Bereitstellung in SharePoint: Wie verändert Copilot das Spiel?

Die Erstellung von SharePoint-Sites ist jetzt KI-gestützt. Was bedeutet das? Benjamin Niaulin, VP of Product bei ShareGate, erklärt die neuesten Innovationen und wie die IT die kreative Explosion bewältigen kann, die sicher folgen wird.

Alle sprechen über Copilot in SharePoint. Kein Wunder. Wie cool ist das denn? Geben Sie Ihren Prompt direkt auf der Seite ein, und voilà, hier ist Ihr Starter-Content. Schreibblockade, nie wieder. 

Und es ist natürlich nicht nur Copilot: die anderen Ankündigungen, die Microsoft für SharePoint gemacht hat, sind ebenfalls super spannend. Neue Visuals, Brand Center, nahtlose Integrationen über Microsoft 365 hinweg… all das wird verändern, wie Menschen SharePoint-Sites und -Seiten erstellen und mit ihnen interagieren. 

Aber wie verändern? Zu hundert Prozent zum Besseren? Ich würde sagen, das kommt darauf an. Bei all der Begeisterung für diese Innovationen gibt es einige Vorbehalte, die IT-Teams beachten müssen, um Endanwendern zu helfen, das Beste aus dieser erneuerten SharePoint-Erfahrung herauszuholen. Schauen wir mal, wie es läuft!

Was ist Microsoft Copilot und was macht es?

Microsoft Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der Large Language Models (LLMs) wie OpenAIs GPT-4 (die Kraft hinter ChatGPT) und die Geschäftsdaten des Benutzers, die in Microsoft Graph gespeichert sind, kombiniert. Es ist ein immens mächtiges Tool, um Menschen beim Anstoß von Inhalten und jedem anderen kreativen Prozess zu helfen, wie einem Textdokument, einer Tabellenkalkulation, einer Intranet-Seite oder sogar einer E-Mail. 

Copilots Potenzial zur Steigerung der Produktivität ist enorm. Genau wie andere KI-basierte Assistenten erhalten Menschen überraschend relevante Ergebnisse, indem sie einfach mit der Plattform "dialogieren"—und wir können in Zukunft noch bessere Ergebnisse erwarten, die die Art, wie Menschen mit ihren virtuellen Tools interagieren, auf unvorstellbare Weise verändern werden. In den Worten von Satya Nadella, Microsofts Chairman und CEO: 

"Mit unserem neuen Copilot für die Arbeit geben wir Menschen mehr Handlungsspielraum und machen Technologie über die universellste Schnittstelle zugänglicher—natürliche Sprache." 

Satya Nadella, Chairman und CEO von Microsoft

Wie funktioniert Copilot in Microsoft 365 und SharePoint?

Copilot ist in die Microsoft 365-Apps eingebettet, die Menschen täglich verwenden, wie Word, Excel, Outlook, SharePoint, Teams und mehr. Wenn Sie also beispielsweise ein SharePoint-Benutzer sind, müssen Sie nur einen kurzen Prompt eingeben, wie „Erstelle eine Mitarbeiter-Onboarding-Site für UX-Designer basierend auf dieser PowerPoint-Präsentation." Dann erstellt Copilot eine SharePoint-Starter-Site und holt Informationen aus der gesamten Organisation und, in dem Beispiel, das ich erwähnte, der vom Autor angegebenen Präsentation. 

Abgesehen von Copilot präsentierte Microsoft einige andere beeindruckende Innovationen für SharePoint: 

• Ein neues Aussehen—SharePoint durchläuft eine große optische Überarbeitung mit neuen visuellen Elementen und Vorlagen, die Autoren dabei helfen, das volle Potenzial von Bildern und Videos zu nutzen und überzeugende Webdesigns zu erstellen. 
• Ein Brand Center—SharePoint führt ein Brand Center ein, in dem Organisationen ihre visuellen Elemente konsolidieren können und es Endanwendern erleichtern, Sites zu erstellen, die mit der Markenidentität übereinstimmen. 
• Nahtlose Integrationen—Mit den neuen Integrationen in E-Mail, Teams und Viva können Autoren ihre SharePoint-Kreationen konsistent über Microsoft 365 hinweg teilen und Zielgruppen genau dort erreichen, wo sie arbeiten. 

