Was ist SharePoint Premium und benötigen Sie es?

Microsoft hat SharePoint Premium eingeführt, eine neue Ergänzung zur Microsoft 365-Suite, die Herausforderungen des modernen Arbeitsplatzes wie das enorme Volumen an täglich erstellten Inhalten angeht. Wir erkunden die Funktionen und was sie für Sie bedeuten.

SharePoint Premium verbindet KI-Funktionen mit einer zusätzlichen Ebene der Automatisierung und Sicherheit, um Content-Erlebnisse neu zu definieren. Das Endziel? Menschen dabei zu helfen, produktiver zu sein, die Zusammenarbeit zu erleichtern, Copilot zu einem nützlicheren Begleiter für intelligenteres Arbeiten zu machen und das Content-Management für alle am Arbeitsplatz zu vereinfachen.

Nicht zuletzt wird SharePoint Premium IT-Administratoren dabei helfen, besser zu verwalten, indem wichtige Probleme wie übermäßige Freigaben angegangen werden, die Überprüfung von Zugriffsberechtigungen erleichtert wird und KI-gestützte Einblicke für mehr Sicherheit geboten werden. Insgesamt werden IT-Administratoren einen proaktiveren Ansatz für die Verwaltung haben, anstatt reaktiv zu agieren.  

Es ist dieselbe Mission, die Microsoft durch andere Produkte wie Syntex und SharePoint Advanced Management verfolgt hat, weshalb SharePoint Premium der offizielle Nachfolger dieser ist. Microsoft hat diese Produkte kombiniert, um sein Angebot zu straffen und Benutzern die benötigten Lösungen über eine einheitliche Plattform (d. h. SharePoint Premium) zu bieten.

Alles in allem zielen SharePoint Premium und die enthaltenen Funktionen darauf ab, moderne Probleme des digitalen Arbeitsplatzes anzugehen, wie das enorme Volumen an täglich erstellten Inhalten (denken Sie an zwei Milliarden täglich in Microsoft 365 generierte Dokumente).

Lassen Sie uns in SharePoint Premium eintauchen, die wichtigsten Funktionen betrachten und wie es sich von SharePoint unterscheidet.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist SharePoint Premium?
• SharePoint vs. SharePoint Premium
• Was ist in SharePoint Premium enthalten
• Ihre SharePoint-Umgebung verwalten und wieder unter Kontrolle bringen

Was ist SharePoint Premium?

SharePoint Premium ist die neue und erweiterte Version von SharePoint. Es verbindet KI, Automatisierung und erweiterte Sicherheitsfunktionen für Organisationen mit wachsenden Content-Management-Anforderungen, die mehr von ihrem digitalen Arbeitsplatz benötigen.

Stellen Sie es sich als Ihre Lösung für organisierte, sichere und KI-verstärkte Content-Erlebnisse vor. Es verbessert das ursprüngliche SharePoint in vielerlei Hinsicht, mit wichtigen Funktionen für das Content-Management, einschließlich:

• Content-Erlebnisse: Das neue SharePoint Premium ermöglicht bessere Content-Erlebnisse zur Steigerung der Produktivität. Das bedeutet nun die Möglichkeit, an Hunderten von Dateitypen zusammenzuarbeiten, ein neues Dokumentenportal für einfachere Zusammenarbeit mit externen Benutzern, die Verwendung von KI zur Identifizierung von Dokumenten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, die Verwendung von KI zur Optimierung einer vielfältigen Palette von Dokumenten, mit denen Unternehmen normalerweise arbeiten, wie Rechnungen, Verträge und Angebote.

• Content-Verarbeitung: SharePoint Premium kommt mit erweiterten Content-Verarbeitungsfunktionen, die von KI angetrieben werden, um die Organisation von Inhalten zu erleichtern.
  
