Wichtige Fragen, die Sie vor einer SharePoint Online Migration stellen sollten

Vorbereitung und Planung – einschließlich der Inventarisierung und Bewertung Ihrer Quelldaten – sind entscheidend für eine erfolgreiche Migration. Wir behandeln die fünf SharePoint-Migrationsfragen, die Sie sich (oder Ihrem Spezialisten) vor der Migration zu SharePoint Online stellen sollten.

Ihr Unternehmen hat beschlossen, Ihre IT-Infrastruktur und Dokumentenmanagement-Plattform zu modernisieren, was bedeutet, dass Sie Ihre Microsoft SharePoint-Site in die Cloud verschieben möchten.

Die Migration zum Online-SharePoint-Server kann jedoch ein ernsthaft schwieriges Unterfangen sein. All dieser Inhalt, kombiniert mit komplexer Technologie, kann zu Chaos führen, wenn Sie nicht vorsichtig sind.

Bevor Sie Ihre Migration starten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Spezialist (oder Sie!) die notwendige technische Kompetenz mit Microsoft SharePoint sowie Projektmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten besitzt. Das bedeutet, an Ihren Kommunikationsfähigkeiten zu arbeiten, um die entsprechenden Fragen zu stellen!

Ob Sie planen, die Migration selbst anzugehen oder einen SharePoint-Migrationsspecialisten zu finden – die SharePoint-Interviewfragen und der Prozess werden der Schlüssel sein, um sich für den Erfolg zu rüsten.

#1. In welchem Zustand befinden sich meine aktuellen SharePoint-Inhalte?

Bevor ein Migrationsprojekt startet, betrachten Sie den Zustand Ihrer aktuellen Inhalte. Wenn Sie Ihre aktuellen Dateien und Dokumente nicht ordnungsgemäß strukturiert haben, wird eine direkte Migration zu SharePoint Online niemandem wirklich nützen.

Eine Ihrer kritischen SharePoint-Interviewfragen muss sein: Verstehen Sie meine aktuelle SharePoint-Umgebung? Können Sie sie bewerten und dorthin bringen, wo sie sein muss?

Die Migration eines bestehenden Systems in schlechtem Zustand wird liebevoll als "garbage in, garbage out" bezeichnet. Die Ergebnisse können nur so gut sein wie das aktuelle System.

Evaluierung und Organisierung von Inhalten

Denken Sie also sorgfältig darüber nach, welche Inhalte Sie migrieren möchten und warum. Was kann in einem anderen System archiviert oder zurückgelassen werden? Sie müssen nicht alles auf einmal verschieben: Sie können auch Inhalte auf alten Systemen belassen, als schreibgeschützt markieren oder für einen bestimmten Zeitraum warten.

Ein großartiger Ansatz für diese Art von Arbeit ist, Workshops mit wichtigen Stakeholdern zu organisieren – Menschen, die die Inhalte und die Struktur Ihres aktuellen Systems verstehen. Sprechen Sie mit ihnen darüber, was sie haben und wie sie es verwenden. Untersuchen Sie, wie Inhalte gespeichert werden, und überlegen Sie, wie diese Informationsarchitektur überarbeitet werden kann.

Sobald Sie eine neue Struktur und eine Sammlung von Inhalten haben, die Sie tatsächlich benötigen, werden Sie in einer viel besseren Position sein, um eine Art automatisierte Migration durchzuführen.

Um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft, möchten Sie möglicherweise eine Vorab-Migrationsprüfung durchführen, bevor Sie das echte Projekt starten. Sie können auch tiefer in unsere bewährten Verfahren für die SharePoint-Organisation eintauchen.

Durchführung einer Vorab-Migrationsprüfung und Rationalisierung des Prozesses

Hier erfahren Sie, warum die Durchführung einer Vorab-Migrationsprüfung vor der tatsächlichen Migration entscheidend für das Verständnis des Zustands Ihrer aktuellen SharePoint-Site ist.

Durch die Evaluierung des Prozesses in kleinerem Maßstab oder in einer Testumgebung können Sie potenzielle Probleme oder Dateninkonsistenzen frühzeitig identifizieren. Als Ergebnis können Sie sie proaktiv angehen für einen reibungsloseren Übergang. Zum Beispiel kann die Durchführung eines Vorab-Prüfberichts potenzielle Warnungen und Fehler erkennen, die Sie bei der Durchführung Ihrer Migration antreffen könnten.

Betrachten Sie eine Organisation, die plant, ihr lokales Dokumentenmanagementsystem zu SharePoint Online zu migrieren. Sie haben erkannt, dass ihr aktuelles System unorganisiert ist, mit Dateien, die über Ordner verstreut sind und inkonsistente Namen haben.

