5 Gründe für die Migration Ihres Dateiservers zu SharePoint Online

Kann SharePoint Online einen Dateiserver ersetzen? SharePoints gruppenverknüpfte Teamwebsites und das leistungsstarke Admin Center bieten Organisationen eine beeindruckende Alternative zu lokalen Servern. Wir erklären, warum Sie von einem Dateiserver zu SharePoint Online wechseln sollten.

Denken Sie an das Fotoalbum Ihrer verrückten Tante und SharePoint als ähnliche Einheiten. Ja, sie hat wahrscheinlich ein paar Katzen zu viel und ist etwas überprotektiv, was ihre Zeitungen aus vergangenen Jahrzehnten angeht. Aber wenn es eine Sache gibt, in der Ihre Tante gut ist, dann ist es die Erhaltung der Familienfotosammlung in einwandfreiem Zustand.

Album für Album ist gefüllt mit Erinnerungen aus Ihrer Kindheit: Bilder Ihrer Großeltern, Cousins und Nachbarn. Und das Beste an den Fotoalben Ihrer Tante? Sie sind nach Datum, Zeit, Familienmitgliedern und Ereignissen organisiert und hinten zur Bequemlichkeit indexiert. Ihre Tante hat die Alben jahrelang obsessiv organisiert, und jetzt ist ein Foto von jedem peinlichen Haarschnitt, den Sie je hatten, auf Abruf verfügbar.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Dateiserver? (Und was sind die Nachteile?)
• SharePoint vs Dateiserver: Die Zukunft vs die Vergangenheit
• 5 Gründe für die Migration Ihres Dateiservers zu SharePoint Online
• Microsoft SharePoint Migration Tool vs. ShareGate für Ihren Dateiserver-Migrationsprozess
• Migrieren Sie Ihren Dateiserver zu SharePoint Online mit ShareGate

Was ist ein Dateiserver? (Und was sind die Nachteile?)

Es gibt viele Ähnlichkeiten zwischen einer gepflegten Sammlung von Familienfotos und gesundem Dokumentenmanagement.

Denken Sie daran, wie viele Inhalte Sie täglich erstellen oder bearbeiten. Multiplizieren Sie das nun mit der Anzahl der Mitglieder in Ihrem Team und addieren Sie die Anzahl der Teams in Ihrem Unternehmen. Sie müssen noch besser im Verwalten von Dokumenten sein als Ihre Tante, um bei allem den Überblick zu behalten! Wenn Sie bei der Arbeit jemals wieder etwas finden möchten, müssen Sie ein gutes digitales Ablagesystem eingerichtet haben.

Traditionell haben Unternehmen lokale Dateiserver verwendet, um ihre Unternehmensdaten zu speichern. Dies ist oft ein gemeinsames Laufwerk, wie ein F-Laufwerk oder O-Laufwerk, das von den verbundenen Desktops im Büro aus zugänglich ist. Mitarbeiter konnten Dokumente auf einem gemeinsamen Laufwerk speichern, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Dateien oder andere Inhalte auf persönlichen Festplatten oder in Postfächern versteckt werden.

Das gemeinsame Laufwerk ist jedoch nicht perfekt: Menschen vergessen, ihre Dateien im Unternehmenslaufwerk zu speichern, und sie müssen schließlich ihr Postfach nach wichtigen Daten durchsuchen oder zu viel Zeit damit verbringen, Inhalte von Kollegen „aufzuspüren". Bei traditionellen Dateiservern gibt es Lücken in der Zusammenarbeit; oft werden Inhalte dupliziert und alte Versionen werden für die neueste Variante gehalten, usw.

All diese Dinge behindern die Zusammenarbeit; sie verursachen Verwirrung in der Kommunikation und können die Effizienz der Arbeitspraktiken des Unternehmens beeinträchtigen, was folglich das Geschäftsergebnis hemmt.

SharePoint vs. Dateiserver: Die Zukunft vs. die Vergangenheit

Die ständige Weiterentwicklung der Technologie scheint fast unerbittlich zu sein. Wir sind von Dateiservern zu leistungsstärkeren Tools für die Verwaltung und Freigabe unserer Arbeit übergegangen. Und wenn Ihr Unternehmen seine Dateifreigaben noch nicht zu SharePoint migriert hat, verpassen Sie eine Menge! Hier ist warum.

