6 Schritte zur Vorbereitung Ihrer SharePoint 2016/2019-Migration vor der Deadline 2026

Planen Sie Ihre SharePoint Online Migration richtig, indem Sie vor Microsofts Deadline 2026 bewerten, bereinigen und eine strukturierte Roadmap erstellen. Microsoft MVP Richard Harbridge teilt praktische Schritte, die IT-Profis nutzen können, um Risiken zu vermeiden, Ausfallzeiten zu reduzieren und Projekte auf Kurs zu halten.

Die Migration von SharePoint Server 2016 oder 2019 zu einer modernen Plattform – sei es SharePoint Online, SharePoint Server Subscription Edition (SPSE) oder eine Hybridlösung aus beiden – ist ein mehrstufiges Programm, keine einmalige Aufgabe. Es ist ein mehrstufiger Prozess, der sorgfältige Vorbereitung, Planung, Migration und Modernisierung erfordert.

Warum sollten Sie vorab Zeit investieren?

• Die Zeit ist begrenzt: Der erweiterte Support für SharePoint 2016 und 2019 endet am 14. Juli 2026. Danach gibt es keine kostenlosen Sicherheits-Patches mehr.
• Ungeplante Projekte kosten mehr: Schlechte Planung kann den Migrationsaufwand, die Zeitpläne, Nacharbeiten und Kosten aufblähen.
• Versteckte Risiken bringen Projekte zum Scheitern: Schlechte und unvollständige Inventare übersehen Anpassungen, Formulare, Workflows und Legacy-Elemente, die später in SharePoint Online oder SPSE nicht funktionieren.

Dieser Artikel ist Teil einer ausführlichen Blog-Serie für IT-Profis, die praktische, detaillierte Anleitungen für jeden Schritt der Migrations-Journey wünschen. Ich erkläre, wie Sie Ihre Umgebung vorbereiten, Inhalte bewerten und bereinigen, Ihr Ziel auswählen und einen Migrationsplan erstellen, der Ihr Projekt auf Kurs hält.

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Schritt 1. Bewerten Sie Ihre Quellumgebung und identifizieren Sie Probleme

Der erste Schritt besteht darin, eine vollständige Inventur Ihrer SharePoint-Umgebung durchzuführen.

Für SharePoint 2010-, 2013- oder 2016-Umgebungen ist Microsofts SharePoint Migration Assessment Tool (SMAT) ein guter Ausgangspunkt. Es ist ein schlanker Kommandozeilen-Scanner, der im schreibgeschützten Modus läuft und Protokolle ausgibt, die Anpassungen, große Listen, nicht unterstützte Site-Vorlagen und andere Elemente hervorheben, die vor der Migration Aufmerksamkeit benötigen könnten.

Wenn Sie SMAT (oder ein gleichwertiges Tool) frühzeitig ausführen, erhalten Sie ein klares Bild davon, welche Komplexitäten in Ihrer Umgebung liegen – von stark angepassten Sites bis hin zu Workflows – sodass Sie diese planen können, anstatt mitten in der Migration überrascht zu werden.

Tipp: SMAT-Berichte bieten viele Details, aber auch viele falsche Positive. Wenn Sie diese noch nie überprüft haben, ist es wichtig zu wissen, was Sie herausfiltern können und was einer weiteren Überprüfung bedarf.

Gut zu wissen

• SMAT unterstützt SharePoint 2019 nicht. Wenn Sie von SharePoint 2019 migrieren, empfehle ich eine skriptbasierte Bewertung (PowerShell/CSOM) oder ein Drittanbieter-Tool zur Analyse von Sites, Listen, Features und Anpassungen.
• Skripte oder Tools sollten immer verwendet werden, um Ihre Bewertung zu ergänzen und zu verbessern. Dies kann verwertbare Einblicke in Bereiche wie Berechtigungskomplexität und Muster über bestehende Site-Sammlungen, Subsites und Bibliotheken hinweg bieten, die SMAT nicht umfasst. Dies kann bei der Vereinfachung, der Zuordnung von Berechtigungen zu Microsoft Teams' vereinfachtem Modell und der Bereitstellung zusätzlichen Kontexts für die Bereichsabgrenzung von Validierung und Tests vor, während und nach der Migration helfen.
• Legacy-, veraltete und nicht unterstützte Elemente sind wichtig. Die frühzeitige Identifikation dieser Hauptrisiken, die möglicherweise eine Neuerstellung oder Geschäftsentscheidungsunterstützung erfordern, ist wichtig. Beispiel: SharePoint 2013-Workflows werden in Microsoft 365 bis zum 2. April 2026 eingestellt und InfoPath Services werden nach dem 14. Juli 2026 eingestellt – Ersatzlösungen müssen geplant werden.