Ohne diese Probleme anzugehen, wird ihre SharePoint Online-Umgebung chaotisch sein und Benutzer verärgern. Um dies zu verhindern, bewertet das Unternehmen seine Inhalte. Sie archivieren veraltete Dokumente separat und vermeiden eine vollständige Migration.

#2. Migriere ich Inhalte, Funktionalität oder beides?

Wenn Sie von einem alten System zu einem neuen wechseln, von SharePoint 'vor Ort' oder Dateifreigaben zu SharePoint Online, migrieren Sie nur Inhalte? Oder gibt es Funktionen und Features, die Sie auch verschieben möchten?

Die Migration von Inhalten allein kann schwierig sein; die Migration von Funktionalität zusätzlich erfordert besondere Sorgfalt.

Wenn Sie eine klare Prüfung der Funktionalität haben, die Sie verschieben möchten, müssen Sie darüber nachdenken, wie sie in SharePoint Online funktionieren wird. Ist irgendeine Funktionalität individuell geschrieben? Ist sie app-basiert? Welche Standards werden verwendet?

Überdenken benutzerdefinierter Funktionalität und wann sie benötigt wird

In dieser Phase sollten Sie die einzigartige Natur der Microsoft 365-Cloud-Plattform sorgfältig berücksichtigen. Nicht alle Funktionalitäten und Codes sind mit SharePoint Online kompatibel.

Zum Beispiel können Full-Trust-Farm-Lösungen nicht eins-zu-eins zu SharePoint Online migriert werden. Microsoft unterstützt nur sein neues "App"-Entwicklungsmodell, sodass Änderungen daran erforderlich sein könnten, wie Code geschrieben und strukturiert wird.

Wir empfehlen, die Microsoft-Dokumentation zu betrachten: Planen von Anpassungen, Lösungen und Apps für SharePoint. Sie bietet großartige Einblicke in die modernen SharePoint-Tools und -Lösungen bezüglich jeglicher Legacy-Anpassungen an SharePoint vor Ort.

Sind Sie ein SharePoint-Entwickler für SharePoint vor Ort? Wenn ja, ist es Zeit, sich mit dem SharePoint Framework vertraut zu machen. Es ist der Weg nach vorn für die benutzerdefinierte SharePoint-Entwicklung.

Outsourcing Ihrer Migration

Bei der Migration von einer älteren SharePoint-Version oder einem anderen System überdenken Sie benutzerdefinierte Funktionalität. Könnte sie durch SharePoint Online's eingebaute Features ersetzt werden? SharePoint Online führt kontinuierlich neue Features ein, die benutzerdefinierte Funktionalität möglicherweise obsolet machen.

Darüber hinaus kann die einzigartige Cloud-Plattform von SharePoint Online die Migration benutzerdefinierter Funktionalität und Codes beeinträchtigen. IT-Administratoren müssen möglicherweise Code für Kompatibilität und nahtlosen Infrastrukturbetrieb anpassen und umstrukturieren.

Wenn Sie planen, Ihre SharePoint-Site-Migration auszulagern und Content-Management-Support suchen, fragen Sie, ob die Organisation oder der IT-Administrator Ihre bestehende SharePoint-Site-Collection bewerten kann. Bestimmen Sie, ob die bestehende Funktionalität beim Wechsel zu SharePoint Online relevant bleibt und ob sie eingebaute Features nutzen können. Stellen Sie außerdem bei der Vorbereitung von SharePoint-Interviewfragen sicher, dass sie einen Plan entwickeln können, der auf Microsofts laufenden Updates beruht, um die SharePoint-Server-Funktionalität zu verbessern.

Auf diese Weise können Sie Ihre bestehenden benutzerdefinierten Lösungen ersetzen und ein einfacheres Setup mit nativen SharePoint Online-Features schaffen. Ihr Unternehmen wird von der Nutzung eines komplizierten Datei- und Dokumentenmanagementsystems zu einer kollaborativen Plattform wechseln, die Ihnen hilft, die Vorteile einer modernen SharePoint-Erfahrung zu nutzen.

Anpassung benutzerdefinierter Lösungen zur Vermeidung von Migrationsproblemen

Um diesen Prozess in Aktion zu visualisieren, nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens, das eine Prüfung durchführt, die individuell geschriebenen Code und Full-Trust-Farm-Lösungen identifiziert, die nicht direkt mit SharePoint Online kompatibel sind.

