Wie Sie Schatten-IT erkennen und Ihren Microsoft 365-Mandanten schützen

Stellen Sie sich vor: Ein Mitarbeiter findet eine aufregende neue App, die verspricht, seine Produktivität um 50% zu steigern. Er könnte sie bei der IT-Abteilung vorstellen, möchte aber nicht den Aufwand des Wartens auf eine Genehmigung oder das Ausfüllen komplexer Formulare. Stattdessen lädt er sie einfach herunter und beginnt sie zu nutzen, mit dem Gedanken: "Was ist das Schlimmste, was passieren kann?"

Dies ist ein Beispiel für Schatten-IT, und sie ist eines der größten Risiken in Cloud-first-Arbeitsplätzen. Diese scheinbar harmlose App könnte tatsächlich ein neuer Zugangspunkt für böswillige Akteure sein, die Ihre Daten stehlen oder Ihre Dateien infizieren möchten. Und das Schlimmste daran? Da niemand sie gemeldet hat, wissen Sie möglicherweise nicht einmal, dass sie da ist. 

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Schatten-IT erkennen, erkunden ihre größten Risiken und skizzieren bewährte Praktiken, um Ihre M365-Umgebung sicher, geschützt und unter Ihrer Kontrolle zu halten.

Was ist Schatten-IT?

Obwohl es einige Möglichkeiten gibt, Schatten-IT zu definieren, handelt es sich im Allgemeinen um jede App, jeden Cloud-Service oder jedes Drittanbieter-Tool, das ohne Genehmigung der IT-Abteilung verwendet wird. Dies könnte alles sein, von einer einfachen Datei-Sharing-Website bis hin zu einem vollständigen KI-Workflow. 

In Microsoft 365 zeigt sich Schatten-IT oft als nicht genehmigte Apps, die mit Entra ID verbunden sind, unbefugte SaaS-Tools, in die Benutzer Dateien hochladen, oder Browser-Erweiterungen, die stillschweigend Zugang zu Unternehmensdaten erhalten. Diese Tools können Ihre Vertraulichkeitskennzeichnungen, bedingten Zugriffsrichtlinien und mandantenweite Sicherheitskontrollen umgehen und Lücken hinterlassen, die Sie möglicherweise nicht sofort bemerken.

Das Problem ist: Einige dieser Tools funktionieren innerhalb Ihrer Microsoft 365-Umgebung, umgehen aber Ihre Kontrollen. Andere arbeiten vollständig außerhalb Ihres Mandanten und ignorieren von Anfang an Ihre Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien und bedingten Zugriffsregeln. In beiden Fällen umgehen sie Ihre Vertraulichkeitskennzeichnungen und mandantenweite Sicherheitskontrollen.

Nicht gemeldete Tools werden schnell zu blinden Flecken. Schließlich können Sie keine Datensicherheit durchsetzen und Compliance-Strategien für Produkte entwickeln, von denen Sie nicht einmal wissen, dass die Leute sie verwenden.

Warum verwenden Mitarbeiter Schatten-IT?

Es gibt mehrere Gründe, warum ein Mitarbeiter externe Apps oder Tools verwenden könnte:

• Komfort: Menschen sind Gewohnheitstiere. Menschen nutzen gerne Apps, mit denen sie von einem früheren Arbeitsplatz vertraut sind, auch wenn sie nicht auf Ihrer Liste genehmigter Technologie stehen.
• Mangel an Cybersicherheitskenntnissen: Ohne angemessene Cybersicherheitsschulung erkennen Mitarbeiter möglicherweise nicht die Risiken, die von unbefugten Tools ausgehen.
• Langwierige Genehmigungsverfahren: Wenn die Verwendung einer App oder eines Services bedeutet, dass der Mitarbeiter einen langwierigen, komplexen Technologie-Genehmigungsprozess durchlaufen muss, ignoriert er möglicherweise das Protokoll und lädt sie trotzdem herunter.
• Budgetbeschränkungen: Wenn Sie nicht das Budget haben, um das gewünschte Tool bereitzustellen, könnten Teams versuchen, kostenlose, unregulierte Alternativen zu verwenden.
• Regulierungsfrustration: Wenn Benutzer in Microsoft 365 auf eine Wand stoßen, sei es durch strenge SharePoint- oder OneDrive-Freigabekontrollen, blockierte Teams-Konnektoren oder Berechtigungen, die ihre Zusammenarbeit einschränken, suchen sie oft nach einem Weg um diese Beschränkungen herum. Ohne klare, zugängliche Wege, um den benötigten Zugang zu erhalten, fühlen sich Workarounds einfacher an als das Befolgen der Regeln. 

Was sind die Risiken von Schatten-IT?

Wenn sie unkontrolliert bleibt, kann Schatten-IT viele Probleme verursachen, von Datenstreuung bis hin zur Schaffung eines Eingangspunkts für Cyberangriffe. Hier sind die größten Risiken, auf die Sie achten sollten.

Kompromittierte Datensicherheit

IBMs Cost of a Data Breach-Bericht zeigt, dass eine von drei Datenschutzverletzungen Schatten-IT involviert.
Nicht genehmigte Programme und Drittanbieter-Services spielen nicht nach denselben Regeln wie katalogisierte, compliance-geprüfte Software. 

In Microsoft 365 gewähren Benutzer, wenn sie Drittanbieter-Apps über OAuth autorisieren, Zugang zu SharePoint- oder OneDrive-Dateien – ohne dass die IT-Abteilung davon weiß. Und sie bleiben verbunden, bis jemand sie widerruft. 

Compliance- und regulatorische Lücken

Dateien, die in nicht genehmigten Cloud-Apps landen, haben keine Ihrer üblichen Sicherheitsprotokolle, um sie zu schützen. Vertraulichkeitskennzeichnungen, Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Logs werden alle zurückgelassen. Sie könnten gegen rechtliche oder regulatorische Compliance verstoßen und es nicht einmal wissen. 

Einführung von bösartigem Code

Böswillige Akteure bewerben absichtlich einige Schatten-IT-Services, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zu erregen. Ein schneller Download von einer zweifelhaften Website und Sie haben eine aktive Malware-Bedrohung zu bewältigen.

Wir sehen dies oft, wenn Mitarbeiter Produktivitätserweiterungen oder KI-Assistenten installieren, die nicht überprüft wurden. Eine kompromittierte Erweiterung könnte SharePoint-Seiten lesen, Anmeldedaten erfassen oder stillschweigend Daten aus Microsoft 365 herausschaffen.