• Mehr Flexibilität für Entwickler—Die bestehenden Lösungen für Entwickler werden weiterhin funktionieren, auch wenn die Benutzererfahrung aktualisiert wird, sodass SharePoint-Sites an spezifische Bedürfnisse angepasst werden können. 

Ehrlich gesagt haben mich diese Innovationen in SharePoint umgehauen. Ich hätte nie gedacht, dass SharePoint so gut aussehen oder es Menschen so einfach machen könnte, Inhalte zu erstellen. Aber von all diesen Ankündigungen sticht Copilot als echter Game-Changer heraus. 

Ich hatte kürzlich das Privileg, Jeff Teper zu interviewen, President of Collaborative Apps & Platforms bei Microsoft—auch bekannt als der "Gründungsvater" von SharePoint. Und während unseres Fireside Chats sagte Jeff, wie ihn das Versprechen der KI an die Zeit erinnerte, als er als 19-Jähriger anfing, Code zu schreiben, und seine eigene Kreativität durch die Dinge entfesselt wurde, die er auf einem PC zu tun lernte:  

"Ich denke, es wird viele Durchbrüche von Menschen geben, die sich KI ansehen und erstaunliche neue Dinge herausfinden, die sie damit machen können. Also hoffe ich, (dass es) breit zugänglich wird."

Jeff Teper, President of Collaborative Apps & Platforms bei Microsoft

Möchten Sie mehr über das neue SharePoint und Teams erfahren und was für Microsoft 365 und seine Tools bevorsteht? Bleiben Sie dran für meinen Fireside Chat mit Karuana Gatimu, Principal Product Manager bei Microsoft!

Vor- und Nachteile der SharePoint-Innovationen für Endanwender und IT

Sie denken wahrscheinlich, wie erstaunlich diese Innovationen in SharePoint sind (stimmt) und wie sie die Inhaltserstellung so viel einfacher machen werden, als sie war (ja, das werden sie wahrscheinlich). Aber wenn Sie das große Ganze betrachten, gibt es ein paar Fallstricke, die man versuchen sollte zu vermeiden, um SharePoint zur Content-Plattform der nächsten Generation zu machen, die Microsoft will. 

Die Vorteile: mehr Engagement und Erstellung 

Die erneuerte SharePoint-Erfahrung wird das Engagement und die Inhaltserstellung der Endanwender stark fördern. Das liegt nicht nur an Copilot, sondern auch an den neuen App-Integrationen und den überarbeiteten Visuals, die für Autoren verfügbar sind, wodurch SharePoint besser aussehender, verdaulicher, entdeckbarer und leichter über Microsoft 365 hinweg teilbar wird. 

Nehmen wir an, Sie sind ein Endanwender. Sie haben nie realisiert, dass SharePoint überhaupt existiert, geschweige denn Sites damit erstellt. Aber dann sehen Sie es so gut in die E-Mails und Teams integriert, mit denen Sie täglich arbeiten—und es sieht auch so gut aus, so elegant, wie einige Ihrer Lieblings-Sites. Also denken Sie: "Moment mal, ich kann das in meinem Arbeitsbereich erstellen? Das will ich!" Und das ist der Moment, in dem Sie ein SharePoint-Autor werden, Seiten und Sites für Ihre tägliche Arbeit erstellen, sie in anderen Microsoft 365-Apps teilen und andere Benutzer dazu bringen, selbst zu erstellen und zusammenzuarbeiten.  

Und aus IT-Perspektive könnte dieser Erstellungsrausch eine andere gute Geschichte erzählen: steigende Adoption. Das bedeutet, dass Endanwender wahrscheinlich nicht auf nicht genehmigte Tools zurückgreifen werden, um ihre Arbeit zu erledigen, was IT-Administratoren Sicherheit in Bezug auf die Sicherheit gibt. Außerdem werden sich Mitarbeiter mit den App-Integrationen gedrängt fühlen, andere Microsoft 365-Tools zu verwenden, wie Viva, Teams und das gute alte Outlook. Auf Wiedersehen, Schatten-IT. 