Durch die Durchführung dieser Bewertungen erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Quelle vorzubereiten, den Umfang abzustimmen und eine reibungslosere Migration zu planen.

Kurze Tipps zur Bewertung

• Exportieren Sie ein Inventar aller Sites und Site-Sammlungen (über PowerShell oder ein Drittanbieter-Tool wie ShareGate) und klassifizieren Sie jede für die Migration. Viele Organisationen verwenden eine Tabelle oder SharePoint-Liste als Migrations-Tracker.
• Wissen Sie, was in die Migration einbezogen wird. Schließen Sie nach Möglichkeit alte, verwaiste oder ungenutzte Sammlungen aus.
• Schauen Sie über die Datengröße hinaus: bewerten Sie die Anzahl von Elementen, Dateien, Ordnern, strukturellen Objekten und Datenkomplexität.
• Achten Sie auf Ihre Berechtigungsstruktur. Die frühzeitige Identifikation von Bereichen für die Optimierung oder Neuzuordnung von Berechtigungen kann die Sicherheit und Governance im Ziel verbessern.
• Identifizieren Sie Lösungen früh. Eine Lösung ist ein Satz angepasster Seiten, Workflows und Formulare, die zusammenarbeiten. Eine ganzheitliche Behandlung führt zu erfolgreicheren Migrationen als die isolierte Behandlung jeder Komponente. Sie sollten Lösungen intern Benutzern und Eigentümern zuordnen, um bei der zukünftigen Validierung nach der Migration zu helfen und Fragen zum Umfang zu beantworten, falls sie zurückgelassen werden könnte, was Zeit bei der Bewertung und Migration spart.

Schritt 2. Inhalte prüfen und ROT bereinigen

Die Migration ist auch eine Gelegenheit, aufzuräumen. Viele Legacy-SharePoint-Umgebungen haben jahrelang redundante, veraltete oder triviale Inhalte angesammelt – oft als ROT bezeichnet.

Eine Inhaltsrevision hilft dabei, inaktive Sites, obsolete Dokumente, doppelte Dateien und alte Listendaten zu identifizieren. Das Entfernen oder Archivieren dieser Inhalte reduziert das zu migrierende Volumen, verbessert die Leistung und senkt die Speicherkosten in Ihrer neuen Umgebung.

Eine effektive Technik ist die Strategie "Entfernen, Migrieren, Neuaufbauen" (RMR):

• Entfernen: Löschen, archivieren oder ausschließen redundanter, obsoleter oder trivialer Inhalte (unter Beachtung der Aufbewahrung). Zum Beispiel ungenutzte Team-Sites oder veraltete Lösungen. Das vorzeitige Entfernen von ROT minimiert digitales Durcheinander in Ihrer neuen Umgebung.
• Migrieren: Aktuelle, aktive Inhalte verschieben, auf die sich Benutzer noch verlassen. Seien Sie nicht übermäßig konservativ – Sie können später im Ziel immer optimieren.
• Neuaufbauen: Für komplexe oder angepasste Lösungen, die sich nicht gut auf die neue Plattform übertragen lassen, planen Sie eine Neuerstellung. Dies gilt oft für InfoPath-Formulare, Workflows, benutzerdefinierte Anwendungen oder stark geskriptete Sites. Die Neuerstellung in der modernen Umgebung ermöglicht es Ihnen, neue Architektur und Features zu nutzen (moderne Bibliotheken, Listen & Seiten, Power Apps, Power Automate, Copilot, SPFx usw.).

