SharePoint-Bereitstellungsplan: Strategietipps und FAQ

Sie haben Fragen zur SharePoint-Bereitstellung? Wir haben die Antworten. Hier sind unsere Empfehlungen für die Bereitstellung von SharePoint-Lösungen und Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Für das Management und das IT-Team mag der Weg zur SharePoint-Bereitstellung mit guten Absichten gepflastert sein. Aber ohne ein detailliertes Entwicklungsframework und einen Plan, der jeden Aspekt berücksichtigt, werden Sie definitiv auf Probleme stoßen. 

Einige Dinge, die dazu führen können, dass Ihr SharePoint-Projekt nach hinten losgeht, sind die unsachgemäße Identifizierung von Geschäftszielen, ineffektive Architektur- und Designplanung, das Offenlassen von Sicherheitslücken und die Erstellung eines ineffizienten Content-Management-Plans.

Ihr Team kann die SharePoint-Lösung möglicherweise trotzdem verwenden, wird aber nicht in der Lage sein, die Funktionen der Plattform vollständig zu nutzen. Sie werden nicht die moderne Benutzererfahrung nutzen können, die SharePoint so großartig macht, und die IT könnte am Ende auch mehr Support-Anfragen haben, als sie bewältigen kann.

Dies alles im Hinterkopf behaltend, haben wir unsere Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Organisationen genutzt, um Ihrem Team zu helfen, einem praktischen und umfassenden Leitfaden für SharePoint-Bereitstellungen zu folgen.

Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, häufige Stolpersteine zu vermeiden, mit denen Organisationen normalerweise auf dem Weg konfrontiert werden. Wir beantworten auch häufig gestellte Fragen, die wir normalerweise von SharePoint-Entwicklern erhalten.

Identifizierung von Geschäftsanforderungen und -zielen

Es ist wichtig, jedes Projekt damit zu beginnen, zu verstehen, warum Ihr Unternehmen es überhaupt benötigt. Das Aufschreiben Ihrer Anforderungen und eine quantifizierbare Messung der Auswirkungen ist ein guter Ausgangspunkt.

Bei SharePoint müssen Sie die spezifischen Features und Funktionen bestimmen, die erforderlich sind. Aber noch wichtiger ist, dass Sie Ihr Content-Management zukunftssicher gestalten müssen, indem Sie die Arten von Inhalten und Daten identifizieren und definieren, die dort gespeichert werden. Hier sind einige Schritte, um diesen Prozess in Gang zu setzen:

1. Beginnen Sie mit der Identifizierung Ihrer Benutzer—Stellen Sie Fragen wie "Wer erstellt die Dokumente?", "Wer kann die Dokumente bearbeiten?", "Wer legt Richtlinien und Governance-Richtlinien fest, um diese Dokumente zu überwachen?", "Wer kann bestimmte Arten von Dokumenten erstellen?"
2. Analyse der Dokumentnutzung—Nach der Identifizierung aller Beteiligten heben Sie hervor, wie Inhalte und Daten in SharePoint verwendet werden. Wie viele Sites werden benötigt? Wie werden die Inhalte und Daten insgesamt strukturiert?
3. Kategorisierung von Inhalten—Planen Sie das Content-Management, indem Sie die auf dem SharePoint-Server gespeicherten Inhalte definieren. Der richtige Weg ist die Verwendung von Metadaten, Eigenschaften, Dokumentvorlagen usw.

Best Practices für die Bereitstellung von SharePoint-Lösungen

Basierend auf unserer Erfahrung glauben wir, dass die folgenden Praktiken einen enormen positiven Einfluss bei der Bereitstellung von SharePoint-Lösungen haben können:

Implementierung eines Anwendungsentwicklungslebenszyklus

Ein Anwendungsentwicklungslebenszyklus wird das Leben für Entwickler und Management bei der Bereitstellung von SharePoint vereinfachen. Aspekte der Bereitstellung wie die Migration werden einfacher durchführbar, indem sie von der Vor- bis zur Nachmigration aufgegliedert werden.

