schon Geschichten über fehlgeschlagene Implementierungen gehört – wo die Teams-Landschaft innerhalb einer Organisation zu einem unorganisierten Durcheinander ohne Konsistenz oder Klarheit verkommt. Sie können die Fragen schon hören: Wer kann ein Team erstellen? Wer besitzt sie, sobald sie erstellt sind? Wer sollte Zugang zu was haben? Und was ist mit den Sicherheitsrisiken?

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Teams-Implementierung liegt darin, eine Change-Management-Strategie zu entwickeln, lange bevor Sie beginnen, und dieser Artikel wird Ihnen dabei helfen.

Identifizieren Sie wichtige Stakeholder und Champions

Der erste Schritt bei der Vorbereitung einer neuen Teams-Implementierung besteht darin, alle wichtigen Stakeholder in Ihrer Organisation zu identifizieren, die Ihnen dabei helfen werden, das Projekt voranzutreiben und Veränderungen bei anderen zu bewirken.

Sie sollten auch nach den Champions in Ihren verschiedenen Teams suchen. Die Chancen stehen gut, dass Sie bereits wissen, wer sie sind. Sie lernen gerne über neue Technologien und sind nicht nur bereit, sondern begierig darauf, sie auszuprobieren.

Es ist natürlich für Menschen, ihre Kollegen zu konsultieren, wenn sie Entscheidungen am Arbeitsplatz treffen, weshalb Champions zu den einflussreichsten unter Ihren Stakeholdern gehören können. Sie können ihre Kollegen beeinflussen und mächtige Mundpropaganda-Ermutigung für diejenigen bieten, die skeptisch und widerstandsfähig gegenüber der Veränderung sind.

Wenn Sie Ihre Champions finden, bringen Sie sie als Botschafter in den Prozess ein. Fördern und belohnen Sie ihren Enthusiasmus mit einem Champions-Programm. Sie könnten sie sogar dazu rekrutieren, Trainer zu werden, was besonders effektiv ist, weil Menschen gerne von ihren Kollegen und Gleichgesinnten lernen.

Bevor Sie Ihre Change-Management-Strategie starten

Sobald Sie Ihre wichtigen Stakeholder und Champions identifiziert haben, können Sie das RACI-Modell verwenden, um ihre Rollen in Bezug auf das Projekt zu definieren:

1. "R" für Responsible (Verantwortlich): Diese Stakeholder werden eine aktive Rolle in Ihrer Teams-Implementierung haben mit spezifischen Aufgaben, die sie vor, während oder nach der Einführung erfüllen müssen. Dazu gehören die IT-Fachkräfte, die für die technischen Aspekte der Einführung und den laufenden Support verantwortlich sind, Trainer, Ihre Champions und alle anderen, die dafür verantwortlich sind sicherzustellen, dass Benutzer die Veränderung übernehmen und Wert aus der Technologie ziehen.
2. "A" für Accountable (Rechenschaftspflichtig): Oft "besitzt" ein Chief Information Officer (CIO) oder ein Chief Technical Officer (CTO) das Projekt und trägt die ultimative Verantwortung für dessen Erfolg. Einen Executive Sponsor zu haben ist nicht nur für die Rechenschaftspflicht notwendig, sondern auch wichtig für die Förderung der Adoption. Führungskräfte müssen die Veränderung vorleben, die sie von ihren Mitarbeitern verlangen.
3. "C" für Consulted (Konsultiert): Das sind die Menschen, deren Input Sie benötigen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen und die dabei helfen werden, die Arbeit zu informieren, während das Projekt voranschreitet. Dazu gehören Menschen aus verschiedenen Teams innerhalb Ihrer Organisation, die Ihnen dabei helfen können, die verschiedenen Geschäftsszenarien zu verstehen, in denen Teams verwendet wird, und Probleme zu identifizieren, die Sie in Ihrer Implementierung berücksichtigen müssen.
4. "I" für Informed (Informiert): Stakeholder, die keine aktive Rolle im Projekt haben, aber über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden müssen.

