Microsoft 365 Copilot-Sicherheit: Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter selbstbewusst mit KI

Die Einführung von Microsoft 365 Copilot bringt Administratoren in eine schwierige Lage. Die Führungsebene möchte, dass Mitarbeiter ihre Arbeitsabläufe mit KI beschleunigen, aber Administratoren müssen sicherstellen, dass vertrauliche Inhalte nicht durch bestehende Berechtigungen überexponiert werden. Da Teams mehr Microsoft 365 Copilot-Funktionen und KI-Fähigkeiten übernehmen, müssen sie Geschwindigkeit und Sicherheit ausbalancieren.

M365-Berechtigungen ändern sich, wenn Benutzer eigenständig Arbeitsbereiche erstellen, Dateien teilen und Gäste einladen. Unkontrolliert hinterlassen übermäßiges Teilen und vergessene Arbeitsbereiche vertrauliche Informationen ungeschützt. Copilot erstellt diese Lücken nicht, kann aber bestehende Zugriffsprobleme sichtbarer machen, indem es Inhalte aufzeigt, die Benutzer bereits erreichen können.

Tools wie ShareGate Protect schützen Ihre digitale Umgebung. Sie zeigen potenzielle Zugriffs- und Governance-Risiken auf und helfen Ihnen dabei, Maßnahmen bei Berechtigungen zu ergreifen, damit Mitarbeiter generative KI sicher nutzen können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Expositionsbedenken in Ihrem Unternehmen identifizieren und wie ShareGate Protect einen Unterschied macht.

Wie M365 Copilot bestehende Governance-Lücken aufdeckt

M365 Copilot ändert Ihr Berechtigungsmodell nicht und umgeht keine Zugangskontrollen. Es kann die Auswirkungen bestehender Exposition verstärken, indem es zugängliche Inhalte leichter auffindbar und zusammenfassbar macht.

Was es kann, ist bestehende Governance-Lücken ins Rampenlicht zu rücken. Angenommen, Sie bitten Copilot, alles zum Q1-Kunden-Rollout zusammenzufassen. Im Hintergrund stellt die KI Inhalte aus allen M365-Daten zusammen, auf die Sie bereits Zugriff haben. Wenn Ihnen jemand versehentlich Zugriff auf ein vertrauliches Kundendokument gewährt hat, würde Ihr Bericht proprietäre Daten enthalten, die er nicht enthalten sollte.

Self-Service-Umgebungen und Zugriffsprobleme

In Self-Service-Umgebungen arbeiten Menschen schnell, weil sie frei Arbeitsbereiche erstellen, Dateien teilen und externe Benutzer einladen können, manchmal ohne zentrale Aufsicht, je nach Ihrem Governance-Modell. Aber nachlassende Governance und Lifecycle-Management können unbeabsichtigte Copilot-Exposition verursachen durch:

• Veraltete und ungeprüfte Sharing-Links: Menschen erstellen oft hastig Sharing-Links, um die Arbeit voranzutreiben, besonders während geschäftiger Launches oder funktionsübergreifender Projekte. Aber niemand überprüft sie, sobald der unmittelbare Bedarf vorbei ist. Mit der Zeit hinterlässt das vertrauliche Dateien für mehr Personen als erwartet zugänglich – länger als beabsichtigt – und erhöht die Chancen, dass Informationen in KI-generierten Antworten auftauchen, wenn der ursprüngliche Ersteller den Zugriff früher hätte entfernen sollen.
• Anhaltender Gastzugang: Gastzugang beginnt mit einer gültigen Geschäftsanforderung, überlebt aber oft die Arbeit, die er unterstützen sollte. Agenturen beenden Kampagnen und Auftragnehmer schließen Projekte ab, aber ihr Zugriff bleibt bestehen, wenn ihn niemand überprüft. Wenn ungeprüft gelassen, können Gastbenutzer länger als beabsichtigt Zugriff auf Dateien behalten – und in einigen Fällen Inhalte über den Projektzeitrahmen hinaus weiter bearbeiten oder mit ihnen interagieren.
• Inaktive oder aufgegebene Arbeitsbereiche: Projektleiter gruppieren Teams in Arbeitsbereiche, um spezifische Arbeitsabläufe und Projekte anzugehen. Auch nachdem Menschen aufhören, diese Umgebungen zu nutzen, haben sie möglicherweise noch Zugriff durch alte Mitgliedschaften und geerbte Berechtigungen. Diese Räume verschwinden aus der täglichen Aufmerksamkeit, wenn Sie zu anderen Projekten übergehen, sodass sie bei manuellen Überprüfungen leicht übersehen werden, aber Copilot könnte veraltete oder vertrauliche Daten von diesen Standorten aufdecken, wenn Benutzer noch Zugriff haben.
• Fehlende oder unklare Eigentümerschaft: Ohne einen verantwortlichen Arbeitsbereich-Eigentümer gibt es niemanden, der Gastzugang kontrolliert oder Daten löscht. Was eine routinemäßige Bereinigung nach dem Projekt sein sollte, wird im Laufe der Zeit zu einer verstreuten Suche nach Berechtigungsgenehmigungen.

Hier ist ein schnelles Beispiel dafür, wie sich diese Probleme im echten Leben manifestieren. Angenommen, ein Mitarbeiter bittet um eine schnelle Zusammenfassung von allem, was mit einem acht Monate alten Anbieter-Projekt verbunden ist. Copilot durchsucht einen alten Team-Kanal, Dateien aus einem weit geteilten Ordner und proprietäre Dokumente, die in einem Arbeitsbereich liegen, den seit Monaten niemand berührt hat. Als Administrator passiert auf Ihrer Seite nichts Neues, weil der Benutzer bereits Datenzugang hatte. Aber Copilot bietet dem Mitarbeiter veraltete, private Informationen.

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Machen Sie Ihre M365-Umgebung Copilot-bereit

Die Vorbereitung auf die Nutzung von Microsoft Copilot besteht hauptsächlich aus der Überprüfung und Verschärfung der bereits bestehenden Zugriffe. Wenn Sie KI-gestützte Produktivität ohne unnötige Exposition durch Copilot wollen, beginnt die Arbeit mit Ihrer aktuellen Datenhygiene, Sharing-Mustern und Arbeitsbereich-Governance.

Passen Sie Berechtigungen in kollaborativen Räumen an durch:

• Überprüfung der Arbeitsbereich-Mitgliedschaft: Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen zu Microsoft Teams, M365-Gruppen und verbundenen Arbeitsbereichen gehören.
• Entfernung veralteter Gastzugriffe: Löschen Sie inaktive oder unerwünschte Gastbenutzer aus Teams, Gruppen und SharePoint-Sites, sobald sie mit ihrer Arbeit fertig sind.
• Bereinigung inaktiver Arbeitsbereiche: Finden Sie aufgegebene Räume und archivieren oder löschen Sie sie. Sie können den Raum auch für einen neuen Zweck umbenennen und ihm einen aktiven Eigentümer zuweisen.
• Verschärfung der Datei- und Ordnerfreigabe: Überprüfen Sie Sharing-Links, damit Inhalte nicht breiter zugänglich oder länger verfügbar sind als beabsichtigt.

Das Springen zwischen mehreren Tools und Admin-Centern zur Behebung von Zugriffsproblemen kostet Zeit. ShareGate Protect vereinfacht diesen Prozess. Es gibt Ihnen mandantenweite Sichtbarkeit in übermäßiges Teilen, Gastzugang, inaktive Arbeitsbereiche und Eigentümerlücken in M365. Basierend auf diesen Erkenntnissen können Sie uninformierte Aktivitäten untersuchen und admin-kontrollierte Bereinigungsmaßnahmen ergreifen.

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Sichere M365-Zusammenarbeit nach der Aktivierung von Copilot aufrechterhalten

Da so viele Menschen in M365 zusammenarbeiten, ist die Bereinigung des Zugriffs eine fortlaufende Aufgabe. In Self-Service-Situationen entstehen langfristige Schwankungen natürlich. Mitarbeiter erstellen neue Teams und teilen dort Dateien, laden Gäste ein und aktualisieren die Mitgliedschaft, während Projekte voranschreiten. Es hilft ihnen, schneller zu arbeiten, verursacht aber auch expositionsbezogene Probleme, wenn es unbeaufsichtigt bleibt.

Um diese Bedenken anzugehen, müssen Administratoren fortlaufende Hygiene priorisieren. So geht's:

• Regelmäßige Überprüfung des Datenzugriffs: Überprüfen Sie, wer noch Zugriff hat und in Teams, Gruppen und verbundenen Arbeitsbereichen gehört.
• Validierung der Sharing-Muster: Überprüfen Sie alte Links und externe Sharing-Einstellungen erneut, um sicherzustellen, dass diejenigen, die Zugriff haben, ihn für laufende Projekte benötigen.
• Arbeitsbereiche verantwortlich halten: Bestätigen Sie, ob Mitarbeiter und Projekte noch Kollaborationsräume benötigen und ob diese Räume klare Eigentümer haben.
• Zuverlässige Software verwenden: Manuelle Zugangsüberprüfungen, Berechtigungsabweichungen und Anpassungen bei übermäßigem Teilen kosten Zeit, die sich Teams nicht leisten können. ShareGate Protect rationalisiert jeden dieser Prozesse und spart Admin-Teams Stunden.

Mit der Zeit reduziert diese Art der Wartung versehentliche Exposition. Sie macht M365 einfacher zu verwalten und zu skalieren, weil Governance mit der Art Schritt hält, wie Mitarbeiter das System nutzen. So kann Copilot Wert liefern, ohne ständig Compliance-Bedenken aufzuwerfen.

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Befähigen Sie Mitarbeiter mit Copilot und halten Sie M365 mit ShareGate Protect sicher

Copilot schreibt Ihr M365-Sicherheitsmodell nicht neu, spiegelt aber die dahinterliegende Umgebung wider. Wenn Sie Datenhygiene und Governance aufrechterhalten, um Copilot in den richtigen Informationen zu verankern, können Mitarbeiter generative KI sicher in Teams, SharePoint, OneDrive und dem Rest von M365 nutzen mit reduziertem Risiko unbeabsichtigter Exposition.

ShareGate hilft Ihnen, die Kontrolle zu behalten. Es gibt Administratoren eine zentralisierte Sicht auf Aktivitäten und hilft ihnen dabei, Probleme proaktiv zu erkennen und anzugehen. Mit ShareGate können Unternehmen Zugriff besser verwalten und das Risiko von Sicherheitsproblemen bei der Nutzung von Copilot reduzieren.

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