Microsoft 365 Mailbox-Migrationsleitfaden: Eine reibungslose Umstellung gewährleisten

Die Postfach-Migration erfordert sorgfältige Planung, die richtigen Tools und präzise Ausführung. Wenn Sie es nicht richtig machen, werden Sie bald eine Flut von Benutzer-Support-Tickets entwirren müssen.

Dieser Leitfaden für Microsoft E-Mail-Migrationen führt Sie durch die Best Practices, die Sie bei der Umstellung von Legacy-Systemen befolgen sollten.

Was ist eine Postfach-Migration?

Postfach-Migration bedeutet die Übertragung von E-Mail-Konten, gemeinsam genutzten Postfächern, Kalenderelementen, Kontakten und Berechtigungen. 

Sie ist typischerweise Teil einer umfassenderen Geschäftsstrategie, wie der Unterstützung der Modernisierung oder Cloud-Einführung. Sie müssen auch Postfächer migrieren, wenn Ihr Unternehmen umstrukturiert wird, sei es während einer Fusion oder als Teil einer größeren strategischen Veränderung. 

Migrationen mit Exchange Online sind eine der häufigsten Formen von Postfach-Migrationsszenarien, da viele Unternehmen darauf für Unternehmens-E-Mails angewiesen sind.

Was sind die besten Methoden für Postfach-Migrationen?

Hier ist ein kurzer Überblick über die am häufigsten verwendeten Methoden für die Postfach-Migration.

Von On-Premises zu Exchange Online

Wenn Sie ein E-Mail-System vor Ort betreiben und eine Microsoft 365-Migration durchführen möchten, haben Sie einige Optionen:

• Cutover-Migration: Eine einzige Batch-Bewegung überträgt alle Ihre Postfächer und verbundenen Assets auf einmal. Obwohl Sie diese Methode technisch zum Verschieben von bis zu 2.000 Postfächern verwenden können, empfiehlt Microsoft, sie auf 150 Benutzer oder weniger zu beschränken, aufgrund der Zeit, die für die Erstellung und Migration großer Mengen von Benutzern und Postfächern benötigt wird.
• Stufenweise Migration: Wenn Sie Exchange Server 2003 oder 2007 verwenden, können Sie eine stufenweise Migration nutzen, um Postfächer über einen Zeitraum zu verschieben. Dies könnte eine gute Option sein, wenn Sie eine große Anzahl von Postfächern verschieben möchten und Benutzerunterbrechungen minimieren wollen, aber beachten Sie, dass diese Strategie nicht für Exchange 2010 oder 2013-Postfächer verwendet werden kann.
• Hybrid-Migration: Eine Hybrid-Migrationsstrategie ist ein phasenweiser Ansatz, bei dem Sie Ihren On-Premises Exchange Server mit Exchange Online verbinden. Postfächer können dann in beiden Umgebungen existieren, was dies zu einer nützlichen Option für komplexe Umzüge macht. 

Mandant zu Mandant

Wenn Ihr Unternehmen umstrukturiert wird oder eine Fusion durchläuft, müssen Sie Postfächer von einem M365-Mandanten zu einem anderen migrieren. Mandant-zu-Mandant-Migration ist eine der komplexeren Postfach-Migrationen, da Sie mit Postfächern, unternehmensweiten Berechtigungen, geteilten Daten und Kontaktinformationen in zwei oder mehr Umgebungen umgehen müssen – mit anderen Worten, die Dinge können schnell hektisch werden. Und obwohl Microsoft einige native mandantenübergreifende Postfach-Migrationsfähigkeiten und Unterstützung für diese Szenarien bereitstellt, stellen viele Unternehmen fest, dass die Verwendung von Drittanbieter-Tools zur Vereinfachung von Planung, Automatisierung und Berichterstattung den Migrationsprozess einfacher und effizienter macht.

Drittanbieter-E-Mail-Migrationsdienste eliminieren die manuelle Arbeit. Automatisierte Mandant-zu-Mandant-Migration vereinfacht den Prozess auf eine Handvoll Schritte und hilft Ihnen bei der Migration ohne Kopfschmerzen.

Von Nicht-Exchange-Systemen

Die Migration zu M365 von einem anderen Anbieter ist definitiv möglich, aber der Prozess beinhaltet einige zusätzliche Schritte. Der Umzug von einem Internet Message Access Protocol (IMAP)-basierten System wie Gmail bedeutet, dass Sie zuerst die entsprechenden Exchange Online-Postfächer in Microsoft 365 erstellen müssen, bevor Sie den E-Mail-Inhalt in sie migrieren, da die IMAP-Migration nur E-Mail-Nachrichten überträgt und nicht die Postfächer für Sie erstellt.  Da die Standard-IMAP-Migration keine Kalender, Kontakte oder Aufgaben migriert, müssen diese Elemente separat migriert werden.

