5 Tipps für eine saubere SharePoint-Umgebung

SharePoint ist eine unglaublich leistungsstarke Plattform mit einer wirklich intuitiven Benutzeroberfläche, die auf Microsofts neuesten Benutzerfreundlichkeits- und Barrierefreiheitsrichtlinien basiert (Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Microsoft MSDN-Website). Das bedeutet, dass die große Mehrheit der SharePoint-Konfigurationsaktivitäten von Power-Usern und Administratoren durchgeführt werden kann. Im Gegensatz zu anderen, weniger flexiblen Intranet- und Content-Management-Systemen erfordern Inhalts- und Konfigurationsänderungen keinen Code oder teure und zeitaufwändige Entwicklungsaufgaben. Normale Geschäftsanwender können, wenn sie die entsprechenden Berechtigungen haben, neue SharePoint-Sites erstellen, Listen und Bibliotheken aufbauen, Web Parts zu Seiten hinzufügen und in der neuesten 2013-Version neue Apps aus dem dedizierten App Store installieren. Farm-Administratoren erhalten noch mehr Kontrolle über den Zugang zur SharePoint-Zentraladministrationskonsole. Dies ist eine weitere Webanwendung mit einem benutzerfreundlichen Frontend, das erweiterte Konfigurations- und Einrichtungsoptionen bietet. SharePoint ist also zweifellos ein sehr flexibles und anpassbares Tool, was im Großen und Ganzen eine sehr gute Sache ist. Dennoch verdeutlichen diese Flexibilität und Leistungsfähigkeit eine Reihe potenzieller Fallstricke. Benutzern die Tools zu geben, um Inhalte hinzuzufügen und zu formatieren, andere Benutzer zu verwalten und Funktionen zu konfigurieren, kann zu Problemen wie den folgenden führen:

• Benutzer werden nicht verwaltet: Neue Benutzer werden hinzugefügt, alte Benutzer werden nicht entfernt und Berechtigungen werden nicht kontrolliert.
• Verwaiste Sites: Sites werden ad hoc erstellt, nicht regelmäßig genutzt und später aufgegeben.
• Wachsende Inhalte: Listen und Bibliotheken werden immer größer, ohne Rücksicht auf Speicher oder Archivierung.
• Schlechtes Dokumentenmanagement: Sites und Listen werden isoliert, Inhalte werden ad hoc gespeichert und Benutzer haben Schwierigkeiten, zeitnah das zu finden, was sie benötigen.

In diesem Beitrag werden wir uns einige der häufigsten Probleme ansehen, unter denen SharePoint-Umgebungen leiden können, und eine Reihe von Tipps anbieten, wie Sie die beschriebenen Probleme beheben oder ganz vermeiden können. Zunächst also: Wie wird eine SharePoint-Umgebung überhaupt unübersichtlich und gerät außer Kontrolle? Schauen wir uns ein paar Szenarien an:

1. Benutzerverwaltung

Ohne ordnungsgemäße Benutzerverwaltung werden Konten erstellt und unkontrolliert gelassen. Nicht nur sollten verwaiste Benutzerkonten ordnungsgemäß deaktiviert werden, sondern auch Berechtigungen und Zugriff aller Benutzer sollten regelmäßig überprüft und verwaltet werden. Beispielproblem: "Ein HR-Mitarbeiter erhält Zugriff auf sensible Dokumente in der HR SharePoint-Site, einschließlich Gehalts- und Bewertungsdaten. Wenn er in eine andere Abteilung wechselt, sollten seine Berechtigungen für diese sensiblen Dokumente widerrufen werden, um zukünftigen unbefugten Zugriff zu verhindern."

2. Speicher- und Inhaltslimits

Alle SharePoint-Daten werden letztendlich in einem SQL-Speicher aufbewahrt, der als 'Inhaltsdatenbank' bezeichnet wird. SharePoint legt eine Reihe von Beschränkungen bezüglich der Größe dieser Datenbanken fest. Zum Beispiel kann eine Inhaltsdatenbank nicht größer als 200GB sein (Dieses Limit kann auf 4TB erhöht werden, wenn der betreffende SQL Server bestimmte technische Anforderungen erfüllt). SharePoint legt auch eine Reihe anderer Limits fest (Microsoft bietet weitere Informationen auf TechNet), wie z.B. die Anzahl der Elemente in einer Dokumentenbibliothek. Beispielproblem: "Benutzer eines Unternehmensdokumentenmanagementsystems dürfen nach Belieben neue Sites erstellen und Dokumente hochladen. Sites werden nie geschlossen oder entfernt. Wenn sich die SharePoint-Inhaltsdatenbank ihren oberen Grenzen nähert, verschlechtert sich die Leistung, was die Benutzererfahrung reduziert."