5 Gründe für die Migration Ihres Dateiservers zu SharePoint Online

1. Vollständiger Zugriff, immer

Durch die Migration Ihrer Inhalte von einem traditionellen Dateiserver zu SharePoint erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf ihre Inhalte. Sie können von überall auf Ihre Dateien zugreifen – zu Hause, im Büro oder auf dem Weg zu einem Meeting – und von jedem Gerät aus. Das ist etwas, womit normale Dateifreigaben Schwierigkeiten haben.

2. Suchstärke

Vielleicht einer der größten Gründe für die Einbeziehung von Dateifreigaben in Ihre SharePoint-Migration ist die Suchleistung zum Auffinden von Dateien.

Suchen Sie nach Dokumentnamen oder Stichwörtern und erhalten Sie relevante Ergebnisse in Nanosekunden. Das ist etwas, das gelobt und beklatscht werden sollte, wenn Sie die schiere Menge an Inhalten berücksichtigen, mit denen unsere Unternehmen täglich umgehen.

3. Ein- und Auschecken

Sie arbeiten oft an Dateien und Dokumenten in Zusammenarbeit mit mehreren Kollegen. Es kann mühsam (oder sogar unmöglich) sein zu wissen, wer an demselben Dokument arbeitet, das Ihnen zugewiesen wurde, oder wer in letzter Minute noch einige Änderungen eingeben muss, bevor Sie Ihre Aufgabe beginnen.

In SharePoint können Sie eine Datei auschecken, sodass andere nicht darauf zugreifen können – was bedeutet, dass jeder weiß, wer die neueste Version des Dokuments hat. Dies hilft sicherzustellen, dass Sie sich nicht gegenseitig die Bemühungen zunichte machen.

4. Versionsverlauf und Backup-Schutz

In SharePoint besteht keine Notwendigkeit, mehrere Versionen einer einzelnen Datei zu erstellen und sie jedes Mal umzubenennen.

Sie haben wahrscheinlich schon gesehen, wie v1, v2, v3, v4… bis ins Unendliche an eine Datei angehängt werden. So viele Versionen zu haben, verwirrt Ihre Mitarbeiter, da es mit der Zeit Speicherplatz verstopft.

In SharePoint können Sie auch den Versionsverlauf nutzen – das bedeutet, Sie müssen nur an einer Datei arbeiten. Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und speichern, wird die alte Version immer noch unsichtbar aufbewahrt und kann per Knopfdruck aufgerufen werden, falls Sie jemals zurückverfolgen müssen.

5. Eine einzige Kopie an einem einzigen Ort

In SharePoint speichern Sie Ihr Dokument an einem Ort; Kollegen kommen zum Dokument, anstatt das Dokument überall hinzusenden.

Das bedeutet keine mehrfachen Kopien derselben Datei in verschiedenen Postfächern oder auf Festplatten, die wiederholt gesichert werden. Die eine Version ist am richtigen Ort und bietet große Klarheit für Ihr Team.

6. Alles in Maßen

Sie können einen Teamleiter auswählen, der die Inhalte in jeder Bibliothek verwaltet und moderiert. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass nur diejenigen mit Zugriff bestimmte Unternehmensdaten einsehen und bearbeiten können. Das ist wichtig in einem Zeitalter, in dem Compliance und Regulierung immer wichtiger werden.

Wie Sie SharePoint Online verwenden: Best Practices, Tipps und Tricks

Microsoft SharePoint Migration Tool vs. ShareGate für Ihren Dateiserver-Migrationsprozess

Jetzt, da Sie über die Vorteile informiert sind, wie sollten Sie die Migrationsaufgabe bewältigen und die Inhalte auf Ihrem Dateiserver zu SharePoint Online verschieben?

Microsoft bietet sein SharePoint Migration Tool an, aber ein Drittanbieter-Tool wie ShareGate bietet großartige Funktionen, um die Migration von Dateien viel einfacher zu machen! Lassen Sie uns diese beiden Tools und ihre Auswirkungen auf die Migration von Inhalten vergleichen, damit Sie die beste Technologie zur Unterstützung Ihres Projekts wählen können.