Sie richten neue Postfächer in M365 für jeden Benutzer ein, migrieren ihre E-Mails und importieren dann anschließend den letzten Schliff.   Während in begrenzten Szenarien Unternehmen Benutzer bitten können, spezifische E-Mail-Daten selbst zu importieren, sollten Sie Ihren Administrator Ihre Migrationen für Konsistenz und Datenintegrität verwalten lassen. Drittanbieter-Tools wie ShareGate können Ihnen viel Zeit sparen, indem sie einen Großteil des Prozesses automatisieren.

Planung und Vorbereitung vor der Migration

Eine Bestandsaufnahme von allem, was Sie migrieren werden, bevor Sie beginnen, minimiert potenzielle Fehler und hält die Ausfallzeit so gering wie möglich. 

Folgendes sollten Sie in Ihre Microsoft 365-Migrationsvorbereitung einbeziehen: 

• Postfach-Inventar: Kennzeichnen Sie jedes Postfach, das Sie migrieren werden, wie Benutzer- und gemeinsam genutzte Postfächer, und identifizieren Sie inaktive Postfächer, die separate Compliance-Behandlung erfordern und nicht wie Standard-Postfächer migriert werden.
• Berechtigungen und Compliance-Richtlinien: Überprüfen Sie bestehende Compliance-Richtlinien wie Datenspeicherung oder Datenverlustprävention (DLP) und stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen in Ihrer neuen Umgebung korrekt sind. Sie können das Microsoft Purview Compliance-Portal verwenden, um dies im Voraus zu bestätigen und dabei zu helfen, eine reibungslose und stressfreie Migration zu gewährleisten. 
• Technische Bereitschaftsprüfung: E-Mail-Systeme können überraschend kompliziert sein. Stellen Sie sicher, dass technische Elemente wie Ihr Domain Name System (DNS), Autodiscover, Sender Policy Framework (SPF)-Einträge und Active Directory alle im Voraus funktionieren. 
• Stilllegung und Datenspeicherung: Legen Sie fest, wie lange Sie Ihre alte Umgebung aktiv halten werden, und erstellen Sie ein Framework für die Datenlöschung. Sobald alles sicher und in einem Exchange-Postfach verifiziert ist, können Sie mit der Stilllegung Ihrer Legacy-Plattform beginnen.
• Informieren Sie Ihre Endbenutzer: Lassen Sie die Benutzer wissen, was Sie tun. Bieten Sie grobe Zeitpläne, Support-Leitungen zur Unterstützung während der Umstellung und Schulungen an, um sie in ihre neue Postfach-Umgebung einzuführen.

Schritt-für-Schritt-Postfach-Migrationsprozess

Nachdem Sie Ihre Migrationsvorbereitung abgeschlossen haben, sind Sie bereit zu beginnen. So führen Sie die Migration durch (und was danach zu tun ist).

Durchführung der Migration

Jede Migration ist einzigartig. Ein Mandant-zu-Mandant-Umzug sieht anders aus als eine On-Premises-zu-Exchange Online-Migration. Aber sie teilen immer noch viele Schritte, einschließlich:

1. Migrationsendpunkte verbinden: Je nach Migrationsmethode konfigurieren Sie entweder Migrationsendpunkte (IMAP, Cutover, stufenweise) oder erstellen Migrationsbatches für Remote-Postfach-Verschiebungen in Hybrid- oder mandantenübergreifenden Szenarien.
2. Batches und Zeitpläne verwalten: Es sei denn, Sie überwachen eine kleine Migration, werden Sie wahrscheinlich in Batches arbeiten müssen. Planen Sie Migrationsblöcke für Wochenenden oder Ausfallzeiten, wenn Personen ihre E-Mails nicht verwenden. 
3. Große Postfächer handhaben: Wenn Sie große Postfächer migrieren, die Jahre von Daten enthalten, erwägen Sie, alles Veraltete vor dem Umzug zu archivieren. Die Migration eines großen Volumens von Postfächern kann den Migrationsdurchsatz und die Abschlusszeiten aufgrund von Service-Drosselung beeinträchtigen.
4. Häufige Probleme beheben: Überprüfen Sie, dass jedes Postfach wie erwartet funktioniert, bevor Sie es an den Benutzer zurückgeben. Prüfen Sie auf fehlende Berechtigungen, defekten Zugang und verlorene Ordner. Das Beheben dieser häufigen Probleme hilft Ihnen, heikle Situationen zu vermeiden, wie dass jemand unbefugten Zugang zu den E-Mails anderer hat.

