SharePoint-Informationsarchitektur: Vorteile der Erstellung einer flachen Site-Struktur in SharePoint Online

Unterseiten gehören der Vergangenheit an. Um die Vorteile des modernen Arbeitsplatzes von Microsoft voll auszuschöpfen, muss das SharePoint Ihrer Organisation flach werden. Aber was ist flache Architektur im Vergleich zu verschachtelter Architektur? Und welche Vorteile bietet die Einführung einer flachen Site-Struktur?

In der Vergangenheit wurden die meisten SharePoint-Umgebungen mit einer hierarchischen Struktur von oben nach unten erstellt: Sie hatten einige wenige Site-Sammlungen der obersten Ebene mit mehreren Schichten von Unterseiten darunter. Aber heute, wenn Sie neue Dienste wie Microsoft Teams und Microsoft 365 nutzen möchten, um verteilte Arbeit zu unterstützen, müssen Sie zuerst eine flache, „moderne" SharePoint-Architektur einführen.

In einer Umfrage, die für unseren neuen Benchmark-Bericht State of Microsoft 365, Migration, Modernization, and Security in 2021 durchgeführt wurde, fanden wir heraus, dass 43,2% der Organisationen, die vor COVID-19 keinen Plan zur „Modernisierung" hatten, nun einen Plan haben, moderner zu werden. Als wir Mitglieder der IT-Branche fragten, was sie dazu bewegt hat, auf „modern" umzusteigen, war der wichtigste Motivator (44,2%) die Möglichkeit, Teams bereitzustellen/mit bestehenden SharePoint-Teamseiten zu verbinden.

Die Erkenntnis? Um die Vorteile neuer Microsoft-Konzepte wie Microsoft Teams und Microsoft 365 Groups voll auszuschöpfen, müssen Sie flach werden.

Was ist flache Architektur?

Wenn die Zukunft von SharePoint flach ist, lassen Sie uns gleich zu Beginn etwas klarstellen: Was bedeutet „flache Architektur" eigentlich?

• Flache Architektur: Ein System in der modernen SharePoint-Erfahrung, in dem jede Site eine Site-Sammlung ist und alle mit einer Hub-Site verknüpft werden können.
• Verschachtelte Architektur: Ein hierarchisches System von Site-Sammlungen und Unterseiten mit vererbter Navigation, Berechtigungen und Site-Designs, das typischerweise im klassischen SharePoint verwendet wird.

Wenn eine Organisation ihre SharePoint-Umgebung ursprünglich in SharePoint 2013 erstellt hat, hätte sie wahrscheinlich etwa so ausgesehen:

Damals war es gut. Tatsächlich war es unglaublich. Mit Hilfe von Tools wie SharePoint Designer, InfoPath, SharePoint Workflows, Sandbox-Lösungen, benutzerdefinierten Aktionen und Lösungen sowie Hunderten von Drittanbieter-Tools konnten Organisationen SharePoint dazu bringen, alles zu tun, was sie brauchten. Und dann kamen SharePoint Online und Microsoft 365.

Microsofts moderner Arbeitsplatz: Flach werden, um modern zu werden

Als Organisationen begannen, ihre SharePoint-Assets zu Microsoft 365 und SharePoint Online zu migrieren, führte Microsoft zwei Spielveränderer ein: die moderne SharePoint-Erfahrung und Microsoft 365 Groups.

Plötzlich konnten Sie nicht mehr einfach in die Cloud wechseln und erwarten, dass alles gleich bleibt. Um diese neuen Microsoft 365-Konzepte voll auszuschöpfen, müssen Sie nun einen Schritt weiter gehen und die Transformation zu dem vollziehen, was Microsoft den modernen Arbeitsplatz genannt hat.

SharePoint modern vs. klassisch

Im klassischen SharePoint nannten wir jede Site der obersten Ebene eine Site-Sammlung. Und dann hatten Sie Unterseiten mit vererbter Navigation, Berechtigungen und Site-Designs, die darunter verschachtelt waren.

Mit modernem SharePoint ist jede Site, die Sie erstellen, im Wesentlichen ihre eigene Site-Sammlung (jetzt einfach als „Site" bezeichnet). Alle Sites stehen nebeneinander als Sites der obersten Ebene—keine Unterseiten mehr—so dass Ihre physische Intranet-Struktur flach ist.

