Wie Sie SharePoint Online verwenden: Best Practices, Tipps und Tricks

Was ist SharePoint und wie können Sie es nutzen, um das Beste aus Ihrer Microsoft 365-Erfahrung herauszuholen? Microsoft MVP Benjamin Niaulin erklärt bewährte Praktiken, Tipps und Tricks für SharePoint Online.

Immer mehr Unternehmen setzen auf cloudbasierte Produktivitätstools, die für eine verteilte Belegschaft erforderlich sind—führen weniger On-Premises-SharePoint-Migrationen durch und wechseln zunehmend zu cloudbasiertem SharePoint Online/Microsoft 365.

Dieser Trend spiegelt sich in unseren eigenen Kundendaten wider, was ein Gefühl bestätigt, das wir seit Jahren haben: Die Cloud ist für Unternehmen nicht mehr eine mögliche Zukunft—sie ist die Standardlösung.

Egal, ob Sie von einer alten Version von SharePoint Server in die Cloud migrieren oder zum ersten Mal in das Microsoft-Universum einsteigen, diese bewährten Praktiken, Tipps und Tricks von Microsoft MVP Benjamin Niaulin helfen Ihnen dabei, SharePoint Online effektiv in Ihrer Organisation zu nutzen.

15 Tage vollständiger Zugang zu ShareGate—Jetzt testen!

Entdecken Sie alle unsere leistungsstarken Funktionen—keine Kreditkarte erforderlich—und sehen Sie, wie wir Ihren Projekten helfen können.

Kostenlose Testversion starten

Was ist Microsoft SharePoint Online?

Microsoft SharePoint ist eine Kollaborations- und Kommunikationsplattform, die zum Aufbau des Intranets einer Organisation verwendet werden kann. Sie ermöglicht auch die Dateizusammenarbeit im gesamten Microsoft 365-Ökosystem.  

Es ist sehr wichtig zu verstehen, dass SharePoint kein Tool ist, wie Word oder Excel. Es ist nicht etwas, das Sie installieren, und alle erhalten dasselbe.  

Wenn ich Menschen diese Frage stelle, ist die häufigste Antwort, die ich bekomme: Nun…das weiß ich nicht wirklich.

SharePoint Online enthält ein integriertes Cloud-Dokumentenmanagementsystem mit Ihrem Microsoft 365-Abonnement. Damit können Mitglieder Ihrer Organisation überall sicher auf Dateien zugreifen und in Echtzeit mit anderen zusammenarbeiten.

Beispielsweise wird jedes Mal, wenn Sie ein Team in Microsoft Teams erstellen, automatisch auch eine SharePoint-Website erstellt—eine Teamwebsite für die Zusammenarbeit an gemeinsamen Dateien. Dies ist eine Möglichkeit, wie SharePoint als kollaboratives Content-Management-System anstatt nur als Intranet verwendet werden kann.

Erfahren Sie mehr darüber, wie SharePoint mit Microsoft Teams und Microsoft 365 Groups funktioniert

Die moderne SharePoint Online-Erfahrung dreht sich ganz um Anpassungsfähigkeit. Im Vergleich zu Classic SharePoint ist die Struktur viel flexibler, was bedeutet, dass sie leicht an die heutigen Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden kann und sich ändert, wenn sich diese Bedürfnisse im Laufe der Zeit ändern.

Die SharePoint Online-Umgebung

Da SharePoint Online eine so große Rolle im Microsoft 365-Universum spielt, wollte ich kurz die Grundstruktur zusammenfassen, um sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind.

Es ist wichtig, den Unterschied zu verstehen zwischen:

• SharePoint-Websites: Boxen, die zur Organisation und Speicherung von Informationen verwendet werden
• SharePoint-Seiten: Raum zur Anzeige von Inhalten innerhalb einer SharePoint-Website  
• SharePoint-Webparts: Webanwendungen, die zur Speicherung spezifischer Inhaltstypen entwickelt wurden  

Was sind SharePoint-Websites?

Wenn Sie es einfach halten möchten, ist eine Microsoft SharePoint-Website im Grunde eine Box. Und in dieser Box—in Ihrer SharePoint-Website—befinden sich alle Ihre Listen und Dokumentbibliotheken.

