Wie man zu SharePoint online migriert: Vollständiger Leitfaden für IT-Administratoren

SharePoint Online Migrationen können selbst erfahrene IT-Administratoren vor Herausforderungen stellen. Dieser Leitfaden erklärt Ihre wichtigsten Tool-Optionen und praktische Strategien, um die Produktivität aufrechtzuerhalten und häufige Fallstricke zu vermeiden.

SharePoint Migrationen haben den Ruf, unübersichtlich zu sein. Sie haben die Aufgabe, nicht nur Dateien zu übertragen, sondern ganze Ökosysteme: Sites, Dokumentbibliotheken, Dateifreigaben, Dateiserver-Inhalte und Benutzerberechtigungen.

Die Datenübertragung ist nicht der schwierige Teil. Die Komplexität des Umzugs ist es. Erwarten Sie keinen einfachen Lift-and-Shift-Ansatz bei der Migration von Berechtigungen und Strukturen von Legacy-Dateiservern zu modernen SharePoint-Sites. Da SharePoint Architektur, Vererbung und Governance anders handhabt, müssen Sie sorgfältig planen, um Zugriff, Struktur und Datenintegrität zu erhalten.

Dieser Artikel dient als Überlebenshandbuch für IT-Administratoren und umreißt die verfügbaren Tools, die dazu entwickelt wurden, SharePoint Migrationen über verschiedene Projektumfänge und technische Anforderungen hinweg zu vereinfachen. Im Folgenden schlüsseln wir ihre wichtigsten Funktionen auf und skizzieren die Schritte, die IT-Administratoren für einen reibungslosen Umzug durchführen müssen. Sie finden auch praktische Tipps, um Benutzer arbeitsfähig zu halten und häufige Fehler zu umgehen, die ein SharePoint-Migrationsprojekt entgleisen lassen.

Warum die Migration zu SharePoint Online wichtig ist

Im Moment wenden sich viele Organisationen von traditionellen Dateifreigaben, lokalen Dateiservern, Dropbox und sogar lokalem SharePoint ab, weil sie einfach nicht mithalten können. Moderne Zusammenarbeit, stärkere Sicherheit und KI-gesteuerte Tools drängen Teams stattdessen zu Microsoft 365.

Die Wartung von Servern ist kostspielig, die Skalierung ist schwierig und die Collaboration-Tools sind veraltet. Im Gegensatz dazu bietet das cloudbasierte SharePoint Online automatische Updates, engere Integration mit kritischen Produktivitäts-Apps, vorhersagbare Kosten und Compliance-Features zur Risikominderung.

Falls das Sie nicht davon überzeugt, dass es Zeit für eine Migration ist, gibt es auch eine Deadline zu bedenken: SharePoint Server 2016 und 2019 erreichen das Ende des Supports im Juli 2026. Danach lokal zu bleiben wird Ihre Organisation Bedrohungen aussetzen.

Was ist also genau der Unterschied zwischen SharePoint lokal vs. SharePoint Online?

SharePoint Server oder "lokales SharePoint" ist Software, die Ihre Organisation auf ihren eigenen Servern oder im Rechenzentrum installiert und betreibt, die Ihr IT-Team warten und verwalten muss. Der Zugriff erfolgt über Ihr Unternehmensnetzwerk und externe Benutzer verbinden sich über VPNs oder benutzerdefinierte Setups.

SharePoint Online wird als Cloud-Service bereitgestellt, der in Microsofts Azure-Rechenzentrum gehostet wird, das Microsoft verwaltet. Benutzer können von überall mit einer Internetverbindung auf SharePoint Online und zugehörige Apps wie OneDrive und Teams zugreifen. Microsoft Entra ID authentifiziert Benutzer und sichert den Zugriff mit Multi-Faktor-Authentifizierung und bedingtem Zugriff. 

Die Migration zwischen ihnen kann über mehrere Methoden erfolgen:

• Manuell: Diese Art ist in Ordnung für eine kleine SharePoint-Migration, wie die Übertragung einer Handvoll Microsoft SharePoint-Sites oder -Bibliotheken. Aber Sie laden Dateien selbst herunter und hoch, ob von lokalen Laufwerken, Dateiservern oder kleineren SharePoint-Sites, daher ist es einfach, Berechtigungen oder Metadaten zu übersehen, wenn Sie nicht vorsichtig sind.
• Hybrid: Dieser stufenweise Ansatz beinhaltet das langsame Verschieben von Daten in die Cloud, während einige lokal bleiben, wie bestimmte Dateiserver aktiv zu halten, während SharePoint Online getestet wird, bevor vollständig übertragen wird, oder die schrittweise Überführung einer komplexen Umgebung.
• Tools: Microsofts kostenloses SPMT funktioniert für grundlegende Migrationen. Aber ein Dritt-SharePoint-Migrationstool wie ShareGate kann größere Jobs mit Tausenden von Dateien und komplexen Berechtigungen bewältigen. Sie erhalten auch erweiterte Berichterstattung und Fehlerbehandlung, die Stunden der Bereinigung sparen.
  

Das richtige SharePoint-Migrationstool wählen: Vier Top-Auswahlen

Als IT-Administrator kennen Sie den Schmerz von Migrationen, die zu defekten Berechtigungen, ins Stocken geratenen Dateiübertragungen und Ausfallzeiten führen, die Benutzer frustrieren. Die Wahl Ihres SharePoint-Migrationstools kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Umzug und wochenlanger Bereinigung bedeuten:

• SPMT → für lokalen SharePoint Server und Dateifreigaben
• Migration Manager → für Dateifreigaben und unterstützte Cloud-Quellen
• Migration PowerShell cmdlets → wenn Sie Automatisierung zusätzlich zu SPMT benötigen
• ShareGate → für intuitive, vollumfängliche Migrationen mit integrierten Berichts- und Governance-Kontrollen

1. SharePoint Migration Tool (SPMT)

Organisationen können Microsofts kostenloses SharePoint Migration Tool (SPMT) verwenden, um Inhalte von ihren lokalen SharePoint Server-Sites, Dateiservern und Dateifreigaben in SharePoint Online und Microsoft 365 zu übertragen.

Unterstützte Daten und Inhalte:

SPMT kann Dateien, Ordner und Metadaten von lokalen oder Netzwerk-Dateifreigaben migrieren. Es unterstützt SharePoint Server-Listen, Dokumentbibliotheken, Dateien, konfigurierbare Versionen, Inhaltstypen und verwaltete Metadaten. Site-Strukturen wie Navigation, Beschreibungen, Icons und Web Parts sind enthalten, mit verfügbarer schrittweiser Migration, um Änderungen zu erfassen. Verwaltete Metadaten-Begriffspeicher können ebenfalls migriert werden, obwohl die Migration globaler Begriffspeicher globale Tenant-Admin-Rechte erfordert.

Zu beachtende Einschränkungen:

Bevor Sie entscheiden, ob das SPMT für Ihre Migration geeignet ist, müssen Sie die Komplexität Ihrer Umgebung gegen die Einschränkungen des Tools bewerten, was die Überprüfung erforderlicher Berechtigungen, Voraussetzungen und Endpunkte umfasst, um die Kompatibilität mit Ihrer Quell- und Ziel-SharePoint-Umgebung zu verifizieren. Das SPMT:

• Migriert keine benutzerdefinierten Elemente wie InfoPath-Formulare, Master Pages oder benutzerdefinierte Listenformulare.
  
  
• Kann keine mandantenübergreifenden Migrationen für die Übertragung von Sites, Bibliotheken oder Inhalten zwischen separaten Microsoft 365-Tenants ermöglichen.
  
  
• Unterstützt nur SharePoint 2010/2013-Listen- und -Bibliotheks-Workflows und schließt Workflow-Verlauf aus.
  
  
• Für Dateifreigabe-Migrationen bewahrt SPMT explizite ("Erlauben")-Berechtigungen, behält aber keine geerbten oder "Verweigern"-Berechtigungen bei, die auf Dateiebene angewendet wurden, und kann bei sehr großen Dateiserver-Volumen Schwierigkeiten haben.
  
  
• Stößt auf Drosselung oder Leistungsgrenzen bei großen Listen oder Bibliotheken.
  
  
• Erfordert Skripte oder manuelle Nachbesserung für bestimmte benutzerdefinierte Web Parts.
  
  
• Bietet grundlegende Migrationsberichterstattung, sodass Administratoren möglicherweise mehr Zeit damit verbringen, Protokolle manuell zu durchsuchen, um Probleme zu diagnostizieren.