Enge Zusammenarbeit mit dem Systemadministrator und dem Entwicklungsteam

Es ist wichtig, dass der Systemadministrator und die Entwickler nicht isoliert Aufgaben zur Ausführung erhalten. Selbst das einfachste Kommunikationsproblem kann sich ausweiten, den Workflow stören und zu Kostenüberschreitungen beitragen. Auch nach der Bereitstellung werden der Systemadministrator und die Entwickler entscheidend dafür sein, die Benutzerakzeptanz zu fördern, indem sie Endbenutzern bei der Navigation in ihrer neuen Umgebung helfen.

Konsistente Tests während der Bereitstellung

Tests während der Bereitstellung sind der effektivste Weg zu überprüfen, ob alles tatsächlich wie geplant funktioniert. Dies ermöglicht dem Team auch, Probleme vor Ort zu beheben und zu lösen.

Alles dokumentieren

Selbst bei sorgfältiger Planung passiert in Echtzeit vieles, was das Projekt in eine bestimmte Richtung bewegt. Sie wollen sich nicht nur auf das Gedächtnis verlassen, wenn die Bereitstellung abgeschlossen ist. Sie haben Schwierigkeiten sich zu erinnern, warum eine bestimmte Websitesammlung so organisiert ist, wie sie ist, warum bestimmte Benutzer berechtigt sind, auf bestimmte Arten von Inhalten zuzugreifen usw.

Deshalb ist es entscheidend, während der Bereitstellung alles zu dokumentieren. Es wird viele Kopfschmerzen reduzieren und es einfacher machen, jedes kleine Detail des Projekts nachzuverfolgen.

Planung der Architektur und des Designs

Auswahl der Anzahl und Arten der benötigten Server

Bei der Planung der Architektur und des Designs Ihrer Microsoft SharePoint-Umgebung könnten Sie sich in der Wahl zwischen SharePoint-Bereitstellungstypen verfangen. Wenn Sie sich für eine serverbasierte Option entscheiden, können Sie zwischen SharePoint Single Server (alle SharePoint-Komponenten laufen auf einem Server) und SharePoint-Farm-Bereitstellungen (alle SharePoint-Komponenten arbeiten auf mehreren Farmen) wählen.

Weitere Bereitstellungsoptionen umfassen die Wahl zwischen SharePoint Online (einer cloudbasierten Bereitstellung), hybrider Bereitstellung (Kombination von Online- und On-Premises-SharePoint-Farm) oder Multi-Tenant-Bereitstellung (mehrere Teams arbeiten in einer einzigen SharePoint-Umgebung).

Hier sind einige Faktoren, die Sie vor der Entscheidung über die Anzahl und Arten der benötigten Server berücksichtigen sollten:

• Skalierbarkeit—Eine Option wie eine Single-Server-Bereitstellung reicht für kleinere Organisationen mit begrenzten Benutzern und Daten aus, die nicht absehen, dass die Anforderungen bald wachsen. Aber Organisationen mit erheblichen Benutzer- und Datenanforderungen sollten sich für eine Option wie eine Farm-Bereitstellung entscheiden.
• Leistung—Je größer die Anzahl der Benutzer und Datenanforderungen, desto größer die Anzahl der SharePoint-Server, die zur Aufrechterhaltung der Leistung benötigt werden. Kompromisse bei der Anzahl der Server können in diesem Fall zu geringen Antwortzeiten führen.
• Anpassungen und Integrationen—Die Anpassung oder Integration Ihrer SharePoint-Umgebung mit anderen Systemen führt zu einer größeren Anzahl erforderlicher Server.

Tiefer eintauchen: 5 Tipps für den Aufbau einer großartigen SharePoint-Informationsarchitektur

Erstellen von Konten, Gruppen und Berechtigungen

Wenn Sie über Benutzerkonten und Gruppen in SharePoint nachdenken, sollten Sie wissen, dass die Einrichtung von Azure Active Directory (AD) dabei helfen kann, bereits vorhandene Benutzerkonten und Gruppen über einen problemlosen Prozess zu synchronisieren.

Sobald Sie Azure AD mit SharePoint integrieren, können sich Benutzer mit ihren Azure AD-Anmeldedaten bei SharePoint anmelden. Es erleichtert auch dem IT-Team, vorhandene Benutzer und Gruppen zuzuordnen und die Dinge in der gesamten Microsoft 365-Umgebung einheitlich zu halten.

