Wie Sie Gastzugang in Microsoft Teams auf jeder Autorisierungsebene aktivieren und verwalten

Das Aktivieren des Gastzugriffs in Teams beinhaltet mehr als nur das Umlegen eines Schalters. Wir schlüsseln die Anforderungen für den Microsoft Teams-Gastzugriff auf und bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Aktivieren des Gastzugriffs auf allen vier Autorisierungsebenen.

Weiterführende Literatur: Der ultimative Leitfaden zur externen Freigabe in Microsoft 365

Mit Gastzugriff in Microsoft Teams können Sie externen Benutzern ermöglichen, bestehenden Teams und Kanälen beizutreten. Mitarbeiter können jeden mit einer E-Mail-Adresse, wie Outlook oder Gmail, einladen, ihrem Team beizutreten, wo sie dann gemeinsam chatten, Video-Anrufe führen und Dokumente bearbeiten können. Es ist fast so, als hätten Sie sie in Ihrem Team, auch wenn sie es nicht sind!  

Der Gastzugriff in Teams ist standardmäßig aktiviert. Wenn Ihre Organisation gerade erst mit Teams beginnt und Sie noch keine zusätzlichen Sicherheitseinstellungen konfiguriert haben, können Benutzer von Anfang an externe Benutzer als Gäste in ihre Teams einladen.  

Ob Sie also den Gastzugriff zum ersten Mal einrichten, ihn wieder aktivieren oder nur Anpassungen vornehmen - es gibt vier Autorisierungsebenen in Teams, die Sie verstehen sollten.  

Je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation bieten Ihnen diese verschiedenen Autorisierungsebenen Flexibilität bei der Einrichtung des Gastzugriffs. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir diesen praktischen Leitfaden erstellt, der diese Ebenen erklärt und zeigt, wie Sie den Gastzugriff in Microsoft Teams auf jeder Autorisierungsebene aktivieren und verwalten können.  

Warum Gastzugriff in Microsoft Teams wichtig ist  

Microsoft Teams ist großartig für das Chatten und Zusammenarbeiten mit Ihren Kollegen. Aber was ist, wenn Sie mit Personen außerhalb Ihrer Organisation arbeiten müssen? Hier kommt der Gastzugriff in Teams ins Spiel.  

• Verbesserte Kommunikation: Der Gastzugriff macht die Arbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation einfacher. Teammitglieder können Ideen und Updates direkt in Teams teilen, genau wie sie es mit Kollegen tun.  

• Projektmanagement: Mit dem Gastzugriff können Sie sie zum Chatten einladen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und an Besprechungen teilnehmen. Es hält alle auf dem Laufenden und hilft Projekten voranzukommen.  

• Größere Reichweite: Der Gastzugriff ermöglicht es Ihnen, mit einer größeren Vielfalt von Unternehmen zu arbeiten. Es bedeutet, dass mehr Ideen fließen können, was zu noch besseren Projekten führt.  

Gastzugriff vs. Externe Freigabe: Was ist der Unterschied?

Oberflächlich betrachtet bedeutet externe Freigabe, Inhalte für jemanden außerhalb Ihrer Organisation verfügbar zu machen. Hinter den Kulissen kann externe Freigabe jedoch sehr unterschiedliche Dinge bedeuten.  

Je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation kann externe Freigabe verwendet werden, um Folgendes zu ermöglichen:  

• Zusammenarbeit mit Gästen in einem Dokument (über Freigabe-Link)  

• Zusammenarbeit mit Gästen auf einer Website (über Freigabe-Link)  

• Zusammenarbeit mit Gästen in einem Team (über Gastzugriff)  

Wenn externe Freigabe für Ihre Organisation deaktiviert ist, wird auch der Gastzugriff in Teams abgeschaltet.  

Das liegt daran, dass Gastzugriff eine Form der externen Freigabe ist; wenn Sie einen Gast einladen, einem Team beizutreten, machen Sie Inhalte für jemanden außerhalb Ihrer Organisation verfügbar.  