3. Inhalte und Auffindbarkeit

Eine häufige Beschwerde von Benutzern überfüllter SharePoint-Umgebungen ist "Ich kann meine Dokumente nicht finden". Während SharePoint über eine leistungsstarke Suchmaschine verfügt, ist sie auf eine gut gestaltete Informationsarchitektur angewiesen, um ihren Inhaltsindex und ihre Ranking-Algorithmen aufzubauen. Wenn Dokumente keine guten Metadaten enthalten und Sites an zufälligen Orten ohne angemessene Sorgfalt erstellt werden, dann hat SharePoint eine schwere Aufgabe, eine gute Sucherfahrung zu liefern. Beispielproblem: "Ein Administrator in einer Rechtsabteilung versucht, eine Reihe von Dokumenten für eine Fallprüfung zu finden. Wiederholte Suchen in SharePoint bringen nicht das gewünschte Ergebnis. Gleichzeitig können sie nicht direkt zu den relevanten Inhalten navigieren, da die Site-Struktur verwirrend und nicht synchron ist."

Nützliche Tipps und Ratschläge

Wie gehen wir also mit diesen Problemen um? Hier sind unsere fünf wichtigsten Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre SharePoint-Umgebung sauber bleibt:

1. Eine Informationsarchitektur planen

Einer der ersten Schritte zu einer sauberen SharePoint-Umgebung ist die Planung einer hochwertigen Informationsarchitektur. Diese kann in ihrer Detailliertheit variieren, von der einfachen Planung von Sites und Seiten bis hin zur Spezifizierung von SharePoint-Inhaltstypen und präzisen Metadatenoptionen für jedes Dokument. In jedem Fall berücksichtigt eine gute Informationsarchitektur die Inhalte, die in einem SharePoint gespeichert werden müssen, und wie sie strukturiert werden sollten. Dies im Voraus ordnungsgemäß zu planen, wird helfen zu verhindern, dass sich Unordnung früh einschleicht.

2. Gute Governance

Vorausplanung ist entscheidend, aber ebenso wichtig ist die laufende Wartung. Daher sollte jede SharePoint-Implementierung auch einen guten Governance-Plan beinhalten. Governance ist ein Wort, das Sie oft hören, wenn es um SharePoint-Projekte geht, und infolgedessen wird viel Falsches zu diesem Thema geschrieben. Aber Governance kann einfach und effektiv gehalten werden, indem Sie einen Plan schreiben, der die folgenden Informationen enthält:

• Rollen und Verantwortlichkeiten des SharePoint-Projektteams. Das sind die Personen, die das System zum Laufen bringen, aber auch langfristig beteiligt bleiben werden.
• Kategorien und Arten von Inhalten. Welche Arten von Sites möchten Sie im System sehen? Welche Art von Inhalten oder Dateien werden Sie zulassen?
• Schulung. Welche Schulungs- und Bildungspläne sind für Benutzer vorhanden, sowohl beim Start eines neuen Systems als auch über dessen Lebensdauer? Gute SharePoint-Schulung und -Vereinbarung können viel bewirken.
• IT- und Anwendungsmanagement-Richtlinien. Wer wird Patches und Fehlerbehebungen installieren und wer unterstützt benutzerdefinierten Code.

3. Schulung wichtiger Benutzer

Dies kann in einem Governance-Plan detailliert beschrieben oder separat behandelt werden. Aber wenn Benutzer angemessen geschult sind, werden sie in einer besseren Position sein, ein SharePoint-System auf die richtige Weise zu verwalten und dazu beizutragen, Unordnung auf ein Minimum zu beschränken.

4. Archivierung von Inhalten

SharePoint bietet großartige Archivierungsfunktionen direkt von Haus aus. Sites und Dokumente können archiviert werden automatisch oder manuell, teilweise unter Verwendung leistungsstarker Records-Management-Funktionen. Dies ist ein eigenständiges Thema, aber dieser Microsoft TechNet-Artikel enthält viel mehr Informationen zu den Grundprinzipien.

5. Sicherheitsverwaltung und Auditing

Es gibt viele Elemente für gutes SharePoint-Sicherheitsmanagement, aber eines der wichtigsten ist die Verwendung von Sicherheitsgruppen und nicht individuell zugewiesenen Berechtigungen. Durch das Setzen von Berechtigungen für Gruppen müssen Mitglieder nur an einer zentralen Stelle verwaltet werden. Dies macht es viel einfacher, Personen später hinzuzufügen und zu entfernen, wenn das System reift und Benutzer kommen und gehen. Regelmäßige Sicherheitsaudits sollten auch von geeigneten Administratoren durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass diejenigen, die noch Zugriff auf Inhalte haben, den richtigen Zugriffstyp haben.‍