On-Premises SharePoint vs. SharePoint Online in 2026

Die meisten Unternehmen diskutieren nicht mehr darüber, ob sie in die Cloud wechseln sollen. Sie überlegen, was sie mit ihren lokalen (On-Premises) SharePoint-Umgebungen machen sollen, die sie noch haben.

Die Kluft zwischen SharePoint Server und SharePoint Online wird immer größer. Microsoft 365 erhält zuerst neue Features. Copilot läuft in der Cloud. Und der Support für SharePoint Server 2016 und 2019 endet im Juli 2026.

Deshalb hat sich die Diskussion um SharePoint on-premises versus SharePoint Online im Jahr 2026 verschoben. Für viele Teams geht es nicht darum, welche Plattform sie einführen sollen. Es geht darum, ob On-Premises aus Kosten-, Sicherheits- und langfristiger M365-Strategieperspektive noch Sinn macht.

SharePoint on-premises im Jahr 2026 betreiben

Microsoft plant, den Support für SharePoint Server 2016 und 2019 im Jahr 2026 einzustellen. Um Sicherheitsverletzungen zu vermeiden, müssen alle, die diese Systeme verwenden, entweder zu SharePoint Server Subscription Edition (SPSE) oder SharePoint Online wechseln.

SPSE ist Microsofts aktuelles On-Premises-SharePoint-Angebot, das die Versionen 2013, 2016 und 2019 ersetzt. Die meisten Unternehmen wechseln nicht zu SPSE, weil es moderner ist. Sie tun es, weil sie On-Premises bleiben müssen, sei es aufgrund regulatorischer Anforderungen, Legacy-System-Abhängigkeiten, Datenresidenz-Regeln oder begrenzter Zeit und Ressourcen für eine vollständige Cloud-Migration. SPSE gibt diesen Teams eine Möglichkeit, unterstützt zu bleiben, während sie die bereits betriebene On-Premises-Architektur beibehalten.

Hier ist, was Sie über SPSE wissen müssen:

• Architektur und Deployment-Modell: Sie hosten SPSE in Ihren eigenen lokalen Rechenzentren (es ist für On-Premises-Infrastruktur konzipiert, aber Sie könnten es technisch auch in einer privaten Cloud hosten). Wie Sie Architektur, Serverrollen und Netzwerkabhängigkeiten bereitstellen, liegt ganz bei Ihnen.
• Lizenzierung und Kostenstruktur: SPSE verwendet ein Server/Client Access License (CAL)-Modell, was bedeutet, dass Sie Serverlizenzen und CALs für jeden Benutzer benötigen. Sie müssen auch für jede Hardware bezahlen, die Sie zum Speichern von Dateien und zum Betrieb benötigen.
• Anpassungs- und Integrationsflexibilität: Eine vollständige Palette von Anpassungsoptionen ermöglicht es Ihnen, individuelle Intranet-Portale und interne Wissensdatenbanken zu erstellen. SPSE integriert sich auch direkt mit mehreren anderen Unternehmensanwendungen und Workflows.
• Sicherheitskontrollen und Compliance: Sie sind verantwortlich für alles, von Datenaufbewahrungsrichtlinien bis hin zu Firewall-Konfigurationen. Während dies in regulierungsintensiven Umgebungen positiv sein kann, bedeutet das viel Overhead für die meisten Branchen. 
• Wartung und IT-Management: Updates, Performance-Optimierungen, Überwachung und Disaster Recovery liegen alle in Ihrer Verantwortung. SPSE bietet rollende Updates, aber Sie benötigen immer noch eine solide Management-Infrastruktur.
• Migration und Upgrade-Prozess: Sie benötigen einen detaillierten SharePoint-Migrationsplan, Testumgebungen zur Fehlerprüfung und eine mehrphasige Initiative. Wenn Sie von früheren SharePoint-Versionen upgraden, unterstützt SPSE Database-Attach-Upgrades, erfordert aber einiges technisches Know-how. 