Da Teams auf Microsoft 365-Gruppen aufbaut, können Sie Gäste in Ihrem Microsoft Entra ID verwalten, und die gleichen Compliance- und Audit-Schutzmaßnahmen gelten für den Rest von Microsoft 365.  

Im Wesentlichen ermöglicht Ihnen der Gastzugriff die vollständige Kontrolle zu behalten, während Ihre Daten niemals aus den Augen verlieren.  

Gastzugriff in Microsoft Teams autorisieren  

Erinnern Sie sich daran, als wir sagten, dass Gastzugriff eine Form der externen Freigabe ist? Nun, hier ist, warum das wichtig ist: Sie können den Gastzugriff in Microsoft Teams nicht aktivieren, wenn externe Freigabe in Ihrer Microsoft 365-Umgebung vollständig abgeschaltet ist.  

Da Microsoft Teams im Wesentlichen eine einheitliche Microsoft 365-Benutzeroberfläche ist - die sich mit anderen Microsoft-Apps und -Diensten wie SharePoint, OneDrive for Business und Microsoft 365-Gruppen integriert - können Gastzugriffsfunktionen und -möglichkeiten in Teams tatsächlich über vier verschiedene Autorisierungsebenen verwaltet werden.  

1. Microsoft Entra ID: Steuert die Gasterfahrung auf Verzeichnis-, Mandanten- und Anwendungsebene.  

2. Microsoft 365-Gruppen: Steuert die Gasterfahrung auf der Microsoft 365-Gruppen- und Microsoft Teams-Ebene.  

3. Microsoft Teams: Steuert die Gasterfahrung auf der Microsoft Teams-Ebene.  

4. SharePoint Online / OneDrive: Steuert die Gasterfahrung in SharePoint Online, OneDrive for Business, Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams.  

Übersicht der Gastzugriffsfunktionen in Microsoft Teams  

Der Gastzugriff in Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen, nahtlos mit externen Benutzern zusammenzuarbeiten und fördert bessere Kommunikation und optimiertes Projektmanagement. Hier ist ein genauerer Blick auf die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten, die es bietet, einfach für Anfänger erklärt:  

1. Team- und Kanalzugriff  

•  Kanäle sind kollaborative Räume innerhalb des Teams in Teams. Sie helfen dabei, Unterhaltungen um ein Projekt, Thema oder einen gemeinsamen Zweck zu organisieren.
• Geteilte Kanäle sind ein Kanaltyp in Teams, der es Mitgliedern eines Teams ermöglicht, mit Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten, ohne als Gäste zu den Organisationen der anderen hinzugefügt werden zu müssen.    Externe Benutzer können nahtlos über Microsoft Entra B2B Direct Connect auf eine geteilte Kanal-Website zugreifen.  
• Das Einrichten geteilter Kanäle erfordert einige zusätzliche Konfigurationen durch IT-Administratoren. Zum einen müssen Sie Cross-Tenant-Zugriffseinstellungen in Microsoft Entra ID konfigurieren - auf beiden Seiten; Ihrer Organisation und der Organisation, mit der Sie zusammenarbeiten werden. Zusätzlich sind geteilte Kanäle automatisch aktiviert, aber Sie können bestimmte Einstellungen wie den Gastzugriff konfigurieren.  

2. Kommunikation und Zusammenarbeit  

• Chat und Videokonferenzen: Ermöglichen Sie Echtzeitkommunikation mit Gastbenutzern durch Chat-Funktionen und Video-Meetings. Dies ermöglicht klare und effiziente Diskussionen, auch mit externen Teilnehmern.  

• Gemeinsame Dokumentenerstellung: Arbeiten Sie mit Gastbenutzern in Echtzeit an Dokumenten zusammen. Dies ermöglicht kollaboratives Bearbeiten und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.  