Das nächste, was Sie sicherstellen müssen zu verstehen, ist: Was ist eine Websitesammlung?

Erinnern Sie sich an diese Box, die Website, die alle Ihre Listen, Seiten und Bibliotheken enthält? Nun haben Sie einige Boxen, die durch eine Struktur, eine Hierarchie, miteinander verbunden sind.

Sie können sich diese Boxen zusammen als Websitesammlung vorstellen, weil sie alle durch dieselbe übergeordnete Website verbunden sind—was wir manchmal die Stammwebsite nennen.

Wenn Sie Sicherheitsgruppen in SharePoint erstellen, werden sie von der gesamten Websitesammlung geteilt—der Struktur von Websites oder Boxen, die miteinander verbunden sind.

In modernem SharePoint Online sind alle Websites Websitesammlungen und sind normalerweise mit einem Hub verbunden (mehr über Hub-Websites weiter unten).  

Alles innerhalb einer Websitesammlung teilt auch einige Dinge, wie die Liste der SharePoint-Gruppen. Sie können auch wählen, andere Dinge zu teilen, wie Datenbanken oder eine Stilbibliothek.

Wenn Sie Sicherheitsgruppen in SharePoint erstellen, werden sie von der gesamten Websitesammlung geteilt—der Struktur von Websites oder Boxen, die miteinander verbunden sind.

Es ist erwähnenswert, dass viele der neuen Funktionen von Microsoft—wie Microsoft 365 Groups, Teams und moderne gruppenverbundene Team-SharePoint-Websites—darauf ausgelegt sind, mit einer Website auf der obersten Ebene zu arbeiten.

Was ist eine SharePoint-Teamwebsite?

Idealerweise sollte jedes Team seine eigene Websitesammlung erhalten, dies macht die Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit einfach. Dies geschieht automatisch, wenn Sie eine neue Gruppe in Microsoft 365 Groups oder ein Team in Microsoft Teams erstellen.  

Das bedeutet, Sie werden wahrscheinlich viele verschiedene Teamwebsites haben, die Projekten oder Arbeitsteams in Ihrer Organisation gewidmet sind. Keine Panik—das ist eine gute Sache. Je spezifischer der Zweck jeder Websitesammlung ist, desto einfacher ist es, die entsprechenden Governance-Richtlinien anzuwenden.  

Was ist eine SharePoint-Kommunikationswebsite?

Ob es sich um Inhalte, eine wichtige Ankündigung oder Ihre Wochenendpläne handelt, Kommunikationswebsites ermöglichen es Ihnen, Ihre Nachricht an ein breiteres Publikum zu senden. Normalerweise haben nur eine kleine Anzahl von Mitgliedern das Privileg, in Kommunikationswebsites zu posten, und die meisten Benutzer haben nur Leseberechtigungen.  

Berechtigungen für Kommunikationswebsites werden von SharePoint-Gruppen abgeleitet, während Berechtigungen für Teamwebsites auf Einstellungen in Microsoft 365 Groups basieren.

Für weitere Anleitungen dazu, wann eine Teamwebsite erstellt werden sollte und wann eine Kommunikationswebsite, verweisen Sie auf die offizielle Microsoft-Dokumentation.

Was sind SharePoint-Seiten?

SharePoint-Seiten sind wichtige Kollaborationstools und werden hauptsächlich verwendet, um Inhalte für Endbenutzer zu präsentieren. Im Allgemeinen verwenden Sie zwei verschiedene Arten von Seiten:

Navigationsseiten

Fungieren als Ausgangspunkt für Endbenutzer zur Navigation auf Ihrer Website. Zum Beispiel ist die Startseite Ihres Intranets eine Art Navigationsseite, die verschiedene Kategorien und möglicherweise einige übergeordnete Informationen präsentiert.  

Denken Sie sorgfältig über diese Seite nach, da sie beeinflussen wird, wie Ihre Benutzer durch den Rest Ihres Intranets und Ihre Websites navigieren und die gesuchten Informationen finden können.

Zielseiten

Enthalten den Großteil der Inhalte, nach denen Benutzer suchen, und sind normalerweise um ein bestimmtes Thema herum aufgebaut. Zum Beispiel erstellen Sie ein Team in Microsoft Teams für Employee Success. Eine dedizierte SharePoint-Website wird automatisch erstellt, um Inhalte zu diesem Team zu speichern. Ihre Startseite könnte Links zu mehreren Zielseiten enthalten, dies ist ein guter Ort für Ihre typische Dateifreigabe oder leicht zugängliche Dokumente.

