SharePoint-Archive: Intelligentere Verwaltung inaktiver Sites

Ob aus Compliance-Gründen oder nur zu Referenzzwecken – es gibt viele Gründe, eine alte SharePoint-Website nicht zu löschen. Aber Speicher ist teuer, und wenn Sie inaktive Websites niemals entfernen, werden die Kosten schnell steigen.

Hier kommt Microsoft 365 Archive ins Spiel und hilft Ihnen dabei, Kosten zu reduzieren, indem inaktive Websites in kostengünstigen, schreibgeschützten Speicher verschoben werden. Mit einem SharePoint-Archiv können Administratoren die Website bei Bedarf wieder aktivieren. Compliance-Tools wie Purview und Discovery können den Inhalt weiterhin erkennen, während Websites unter denselben Sicherheits- und Compliance-Standards erhalten bleiben, die Sie bei ihrer Erstellung angewendet haben.

In diesem Leitfaden zeigen wir, wie Sie Unordnung reduzieren, Ihren Speicher optimieren und Kosten mithilfe von SharePoint-Archiven senken können.

Was Microsoft 365 Archive tatsächlich leistet

Microsoft 365 Archive ist eine M365-native Lösung, mit der Sie ganze SharePoint Online-Websites in kostengünstigen, schreibgeschützten Speicher verschieben können. Nachdem Sie eine inaktive Website identifiziert haben, hilft Ihnen die Plattform dabei, sie von Ihren Hauptspeicherservern zu entfernen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie bei Bedarf weiterhin Zugriff haben. 

Hinweis: Microsoft 365 Archive identifiziert inaktive Websites nicht selbst. Die Entscheidung, was archiviert werden soll, liegt vollständig beim IT-Administrator.

Der Archivierungsprozess umfasst mehrere Schritte, darunter:

• Die Website tritt in einen Cold State ein: Im Gegensatz zu einer standardmäßigen schreibgeschützten Website ist eine archivierte Website für Endbenutzer vollständig unzugänglich. Sie werden die Website nicht mehr in Suchergebnissen sehen oder deren Inhalt durchsuchen können. Stattdessen erhalten sie eine Meldung, dass die Website archiviert wurde.
• Alle Inhalte, Listen und Metadaten werden erhalten: Während Microsoft 365 Archive die Erhaltung auf Website-Ebene unterstützt, können Sie die Plattform derzeit nicht für einzelne Dateien, Listen oder Bibliotheken verwenden. Allerdings hat Microsoft angekündigt, dass die Archivierung auf Dateiebene bis Mitte 2026 verfügbar sein wird.
• Berechtigungs- und Zugriffsstrukturen werden übernommen. Während niemand in der Lage sein wird, Inhalte oder Einstellungen zu ändern, behält die Website alle Berechtigungs- oder Zugriffskonfigurationen bei, die sie hatte, als sie aktiv war.
• Compliance bleibt intakt, aber die Sichtbarkeit ändert sich: Einer der größten Vorteile für die IT ist, dass archivierte Websites für eDiscovery und Legal Holds im Microsoft Purview Compliance-Portal vollständig auffindbar bleiben. Um den Mandanten sauber zu halten, werden Endbenutzer diesen Inhalt jedoch nicht mehr in ihren täglichen Suchergebnissen oder über M365 Copilot sehen.

Archivierung inaktiver Websites vs. Löschen

Es könnte einfacher erscheinen, inaktive Websites einfach zu löschen. Während dies sicherlich Speicherplatz freigeben würde, setzt das Löschen veralteter Inhalte voraus, dass Sie sie nie wieder benötigen werden, was oft nicht der Fall ist. Der Inhalt einer Website könnte für ein zukünftiges Projekt nützlich sein, oder Sie müssen ihn möglicherweise in ein Compliance-Audit einbeziehen.

Die Archivierung inaktiver Websites reduziert Speicherkosten und hilft Ihnen dabei, eine saubere, organisierte Umgebung zu erhalten, während Zugänglichkeit gewährleistet und Governance unterstützt wird. Viele Teams verlassen sich auch auf SharePoint-Archivierungslösungen von Drittanbietern, um den Prozess zu rationalisieren, indem inaktive Arbeitsbereiche aufgedeckt und bei der Identifizierung der zu archivierenden Websites geholfen wird.

So archivieren Sie in SharePoint mit Microsoft 365 Archive

Es gibt zwei Hauptmethoden zur Archivierung von SharePoint-Websites. Beachten Sie, dass Sie SharePoint-Administrator oder globaler Administrator sein müssen, um Microsoft 365 Archive zu steuern.

Archivierung von Websites mit SharePoint Admin Center

Das SharePoint Admin Center ist der einfachste und zugänglichste Weg, um inaktive Websites mit Microsoft 365 Archive zu verwalten. 

