Microsoft Teams in SharePoint integrieren: So fügen Sie Teams zu einer bestehenden SharePoint-Website hinzu

Machen Sie Ihren Wechsel von SharePoint zu Teams zu einem Kinderspiel. Microsoft MVP Andy Huneycutt (@AndyHuneycutt) erläutert bewährte Verfahren und zeigt, wie Sie eine bestehende SharePoint-Website mit einem Team in Microsoft Teams verbinden.

Microsoft Teams bringt Inhalte, Zusammenarbeit und Kommunikation in einer einzigen Anwendung zusammen – es ist ein One-Stop-Shop für Benutzer, um ihre Arbeitsbelastung in Microsoft 365 zu verwalten.

Und der Einstieg in Teams könnte nicht einfacher sein. Innerhalb weniger Minuten können Sie ein neues Team erstellen, mit dem Aufbau von Kanälen beginnen und Benutzer zur Zusammenarbeit einladen. Alles, was Sie benötigen, finden Sie direkt in der Teams-Anwendung.

👉Erhöhen Sie die Akzeptanz: Erhalten Sie wichtige Tipps aus unserem kostenlosen Online-Kurs – und stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation Microsoft 365-Tools sicher verwendet.

Wie kann Ihre Organisation also alles Großartige an Teams nutzen und dabei die Struktur beibehalten, in die Sie bereits investiert haben?

In diesem Artikel beantworte ich diese Fragen und teile meine bewährten Verfahren für die Integration von Microsoft Teams mit SharePoint – damit Sie alles nutzen können, was Teams zu bieten hat, und Ihren Wechsel von SharePoint zu Teams so schmerzfrei wie möglich gestalten.

Bewährte Verfahren, um Ihren Wechsel von SharePoint zu Teams so schmerzfrei wie möglich zu gestalten

Die Konvertierung bestehender SharePoint-Websites zu Microsoft Teams-verbundenen Websites umfasst mehrere Schritte. Sie müssen:

1. Ihre bestehenden Hierarchien abflachen (Unterwebsites zu Websitesammlungen der obersten Ebene befördern)
2. Aktuelle SharePoint-Websites mit Microsoft 365-Gruppen verbinden („Gruppenbildung")
3. Eine SharePoint-Website mit einem Team in Microsoft Teams verbinden („Teambildung")
4. Hub-Websites verwenden, um alles zusammenzufügen („Hub-Bildung")

Der Weg zur Verbindung einer bestehenden SharePoint-Website mit Microsoft Teams ist tendenziell eine Einbahnstraße – hauptsächlich deshalb, weil der Prozess nicht einfach rückgängig gemacht werden kann, sobald eine Website abgeflacht, gruppiert, teamifiziert und mit Hubs versehen wurde.

Aus diesem Grund empfehle ich, einige bewährte Verfahren zu befolgen, um Ihren Wechsel von SharePoint zu Teams so schmerzfrei wie möglich zu gestalten.

Lernen Sie SharePoint Online: bewährte Verfahren, Tipps und Tricks.

Nehmen Sie sich Zeit, um die Arbeitsweise Ihrer Benutzer zu bewerten

Microsoft Teams hat die Arbeitsweise der Benutzer verändert. Durch die Konsolidierung von Inhalten, Zusammenarbeit und Kommunikation in einer einzigen Anwendung werden Inhalte für den Benutzer effizienter bereitgestellt.

Das bedeutet weniger Zeit für die Suche nach Informationen, weniger Zeit für das Wechseln zwischen Anwendungen und verbesserte Produktivität. Da die Mehrheit der Unternehmen verteilte Arbeitsprozesse einführt, ist das Verlangen nach Self-Service-Automatisierung sprunghaft angestiegen.  

Aber nicht jede Website muss zu einer Teams-verbundenen Website konvertiert werden.

Websites, die wichtige Abteilungen, Bereiche oder Geschäftseinheiten repräsentieren – wie beispielsweise die Personalabteilung – werden häufiger als Veröffentlichungsportale für Nachrichten, Ankündigungen und andere Unternehmensinformationen verwendet.

Diese Arten von Websites können stattdessen in Kommunikationswebsites konvertiert werden, die nicht mit Microsoft 365-Gruppen oder Teams verbunden sind. Andererseits sind diese Websites großartige Kandidaten, um das Zentrum Ihrer Hub-Website-Strukturen zu werden.