Wenn sie diese Funktionalität migrieren möchten, müssen sie ihre nächsten Schritte sorgfältig überdenken. Das Unternehmen wird wahrscheinlich den Code überarbeiten müssen, um SharePoint's App-Entwicklungsmodell und Hardware- und Softwareanforderungen zu entsprechen.

Um diese Herausforderung anzugehen, passt das Unternehmen seinen bestehenden Code an das neue Modell an. Als Ergebnis garantieren sie, dass sie wesentliche benutzerdefinierte Features reibungslos migrieren können.

Das Unternehmen ersetzt auch viele benutzerdefinierte Lösungen durch native SharePoint Online-Features und rationalisiert Geschäftsprozesse. Durch die Nutzung von SharePoint Online's sich entwickelnden Funktionen holt die Organisation das Beste aus ihrer Migration heraus. Sie können ihrem Team eine effiziente Umgebung zur Verwaltung von Projekten und Site-Einstellungen bieten.

#3. Wissen die Benutzer, wie sie SharePoint Online verwenden?

Es gibt viele gute Gründe und Business Cases für die Verschiebung Ihrer Dokumentenbibliothek, Content-Datenbank, Webseiten, Kommunikationssite und anderen Ressourcen zu SharePoint Online, einschließlich:

• Kostensenkung für IT-Infrastruktur,
• Verbesserung der Systemleistung,
• Anforderungen für neue Funktionalitäten, die nur innerhalb von Microsoft 365 verfügbar sind und
• Nutzung neuer Features zur Innovation und Rationalisierung von Geschäftsprozessen.

Vergessen Sie nicht, dass Ihre Benutzer zunächst möglicherweise etwas Verwirrung und Desorientierung erfahren, besonders beim Umgang mit neuen Features. Ihr Team könnte etwas Hilfe bei der Anpassung benötigen, da sie bereits damit vertraut sind, auf eine bestimmte Weise zu arbeiten, wie mit einer bestehenden Dateistruktur oder dem visuellen Erscheinungsbild einer bestimmten Benutzeroberfläche.

Bei der Vorbereitung Ihrer SharePoint Online-Interviewfragen überlegen Sie, ob die Person, die Ihr Team leitet, versteht, wie sie Benutzer durch die Reise führt.

Aber keine Sorge! Viele Unternehmen haben erfolgreich Microsoft Teams genutzt, um die gesamte Microsoft 365-Umgebung zu nutzen, einschließlich SharePoint.

Sicherstellung einer reibungslosen Benutzerakzeptanz von SharePoint Online

Menschen haben typischerweise Schwierigkeiten damit, sich an verändernde Umgebungen anzupassen. Das gilt nicht nur für IT-Systeme, sondern für jedes neue Produkt, das in ihr Leben kommt. Vor zwanzig Jahren fragten zahlreiche Technologie-Umfragen Menschen, ob sie ein Mobiltelefon im Freien verwenden würden, und fast alle Befragten äußerten, dass sie niemals eine solche Handlung ausführen würden. Das ist etwas, das heute undenkbar erscheint! Die Lektion? Veränderung braucht Zeit!

Denken Sie also vor Beginn eines Migrationsprojekts darüber nach, wie Benutzer reagieren könnten. Hat Ihre Organisation einen Kommunikationsplan etabliert, um ihnen zu sagen, was passiert? Benötigen sie Schulungen? Haben Sie einen kurzen Produktivitätsrückgang antizipiert, der in den ersten Wochen nach dem Übergang zum neuen System auftreten könnte?

Erfahren Sie, wie Lallemand schnell eine große SharePoint-Migration von vor Ort zu online mit den vereinfachten Features von ShareGate bewältigte.

Anerkennung der Lernkurve und möglicher Herausforderungen

Sie möchten jedes SharePoint-Feature ausschöpfen. Schließlich migrieren Sie wahrscheinlich, um eine effektivere Dokumentenkollaboration zu erleben – weil Sie wissen, dass Organisationen, die Low/No-Code-Tools nutzen, um nicht-technische Benutzer zu befähigen, 2,6x wahrscheinlicher ihre digitale Transformation beschleunigen.

Um Probleme anzugehen, die nach Ihrer Migration auftreten könnten, sollte Ihre Organisation die Bereitstellung von Post-Migrations-Support priorisieren. Und nähern Sie sich Ihrer neuen Plattform definitiv mit einer Optimierungsmentalität!

Stellen Sie sich eine Organisation vor, die einen Umzug zu SharePoint Online plant und sich Sorgen macht, dass Mitarbeiter mit der neuen Benutzeroberfläche und den Workflows kämpfen könnten. Einige könnten Schwierigkeiten haben, Dokumente aufgrund unbekannter Dokumentenmanagement-Features zu f