Microsoft SharePoint Migration Tool

Um Kunden zu befähigen, SharePoint Online und OneDrive-Migrationen effektiv durchzuführen, entwickelte Microsoft sein praktisches SharePoint Migration Tool (SPMT). Benutzer können auf Grundfunktionen zugreifen, um ihnen bei der Migration von Daten zu helfen und eine Migration per Massenupload mit einer CSV-Datei durchzuführen. Da es kostenlos nutzbar ist, ist dies die kostengünstigste Option für viele Organisationen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die eine kleinere SharePoint Online-Migration durchführen möchten.

Wenn Sie größere Migrationen durchführen möchten, reicht Microsofts Tool möglicherweise nicht aus. Leider eignet sich SPMT nicht für komplexere Szenarien und bietet nur die wesentlichsten Funktionen, um Ihnen bei der Datenmigration zu helfen.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung dieses Tools für die Migration Ihrer Dateien in diesem SPMT-Leitfaden von Microsoft.

ShareGate: Eine umfassende Drittanbieter-Lösung für Ihre SharePoint-Migration

ShareGate bietet Organisationen ein spezielleres Tool für den Übergang von ihrem lokalen Dateiserver als Microsoft. Seine leistungsstarken Funktionen können vielfältigere Anforderungen erfüllen und eine OneDrive- oder SharePoint Online-Migration vereinfachen. ShareGate vereinfacht auch das Onboarding von Mitarbeitern mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einem Navigationssystem, das einen zentralen Ort zum einfachen Durchlaufen der Migrationsreise darstellt.

Vorteile der Verwendung von Drittanbieter-Tools für SharePoint-Migration

Ein Drittanbieter-Tool ist eine großartige Wahl für eine problemlose Migration beim Übergang von einem Dateiserver zu SharePoint Online.

Diese Tools können die Skalierbarkeit einer komplexen und großangelegten Migration bewältigen. Als Ergebnis können Unternehmen erfolgreich ihre Daten in einwandfreiem Zustand halten, mit weniger Fehlern oder Datendateien, die verschwinden. In ihrer neuen Zielumgebung können sie erwarten, ihre bestehende Informationsarchitektur, Berechtigungen, Metadaten und Datei- und Ordnerstruktur zu bewahren.

Drittanbieter-Tools sind effizient, mit der Fähigkeit, die Zeitlinie Ihres Migrationsprojekts zu verkürzen. Da sie auch viele der Migrationsaufgaben automatisieren und die Notwendigkeit für manuelle menschliche Eingriffe eliminieren, können Unternehmen Ausfallzeiten verringern, Unterbrechungen für ihre SharePoint-Benutzer vermeiden und ihre Ressourcen besser zuweisen.

Organisationen können auch einige zusätzliche Features nutzen, wenn sie ihre Daten migrieren, mit erweiterten Funktionen wie Vor-Migrations-Analyse, Content-Mapping und Terminplanung.

Migrieren Sie Ihren Dateiserver zu SharePoint Online mit ShareGate

Traditionell, wenn Mitarbeiter während ihres Arbeitstages auf Inhalte zugreifen müssen, haben sich Unternehmen auf lokale Systeme verlassen, um ihre gemeinsamen Dateien zu speichern. Doch wenn Sie die bahnbrechenden Fähigkeiten der SharePoint-Funktionen mit einem traditionellen Server vergleichen, sind die Gründe für die Migration von Dateiserver-Inhalten zu SharePoint Online klar.

Unternehmen erhalten vollständige Kontrolle über ihre Dateien, mit der Möglichkeit, auf Daten zuzugreifen, wann und wo immer ihre Mitarbeiter sie benötigen.

SharePoint bietet eine hilfreiche Kollaborationsplattform, die Versionsverlauf und Backup-Schutz verwendet, um Ihre Daten intakt zu halten. Kein Chaos mehr, weil jedes Teammitglied sich darauf verlassen kann, auf eine einzige Kopie aller Dokumente im selben gemeinsamen Bereich zuzugreifen.

Und wenn es Zeit ist, Ihre tatsächliche Migration zu beginnen und Ihre Dateien von Ihrem Dateiserver zu SharePoint Online zu verschieben, kann die Nutzung eines Drittanbieter-Tools wie ShareGate sicherstellen, dass Sie diesen modernen cloud-basierten Ansatz für das Dateimanagement erfolgreich nutzen.

ShareGate ist bereit, als SharePoint-Migrationstool Ihrer Organisation zu dienen. Buchen Sie eine individuelle Demo mit einem unserer Experten für eine persönliche Demonstration von ShareGate.