Nicht jede Website muss mit Teams verbunden werden. Websites, die wichtige Abteilungen repräsentieren, können in Kommunikationswebsites konvertiert werden und sind großartige Kandidaten für Hub-Websites.

Andy Huneycutt (@AndyHuneycutt)

Teams-verbundene Websites eignen sich besser für Websites, die viel Zusammenarbeit zwischen den Website-Mitgliedern erfordern, wie beispielsweise Websites, die Projekte, Teams oder Gruppen repräsentieren.

Das Verständnis dafür, wie bestehende Websites in Ihrer Organisation verwendet werden, hilft Ihnen dabei, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, welche SharePoint-Websites wahrscheinlich von einer Teamifizierung profitieren werden – sodass Sie diejenigen in Ruhe lassen können, die es nicht tun.

Probieren Sie es aus, bevor Sie sich festlegen

Da Microsoft Teams eine neue Arbeitsweise darstellt, ist es wichtig sicherzustellen, dass Teams gut passt, bevor Sie sich festlegen.

Prüfen Sie, ob Teams Ihren Benutzern nutzen wird, indem es ihnen hilft, ihre Arbeitsbelastung zu bewältigen und die Erwartungen zu erfüllen, die in ihrer Rolle an sie gestellt werden. Leider ist Microsoft Teams nicht für jeden geeignet – und das ist in Ordnung!

Erwägen Sie einen „Erst probieren, dann kaufen"-Ansatz für die Migration zu Teams. Bei diesem Ansatz bleiben die vorherigen SharePoint-Websites intakt, während die Benutzer Microsoft Teams testen.

So funktioniert es:

1. Erstellen Sie ein neues Team in Microsoft Teams. Dies erstellt automatisch eine neue SharePoint-Website, die mit dem Team verknüpft ist.
2. Machen Sie bestehende Inhalte in Teams zugänglich. Kopieren Sie einige Inhalte für die Dauer der Testphase auf die neue zugehörige SharePoint-Website. Zusätzliche Inhalte können bei Bedarf über Kanäle und Registerkarten zugänglich gemacht werden – wobei Registerkarten den Zugriff auf andere Dokumentbibliotheken, Listen, Seiten und Nachrichten der älteren SharePoint-Website ermöglichen.
3. Bieten Sie bei Bedarf Coaching, Schulungen und Unterstützung an. Die „Hilfe" für Microsoft Teams ist direkt in die App integriert (suchen Sie einfach nach dem Hilfe-Symbol in der unteren linken Ecke). Ich empfehle auch, während der Testphase Sprechstunden anzubieten, in denen Benutzer kurze Zeitblöcke buchen können, um spezifische Fragen zu klären.
4. Sammeln Sie Feedback von den Benutzern. Sobald die Testphase beendet ist, arbeiten Sie mit den Benutzern zusammen, um Feedback zu ihrer Microsoft Teams-Erfahrung zu sammeln. Was gefiel ihnen? Was funktionierte gut? Was funktionierte nicht? Was würden sie ändern und warum? Basierend auf diesem Feedback können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob Ihre Benutzer bereit sind, zu Teams zu wechseln.

Jetzt beginnt die eigentliche Reise!

Wenn alles reibungslos verlief, können Sie entweder die Inhalte von der bestehenden SharePoint-Website zur neuen Teams-verbundenen Website migrieren und es dabei belassen. Oder Sie können die bestehende SharePoint-Website mit einem neuen Team in Microsoft Teams verbinden.

Ich werde mich für den Rest dieses Artikels auf die zweite Methode konzentrieren.

Wie Sie eine bestehende SharePoint-Website mit einem Team in Microsoft Teams verbinden

Wie bereits erwähnt, sind mehrere Schritte erforderlich, um eine bestehende SharePoint-Website in eine Teams-verbundene Website zu konvertieren.

Je nach dem aktuellen Status der Website, die Sie konvertieren möchten (d.h. ob es bereits eine Website der obersten Ebene ist oder mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden ist), können Sie zum relevanten nächsten Schritt springen.