Zusätzlich ist es auch wichtig, über die Cloud-Sicherheits-Leitplanken nachzudenken, die Sie benötigen, um Berechtigungen in SharePoint zu verwalten. Sie können viele Dinge tun, um Zugriffskontrollen zu verwalten und eine sicherere Teamzusammenarbeit zu ermöglichen.

Nutzen Sie Azures integrierte Sicherheitsfunktionen, die zur Verwaltung von Berechtigungen genutzt werden können. Mit Azure sollten Sie die integrierte Netzwerkschicht voll ausnutzen, die es Ihnen ermöglicht, den Zugriff zu kontrollieren und nur Benutzer und Geräte im Netzwerk zuzulassen, die vom IT-Team autorisiert sind.

Erstellen von Websitesammlungen und Sites

Es ist wichtig, die Gesamtstruktur und Hierarchie der Sites in SharePoint zu formulieren, indem Sie zuerst mit den Endbenutzern kommunizieren und bestehende Geschäftsprozesse verstehen. Sie werden diejenigen sein, die durch die Struktur der Sites und die Hierarchie navigieren, die Sie definiert haben.

Stellen Sie sicher, dass dies keine einseitige Aufgabe ist. Beziehen Sie Endbenutzer wie Manager und verwandte Teams ein, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie jeder realistisch zusammenarbeitet und wie Sie eine Umgebung schaffen können, die diese Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Arbeit verbessert.

Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, welche Websitesammlungs-Hierarchie am besten zu Ihrer Organisation passt, können Sie mit der Anpassung des Erscheinungsbilds und der Funktionalität jeder Site entsprechend beginnen.

Abgesehen davon glauben wir, dass die Zukunft von SharePoint flach ist. Anstatt eines Top-Down-Ansatzes, bei dem einige Top-Level-Websitesammlungen mehrere Ebenen von Subsites unter sich haben, ermöglicht SharePoints moderne Erfahrung jeder Site, im Wesentlichen als ihre eigene Top-Level-Websitesammlung zu fungieren.

Eine flache Intranet-Struktur ist daher einfacher zu verwalten, und alle Sites können mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden werden. Eine flache Struktur macht das Leben einfacher, weil Sie Microsoft Teams mit jeder Site verbinden und Ihre Umgebung viel effizienter 'teamifizieren' können. Schauen Sie sich einen Anwendungsfall darüber an, wie man eine bestehende Subsite teamifiziert.

Befüllen von Sites mit Inhalten und Daten

Einer der kritischsten Aspekte bei der Bereitstellung Ihrer SharePoint-Lösung ist, wie Sie Sites mit Inhalten und Daten befüllen. Es gibt so viele Aspekte dabei: wie Inhalte organisiert werden, wie sie sicher gehalten werden, wer auf bestimmte Inhalte oder Daten zugreifen kann, wie der Import von Inhalten aus externen Quellen angegangen wird und so weiter.

Unserer Meinung nach sind hier einige wichtige Aspekte des Content-Managements, die Sie vor der Bereitstellung Ihrer SharePoint-Lösung im Auge behalten sollten:

1. Lernen, wie man Dokumentbibliotheken verwendet
2. Vollständige Nutzung von SharePoints integriertem Content Organizer
3. Nutzung der Macht von Metadaten, um Ihre Daten organisiert zu halten und eine einfache Navigation für Endbenutzer zu ermöglichen
4. Vollständige Nutzung von SharePoints Records-Management-Fähigkeiten
5. Verwendung von Ansichten (einschließlich benutzerdefinierten Ansichten), um Informationen benutzerfreundlich anzuzeigen

Natürlich gibt es noch so viele Aspekte des Content-Managements, die berücksichtigt werden müssen. Glücklicherweise deckt ShareGates SharePoint Content-Management-Tool alles für Sie ab, von der Massenbearbeitung und Umstrukturierung von SharePoint- und Microsoft 365-Inhalten bis zur Modernisierung Ihrer Site-Architektur.

Schulung von Benutzern und Bereitstellung kontinuierlicher Unterstützung und Wartung

Die Schulung von Endbenutzern nach der SharePoint-Bereitstellung wird oft übersehen. Aus unserer Erfahrung entstehen dadurch alle Arten unerwünschter Konsequenzen, die außer Kontrolle geraten können. Deshalb ist es kritisch, die Bedeutung einer offenen Kommunikationslinie zwischen allen Parteien und der