  Zu den angekündigten Funktionen gehören verbesserte Fähigkeiten für Datei- und Videoübersetzungen, verbesserte Möglichkeiten zur Kennzeichnung von Dateien mit personenbezogenen Daten (PII) wie Kreditkarteninformationen, persönliche Adresse und Kontaktinformationen sowie die automatische Schwärzung sensibler Informationen in allen Dateien in SharePoint.

• Content-Governance: Um häufige Probleme großer Organisationen wie unnötige übermäßige Freigabe von Inhalten und Beitrag zur Ausbreitung anzugehen, beinhaltet SharePoint Premium Data Access Governance (DAG)-Insights-Berichte, die eine übergeordnete Ansicht übermäßig geteilter Dateien in der SharePoint-Umgebung bieten. Es enthält auch neue Möglichkeiten für IT-Administratoren, Site-Zugriffsprüfungen auszulösen, damit Content-Besitzer die aktuelle Zugriffsebene bestätigen können, neue KI-gesteuerte Richtlinienempfehlungen und die Möglichkeit, Copilot im SharePoint Admin Center zu verwenden.

SharePoint vs. SharePoint Premium

Als Gigant im Cloud-Content-Management war SharePoint immer an vorderster Front dabei, innovative Wege zur Förderung der Zusammenarbeit und sicheren Dateifreigabe in digitalen Arbeitsbereichen voranzutreiben.

Während SharePoint Premium die neueste Ergänzung zu dieser Mission ist, spiegeln die Aktualisierungen von SharePoint aus diesem Jahr wider, was Microsofts Kernfokus bis zu diesem Punkt war und was kommen wird. Vielleicht die größte Ergänzung zu SharePoint ist die Integration von Microsofts KI-gestütztem Assistenten Copilot.

Um zusammenzufassen, wo SharePoint heute im Vergleich zu SharePoint Premium steht, schauen wir uns einige der jüngsten Änderungen an, die zu SharePoint gekommen sind:

• Einfachere Erstellung: Mit Copilot können Site-Autoren KI-Prompts verwenden, um SharePoint-Sites zu erstellen und zu verwalten.

• Überzeugende Inhalte erstellen: SharePoint kündigte ein großes UI-Update an, um die Plattform sauberer und benutzerfreundlicher zu machen. Dies wird es Autoren ermöglichen, überzeugende Webdesigns mit neuen Möglichkeiten zur Nutzung von Bildern und Videos zu erstellen.

• Bessere Interaktion zwischen Microsoft 365-Apps: Neue SharePoint-Integrationen mit Teams, Viva und E-Mail ermöglichen es Site-Besitzern und -Autoren, effektiv über Microsoft 365-Apps von SharePoint aus zu kommunizieren. Dies wird helfen, die Produktivität zu steigern und Zeit zu sparen.

• Mehr Flexibilität für einfachere Anpassung: Bedenken Sie, dass eine von drei Seiten in SharePoint einen eingebetteten Teil eines benutzerdefinierten Geschäftsprozesses oder einer Anwendung hat. Dies verdeutlicht, wie wichtig die Anpassungsfähigkeit für SharePoint-Entwickler in Organisationen war.

SharePoint kündigte neue Updates für das SharePoint-Framework und Microsoft Graph an, um Entwickler zu mehr Anpassungsmöglichkeiten zu ermächtigen. Dies wird Entwicklern mehr Flexibilität geben, SharePoint-Sites entsprechend internen Anforderungen zu erstellen.

Was ist in SharePoint Premium enthalten

Hintergrund

Wichtig zu wissen ist hier, dass die meisten in SharePoint Premium angekündigten Funktionen bereits über Syntex (Pay-as-you-go) oder SharePoint Advanced Management verfügbar sind.

Mit SharePoint Premium kombiniert Microsoft bestehende Produkte, strafft sein Angebot und plant dann, im Dezember 2023 und Januar 2024 mehr hinzuzufügen. Was Sie nun erhalten, ist das meiste von dem, was in Microsoft Syntex und SharePoint Advanced Management enthalten ist, plus neue zusätzliche Funktionen.