Microsoft 365 Groups

Und dann gab es die Einführung von Microsoft 365 Groups: eine Mitgliedschaftsgruppe, die mit verschiedenen Microsoft 365-Apps und -Tools verknüpft ist. Jedes Mal, wenn eine moderne SharePoint-Teamsite erstellt wird, wird automatisch auch eine Microsoft 365-Gruppe erstellt.

Wie Microsoft MVP Benjamin Niaulin erklärt, sind Microsoft 365-Gruppen ähnlich wie die Sicherheitsgruppen, die in Azure AD gespeichert sind—mit dem Zusatz eines Bereitstellungsroboters und einem Gefühl der zentralisierten Verwaltung. Die wahre Macht von Microsoft 365 Groups liegt darin, dass sie die Kraft aller Tools in der Microsoft 365-Produktivitätssuite nutzt und alles zusammenbringt.

Mit anderen Worten: Wenn Ihre Organisation Microsoft 365 Groups verwendet, nutzen Benutzer nicht nur SharePoint oder nur Planner oder nur Yammer. Sie nutzen das, wofür Ihre Organisation bezahlt hat: eine vollständige Suite integrierter Apps und Dienste, die mächtiger ist als jedes einzelne Tool allein. Großartige Neuigkeiten!

Flach werden, um modern zu werden

Glücklicherweise können Microsoft 365-Gruppen an eine bestehende SharePoint-Site angehängt werden. ABER:

• Sie können Gruppen nur an die Stammsite einer Site-Sammlung anhängen, nicht an Unterseiten.
• Nicht alle Site-Vorlagen funktionieren. Tatsächlich wird empfohlen, dass Sie Office 365 Groups nur mit SharePoint-Teamseiten verwenden.
• Ach ja, und erinnern Sie sich an die moderne SharePoint-Erfahrung, die ich früher erwähnt habe? Die gilt hauptsächlich nur für die Stammsites von Site-Sammlungen.

Um also alle diese neuen Microsoft 365-Konzepte und -Apps voll auszuschöpfen, müssen Sie modern werden—was bedeutet, dass Sie von einer hierarchischen Umgebung zu einer flachen wechseln müssen.

Wenn Sie bereits SharePoint eingerichtet haben und Ihre Infrastruktur viele Unterseiten umfasst, ist es möglich, Ihre Unterseiten auf die oberste Ebene zu verschieben, um Ihre bestehende Umgebung zu restrukturieren.

Vorteile der Erstellung einer flachen Site-Struktur

Die Aktivierung von Microsoft 365-Diensten für Endbenutzer ist nicht der einzige Grund, warum eine SharePoint-Umgebung flach sein sollte—es gibt auch einige Vorteile für die IT.

1. Erhöhte Flexibilität zur Anpassung an organisatorische Veränderungen
2. Vereinfachte Site-Verwaltung
3. Vereinfachte Berechtigungsverwaltung

#1. Erhöhte Flexibilität

Mit einer hierarchischen Struktur mit Unterseiten war die Reorganisation von allem ein Schmerz für die IT.

Das liegt daran, dass in der Vergangenheit viele Organisationen Unterseiten als Bindegewebe ihrer Intranets verwendeten—sie nutzten die gemeinsame Navigation der Site-Sammlung, um Sites zu verbinden, und die hierarchische Struktur der Unterseiten-Beziehungen, um Sites in Sites zu verschachteln.

Aber diese Methode lässt wenig Raum für Flexibilität oder Veränderung und kann Herausforderungen schaffen bei:

• Intranet-Beziehungen in Ihrem Inhalt: Da Unterseiten ein physisches Konstrukt sind, das sich in der URL für Inhalte widerspiegelt, brechen Sie alle Intranet-Beziehungen in Ihrem Inhalt, wenn Ihre Organisation sich reorganisieren muss.
• Governance: Viele Funktionen in SharePoint (einschließlich Policy-Funktionen wie Aufbewahrung und Klassifizierung) gelten für alle Sites innerhalb einer Site-Sammlung. Das bedeutet, Sie müssen eine Funktion für die gesamte Site-Sammlung aktivieren, auch wenn Sie sie nur auf eine Unterseite anwenden möchten.