Regelmäßige Treffen mit Ihren Stakeholdern können auch dazu beitragen, Ihre Implementierung voranzutreiben, indem sichergestellt wird, dass alle engagiert und informiert bleiben.

Das RACI-Modell schafft einen Rahmen für Zusammenarbeit und Kommunikation und eliminiert Verwirrung, um Ihre Teams-Implementierung von Anfang an auf Kurs zu halten. Die Identifikation und das Engagement der richtigen Stakeholder und die frühzeitige Gewinnung ihrer Zustimmung ist wesentlich.

Etablieren Sie den Grund für die Veränderung

Die Einführung neuer Technologie am Arbeitsplatz stößt oft auf Widerstand. Deshalb ist Change Management wichtig – Widerstand kann Ihre Bemühungen torpedieren, wenn er nicht richtig gemanagt wird.

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Management von Endbenutzern während einer Microsoft Teams-Migration und zur Sicherstellung erfolgreicher Adoption. Und sie muss lange vor der Migration beginnen.

Der Aufbau einer Adoptionskampagne mit E-Mails ist ein sehr effektiver Weg, Benutzer in die bevorstehenden Veränderungen einzuführen und ihnen zu helfen zu verstehen, welche Aktionen erforderlich sein werden. Schlüsselelemente Ihrer Nachricht sollten auch das Grundgerüst der Einführung umfassen, wie Zeitpläne und Funktionen, zu denen Ihre Benutzer Zugang haben werden.

Menschen müssen auch verstehen, warum sie gebeten werden, ihre Arbeitsweise zu ändern. Erzählen Sie ihnen, wie die Veränderungen ihre Arbeit beeinflussen werden, erklären Sie die Geschäftsergebnisse, die Sie zu erreichen versuchen, und wie ihre Bereitschaft, diese Veränderung zu übernehmen, nicht nur diese Ergebnisse ermöglichen, sondern ihnen auch in ihrer täglichen Arbeit zugutekommen wird.

Stellen Sie erfolgreiche Microsoft Teams-Adoption sicher

Frühe Planung ist wesentlich, um Adoption zu fördern und Benutzern dabei zu helfen, Microsoft Teams effektiv zu nutzen.

Sie sollten frühzeitig mit Ihren Stakeholdern zusammenarbeiten, um alle verschiedenen Geschäftsszenarien in Ihren verschiedenen Abteilungen und Teams zu identifizieren und Schulungen mit Beispielen zu entwickeln, die spezifisch für diese Anwendungsfälle sind. Menschen müssen verstehen, wie Teams ihnen in ihrer täglichen Arbeit helfen kann, daher sollte die interne Kommunikation Ihren Benutzern zeigen, wie sie die Funktionen, die Teams bietet, in die Praxis umsetzen können.

Schulungen müssen auch einfach sein und in verschiedenen Formaten angeboten werden, um den verschiedenen Lernweisen der Menschen und ihren unterschiedlichen Niveaus technischer Fähigkeiten Rechnung zu tragen. Sie können damit beginnen, Microsoft 365-Adoptionsressourcen zu nutzen, aber Schulungen müssen für erfolgreiche Adoption fortlaufend sein.

Governance muss auch Teil Ihrer Schulungen sein. Zum Beispiel müssen Sie klare Richtlinien festlegen, um sicherzustellen, dass Benutzer sich an Team-Erstellung, Namenskonventionen und externe Zusammenarbeit halten.

Standardmäßig erlaubt Teams jedem Benutzer die Möglichkeit, ein Team zu erstellen. Während dies die Möglichkeit für verbesserte Zusammenarbeit schafft, ist es auch wichtig, Leitplanken einzurichten, um sicherzustellen, dass Ihre Implementierung Ihre Organisation nicht gefährdet.

