So überwachen Sie die externe Freigabe in SharePoint

Externe Zusammenarbeit kann Ihrem Unternehmen enorme Vorteile bieten, vorausgesetzt sie erfolgt sicher. Hier sind unsere Tipps für sicheres und effektives externes Teilen in SharePoint.

SharePoint externes Teilen ist ein wichtiger Teil der digitalen Zusammenarbeit. Es ermöglicht Benutzern innerhalb Ihres Unternehmens, Inhalte mit externen Benutzern aus anderen Organisationen zu teilen. SharePoint hilft dabei, die Zusammenarbeit nahtlos, transparent und sicher zu gestalten. Dies kann für Marketing, Engineering und praktisch jedes Team nützlich sein, das externe Hilfe für seine Arbeit in Anspruch nimmt. 

In diesem Blog werden wir einige der Vorteile des externen Teilens in SharePoint, die damit verbundenen Herausforderungen und einige neue Lösungen erkunden, die Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern.

Die Herausforderung des externen Teilens 

SharePoint externes Teilen ist eine großartige Gelegenheit für Mitarbeiter, außerhalb der Organisation zusammenzuarbeiten. Für die IT stellt externes Teilen jedoch mehrere Verwaltungsherausforderungen dar:  

• Mit externen Benutzern geteilte Dokumente müssen nachverfolgt werden  
• Microsoft Teams-Kanäle müssen erstellt, überwacht und schließlich archiviert werden  
• Externe Benutzerberechtigungen müssen verwaltet werden  
• Information Governance muss priorisiert werden 

Stellen Sie sich vor, Sie sind der IT-Administrator für ein mittelständisches E-Commerce-Unternehmen. Das Marketing-Team hat letztes Jahr für kurze Zeit mit einem Datenanalytik-Unternehmen zusammengearbeitet. Sie haben einen Teams-Kanal erstellt, damit sie mit dem Datenunternehmen kommunizieren konnten, und haben außerdem Dokumente erstellt und geteilt. Das Projekt ist nun abgeschlossen, aber alle geteilten Informationen sind immer noch „aktiv" und der Teams-Kanal ist offen.  

Sie erinnern sich daran, diese externen Mitarbeiter zu Ihrem AAD hinzugefügt zu haben, aber eines, was Sie wahrscheinlich nicht aus dem Gedächtnis wissen, ist, wo sich all die Spuren (die Teams-Kanäle, bei denen sie Mitglieder sind, und die Dokumente, an denen sie zusammengearbeitet haben/die sie besitzen) befinden. Diese Kommunikationselemente des Projekts „offen" oder „ungelöst" zu lassen, ist ein Versehen, das später Probleme verursachen kann.  

Solche Versehen können schädliche Auswirkungen auf die Sicherheit und Organisation der SharePoint-Infrastruktur Ihres Unternehmens haben. Es kann zu Cloud-Sprawl und einem höheren Risiko von Sicherheitsverletzungen führen. Die Überwachung und Berichterstattung über SharePoint externes Teilen sollte ein regelmäßiger Teil der täglichen Arbeitsabläufe für jedes Microsoft-basierte Unternehmen sein – aber es kann für Ihr IT-Team schwierig sein, den Überblick zu behalten.  

Wie Sie SharePoint externes Teilen manuell überprüfen 

Sie können ein Problem nicht lösen, das Sie nicht sehen können. Der erste Schritt für eine erfolgreiche Verfolgung Ihres SharePoint externen Teilens besteht also darin, herauszufinden:  

• Ob Sie SharePoint-Websites mit externen Benutzern haben 
• Ob Sie Microsoft Teams-Gruppen oder -Chats mit externen Benutzern haben 
• Ob diese externen Benutzer noch aktiv sind 
• Am wichtigsten – ob sich eines dieser externen Benutzerkonten verdächtig verhalten hat  

Während Sie externe Benutzer von Ihrem Microsoft 365 Admin Center aus verfolgen können sollten, müssen Sie möglicherweise viel zwischen den einzelnen SharePoint-Admin-Centern wechseln, um alle problematischen Spuren aufzuspüren.  

Sie können für jede Ihrer SharePoint-Websitegruppen einen Bericht einrichten, der Ihnen eine Übersicht über externe Benutzer, Website-Nutzung und mehr gibt. Dies kann Ihnen helfen, Ihre SharePoint-Kopfschmerzen bezüglich externen Teilens im Griff zu behalten, ohne manuell einen Bericht erstellen zu müssen. Sie müssen jedoch für jede SharePoint-Websitegruppe in Ihrer Organisation einen neuen Bericht generieren. Das ist für manche mühsam und für andere einfach nicht machbar.  