Aufgaben nach der Migration

Während der Post-Migration überprüfen Sie, dass alles wie gewünscht funktioniert, verifizieren die Datenintegrität und trennen sich vollständig von Ihrer Legacy-Umgebung. Hier sind die wichtigsten Post-Migrations-Aufgaben: 

1. Lizenzen überprüfen: Prüfen Sie, ob Benutzer funktionierende M365-Lizenzen haben und dass ihre Mail-Systeme wie erwartet funktionieren. Senden Sie einige Test-E-Mails von internen und externen Konten zur Überprüfung. 
2. Postfächer validieren: Stellen Sie sicher, dass während der Migration alles intakt bleibt. Testen Sie, dass alle Berechtigungen noch korrekt sind, und überprüfen Sie, dass Zugriffseinstellungen, Kontakte, Ereignisse und E-Mail-Ordner alle korrekt übertragen wurden.
3. Support bereitstellen: Das Anbieten von Schnellstart-Leitfäden, Tutorials über die neue E-Mail-Umgebung oder auch nur einer helfenden Hand kann Menschen viel schneller auf den neuesten Stand bringen, als nur ihre neuen Kontodaten zu senden.
4. Alte Umgebungen stilllegen: Sobald die Migration abgeschlossen ist, ist es Zeit, Ihr Legacy-E-Mail-System herunterzufahren. Archivieren Sie alles, was Sie möglicherweise brauchen, widerrufen Sie Berechtigungen und entfernen Sie den Zugang.

Best Practices für Postfach-Migration

Wie das Sprichwort sagt: Wer sich nicht vorbereitet, bereitet sich auf das Scheitern vor. Einen Schritt voraus zu sein kann den Unterschied zwischen einer reibungslosen Migration und einem Support-Kopfschmerz ausmachen.

Hier sind einige Best Practices, die Sie beim Migrieren zu Exchange Online beachten sollten:

• Datenintegrität gewährleisten: Überprüfen Sie immer wieder, dass Postfach-Daten korrekt migriert wurden, bevor Sie Ihre Legacy-Umgebung stilllegen. 
• Ausfallzeit minimieren: Verwenden Sie geplante und phasenweise Rollouts, um Störungen und Ausfallzeiten zu minimieren, besonders bei großangelegten Migrationen.
• Compliance und Sicherheit aufrechterhalten: Überprüfen Sie, dass Ihre neue Mail-Umgebung allen erforderlichen regulatorischen Compliance-Konfigurationen folgt – DLP, Multi-Faktor-Authentifizierung und Datenspeicherungsrichtlinien sollten alle geregelt sein.
• Netzwerkleistung im Auge behalten: Achten Sie auf instabile Verbindungen oder inkonsistente Übertragungsgeschwindigkeiten, um potenzielle Probleme zu erkennen.

Vereinfachen Sie Ihre Postfach-Migration mit ShareGate

Postfach-Migration kann eine komplexe Aufgabe sein, aber durch strategische Planung, präzise Ausführung und zuverlässige Tools können Sie den Prozess viel handhabbarer gestalten. 

ShareGate Migrate unterstützt Postfach-Migration von Microsoft 365-Mandant zu -Mandant und von Google Workspace (Gmail) zu Exchange Online. Mit ShareGate können Sie Quell- und Ziel-Postfächer zuordnen, auswählen, welche Inhalte kopiert werden sollen (E-Mails, Kalender, Kontakte, Postfach-Regeln), und Post-Migrations-Berichte überprüfen, um den Erfolg zu verifizieren. Dies macht es einfacher, Benutzer- und gemeinsam genutzte Postfächer zu migrieren, Nachrichten, Kalender, Kontakte und Postfach-Regeln mit weniger manueller Skripterstellung zu verschieben – was die Vorhersagbarkeit erhöht und das Risiko reduziert. 

Postfach-Migration muss sich nicht riskant anfühlen. Mit ShareGate können Sie vorausplanen, das Wichtige verschieben und die Ergebnisse doppelt überprüfen, bevor Sie es als erledigt bezeichnen. Starten Sie eine kostenlose Testversion oder