Eine erfolgreiche SharePoint-Informationsstruktur besteht aus einer sorgfältig geplanten Kombination von sowohl Navigationsseiten als auch Zielseiten, die die Endbenutzer-Erfahrung berücksichtigt.  

Was sind SharePoint-Listen?

Wenn wir wissen, dass eine Website eine Box mit Listen und Bibliotheken darin ist, was genau ist dann eine Liste und was ist eine Dokumentbibliothek?

Es ist wie das Erstellen einer Tabelle in Word oder Excel: Jede Spalte, die Sie erstellen, bedeutet mehr Informationen in jeder Zeile.

Eine SharePoint-Liste ist im Wesentlichen eine Tabelle im Web—einfach zu erstellen, einfach zu verwenden und von jedem Browser aus zugänglich.

Es ist wie das Erstellen einer Tabelle in Word oder Excel: Jede Spalte, die Sie erstellen, bedeutet mehr Informationen in jeder Zeile. Der einzige Unterschied ist, dass eine Liste alle SharePoint-Funktionen für Versionierung, Inhaltsgenehmigung und Workflows hat.

Lesen Sie mehr über SharePoint-Listen und wie sie sich entwickeln.

Was sind SharePoint-Bibliotheken?

Dokumentbibliotheken sind im Wesentlichen dasselbe. Sie sind eine Tabelle, aber anstatt nur reguläre Tabellen für die Verwaltung von Inhalten oder Daten zu sein, ist die Tabelle eigentlich für die Dokumente selbst.

Anstatt Ihr Dokument direkt in einen Dateiordner im Datei-Explorer zu legen, legen Sie es in eine Dokumentbibliothek. Dann haben Sie Spalten, mit denen Sie Ihre Inhalte klassifizieren, verwalten und markieren können—was das Finden Ihres Dokuments viel einfacher macht.

Was sind SharePoint-Hub-Websites?

Der Schlüssel zur Erstellung einer Websitestruktur, die physisch flach, aber logisch top-down ist? Hub-Websites.

Während viele Organisationen in der Vergangenheit Unter-Websites verwendeten, um Verbindungsgewebe zu schaffen, passen sich Unter-Websites nicht gut an Änderungen an. Das liegt daran, dass Unter-Websites tatsächlich ein physisches Konstrukt sind, das sich in der URL für Inhalte widerspiegelt. Wenn Sie Ihre Geschäftsbeziehungen reorganisieren, brechen Sie alle Intranet-Beziehungen in Ihren Inhalten.

Die moderne SharePoint-Erfahrung verwendet Websitesammlungen, die größere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ermöglichen. Während sich Ihre Organisation ändert, wird sich auch Ihr SharePoint ändern.

Hub-Websites sind das Verbindungsgewebe für die Organisation von Familien moderner SharePoint-Team- und Kommunikationswebsites. Sie modellieren Beziehungen als Links und nicht als Hierarchie oder Eigentum, sodass es viel einfacher ist, sich an organisatorische Veränderungen anzupassen.

Gehen Sie weiter: 5 Expertentipps zur Verwaltung Ihres SharePoint Online.

Wie kann ich das Benutzerengagement in SharePoint Online messen?

Die SharePoint-Plattform verfügt über sofort einsatzbereite SharePoint-Nutzungsberichte, die Ihnen helfen, die Akzeptanz und Geschäftsauswirkungen Ihrer SharePoint-Umgebung zu verbessern. Die Berichte zeigen eine Reihe von Analysen, die veranschaulichen, wie Besucher mit Inhalten auf einer Website interagiert haben.

Wer kann auf die SharePoint-Berichte zugreifen?

Website-Administratoren, Mitglieder, Besitzer und Besucher können auf Website-Daten zugreifen, aber Website-Besucher sind vom Herunterladen von Nutzungsberichten ausgeschlossen. Gastbenutzer mit Website-Besitzer-Berechtigungen haben keinen Zugang zu Website-Analysen oder Nutzungsdaten.

Um drei Möglichkeiten zur