1. Abflachen
2. „Gruppenbildung"
3. „Teambildung"
4. „Hub-Bildung"

Flachen Sie Ihre bestehenden Hierarchien ab

Microsoft empfiehlt eine flache Hierarchie in SharePoint Online. Das bedeutet die Einführung einer flachen Topologie mit weniger Unterwebsites, wo es einfacher ist, umzustrukturieren, während sich Ihre Organisation weiterentwickelt.

• Flache Architektur: Ein System in der modernen SharePoint-Erfahrung, in dem jede Website eine Websitesammlung ist und alle mit einer Hub-Website verknüpft werden können.
• Verschachtelte Architektur: Ein hierarchisches System von Websitesammlungen und Unterwebsites mit vererbter Navigation, Berechtigungen und Website-Designs, das typischerweise im klassischen SharePoint verwendet wird.

Bei der Einführung einer flachen Topologie gibt es einige Methoden, aber ich werde mich in diesem Artikel auf die folgenden zwei Optionen konzentrieren:

1. Verschiebung von SharePoint-Dateien und -Ordnern zu einer neuen Websitesammlung (Self-Service-Lösung für Benutzer)
2. Verwendung eines Drittanbieter-Tools zur Umstrukturierung Ihrer bestehenden Umgebung (erfordert oft IT-Hilfe)

Für eine detaillierte Aufschlüsselung jeder Option lesen Sie ShareGates Artikel über das Verschieben von SharePoint-Unterwebsites zur obersten Ebene in SharePoint Online.

Option 1: Verschiebung von SharePoint-Dateien und -Ordnern zu einer neuen Websitesammlung

Erstellen Sie eine neue Website, wählen Sie manuell die Elemente aus, die Sie zur Microsoft Teams-verbundenen Website migrieren möchten, und verschieben Sie sie mit den Kopieren nach/Verschieben nach-Optionen in SharePoint Online.

Vorteile: Self-Service. Benutzer können Inhalte nach Bedarf und in ihrem eigenen Tempo migrieren. Wenig bis keine IT-Unterstützung erforderlich.

Nachteile: Self-Service bedeutet, dass Benutzer Inhalte manuell verschieben oder kopieren müssen. Alle Inhalte, die mit dieser Methode migriert werden, müssen Berechtigungen auf der neuen Microsoft Teams-verbundenen Website erhalten. Diese Option hat auch Einschränkungen bei Metadaten.

Einige Dinge, die Sie bei dieser Methode beachten sollten:

• Wenn Sie Verschieben nach verwenden, wird der Verlauf des Dokuments zum neuen Ziel kopiert. Wenn Sie Kopieren nach bei Dokumenten mit Versionsverlauf verwenden, wird nur die neueste Version kopiert. Um frühere Versionen zu kopieren, müssen Sie jede einzelne wiederherstellen und kopieren.
• Wenn eine Datei verschoben wird, erscheint sie weiterhin im Quellverzeichnis, bis sie vollständig zum Ziel verschoben wurde und dann gelöscht wird. Die Datei verbleibt nach Abschluss der Verschiebung im Papierkorb der Quellwebsite und unterliegt dem normalen Papierkorb-Zeitplan, es sei denn, ein Benutzer stellt sie aus dem Papierkorb wieder her.
• Das Verschieben von Dateien zwischen Bibliotheken oder Websites bewahrt Metadaten durch Abgleich von Spaltennamen.  Wenn das Ziel keine passende Spalte hat, gehen die Metadaten in der Quellspalte verloren.
• Es wird nicht empfohlen, OneNote-Notizbücher außerhalb der OneNote-App zu verschieben.
• Die Verschieben nach-Operation schlägt fehl, wenn Sie versuchen, das Dokument zwischen Bibliotheken zu verschieben und das Ziel eindeutige Werte erzwingt.

Option 2: Verwendung eines Drittanbieter-Tools zur Umstrukturierung Ihrer bestehenden Umgebung

Ein Drittanbieter-Tool wie ShareGate kann Ihre Unterwebsites zu Websites der obersten Ebene befördern (und sie automatisch mit neuen Microsoft 365-Gruppen verbinden!) in nur wenigen Klicks.

Vorteile: Kontrollierte Migration, kann in Batches für schnelle Migration ausgeführt werden, Berechtigungen bleiben intakt, Metadaten bleiben intakt.

Nachteile: