Der IT-Administrator-Leitfaden zur Maximierung von Microsoft Viva Insights

Die meisten Menschen denken bei Microsoft Viva Insights an ein Tool zur Produktivitätsverfolgung oder zur Überwachung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz. Aber für IT-Administratoren? Es ist auch eine Goldgrube operativer Erkenntnisse, wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen. Mit ein wenig Recherche liefert Ihnen Viva Insights datengestützte Empfehlungen, die zum Handeln benötigt werden.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, wie Sie Kollaborationsdaten in Maßnahmen umwandeln können, während Sie Ihre Microsoft 365-Umgebung sauber und konform halten. 

Was Viva Insights ist und warum es für IT-Administratoren wichtig ist

Microsoft Viva Insights ist ein Analysetool innerhalb der Viva-Suite. Es bietet einen umfassenden Überblick darüber, wie Mitarbeiter in Ihrer Microsoft 365-Umgebung arbeiten, und zieht Daten aus Outlook, Teams und SharePoint heran. Neugierig auf Arbeitsabläufe oder die Zusammenarbeit Ihres Teams? Viva Insights hat Sie abgedeckt.

Mit Copilot Analytics, das jetzt in Viva Insights verfügbar ist, können Sie KI-Bereitschaft, Nutzung und Adoption direkt aus der Web-App verfolgen. Dies kann Ihnen eine breitere Sicht darauf geben, wie Copilot tatsächlich in Ihrem Mandanten verwendet wird. Alles, was Sie auf diesen Dashboards sehen, wird durch Microsoft Entra ID geschützt—Zugriffskontrollen gelten für Viva Insights, sodass Sie konform bleiben und Ihre Daten schützen können. 

Viva Insights kann Ihnen zeigen, wo Kollaboration stattfindet, aber es kann Ihnen nicht sagen, wer einen gastfähigen Arbeitsbereich besitzt oder Ihnen erlauben, Zugriff auf mehrere Sites auf einmal zu widerrufen. Hier kommt ShareGate ins Spiel. Nutzen Sie ShareGate, um inaktive Teams zu identifizieren, Berechtigungsprobleme zu beheben und Unordnung zu beseitigen, damit die Trends, die Sie in Viva Insights verfolgen, tatsächlich zu Maßnahmen führen. 

Wie Sie Viva Insights in Microsoft 365-Apps verwenden

Denken Sie an Viva Insights als zentrale Drehscheibe, die Daten aus jeder einzelnen verbundenen M365-App sammelt. Als IT-Administrator zeigen Ihnen diese Daten, wo Dinge funktionieren und wo sie Unterstützung gebrauchen könnten. 

So funktioniert Viva Insights in verschiedenen M365-Umgebungen.

Copilot-Analysen und Dashboards

Wenn Viva Insights für Personenanalysen da ist und Copilot-Analysen KI-Daten verfolgen, dann gibt Ihnen die Kombination beider einen Einblick darin, wie Ihr Unternehmen arbeitet.

Auf einen Blick können Sie Dinge sehen wie:

• Die gesamte Copilot-Adoptionsrate für lizenzierte Mitarbeiter
• Gesamte M365-Lizenzen im Verhältnis zu gesamten Copilot-Lizenzen
• Aktive Copilot-Nutzer
• Gesamtzahl der zugewiesenen Copilot-Lizenzen für Copilot-Governance

Ein umfassender Überblick über diese Daten hilft Ihnen, verpasste Gelegenheiten schnell zu erkennen. Wenn Copilot beispielsweise die Produktivität in Outlook steigert, aber die Adoption in anderen Bereichen zurückbleibt, wissen Sie, worauf Sie sich zuerst konzentrieren müssen. 

Viva Insights in Microsoft Teams

Kommen wir nun zum großen Thema: Teams. 

Wenn Microsoft Teams Ihre bevorzugte Kommunikationsplattform ist, können sich viele Mitarbeiterengagement-Daten schnell ansammeln. Von der Gesamtzahl der Besprechungen bis zu Nachrichten nach Feierabend hilft Viva Insights für Teams Unternehmen dabei, Trends zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.

IT-Administratoren können Viva Insights nutzen, um die Interaktion mit bestimmten Kanälen zu verfolgen. Auf einen Blick sehen Sie:

• Übernutzte Teams-Kanäle
• Untergenutzte Arbeitsbereiche
• Kanäle oder Gruppen, die bereinigt werden müssen 

Wenn Sie mehr Informationen möchten, können Sie mit ShareGate Protect tiefer graben. Erstellen Sie einfach Berichte, die auf Ihre Governance-Ziele zugeschnitten sind, wie das Finden von Teams ohne aktive Besitzer, das Markieren von Sites, die mit externen Benutzern geteilt werden, oder das Aufspüren von Arbeitsbereichen, die seit Monaten nicht mehr angefasst wurden. Filtern Sie nach Aktivität, Besitz, Sensitivität oder externer Freigabe, um genau zu sehen, was Ihre Aufmerksamkeit benötigt. Keine Exporte oder PowerShell erforderlich. 

Viva Insights in Outlook

Viva Insights für Outlook konzentriert sich darauf, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Sind sie in einer Besprechung? Antworten sie auf E-Mails? Bekommen sie ein paar Stunden konzentrierter Arbeit hin? Outlooks Viva Insights zeigt Ihnen dies und mehr. Und wenn etwas nicht stimmt, könnte es ein Zeichen für tieferliegende Probleme sein, wie schwerfällige Add-Ins oder Governance-Einstellungen, die genauer betrachtet werden müssen.

Mit Viva Insights erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, wie Outlook täglich läuft. Greifen Sie bei Bedarf ein, optimieren Sie Arbeitsabläufe und halten Sie die Dinge im Hintergrund am Laufen.

Wie ShareGate Governance und Sichtbarkeit mit Viva Insights verbessert

Wenn Sie bereit sind, Maßnahmen zu ergreifen, kommt ShareGate ins Spiel. Beheben Sie die Grundursache von Engpässen, passen Sie Berechtigungen schnell an und bereinigen Sie Fehlkonfigurationen im großen Maßstab—alles an einem Ort. 

So holen Sie mehr aus Viva Insights mit ShareGate heraus.

Sichtbarkeit in Maßnahmen verwandeln

Viva Insights ist eine Analyse-Engine, die Kollaborationstrends, Engpässe und Inaktivität hervorhebt. Es könnte einen Teams-Kanal mit geringer Aktivität markieren oder ein Muster von Mitarbeitern aufdecken, die Arbeitsbereiche auf ihren Konten duplizieren. Diese Informationen sind großartig zu haben, aber ohne einen Plan voranzukommen, werden sie nicht viel bewirken.

ShareGate verwandelt Erkenntnisse in Maßnahmen. Sie können inaktive Teams massenweise überprüfen und archivieren, Berechtigungen bereinigen oder Besitz neu zuweisen. Anstatt nur Daten auf der Seite zu haben, macht ShareGate aus Viva Insights ein praktisches Tool, das Sie zur Optimierung Ihrer Microsoft 365-Umgebung nutzen können.

Compliance und Berichterstattung

Jeder IT-Administrator weiß, dass Compliance kompliziert wird, besonders bei der Verwaltung von Hunderten oder Tausenden von Benutzern in M365. Während Viva Ihnen zeigt, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten, stellt ShareGate sicher, dass die Kollaboration konform bleibt.

ShareGate ermöglicht es Ihnen, schnell Berichte zu erstellen, die tiefere Einblicke zu Vivas Daten hinzufügen. Diese dringend benötigte Governance-Ebene hilft Ihnen, Dinge zu erkennen wie:

• Falsche Zugriffskontrollen: Ermitteln Sie, wer auf Daten in OneDrive, SharePoint und Teams zugreifen kann und ob jemand Berechtigungen hat, die er nicht haben sollte.
• Fehlkonfigurierte externe Freigabe: Beheben Sie Compliance-Probleme mit sicherem externem Dateizugriff und identifizieren Sie Dateien ohne ordnungsgemäße Berechtigungen.
• Besitz und Herkunft: Verfolgen Sie, wer welche Arbeitsbereiche besitzt, und stellen Sie sicher, dass wichtige Daten niemals unverwaltet bleiben.

Über das bloße Aufzeigen potenzieller Probleme hinaus hilft Ihnen ShareGate dabei, sie zu beheben.

Es ist, als würden Sie von 'Wir denken, es gibt ein Problem' zu 'Hier ist der auditbereite Bericht, der beweist, dass wir es behoben haben' wechseln.

Sichere Kollaboration leicht gemacht

Viva Insights leistet hervorragende Arbeit beim Aufzeigen, wo genau Benutzeraktivität stattfindet. Aber das Problem liegt darin, zu identifizieren, wer diese Kanäle besitzt oder Zugriff darauf hat, und zu entscheiden, wie sicher diese Arbeit durchgeführt wird.

ShareGate hilft dabei, die Details auszufüllen und zusätzliche Erkenntnisse zu liefern, die Ihnen helfen, die vollständige Geschichte zu verstehen. Anstatt nur zu sehen, dass Ihr Unternehmen stark auf Teams angewiesen ist, können Sie die Schichten zurückziehen und sehen, welche Konten verschiedene Kanäle besitzen und wo Datenkonfigurationen verschärft werden müssen. 

Mit ShareGates vollständiger Sichtbarkeit ist es einfach, Berechtigungen anzupassen, Zugriffslücken zu schließen und sensible Daten genau dort zu behalten, wo sie hingehören. Wenn Viva Insights Ihnen das Muster zeigt, ermöglicht ShareGate eine Reaktion.

Holen Sie mehr aus Microsoft Viva Insights mit ShareGate heraus

Kollaborationsmuster, Kommunikationskanäle, geteilte Quellen—MS Viva Insights hilft Ihnen, viel zu sehen. Aber Erkenntnisse allein reichen nicht aus, um Compliance-Vorschriften zu erfüllen und Ihre M365-Umgebung reibungslos am Laufen zu halten. 

ShareGate Protect gibt Ihnen eine praktische Reihe von Tools, um Ihr M365-System aktiv zu verbessern, sodass Sie Nutzungsfehler identifizieren und schnell beheben sowie Benutzerberechtigungen anpassen können, um Ihre Daten sicher zu halten.

Bereit, auf das zu reagieren, was Viva Ihnen zeigt? Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 15-tägige Testversion und erhalten Sie Ihre erste Governance-Risikobewertung in Minuten. Sehen Sie, was gefährdet ist, beheben Sie es schnell und machen Sie weiter.