5 Tipps für den Aufbau einer großartigen SharePoint-Informationsarchitektur

Was ist eine SharePoint-Informationsarchitektur und warum sollten Sie sich dafür interessieren? Erfahren Sie, wie Sie eine erstklassige IA erstellen, die die Produktivität in Ihrer gesamten Organisation steigert.

In der Welt des SharePoint-Managements ist die Informationsarchitektur oder IA die Art und Weise, wie Inhalte organisiert und den Personen in Ihrer Organisation präsentiert werden. 

Eine logische Informationsarchitektur bildet die Grundlage für die Produktivität der Endbenutzer und stellt sicher, dass jeder Zugang zu dem hat, was er braucht, wann er es braucht. 

Die Erstellung einer soliden IA beginnt mit dem Verständnis der Inhalte und der Art, wie Menschen mit ihnen interagieren werden. Von dort aus können Sie beginnen zu überlegen, wie SharePoint diese Anforderungen erfüllen wird, wobei Sie sicherstellen müssen, dass Sie Change Management berücksichtigen.

Die Informationen, die Sie bei der Entwicklung Ihrer IA sammeln, können auch dazu dienen, Ihren SharePoint-Governance-Plan zu informieren.

Eine gute IA macht den Unterschied zwischen einem nutzbaren System, das von Benutzern weit verbreitet angenommen wird, und einem, das Schwierigkeiten hat, in Gang zu kommen. In diesem Beitrag werden wir uns ansehen, was nötig ist, um eine gute IA in SharePoint aufzubauen.

1. Machen Sie Ihre Informationsarchitektur logisch
2. Machen Sie Ihre Informationsarchitektur erweiterbar
3. Halten Sie sie so einfach wie möglich
4. Begrenzen Sie die Optionen, die Sie einem Benutzer präsentieren
5. Begrenzen Sie die Verwendung von Ordnern

Die Saat für eine gute Informationsarchitektur säen

Aus technischer Sicht ist SharePoint in der Lage, fast jede Art von Inhalten zu speichern und anzuzeigen:

• Text
• Bilder
• Videos
• Dokumente
• Datenlisten
• Formulare
• Soziale Inhalte

Die oben genannten Elemente können einfach mit Standard-Funktionalitäten zu einer SharePoint-Umgebung hinzugefügt werden. Wie diese Elemente jedoch organisiert, angeordnet und somit von Benutzern aufgerufen werden, liegt sehr wohl in der Verantwortung derjenigen, die das System implementieren.

Als ersten Schritt ist es wichtig zu erkennen, dass Technologie allein nicht die Antwort ist. Sie darf nicht die Lösung vorantreiben. Der Schlüssel hierzu liegt darin, sich von der Technologie zu abstrahieren und sich auf die Arten von Inhalten zu konzentrieren, die Sie in Ihrer SharePoint-Umgebung speichern möchten. Sie sollten sich darauf konzentrieren, die Inhalte isoliert zu verstehen.

Es ist auch wichtig, sich frühzeitig mit den wichtigsten Inhaltseigentümern und -managern zu engagieren, um zu verstehen, wie Menschen mit den Materialien interagieren werden. Nützliche Fragen, die Sie diesen Personen stellen können, umfassen:

• Welche Arten von Dokumenten möchten Sie speichern?
• Welche Informationen über diese Dokumente (z.B. Veröffentlichungsdatum, Autor) sollten gespeichert werden?
• Gibt es Workflows für die Inhalte?
• Wer wird auf die verschiedenen Arten von Inhalten zugreifen?
• Zu welcher Abteilung oder welchem Projekt gehören die Inhalte?

Mit einem soliden Verständnis der Inhalte und der Art, wie Menschen mit ihnen interagieren werden, können Sie beginnen zu überlegen, wie SharePoint diese Anforderungen erfüllen und in Ihren Governance-Plan integrieren wird.

Die Bausteine des SharePoint-Content-Managements

Wenn es um die Organisation und Verwaltung von Inhalten und die Gestaltung einer soliden Informationsarchitektur geht, bietet SharePoint die folgenden Bausteine:

• Websitesammlungen: Logische Container mit einem eindeutigen Namen, die zur Speicherung einer Sammlung von Unterwebsites verwendet werden.
• Hub-Websites: Ermöglichen es Ihnen, ähnliche Themen, Aufgaben und Inhalte zu gruppieren.
• Bibliotheken: Befinden sich innerhalb von Websites, Bibliotheken speichern Elemente, die 'Dateien' sind. Beispiele umfassen Websiteseiten, Bilder, Videos, Dokumente. Diese werden alle in Bibliotheken gespeichert.
• Listen: Ähnlich wie Bibliotheken, außer dass sie anstelle von Dateien 'Elemente' speichern. Ein Element ist in vielerlei Hinsicht einer Zeile strukturierter Informationen aus einer Tabelle oder Datenbank ähnlich.
• Ordner: Befinden sich in Bibliotheken und Listen, Ordner sind Untercontainer mit Namen.
• Metadaten: Die Eigenschaften, die auf Elemente innerhalb von Bibliotheken oder Listen angewendet werden.
• Verwaltete Metadaten: Eine zentralisierte Version von Metadaten, die auf Unternehmensebene verwaltet werden kann.
• Navigationsstruktur: Bestimmt, wie Benutzer ihren Weg durch Ihr Intranet finden und auf gewünschte Websites und Inhalte gelangen.
• Inhaltstypen: Eine Definition, die für eine Art von Element erstellt wird, das dem System hinzugefügt wird. Sie kann verwendet werden, um zu definieren, wie das Element behandelt wird, d.h. welche Metadaten für eine Art von Dokument benötigt werden oder welcher Aufbewahrungsplan angewendet werden sollte. Hier können Sie alles über Inhaltstypen lernen.

Erstellen einer Informationsarchitektur

Nachdem wir nun die Natur unserer Inhalte und die uns zur Verfügung stehenden Bausteine verstehen, können wir mit der Erstellung von Elementen der Informationsarchitektur beginnen. Nehmen wir als Beispiel ein Intranet mit einem HR-Bereich. Dieser muss HR-Formulare, Richtlinien, wichtige Kontakte und Nachrichten speichern. Das Folgende ist ein Beispiel für ein einfaches Modell, das in SharePoint erstellt werden könnte:

Eine der Herausforderungen beim Aufbau einer guten IA besteht darin, dass es eine Reihe verschiedener Möglichkeiten gibt, einen bestimmten Satz von Inhalten darzustellen.

Im obigen Beispiel haben wir eine Kombination aus Websitesammlungen, Seiten, Listen und Bibliotheken verwendet, um die Inhalte am besten darzustellen. Es gibt jedoch eine Reihe anderer Richtungen, die Sie einschlagen könnten, je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation.

Tipps und Tricks für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten mit einer starken Informationsarchitektur

Um Ihnen zu einem guten Start mit Ihrer Informationsarchitektur zu verhelfen, präsentieren wir eine Reihe von Tipps und Tricks.

Haben Sie selbst einige nützliche Tipps? Hinterlassen Sie einen Kommentar am Ende dieses Beitrags.

1. Machen Sie Ihre Informationsarchitektur logisch

Bauen Sie eine Struktur auf, die Benutzer als logisch betrachten würden, eine, die sie erkennen würden. Ein einfaches Beispiel ist, dass alle Supermärkte dazu neigen, ein ähnliches Layout zu haben, was bedeutet, dass Sie, auch wenn Sie noch nie zuvor in diesem speziellen Geschäft waren, eine gute Vorstellung davon haben, wie Sie etwas finden können. Stellen Sie sicher, dass Benutzer in der Lage sind, Dinge zu speichern oder zu finden, ohne fragen oder unterrichtet werden zu müssen.

2. Machen Sie Ihre Informationsarchitektur erweiterbar

Es ist unmöglich, im Voraus jeden möglichen Inhaltstyp zu bestimmen, den Ihre Lösung aufnehmen muss. Ihre IA sollte erweiterbar sein, damit sie wachsen und neue Inhaltstypen einbeziehen kann, wenn sie ersichtlich werden.

3. Halten Sie sie so einfach wie möglich

Es ist wichtig, angemessene Websitesammlungen (sowie Bibliotheken, Metadaten, Inhaltstypen usw.) für die Inhalte zu erstellen, mit denen Sie arbeiten. Aber es gibt ein Gleichgewicht. Einen Benutzer nach zu vielen Metadaten zu fragen oder ihn dazu zu bringen, zwanzig Unterwebsites zu navigieren, wird ihn nur frustrieren.

4. Begrenzen Sie die Optionen, die Sie einem Benutzer präsentieren

Benutzer möchten nicht zwanzig Metadatenfelder ausfüllen oder aus zwanzig verschiedenen Inhaltstypen auswählen. Um Frustration oder das Risiko von Benutzerfehlern zu reduzieren, begrenzen Sie die Auswahlmöglichkeiten der Benutzer auf zwischen vier und sieben gleichzeitig. Es wird angenommen, dass dies die optimale Anzahl von Elementen ist, die ein Benutzer leicht in seinem Kurzzeitgedächtnis verwalten kann.

5. Begrenzen Sie die Verwendung von Ordnern

Es gibt viele Gründe dafür, aber einfach ausgedrückt schaffen Ordner Benutzbarkeitsprobleme, indem sie Inhalte in einer verschachtelten Struktur verstecken. Nutzen Sie stattdessen Metadaten, Bibliotheken, Ansichten und Webparts angemessen.

Benjamins Artikel über logische Architektur seiner Governance-Planungsserie könnte eine großartige Ergänzung zu dieser Lektüre sein, wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten.