5 wesentliche Schritte zur Vorbereitung auf Microsoft 365 Copilot

Egal, ob Sie die Gewässer für Microsoft 365 Copilot testen oder nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, ein strategischer Plan ist entscheidend. Microsoft MVP Antonio Maio schlüsselt es auf und teilt Tipps zur Vorbereitung Ihrer Organisation mit.

Microsoft 365 bietet einen ständig wachsenden Ozean an Funktionen und Features, insbesondere mit der Einführung von Tools wie Copilot. Aber wenn Organisationen das Beste aus neuen und aktualisierten Microsoft-Tools herausholen möchten, stehen sie vor Herausforderungen wie Sicherheit, Change Management und Akzeptanz.

Copilot ist als Premium-Produktivitätsassistent auf die Bühne getreten, angetrieben von generativer KI und in die gesamte Microsoft 365-Suite integriert. Mit ihm können Sie Aufgaben automatisieren, Inhalte generieren und das Benutzererlebnis verbessern.

Unser kürzliches Webinar stieß auf großes Interesse und viele Fragen, was zeigt, dass viele darauf brennen, in die Welt von Copilot einzutauchen. Um die Dinge zu klären und Ihre brennenden Fragen zu beantworten, sprach Microsoft MVP Antonio Maio darüber, was Copilot kann, und teilte Tipps mit, wie Sie Ihre Organisation vorbereiten können.

Schritt 1: Verstehen Sie die Architektur von Copilot für Microsoft 365

Copilot für Microsoft 365 ist ein KI-Assistent, der in Ihren täglichen Arbeitsablauf integriert ist.

Schauen Sie sich einen schnellen Überblick über Copilot in Microsoft-Apps an und sehen Sie, wie es sich von herkömmlicher prädiktiver KI unterscheidet:

https://www.youtube.com/watch?v=thw7sCj69w8

Copilot nutzt die Möglichkeiten der großen Sprachmodelle (LLMs) von Azure OpenAI, um Sie bei verschiedenen Aufgaben in vertrauten Microsoft 365-Anwendungen wie Teams, Word und Excel zu unterstützen.

Was ist Microsoft 365 Copilot? Wichtige Dinge, die IT-Profis wissen sollten.

Hier sind die Schlüsselelemente, die die Copilot-Architektur ausmachen:

• Azure OpenAI-Service: Copilot nutzt vortrainierte LLMs von Azure OpenAI, die auf riesigen Datensätzen trainiert wurden. Diese Modelle führen Aufgaben wie Textzusammenfassung, Inhaltserstellung und Informationsrecherche aus.

• Microsoft Graph-Integration: Copilot greift über Microsoft Graph auf Ihre Daten zu. Das bedeutet, es taucht in Ihre E-Mails, Chats, Meetings, Kontakte und Dokumente ein – im Grunde alles, was für Sie relevant ist und Ihren Zugriffsberechtigungen entspricht.

• Semantische Indexierung: Diese Suchtechnologie der nächsten Generation hilft Copilot, relevante Informationen in Ihren Inhalten effizient zu finden, basierend auf dem, was Sie suchen, nicht nur auf Schlüsselwörtern.

• Optionaler Web-Zugang: Standardmäßig kann Copilot auf Informationen aus dem Web zugreifen, um seine Antworten zu bereichern. Jedoch können Administratoren und Benutzer die Web-Zugriffsfunktion von Copilot nach ihren Wünschen verwalten.

• Sicherheit und Compliance: Copilot basiert auf Microsofts Sicherheitsframework, sodass Sie darauf vertrauen können, dass es sich an die Regeln hält. Es respektiert Ihre Berechtigungen, hält sensible Daten sicher und erfüllt alle Compliance-Anforderungen.

• Microsoft Responsible AI Framework: Bei Copilot steht verantwortliche KI im Mittelpunkt. Es folgt Microsofts Richtlinien, um Fairness, Zuverlässigkeit, Datenschutz und Transparenz zu gewährleisten. Es sucht auch nach schädlichen Inhalten wie bösartigen Prompts oder unbefugten Zugriffsversuchen.

Den Ablauf verstehen

Lassen Sie uns durchgehen, wie die Copilot-Interaktion funktioniert:

• Benutzer gibt einen Prompt ein: Der Prompt initiiert den Prozess, typischerweise innerhalb einer integrierten M365-App wie Teams, Word oder Outlook.

• Vorverarbeitung: Die Plattform führt Prüfungen auf schädliche oder bösartige Inhalte durch und stellt so eine verantwortliche Nutzung von Copilot sicher. Sicherheit zuerst!
• Zugriff auf zusätzliche Daten: Als nächstes interagiert der Prompt mit Microsoft Graph und greift möglicherweise auf E-Mails, Dateien, Kalender, Kontakte und Web-Informationen zu (falls aktiviert).
• LLM-Verarbeitung: Nun wird Ihr modifizierter Prompt an die LLMs gesendet, die explizit für Copilot bestimmt sind. Diese LLMs werden von Azure OpenAI betrieben und sind bereit, eine Antwort speziell für Sie zu erstellen.
• Antwort-Generierung: Die LLMs antworten basierend auf dem Prompt und den zugegriffenen Daten.
• Nachbearbeitung: Copilot führt weitere Prüfungen der Antwort durch. Es sucht nach sensiblen Daten und kann bei Bedarf ein Sensitivitätslabel anwenden.
• Benutzer erhält Antwort: Die endgültige Antwort wird an den Benutzer innerhalb der M365-Anwendung zurückgegeben.

Denken Sie daran, Copilot für Microsoft 365 funktioniert gut mit anderen Apps in der Microsoft 365-Familie wie SharePoint und Teams. Es ist alles Teil derselben Service-Grenze und hält alles schön ordentlich.

Ihre Daten bleiben genau dort, wo sie hingehören, mit nur wenigen Ausnahmen, wenn Sie auf externe Informationen online oder über Plugins zugreifen, alles unter der Kontrolle Ihrer Organisation.

Schritt 2: Sorgen Sie dafür, dass die Grundlagen und Essentials abgedeckt sind

Bevor Sie kopfüber in die aufregende Welt von Copilot für Microsoft 365 eintauchen, ist es entscheidend sicherzustellen, dass Ihre Organisation die wesentlichen Bausteine vorhanden hat. Antonio führte uns durch die Anforderungen, Voraussetzungen und wichtigen Schritte bei der Vorbereitung auf Copilot.

Anforderungen

• Zunächst benötigen Sie eine Microsoft Enterprise ID oder ein Azure AD-Konto.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Microsoft 365 Apps auf den Desktops Ihrer Benutzer bereitgestellt haben und dass verbundene Erfahrungen wie Copilot aktiviert sind.
• Denken Sie daran, Copilot funktioniert nicht in Word, Excel, PowerPoint oder OneNote, wenn verbundene Erfahrungen deaktiviert sind.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechende Lizenzierung haben. Copilot ist eine Add-on-Lizenz zu bestehenden Microsoft 365-Plänen wie E3, E5 oder Business Standard.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihren Update-Kanal für Microsoft 365 Apps auf Current Channel oder Monthly Enterprise Channel setzen, um auf alle neuesten Copilot-Funktionen zugreifen zu können.

Voraussetzungen

• Sie müssen ein OneDrive for Business-Konto haben, um Copilot in OneDrive zu verwenden.
• Die Aktivierung der neuen Outlook-Erfahrung in der Outlook Client-App ist für die Copilot-Nutzung in Outlook erforderlich.
• Wenn Sie planen, Copilot zu verwenden, um Ihre Meeting-Aufzeichnungen in Microsoft Teams oder Teams Phone zusammenzufassen, aktivieren Sie vorher Transkriptionen oder Meeting-Aufzeichnungen.
• Für Microsoft Loop und Whiteboard gehen Sie zum M365 Admin Center und stellen Sie sicher, dass sie dort aktiviert sind.

Sobald Sie die Anforderungen und Voraussetzungen validiert haben, richten Sie Ihr Netzwerk an den Microsoft 365-Netzwerkverbindungsprinzipien aus. Microsoft stellt umfassende Dokumentation zu Netzwerkarchitekturen bereit, um Microsoft 365-Traffic sicher zu verwalten. Sie möchten sicherstellen, dass Netzwerktraffic für Microsoft 365 sich mit den nächstgelegenen Front-End-Servern zum Standort des Benutzers verbindet, um optimale Leistung zu erzielen.

Bringen Sie Ihre Inhalte in Microsoft 365

Das Verschieben Ihrer Inhalte in Microsoft 365 ist einfach. Da Copilot sowohl mit internen als auch externen Inhalten kompatibel ist, wird die Verwendung von Tools wie ShareGate für eine nahtlose Migration unerlässlich.

ShareGate unterstützt die Migration von Inhalten aus verschiedenen Quellen in SharePoint, einschließlich Dateifreigaben, Google Drive, Box und anderen Cloud-Plattformen. Es kann auch Inhalte innerhalb von Microsoft 365 verschieben, um sicherzustellen, dass sie für Copilot zugänglich sind. Zusätzlich bewahrt ShareGate Berechtigungen, Daten und Metadaten und ermöglicht eine Inhaltsmodernisierung während der Migration.

Durch die Abdeckung dieser Grundlagen und Essentials legen Sie ein solides Fundament für die effektive Nutzung der Copilot-Funktionen in Ihrer Organisation.

Schritt 3: Entwerfen Sie ein Governance-Framework für Content-Management, Sicherheit und Zugriff

Die Bewertung, Bereinigung und Governance von SharePoint-Berechtigungen sind der Schlüssel, um Ihre Organisation für die Microsoft 365 Copilot-Integration vorzubereiten.

Schauen Sie sich einige Governance-Tipps für Microsoft 365 Copilot an:

https://www.youtube.com/watch?v=czWFbdniphA

Copilot wird Zugriff auf dieselben Informationen haben wie Sie, stellen Sie also sicher, dass Ihre Berechtigungen in einem guten Zustand sind.

Die folgenden Tools können Ihnen bei dieser Aufgabe helfen:

SharePoint Advanced Management

SharePoint Advanced Management umfasst Data Access Governance-Berichte und zeigt Ihnen genau, wann Freigaben in Ihrem Tenant erfolgen und wo sich sensible Daten mit Sensitivitätslabels befinden.

Microsoft Graph Data Connect für SharePoint (MGDC)

Als nächstes kommt MGDC für SharePoint kombiniert mit Azure Synapse und Power BI. MGDC gibt Ihnen Big Data-Tools zur Analyse von Berechtigungen und anderen Informationen innerhalb von SharePoint online. Dies kann für große Unternehmens-Tenants mit Tausenden von Sites, Benutzern und Dateien nützlich sein.

Tools von Drittanbietern

Die Überwachung der allgemeinen Governance Ihres Tenants ist keine kleine Aufgabe. ShareGate unterstützt Organisationen bei jedem Schritt im Lifecycle-Management, der Sicherung und Verwaltung des Zugriffs und der laufenden Microsoft 365-Verwaltung.

Lifecycle-Management

• Inaktive Teams bereinigen.
• Sicherstellen, dass jedes Team und jede Gruppe einen Besitzer hat, bevor es verwaist.
• Workspace-Bereitstellungsvorlagen erstellen.
• Richtlinieneinstellungen an Benutzer und Besitzer delegieren.
• Informationslücken in Ihren Workspaces ausfüllen, freihändig!

Zugriff sichern und verwalten

• Unser Permissions Matrix Report ist Ihr Sprungbrett zur Verwaltung von Berechtigungen über Tenants hinweg.
• Benutzerdefinierte Sicherheitseinstellungen anwenden oder Berechtigungen entsprechend den Bedürfnissen jedes Teams anpassen.
• Externe Fre