Was ist SharePoint Online? Wichtige Erkenntnisse

SharePoint Online ist Microsofts cloud-basierte Version von SharePoint Online, die als Teil von M365 bereitgestellt wird. Es verlagert Infrastruktur, Updates und Skalierung zu Microsoft, sodass sich Ihr Team weniger auf Servermanagement und mehr auf Governance und Adoption konzentriert.

Hier ist, was sich ändert, wenn Sie zu SharePoint Online wechseln:

• Häufige Feature- und Sicherheitsupdates: Microsoft übernimmt Updates und Patching. Neue Features werden automatisch ausgerollt, und Sicherheitsfixes erfordern keine Wartungsfenster.
• Cloud-basierte Wartung und Management: Es gibt keine Serverinfrastruktur zu warten. Kapazität, Verfügbarkeit und Performance werden alle in Microsofts Cloud verwaltet.
• Kostenstruktur: Sie wechseln von Hardware- und Serverinvestitionen zu einem Abonnementmodell. Das reduziert Infrastruktur-Overhead, aber Lizenzierung und Speicherplanung erfordern immer noch Übersicht.
• Integration mit Microsoft 365: SharePoint Online verbindet sich nativ mit Teams, OneDrive und Copilot. Diese Integration ist der Punkt, wo viele Unternehmen echten Wert während einer Migration von SharePoint on-premises zu SharePoint Online sehen.

SharePoint Server vs. SharePoint Online: Was ändert sich beim Wechsel

Im Jahr 2026 wählen die meisten Unternehmen nicht zwischen zwei gleichwertigen Plattformen. Sie versuchen, die Unterschiede zwischen SharePoint Online und On-Premises zu verstehen und was sie für Infrastruktur, Budgetierung und langfristige M365-Planung bedeuten.

Die größten Veränderungen zeigen sich darin, wie Sie Ihre Umgebung hosten und kontrollieren, für Wachstum budgetieren, Updates handhaben und skalieren.

Infrastruktur-Eigentum

Bei SharePoint Server (einschließlich SPSE) besitzt Ihr Team die Infrastruktur. Das umfasst Server, Speicher, Konfigurationen, Datenresidenz und Disaster Recovery-Planung. Sie kontrollieren die Umgebung, sind aber auch verantwortlich für Betriebszeit, Skalierung und Redundanz.

Bei SharePoint Online verlagert sich das Infrastruktur-Management zu Microsoft. Ihr Team konzentriert sich weniger auf die Wartung von Servern und mehr auf Governance, Berechtigungen und Content-Lifecycle-Management.

Für Teams, die einen Umzug planen, ist die Migrationskomplexität oft der größte Blocker. Das Bewahren von Site-Strukturen, das Übertragen von Gruppen, Berechtigungen und Strukturen und das Bereinigen von Legacy-Konfigurationen erfordert Planung und die richtigen Tools. Das ShareGate Migrationstool hilft dabei, diesen Prozess zu optimieren und gibt Ihnen Einblick in das, was migriert wird und was archiviert werden sollte. 

Kostenmodell und Budgetierung

Der Betrieb von SharePoint Server erfordert Hardware-Investitionen, CALs, Software Assurance und laufende Wartung. Mit wachsender Nutzung wachsen typischerweise auch die Infrastrukturkosten.

SharePoint Online kehrt dieses Modell komplett um. Hardware-Ausgaben verschwinden, aber Lizenzierung und Speicherplanung erfordern immer noch Übersicht. Die Veränderung ändert, wie Sie IT-Ausgaben prognostizieren und verwalten.

Wartungs- und Update-Modell

On-Premises-Umgebungen erfordern Patching, Überwachung, Performance-Tuning und Sicherheitsupdates, die intern verwaltet werden. Selbst mit SPSEs rollendem Update-Modell bleibt Wartung eine fortlaufende Verantwortung.

Bei SharePoint Online passieren Updates automatisch über Microsoft 365. Ihr Team plant keine Patch-Fenster mehr oder wartet Server-Health, aber Governance und Change Management sind immer noch wichtig. 