Neue Funktionen

Mit SharePoint Premium erhalten Benutzer die Vorteile von Syntex und SharePoint Advanced Management in einem Produkt sowie mächtige neue Funktionen. Diese sind:

Verbesserte Zusammenarbeit und Engagement

SharePoint Premium kommt mit Kollaborationsfunktionen und Tools für bessere Benutzerinteraktion. Dies beinhaltet:

• Integrierter Dateibetrachter: Mit dem neuen integrierten Dateibetrachter können Sie Tinte, Kommentare, Erwähnungen, Aufgaben und vieles mehr zu den über 400 unterstützten Dateitypen hinzufügen, so wie Sie es heute bei Office-Dokumenten tun. Annotationsfunktionen werden so aussehen:

• Business-Dokumente-App in Teams: Mit dieser App können Sie an wichtigen Dokumenten wie Verträgen, Arbeitsaussagen und Rechnungen durch einen effektiven Überprüfungsprozess arbeiten. Sie erhalten Einblicke wie Benachrichtigungen für jedes Dokument wie einen Vertrag, der bald abläuft, jede unbezahlte Rechnung oder ähnliche Dokumente, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Dokumentenportal: Dies ermöglicht es Ihnen, mit externen Benutzern wie Lieferanten, Anbietern, Kunden und Freelancern viel effizienter zu kommunizieren. Sie können externe Sites im Portal erstellen, die individuell auf jede Anforderung und die Art zugeschnitten sind, wie Sie mit einer bestimmten Gruppe/Art von externen Benutzern zusammenarbeiten möchten.

Intelligenteres Arbeiten mit KI

Mit SharePoint Premium ist das Ziel, Benutzern zu helfen, mehr mit weniger zu erreichen. Das bedeutet, neue KI-Funktionen zu nutzen, um den Wert, den Sie aus Ihrer verfügbaren Zeit ziehen, zu maximieren. Einige neue Ergänzungen zur Ermöglichung dieser Vision umfassen:

• SharePoint eSignature: Mit der neuen eSignature können Sie Ihre Dokumentengenehmigungsworkflows besser durchlaufen, indem Sie Dokumente direkt in SharePoint unterschreiben. Microsoft hat sich mit DocuSign und Adobe zusammengetan, um dies zu ermöglichen, was bedeutet, dass Sie diese Services mit SharePoint integrieren können, wenn Sie sie bereits für die digitale Dokumentenunterzeichnung verwenden.
• Neue Pay-as-you-go-Services: Neue Pay-as-you-go-Services führen neue Funktionen ein. Dies beinhaltet die Konvertierung von Dateien und Videotranskripten in verschiedene Sprachen, dynamische Autofill-Spaltenfunktionen, die Identifizierung und Schwärzung sensibler Informationen und einen neuen Multi-Label-Klassifizierer, der ein einziges KI-Modell verwendet, um den Content-Typ festzulegen und das richtige Modell für Datenextraktion und -analyse zu bestimmen.

Content-Governance angehen

Da Content-Governance für Organisationen täglich wichtiger wird, verbessert SharePoint Premium die Kontrolle für IT-Administratoren durch neue Funktionen. Diese umfassen:

• Data Access Governance (DAG)-Berichte: Die DAG-Berichte-Funktion geht übermäßige Freigaben von Sites und Inhalten innerhalb SharePoint an, gefiltert nach Freigaberichtlinien. Administratoren können Berichte mit Sensitivitätslabels und Datenschutzkontrollen erstellen, um zum richtigen Zeitpunkt benachrichtigt zu werden.

• Site-Zugriffsprüfungen: Site-Zugriffsprüfungen ermöglichen es IT-Administratoren, Content-Besitzer von Sites zu benachrichtigen, die Gefahr laufen, eine Richtlinie zu verletzen, indem sie sie bitten, den Zugriff zu überprüfen und ihren aktuellen Status zu bestätigen.

• KI-gesteuerte Einblicke: Neue KI-Funktionen bieten IT-