Messen Sie Erfolg und nehmen Sie laufende Verbesserungen vor

Wenn es um neue Technologien geht, ist Adoption keine einmalige Initiative, besonders bei einem so robusten Tool wie Teams. Daher ist es wichtig, die laufende Adoption weit über die anfänglichen Pilotphasen hinaus zu überwachen.

Nutzungsberichte sind eine großartige Möglichkeit, Einblicke in die Teams-Adoption innerhalb Ihrer Organisation zu gewinnen. Der Teams-Nutzungsbericht bietet einen großartigen Überblick darüber, wie Ihre Organisation die App verwendet, einschließlich der Anzahl aktiver Benutzer und Kanäle, die Sie während einer bestimmten Zeit haben. Sie können auch Statistiken zur Benutzeraktivität finden, einschließlich wer die Teams-App verwendet und wie sie sie verwenden (z.B. für Chat, 1:1-Anrufe, Meetings usw.) und welche Arten von Geräten sie für den Zugriff verwenden.

Bisher haben wir mehrere Dinge behandelt, die Sie tun können, um die Microsoft Teams-Adoption zu steigern vor der Migration. Lassen Sie uns nun einige Post-Migrations-Aktivitäten betrachten, die Sie durchführen können, um laufende Adoption zu fördern:

1. Halten Sie Ihre Benutzer über neue Feature-Releases informiert und versorgen Sie sie mit Ideen und relevanten Tutorials, wie sie diese in ihren Jobs verwenden können.
2. Entwickeln Sie eine Lösungsverstärkungskampagne, um Benutzern zu helfen, das Beste aus Teams herauszuholen.
3. Post-Migrations-E-Mail-Kampagnen könnten eine Serie von Check-ins beinhalten, um zu erfahren, was funktioniert und was nicht, was Ihnen ermöglicht, reaktionsschneller auf Probleme zu reagieren.

Bewährte Praktiken für Change Management

Erfolgreiches Change Management erfordert die laufende Überwachung Ihrer Teams-Implementierung und Iteration, wenn nötig. Die folgenden bewährten Praktiken können Ihnen dabei helfen, das effektiver zu tun:

1. Behalten Sie den Finger am Puls der Adoption: Microsoft Teams Analytics kann Ihnen tiefe Einblicke geben, wie Benutzer in Ihrer Organisation mit Teams interagieren. Das Abrufen und Überprüfen der verschiedenen in Teams verfügbaren Berichte kann Ihnen helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen zusätzliche Schulungen oder Support benötigt wird. Schauen Sie sich unsere Lieblings-Tipps an zu wie Sie Teams-Reporting auf das nächste Level bringen.
2. Geben Sie Ihren Benutzern die Freiheit, die sie benötigen: Während Governance wesentlich ist, müssen Sie auch daran denken, dass wenn Benutzer nicht einfach auf die Funktionen zugreifen können, die sie benötigen, sie anfangen werden, nach Workarounds zu suchen. Ermöglichen Sie Self-Service, damit sie die Freiheit haben können, die Tools zu verwenden, um ihre beste Arbeit ohne IT-Barrieren zu leisten. Das richtige Gleichgewicht zwischen der Priorisierung von Sicherheit und der Aufrechterhaltung aktivierter Self-Service-Funktionen zu finden, ist der Schlüssel.
3. Support ist ein Teamsport: Im Geschäftsleben ist nichts jemals statisch. Benutzerfeedback zu erhalten kann neue Geschäftsszenarien aufdecken, die Ihre aktuelle Implementierung nicht berücksichtigt, und Ihre laufenden Schulungs- und Support-Bemühungen informieren.

Arbeiten Sie mit einem Change-Management-Partner zusammen, um den Prozess zu erleichtern

Ein gut durchdachter Change-Management-Plan kann die Microsoft Teams-Adoption von Anfang an vorantreiben. Wir verstehen das, weshalb wir Tools anbieten, um Change Management in Ihrer Organisation zu unterstützen, einschließlich SharePoint-Content-Management-Funktionen, automatisiertes Teams-Management und die Fähigkeit, Inhalte nahtlos zu kopieren.