Die Einbindung von Geschäftsinhabern in diesen Prozess ist entscheidend. Sie sollten alles genehmigen, was archiviert oder ausgeschlossen wird. Einige übernehmen möglicherweise sogar die Eigenverantwortung für die vorzeitige Bereinigung ihrer Inhalte. Erwägen Sie, Inhaltsbesitzer verantwortlich zu machen; aktivieren Sie einen Genehmigungsschritt für alle Inhalte, die zur Entfernung vorgesehen sind, um Überraschungen während der Umstellung zu vermeiden.

Schritt 3. Verstehen Sie Ihr Ziel

Der nächste Schritt besteht darin zu entscheiden, ob Sie zu SharePoint Online migrieren oder auf SPSE upgraden möchten.

Microsoft empfiehlt, wann immer möglich zu SharePoint Online zu wechseln. SharePoint Online bietet immerwährende Updates, moderne Benutzererfahrungen, Integration mit Teams, Copilot und der Power Platform sowie reduzierten Infrastruktur-Overhead.

Wenn regulatorische oder geschäftliche Beschränkungen einen Cloud-Umzug verhindern oder Sie nicht bereit für die vollständige Cloud sind, ist SPSE On-Premises und Hybrid (SPSE + M365) die Alternative. Es bringt moderne UI, verbesserten Support und Lifecycle-Verbesserungen, während es weiterhin in Ihrem Rechenzentrum läuft. Hybrid kann Cross-Search, Profile und phasenweise Inhaltsverschiebungen ermöglichen. Für SharePoint 2016 oder 2019 unterstützt Microsoft ein direktes Database-Attach-Upgrade zu SPSE. In der Praxis beinhaltet dies das Einrichten einer neuen Farm, das Migrieren von Diensten, das Kopieren und Einbinden von Inhaltsdatenbanken und das Upgraden von Sites. Test-Upgrades in Nicht-Produktionsumgebungen sind sehr empfehlenswert.

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Lizenzierungshinweis: SPSE erfordert berechtigte Lizenzierung/Software Assurance – validieren Sie die Berechtigung frühzeitig.

Wichtiger Punkt: Auch wenn Sie mit SPSE On-Premises bleiben, planen Sie für eine cloud-bereite Architektur. Viele Modernisierungsschritte, wie das Bereinigen von Subsites oder das Ersetzen von Workflows, gelten gleichermaßen für SPSE.  

Während Subsites eine Migration nicht blockieren (ein defekter Workflow jedoch schon), ist die moderne Architektur-Anleitung klar: vermeiden Sie Subsites; glätten Sie diese als Site-Sammlungen und verwenden Sie Hubs, sodass Sie von besserer Governance, Erfahrungen und "team-bereiter" Ausrichtung profitieren. Hier ist eine zusätzliche Anleitung dazu, wie Sie Ihre SharePoint-Subsites "teamifizieren".  

Schritt 4. Erstellen Sie einen detaillierten SharePoint Online Migrationsplan

Nach Ihrer Inhaltsrevision und der Zielentscheidung ist der nächste Schritt die Erstellung eines Migrationsplans. Dies ist Ihr Playbook, das beantwortet, was, wann und wie Sie migrieren werden.

Schlüsselelemente Ihres Migrationsplans

• Was migriert wird (Umfang) und wohin es geht (Zuordnung). Nutzen Sie Ihr Inventar und Ihre RMR-Analyse, um Ihren Umfang zu bestimmen. Priorisieren Sie Migrationsplanungen in Wellen – beispielsweise beginnend mit einfacheren Abteilungs-Sites, bevor Sie zu komplexen Workloads übergehen.
• Stapelverarbeitung und Planung. Vermeiden Sie es, alles auf einmal zu migrieren. Segmentieren Sie in überschaubare Stapel, um das Risiko zu reduzieren und den Fortschritt schrittweise zu validieren. Setzen Sie Meilensteine, Zielfertigstellungstermine und messbare Erfolgsprüfungen, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.
• Umstellungsstrategie. Entscheiden Sie, wie Benutzer umsteigen werden. Ein stufenweiser Ansatz mit parallelen Syst