SharePoint aufräumen: 5 Profi-Tipps, die Sie nicht verpassen sollten

Die Rolle eines SharePoint-Administrators ist theoretisch ziemlich eindeutig. Sie dienen dazu, die Plattform zu betreuen, den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Störungen auf ein Minimum reduziert werden. Eine gesunde SharePoint-Umgebung kann einen großen Beitrag zum Unternehmen leisten. Umgekehrt können Störungen das Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld kosten.

SharePoint für das Gemeinwohl bereinigen

In diesem Beitrag werden wir uns einige der regelmäßigen Aufgaben ansehen, die einem SharePoint-Administrator übertragen werden, um SharePoint zu bereinigen und eine gesunde Umgebung zu erhalten.

1. Speicherkontingente prüfen

Die Überwachung des verbrauchten Speicherplatzes ist von wesentlicher Bedeutung. Viele Ihrer Benutzer betrachten ihre SharePoint-Sites möglicherweise genauso wie Netzwerkfreigaben: unbegrenzter Speicherplatz ohne Zusatzkosten. Aufmerksam für Nutzungsgewohnheiten zu sein und Schwellenwerte zu setzen, erleichtert Ihnen die Datensicherung und Disaster Recovery und klärt Ihre Benutzer darüber auf, worauf sie Anspruch haben. Die Vorgehensweise unterscheidet sich je nach verwendeter SharePoint-Version:

• SharePoint Online: Speicher innerhalb von Office365-Sites ist eine gemeinsame Ressource, die allen Sites im Mandanten zur Verfügung steht. Sites verwenden von sich aus das, was sie benötigen, bis sie eine 1TB-Grenze erreichen. Die Verwaltung der Site Collection-Kontingente erfolgt im SharePoint Online Admin Center.
• SharePoint On-Premise: SharePoint On-Premise verfügt über eine sehr ähnliche Funktionalität, Sie dürfen jedoch Speicherkontingente erstellen, von denen jedes unterschiedliche Zuweisungen und E-Mail-Schwellenwerte haben kann. Dieses Kontingent gilt für alle Sites in der Sammlung sowie für den von Versionen und Papierkörben verbrauchten Speicherplatz.

Sie können E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, die bei beiden oben beschriebenen Methoden an Site Collection-Besitzer gesendet werden.

2. Berechtigungen & Sicherheit prüfen

Genauso wichtig wie der Speicherplatz, den Ihre Benutzer benötigen, muss auch die Art der Speicherung streng überwacht werden. SharePoint, insbesondere die Online-Version, kann das Risiko von Datenverlust erhöhen, wenn es nicht ordnungsgemäß verwaltet wird. Dies kann schwerwiegende Folgen haben! SharePoints Berechtigungsvererbungsmodell ist ziemlich unkompliziert, wenn es ordnungsgemäß verwendet wird, aber wenn Ihre Benutzer anfangen, dies zu durchbrechen, ist unklar, wer Zugriff auf was hat, was Kopfschmerzen verursachen kann. Die Möglichkeit, diese zu prüfen und nachzuverfolgen, wer was tut, bietet eine gewisse Minderung dieser Risiken. SharePoints native Prüfungskapazitäten sind ziemlich leistungsstark und können auf Listen-/Bibliotheksebene eingerichtet werden, um eine Reihe von Ereignissen wie das Öffnen, Bearbeiten und Löschen von Elementen usw. zu erfassen. Während es möglich ist, Listen darüber zu erstellen, wo Berechtigungen über PowerShell unterbrochen werden, ist es oft bequemer, eine Drittanbieter-Suche zu verwenden, Sie haben es erraten, wie ShareGate Management. Es bietet sofort einsatzbereite Berichte, um schnell alle SharePoint-Benutzerberechtigungen anzuzeigen, ein großartiger Weg, um zu verwalten, wer auf was in Ihrer Umgebung zugreift.

3. Suche optimieren

Als nächstes befürworten wir immer, dass der Konfiguration der Suchfunktionen einige Aufmerksamkeit geschenkt wird. Diese Schritte beinhalten größtenteils die Überwachung von Crawls und Protokollen und die Sicherstellung, dass Metadaten korrekt verwendet werden. Die Überwachung von Crawl-Protokollen auf Fehler und Leistung ermöglicht es Ihnen, Berechtigungs- und Zugriffsprobleme mit Inhaltsquellen zu identifizieren oder zu wissen, wann ein vollständiger Crawl durchgeführt werden sollte, um Dinge wie neue verwaltete Eigenschaften zu erfassen. Einige Elemente werden nur in der Suchplattform über einen vollständigen Crawl berücksichtigt. Schließlich wird ein Blick darauf, wie Kollegen und Abteilungen ihre Metadaten und Begriffssätze verwenden, zusätzliche Einblicke in Best-Bet-Vorschläge und die Art von Dingen liefern, die in Suchlösungen möglicherweise fehlen.

4. Backup-Richtlinien prüfen

Dies umfasst mehrere Schritte. Die Prüfung von Backup-Richtlinien (global) und auch was Endbenutzer tun, um Daten zu schützen. SharePoint ist ein flexibles Produkt, das verwendet werden kann, um Unternehmens-Backup-Standards zu erfüllen, wie lang oder häufig sie auch sein mögen. Für den Endbenutzer verfügbare Tools zu ihrem Schutz sind die Papierkörbe und Versionierung. Das Beste an diesen Hilfsmitteln ist, dass sie relativ wenig Admin- oder IT-Support benötigen. Die Aktivierung der Versionierung stellt sicher, dass zumindest historische Kopien von Elementen zur Hand sind, wobei der Papierkorb die Einrichtung nach dem Löschen ist, auf die zurückgegriffen werden kann. Wenn 90 Tage vergangen sind, kann der Site Collection-Papierkorb von Site Collection-Administratoren aufgerufen werden, um jedes Element wiederherzustellen, das verloren gegangen ist.

5. Disaster-Recovery-Pläne warten / aktualisieren

Geschäftskontinuität und Disaster Recovery gehen Hand in Hand und sollten als absolut wesentlich für ein Unternehmen betrachtet werden, umso mehr, wenn es durch Compliance (wie ISO27001) oder branchenspezifische Gesetzgebung gebunden ist. Dies umfasst mehrere Aspekte, aber mindestens wird es Folgendes beinhalten:

• Vereinbarung mit dem Unternehmen, welche Teile der SharePoint-Plattform am wertvollsten sind
• Vereinbarung mit dem Unternehmen, wie aktuell eine wiederhergestellte Kopie sein müsste
• Vereinbarung darüber, wie schnell eine solche Wiederherstellung erfolgen müsste

Von hier aus haben Sie die notwendigen Informationen, um einen Technologieplan zu erstellen. Als goldene Regel sollten Sie diesen Plan niemals ungetestet lassen. Die Durchführung eines Rollenspiels oder Scheinveranstaltung, bei der die Pläne auf Herz und Nieren geprüft werden, bestätigt nur, dass sie funktionieren oder identifiziert Bereiche, in denen sie defekt sind.

Ein klareres Bild

Abschließend haben wir durch diesen Beitrag hoffentlich einige Denkansätze bezüglich Ihrer eigenen Umgebung geliefert. Mit Ausnahme der Disaster-Recovery-Pläne kann jeder der oben genannten Punkte in eine tägliche Routine und entsprechende Maßnahmen eingebunden werden. Dies ermöglicht es Ihnen, proaktiv statt reaktiv zu sein, was nur positiv zur Effektivität der Wartung Ihrer Umgebung beitragen kann. Was ist Teil Ihrer Verwaltungsroutine? Welche Tools verwenden Sie?