Von der Seite Aktive Websites aus können Administratoren sowohl gruppenverbundene als auch nicht gruppenverbundene SharePoint-Websites archivieren. Wenn eine Website archiviert wird, verbraucht sie kein aktives SharePoint-Speicherkontingent mehr und nutzt stattdessen Microsoft 365 Archive-Speicher.

Archivierte Websites sind für Benutzer nicht zugänglich, bis sie reaktiviert werden, aber ihre Daten, Berechtigungen und Compliance-Einstellungen (wie Aufbewahrung und eDiscovery) bleiben erhalten. Deshalb ist es so wichtig, diesen Schritt in einen umfassenderen Lifecycle-Management-Plan zu integrieren. 

Dieser Prozess gewährt Ihnen mehr Kontrolle über Ihre SharePoint-Websites und reduziert Speicherkosten, ohne dass Sie Inhalte löschen müssen. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, können Sie standardmäßige SharePoint-Nutzungsberichte verwenden, um Websites zu identifizieren, die inaktiv geworden sind.  Falls Sie diesen Inhalt später wieder benötigen, kann ein Administrator die Website aus dem SharePoint Admin Center reaktivieren – beachten Sie jedoch, dass der Reaktivierungsprozess bis zu 24 Stunden dauern kann.

Archivierung von Websites mit PowerShell

PowerShell kann eine großartige Option sein, wenn Sie mit vielen skriptbasierten oder wiederholbaren administrativen Aufgaben arbeiten. Anstatt eine andere Archivierungsmethode zu sein, ist PowerShell einfach eine andere Art, den Prozess zu initiieren. 

Sie können Websites in großen Mengen mit dem PowerShell-Cmdlet Set-SPOSiteArchiveState erhalten oder reaktivieren. Wenn Sie eine größere Bereinigung Ihrer SharePoint-Umgebung durchführen, ist PowerShell ein flexibler Ansatz, der Ihnen viel Zeit sparen kann. Allerdings ist die Lernkurve steiler und technischer als beim SharePoint Admin Center.

Microsoft 365 Archive-Einschränkungen

Archivierung ist konstruktionsbedingt für die meisten Administratoren weitgehend manuell. Microsoft 365 Archive selbst unterstützt nur die Archivierung auf Website-Ebene ohne eingebaute Logik für inaktive Websites. Aber wenn Sie skalieren möchten, kann das Website-Lifecycle-Management (Teil von SharePoint Advanced Management) verwendet werden, um den Umzug in die Archivstufe basierend auf administratordefinierten Richtlinien zu automatisieren und zu orchestrieren. Ohne diese zusätzliche Governance-Ebene bleibt die Identifizierung und Verschiebung von Websites ein manueller Prozess. 

Während es einfach genug ist, einige wenige Websites in kleineren Umgebungen manuell zu verschieben, wird der Prozess kompliziert, wenn Ihr Fußabdruck wächst. Selbst mit nativen Automatisierungsoptionen wie SharePoint Advanced Management ist die Aufrechterhaltung einer wirklich gut verwalteten Umgebung in größerem Maßstab eine Hürde. Hier kommt ein Drittanbieter-Tool wie ShareGate Protect ins Spiel und schließt die Lücke zwischen "nur archivieren" und einer vollständigen, benutzerfreundlichen Governance-Strategie, die Ihren Mandanten organisiert hält ohne die Komplexität der Premium-Lizenzierung. 

Governance-Drift mit ShareGate aufdecken und beheben

Die Archivierung einiger ruhiger SharePoint-Websites ist ein großartiger erster Schritt zu einem saubereren Mandanten. Aber inaktive Websites sind meist ein Symptom eines größeren Problems: Governance-Drift. Wenn Websites ungenutzt bleiben, werden sie oft zu Black Boxes mit Eigentümerlücken, Wildwuchs und veralteten Zugriffsberechtigungen, die nicht nur eine Speicherrechnung, sondern ein Sicherheitsrisiko darstellen.

ShareGate Protect vereinfacht die komplexe Arbeit der Identifizierung dieser Risiken, indem es Ihnen einheitliche Sichtbarkeit über SharePoint, Teams, Groups und OneDrive hinweg bietet. Anstatt nur nach alten Dateien zu suchen, können Sie das vollständige Bild der Gesundheit Ihrer Umgebung sehen, einschließlich Datenexposition, Arbeitsbereich-Unordnung und AI- und Copilot-Bereitschaft.

Das Ziel ist nicht nur, Speicher zu sparen; es geht darum, Ihnen die Klarheit zu geben, genau zu sehen, wo Ihre Berechtigungen abdriften, und die Tools, um sie durch geführte Behebung zu reparieren. Ob Sie eine veraltete Website archivieren oder den Zugriff eines Gastes widerrufen – ShareGate hilft Ihnen dabei, entschlossene Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre M365-Umgebung sicher und geerdet zu halten.

Bereit zu sehen, was wirklich in Ihrem Mandanten passiert? Fordern Sie eine Demo an, um Governance-Drift aufzudecken und heute mit der Absicherung Ihrer Umgebung zu beginnen.