• Dateifreigabe: Teilen Sie spezifische Dateien und Ordner innerhalb eines Teams mit Gastbenutzern. Sie können deren Zugriffslevel kontrollieren (nur anzeigen, bearbeiten, usw.), um die Datensicherheit zu gewährleisten.  

3. Gastberechtigungen und -kontrolle  

• Spezifische Rollen zuweisen: Definieren Sie das Zugriffslevel, das jeder Gastbenutzer innerhalb eines Teams hat. Dies könnte auf das Anzeigen von Kanälen, die Teilnahme an Chats oder sogar das gemeinsame Erstellen von Dokumenten beschränkt sein.  

• Gasteinladungen verwalten: Teambesitzer (oft Projektmanager oder Teamleiter) können Gäste einladen, entfernen und Gastzugriffsberechtigungen innerhalb ihrer Teams verwalten.  

4. Gastprüfung und -ablauf  

• Gastablauf: Sie können ein Ablaufdatum für den Gastzugriff in einem Team festlegen. Es entfernt automatisch deren Zugriff nach einem bestimmten Zeitraum und stellt sicher, dass Gastberechtigungen regelmäßig überprüft werden. (Dies ist nicht standardmäßig aktiviert, kann aber von jemandem mit etwas mehr technischen Kenntnissen konfiguriert werden, wie Maya aus Ihrer IT-Abteilung.)  

• Zugriffsüberprüfungen: Wenn Mitarbeiter externe Benutzer einladen können, beizutreten und Dateien direkt mit ihnen zu teilen, sind auch regelmäßige Zugriffsüberprüfungen erforderlich, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen auf die richtigen Inhalte zugreifen können.  

Diese Kollaborationsfunktionen werden durch Microsoft Entra ID ermöglicht. Es ist wichtig zu beachten, dass die Durchführung umfassender Zugriffsüberprüfungen für Microsoft 365 oft eine Microsoft Entra ID Premium P2-Lizenz erfordert, da dieser Service Einblicke in Benutzerzugriffsmuster bietet.   

Die Zugriffsüberprüfung in Microsoft Entra ID zeigt Ihnen nur, wer auf was Zugriff hat. Wenn Sie Ihre Überprüfung durchführen, müssen Sie immer noch wissen, wer Zugriff haben sollte und wer nicht. Das bedeutet, Sie müssen einen Prozess entwickeln, um mit Gruppenbesitzern in Kontakt zu bleiben, um diese Informationen zu erhalten.   

BONUS-TIPP: Drittanbieterlösungen wie ShareGate bieten Tools, die Ihnen helfen, Gastzugriff und externe Freigabe zu überprüfen, und erfordern keine Microsoft Entra ID Premium P2-Lizenz.

5. Sicherheit und Compliance

• Datenresidenz: Der Gastzugriff stellt sicher, dass Ihre Daten in der sicheren Microsoft 365-Umgebung verbleiben.  

• Compliance und Audit: Die gleichen Compliance- und Audit-Schutzmaßnahmen, die für Ihre Microsoft 365-Umgebung gelten, erstrecken sich auch auf Gastzugriffsaktivitäten und bieten eine Schicht von Transparenz und Verantwortlichkeit.  

• Sicherheitsfunktionen: Obwohl sie nicht direkt über Gastzugriffseinstellungen verwaltet werden, kann Maya (IT-Administrator) zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), bedingten Zugriff und Geräteverwaltung implementieren, um die Sicherheit Ihrer Teams-Umgebung, einschließlich Gastzugriff, zu verbessern.  

6. Gastoptionen und -verwaltung  

• Gastoptionen in einem Team: Gäste haben Zugriff auf Funktionen basierend auf den ihnen zugewiesenen Berechtigungen. Dies könnte das Anzeigen von Kanälen, die Teilnahme an Chats, die gemeinsame Erstellung von Dokumenten oder sogar die Teilnahme an Meetings (je nach Einstellungen) umfassen. Stellen Sie sich einen