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen durchläuft eine interne Umstrukturierung. Vielleicht gab es eine Fusion und Übernahme, oder vielleicht wurde entschieden, einige Abteilungen zu eliminieren und mehrere andere zu kombinieren.

Wenn Sie Unterseiten mit dem alten hierarchischen Modell von einer Site-Sammlung zu einer anderen verschieben mussten, waren Sie festgefahren. Sie mussten entweder eine neue Site erstellen und dann Ihre bestehenden Dateien manuell hinüberverschieben—dabei alle strukturellen Elemente Ihrer Unterseite in der neuen Site neu erstellen—oder ein Drittanbieter-Migrationstool verwenden.

Mit der neuen flachen Infrastruktur modellieren Hub-Sites Beziehungen als Links anstatt als Hierarchie oder Besitz—so können Sie einfach die Zuordnung von einer Hub-Site zu einer anderen ändern und weitermachen.

#2. Vereinfachte Site-Verwaltung

Eine flache Site-Struktur bedeutet auch schmerzlose Site-Verwaltung. Da jede Site in einer flachen Site-Struktur unabhängig voneinander ist—mit benutzerdefinierten Berechtigungen, Einstellungen und Funktionen—können sie auch unabhängig verwaltet werden.

Die Zeiten, in denen wir die Vererbung von Berechtigungen zu Unterseiten brechen mussten oder Governance auf eine vollständige Reihe von Unterseiten anwenden mussten, sind längst vorbei.

Jetzt kann jede Site individuell verwaltet werden, ohne darüber nachdenken zu müssen, ob das Ändern einer Einstellung oder das Deaktivieren einer Funktion andere Sites im Prozess beeinträchtigt.

#3. Vereinfachte Berechtigungsverwaltung

Erinnern Sie sich, als ich sagte, dass Microsoft 365-Gruppen ähnlich wie Sicherheitsgruppen in Azure AD sind? Wie Sicherheitsgruppen ermöglichen Microsoft 365-Gruppen Ihnen, einen einzigen Satz von Berechtigungen über Microsoft 365-Apps hinweg zu verwalten.

Microsoft 365-Gruppen beeinflussen die Berechtigungen von SharePoint-Sites auf verschiedene wichtige Weise:

• Besitzer der Microsoft 365-Gruppe sind automatisch Site-Besitzer (und Site-Sammlungsadministratoren) der zugehörigen SharePoint-Site.
• Mitglieder der Microsoft 365-Gruppe sind automatisch Site-Mitglieder der zugehörigen SharePoint-Site.
• Gäste der Microsoft 365-Gruppe sind automatisch Site-Besucher

Microsoft 365-Gruppen waren ein Segen für die Zukunft von SharePoint Online innerhalb von Microsoft 365. Das liegt daran, dass SharePoint großartig darin ist, Inhalte zu verwalten und zu speichern, aber nicht so gut in Dingen wie der Verwaltung von Projekten, dem Einladen von Personen zu einem gemeinsamen Kalender oder der Bereitstellung von Business Intelligence-Lösungen—dafür brauchen Sie Planner, Exchange Online und PowerBI.

Mit einer Microsoft 365-Gruppe bestehen diese Berechtigungen über alle Dienste der Gruppe hinweg, sodass Sie all diese Dienste verbinden und SharePoint von dem Stress befreien können, Lösungen bereitzustellen, für die es nicht entwickelt wurde.

All dies ist durchdacht und darauf ausgelegt, die Berechtigungsverwaltung zu erleichtern. In der Vergangenheit ermutigten praktisch alle SharePoint-Administratoren dazu, die Sicherheit zu verwalten, indem sie Active Directory-Gruppen zu SharePoint-Gruppen hinzufügten—was bedeutete, dass Administratoren sowohl die Active Directory-Gruppen als auch die SharePoint-Gruppen verwalten mussten. Und das war nur für SharePoint! Andere Apps und Dienste benötigten ebenfalls ihre eigene Berechtigungsverwaltung. Mit Microsoft 365 Groups gehört das alles der Vergangenheit an.