Skalierungs- und Compliance-Verantwortlichkeiten

Die Skalierung einer SharePoint Server-Umgebung erfordert zusätzliche Infrastrukturplanung, Beschaffung und Konfiguration. Die Erweiterung der Kapazität bedeutet oft, in mehr Hardware zu investieren. 

In SharePoint Online skalieren Kapazität und Verfügbarkeit mit Microsofts Cloud. Compliance-Features sind in M365 integriert, aber die Einhaltung von Vorschriften hängt immer noch davon ab, wie Sie Richtlinien konfigurieren, Zugriff verwalten und Daten steuern.

Den richtigen Weg nach vorne im Jahr 2026 wählen

Heute arbeiten die meisten Unternehmen mit einer bestehenden SharePoint-Umgebung und versuchen, ihren nächsten Schritt zu bestimmen.

Einige bleiben On-Premises aufgrund regulatorischer Beschränkungen, Legacy-Integrationen oder begrenzter Migrationskapazität. Andere sind bereit zu modernisieren, aber benötigen einen strukturierten Plan. Und viele spüren Druck durch Microsofts Roadmap, Kollaborationsanforderungen und Copilot-Bereitschaft.

Hier sind einige häufige Wege, die Unternehmen im Jahr 2026 gehen:

• On-Premises bleiben: Wenn Sie planen, On-Premises zu bleiben, ist der Wechsel zu SPSE nicht mehr optional. Mit dem Ende des Microsoft-Supports für SharePoint Server 2016 und 2019 im Juli 2026 erhöhen nicht unterstützte Umgebungen das Sicherheits- und Compliance-Risiko.
• Zu einer Hybrid-Strategie wechseln: Ein Hybrid-Ansatz kann Flexibilität bieten, wenn regulatorische oder betriebliche Beschränkungen eine vollständige Migration verhindern. Viele Teams beginnen damit, risikoärmere oder kollaborationsintensive Workloads zu SharePoint Online zu verschieben, während sie sensible Systeme On-Premises behalten. Hybrid-Umgebungen erhöhen die Management-Komplexität, daher hängt der Erfolg von klarer Governance und einem phasenweisen Migrationsplan ab.
• In die Cloud migrieren: Für Unternehmen, die bereit sind, vollständig zu modernisieren, erfordert die Migration zu SharePoint Online mehr als nur einen technischen Wechsel. Es beinhaltet oft das Bereinigen von Legacy-Content, das Testen von Migrationen, die Umstrukturierung von Berechtigungen und die Neudefinition von Governance. Tools wie ShareGate Migrate helfen dabei, das Migrationsrisiko zu reduzieren, indem sie Struktur und Berechtigungen bewahren und gleichzeitig Einblick in Ihre Umgebung geben, sodass Sie entscheiden können, was migriert und was archiviert werden soll. 

Migration mit ShareGate zum Kinderspiel machen

Wenn Sie Ihren nächsten Schritt planen—sei es das Upgrading von On-Premises, die Konsolidierung von Tenants oder die Migration zu SharePoint Online—reduziert ein strukturierter Ansatz Risiko und Störungen.

ShareGate Migrate gibt Ihnen einen klaren Weg, SharePoint-Migrationen zu bewerten, zu planen und durchzuführen mit vollständiger Transparenz in Ihre Umgebung. Sie können sehen, was Sie migrieren, kontrollieren, wie es migriert wird, und Legacy-Content dabei bereinigen.

Mit Unterstützung für SharePoint Online und SPSE hilft ShareGate Teams dabei, in ihrem eigenen Tempo zu modernisieren, sei es bei der Konsolidierung von Tenants, der Vorbereitung auf Copilot oder dem Wechsel von nicht unterstützter Infrastruktur.

Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie ShareGate Migrate Ihnen dabei helfen kann, Ihre SharePoint-Migration mit Klarheit und Kontrolle zu planen und zu verwalten.