Nachteile: das Potenzial für Sprawl 

Hier ist nun ein Wendepunkt in dieser Geschichte. Das ist der Moment, in dem die Zunahme der SharePoint-Site- und Seitenerstellung einigen der gefürchtetsten Schurken von Microsoft 365 Platz macht: Unordnung und Sprawl. 

Denken Sie wieder, Sie sind dieser Endanwender, der super vertraut mit dem erneuerten SharePoint ist. Sie realisieren, dass Sie nicht nur ansprechende Intranet-Seiten erstellen können, sondern auch andere Arten von Inhalten, wie eine Seite zum Teilen von Bildern von diesem Brettspielabend nach der Arbeit, den Ihr Team hatte. Sie könnten auch eine Site erstellen, die erklärt, wie man Videos auf SharePoint bearbeitet, aber Ihr Kollege hatte die gleiche Idee, und jetzt haben Sie doppelte Seiten mit der gleichen Art von Inhalt. 

Stellen Sie sich vor, das passiert Tag für Tag, Monat für Monat: So entstehen Unordnung und Sprawl. Nicht autorisierte, inkonsistente und wiederholte Inhalte werden sich in Ihrer SharePoint-Umgebung ausbreiten, sodass sich Menschen, wenn sie nach Inhalten suchen, entweder entmutigt oder verwirrt von den Ergebnissen fühlen, was sie möglicherweise bei ihren Aufgaben zurückhält. Das wollen Sie nicht in Ihrem Arbeitsbereich. 

Denken Sie nun an die IT-Teams, die sich um dieses Chaos kümmern. Erstens fehlt ihnen möglicherweise die Sichtbarkeit ihrer Umgebung, und wenn die IT nicht weiß, was passiert, können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten. Dann gibt es den Aufwand, den Tenant aufzuräumen. Schließlich muss die IT mit den nicht autorisierten Seiten umgehen, die Benutzer erstellt haben—die, ich wette, nicht den Richtlinien der Organisation entsprechen—und der gigantischen Menge an Inhalten, die sich anhäuft. Das ist wertvolle Zeit, die die IT anderswo verbringen könnte, wie bei strategischeren, wertschöpfenden Projekten. Aber nein: Da sind Sie und löschen Feuer. 

Ich weiß, Sie leiden schon beim Gedanken an dieses Szenario. Aber so schrecklich es auch sein mag, dieses Beispiel ist realistisch und könnte Ihre Microsoft 365-Management-Strategie auf den Kopf stellen. Wenige Probleme in einem Microsoft 365-Tenant sind so schädlich für Produktivität und Effizienz wie Sprawl. Denken Sie daran.

Die Bedeutung der Bereitstellung in SharePoint 

Jetzt warten Sie wahrscheinlich darauf, dass ich mit einer Lösung für diese potenzielle Unordnungskrise aufkomme. Nun, ich habe eine Lösung, mein Freund, und ich wette, Sie kennen sie bereits: Bereitstellung. 

Mit der Bereitstellung erstellt die IT Vorlagen entsprechend spezifischen Geschäftsanforderungen, sodass Mitarbeiter SharePoint-Sites und -Seiten mit den richtigen Regeln und Leitplanken an Ort und Stelle verfassen. Mit einer guten Bereitstellungsstrategie hilft die IT dabei, den Content-Erstellungsprozess auf sicherere, kontrolliertere Weise zu automatisieren und zu replizieren. Das macht das Verfassen viel effizienter, während Menschen die Macht behalten, nicht nur aufregende SharePoint-Sites und -Seiten zu erstellen, sondern auch Teams. 

Wie ich bereits erwähnte, möchte die IT, dass Mitarbeiter Microsoft 365 und seine Tools verwenden—und da Microsoft ihnen erlaubt, ansprechendere und schönere Sites als je zuvor zu verfassen, sollte das nicht schwer sein. Aber die IT muss sicherstellen, dass Menschen diese Fähigkeit gut nutzen und die richtigen Dinge sicher und konsistent erstellen. Die Bereitstellung ist der halbe Weg zum IT-Erfolg in Microsoft 365.

Wie ShareGates neue Features dabei helfen, das neue SharePoint