Und da ist noch mehr. Angenommen, Sie haben endlich alle Ihre SharePoint-Berichte zum externen Teilen für jede Gruppe gesammelt und alle Gruppen und Websites identifiziert, die etwas Frühjahrsputz benötigen. Sie müssen immer noch jede Gruppe und Website manuell besuchen und Inhalte manuell löschen oder archivieren – es gibt keine Abkürzung. Schauen wir uns an, wie wir diesen Prozess effizienter gestalten können.  

SharePoint externes Teilen effizienter mit Automatisierung verwalten 

Wenn Sie die Art und Weise, wie Sie externe Benutzer verwalten, optimieren möchten, sollte Automatisierung die erste Anlaufstelle sein. Automatisierung spart Ihnen nicht nur Zeit, sie kann auch das Risiko menschlicher Fehler in Ihrem SharePoint-Management-Ansatz reduzieren. Und da schätzungsweise 88% der Datenschutzverletzungen durch menschliche Fehler verursacht werden, könnte dies eine erhebliche Verbesserung der Zuverlässigkeit bedeuten. Bei der Automatisierung haben Sie mehr als eine Option. 

Selbstgemachte Automatisierungslösungen 

Einige IT-Teams entscheiden sich für einen „selbstgemachten" Automatisierungsansatz. Dieser könnte auf einer universellen Automatisierungsplattform wie Microsoft Power Automate basieren, die die leistungsstarke Automatisierungssoftware nutzt, um die externe Sharing-Daten, die Sie benötigen, automatisch aus jedem SharePoint-Website-Admin-Center zu ziehen.  

Dieser Ansatz könnte auch Power BI verwenden, um ein regelmäßiges Dashboard für die Überwachung und Verfolgung von Änderungen in SharePoint einzurichten. Die einzigen Probleme hierbei sind:  

1. Es kann einige Zeit und Ressourcen dauern, bis dies eingerichtet ist. Während Microsofts Power Platform benutzerfreundlich und low-code ist, erfordert sie dennoch gute Kenntnisse Ihrer SharePoint-Architektur. 
2. Sie müssen immer noch jedes separate Admin-Center besuchen, um Änderungen basierend auf Ihren Erkenntnissen vorzunehmen. Es ist möglich, Automatisierung zu entwickeln, die auf Aktionen aufbaut, die Sie regelmäßig über Power Automate durchführen, aber diese erfordern zusätzliche Arbeit.  

Vorgefertigte Lösungen 

Eine andere Option ist vorgefertigte Governance-Software, die alle Ihre SharePoint- und Microsoft 365-Governance-Aufgaben übernimmt. Diese Arten von Software werden im Allgemeinen von sachkundigen Microsoft-Partnern entwickelt, die spezielle Tools und Abkürzungen haben, um Prozesse zu beschleunigen.  

Vorgefertigte Lösungen bieten möglicherweise nicht so viel Flexibilität wie Ihre eigene selbstgemachte Version, aber sie sind viel wartungsärmer und bieten mehr Funktionalität als etwas, das mit Power Automate erstellt wurde.  

Diese Option umfasst Funktionen wie:  

• Spezielle Dashboards für externe Benutzer und SharePoint externes Teilen 
• Automatisierungsempfehlungen zur Optimierung Ihrer Microsoft 365-Umgebung 

• Benutzerdefinierte Berichtsplanung   
• Tools zur Richtlinienerstellung und -implementierung  
• Compliance-Tools 

Es kann sich lohnen, nach spezieller Software für einzelne Plattformen zu suchen, die auf bestimmte Teile der Microsoft 365-Umgebung zugeschnitten ist – es hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. 

Externe Benutzer mit ShareGate überwachen, verfolgen und optimieren  

ShareGate bietet Ihnen alle Berichte über externen Zugriff, die Sie benötigen, an einem Ort. Kein Springen von Website zu Website, kein Durchforsten von Tabellenkalkulations-Berichten und keine Verfolgung schwer fassbarer Konten. ShareGates Berichtsfunktionalität wurde entwickelt, um die Belastung von hart arbeitenden IT-Abteilungen zu nehmen und Unternehmen effizienter, sicherer und organisierter zu machen.  

Mit ShareGate profitieren IT-Administratoren von: 

• Einem einzigen zentralen Dashboard anstatt mehreren Admin-Centern 
• Metriken zum externen Teilen neben anderen wichtigen Microsoft 365-Governance-Informationen 
• Automatisierten Benachrichtigungen, die Sie über Benutzeraktivitäten und Sprawl informieren 
• Vorgeschlagenen Automatisierungen und Korrekturen 

Über die Berichterstattung hinaus bietet ShareGate auch nützliche Governance-Tools, um Ihnen zu helfen, lose Enden zu verknüpfen. Tools wie Vertraulichkeitskennzeichnungen und geplante Richtlinienüberprüfungen, um sowohl Sicherheit als auch Compliance zu gewährleisten. Probieren Sie es selbst aus mit einer kostenlosen Testversion!