SPMT erfordert auch erhöhte Rollen wie Global Admin, SharePoint Admin oder Site Collection Admin, abhängig vom Umfang der Migration, und unterstützt nur bestimmte SharePoint Server-Versionen (2010, 2013, 2016, 2019) und Dateifreigaben.

So verwenden Sie das Microsoft SharePoint-Migrationstool:

• Schritt 1: Installieren Sie das SPMT. Denken Sie daran, zu prüfen, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen, Voraussetzungen und Endpunkte haben!
  
  
• Schritt 2: Erstellen Sie eine Migrationsaufgabe. Sie können wählen, ganze Sites, spezifische Listen oder Bibliotheken zu migrieren oder Workflows in Power Automate zu verschieben.
  
  
• Schritt 3: Überwachen und berichten. Wenn Migrationsaufgaben abgeschlossen sind, können Sie detaillierte oder zusammenfassende Berichte für jeden Job oder einen Bericht für die gesamte Sitzung prüfen. SPMT erstellt auch Protokolle und aufgabenebene Berichte, um Ihnen bei der Verwaltung, Prüfung und Fehlerbehebung des Migrationsprozesses zu helfen.

2. Migration Manager

Microsoft bietet dieses eingebaute Web-SharePoint-Migrationstool, um Inhalte in SharePoint Online, OneDrive oder Teams zu verschieben. Das einfache, klare Dashboard lässt Sie Agenten einrichten, Jobs ausführen und Fortschritte durch eine geführte visuelle Oberfläche verfolgen. Sie benötigen keine Scripting-Fähigkeiten und es lässt Sie Migrationen von Dateifreigaben und unterstützten Cloud-Quellen (Google Drive, Dropbox, Box) in SharePoint Online, OneDrive und Teams verwalten. Für lokalen SharePoint Server müssten Sie das SharePoint Migration Tool (SPMT) verwenden. Der Kompromiss ist weniger Flexibilität und langsamere Leistung für sehr große Cloud-Migrationen.

3. PowerShell

PowerShell-Migrationen verwenden Microsofts cmdlets, die auf der SharePoint Migration Tool-Engine aufbauen. Mit diesem skriptbasierten Ansatz erhalten IT-Teams mehr Flexibilität, um Migrationen auf ihre Weise auszuführen. Es eignet sich gut für Massen- oder wiederholbare Aufgaben, da Sie Migrationen mit CSV- oder JSON-Eingaben automatisieren, sie bei Bedarf planen und für komplexe Szenarien anpassen können. Obwohl Sie mehr Skalierbarkeit und Kontrolle erhalten, kommt diese Migrationsmethode mit einer steileren Lernkurve, wenn Sie nicht gut im Scripting versiert sind und Protokolle anstatt eines einfachen Drag-and-Drop-Dashboards verwenden.

4. ShareGate

Suchen Sie über Microsofts native Migrationstools hinaus? ShareGate Migrate bietet eine umfassendere, End-to-End-Lösung, die Ihre Microsoft 365 Cloud-Migrationen vereinfacht und beschleunigt. Verwenden Sie es, um:

• Sich mit Vor-Migrations-Checklisten und Einblicken zu organisieren, um Ihr Projekt zu umreißen
• Alles zu verschieben, was wichtig ist: SharePoint-Sites, Teams, Postfächer, OneDrive, Google Drive—und die Metadaten, Berechtigungen, Labels und Versionierung intakt zu halten.
  
  
• Komplexe Szenarien mit Leichtigkeit zu handhaben—wie Tenant-zu-Tenant-Verschiebungen, M&A-Zeitpläne und Copilot-Datenvorbereitung.
  
  
• Einfach Postfach-Migrationen zu handhaben und Nachrichten, Kalender, Kontakte und alle kleinen Details (Anhänge, Ordner, Kategorien, usw.) zu übertragen.

Und die Magie hört nicht auf, nachdem Sie "migrieren" klicken. Mit ShareGate können Sie:

• Inhalte reorganisieren, Berechtigungen reparieren und alles mit integrierten Berichten verfolgen.
  
  
• Ihre Umgebung für Sicherheit, Produktivität und KI-Bereitschaft optimieren.
  
  
• Projektüberschreitungen mit einem einfachen Preismodell vermeiden (hallo, unbegrenzte Daten und Benutzer).

Es ist, als würden Sie eine 5-Sterne-Umzugscrew beauftragen, die nicht nur Ihre Kartons (Ihre SharePoint-Sites, Ordner und andere Daten) ins neue