8 Tipps für die Planung Ihres SharePoint

Der wichtigste Trick für SharePoint? Haben Sie einen Plan! Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr SharePoint von Anfang an effektiv planen, um eine nahtlose Benutzererfahrung zu gewährleisten.

Bei ordnungsgemäßer Verwendung bietet SharePoint Ihrer Organisation jede Menge Funktionalität. Sie verwenden SharePoint möglicherweise bereits, ohne es zu merken, da es auch in andere Microsoft 365 Tools und Services wie Teams und Groups integriert ist.  

Beachten Sie, dass ich sagte: bei ordnungsgemäßer Verwendung. Leider sehe ich allzu oft, dass Administratoren bei der Planung ihres SharePoint auf dem falschen Fuß starten. Und seien wir klar: Sie sollten unbedingt einen Plan haben! 

Keine Sorge, dieser Artikel erklärt Ihnen alles, was Sie über die Planung Ihres SharePoint für eine reibungslose und angenehme Erfahrung für Sie und Ihre Endbenutzer wissen müssen! Lassen Sie uns beginnen. 

Tipp #1: Berücksichtigen Sie Ihre Ziele 

Bevor Sie Ihr SharePoint-Projekt starten – bevor es überhaupt beginnt – müssen Sie sich einige sehr wichtige Fragen stellen: 

• Haben Sie einen Grund, SharePoint zu verwenden? 
• Oder möchten Sie es nur verwenden, weil Sie kostenlose Lizenzen haben? 

Wir müssen aufhören, über die Funktionen nachzudenken – es geht nicht um die Funktionen. Es geht definitiv nicht darum, wie SharePoint funktioniert oder was es kann. Sie müssen überlegen, ob es die beste Option für Ihre Geschäftsanforderungen ist. 

Um ein effektives Intranet zu gestalten, das Ihre Mitarbeiter tatsächlich nutzen werden, müssen Sie Fragen über die Arbeit stellen, nicht über die Technologie. 

SharePoint ist eine so große Plattform, dass Sie, wenn Sie nicht wissen, wohin Sie damit in Zukunft wollen, nirgendwo hinkommen werden.

Bitte unterschätzen Sie SharePoint nicht. 

Jedes Mal, wenn jemand gesagt hat: Wir machen es erstmal so und richten es später richtig ein, funktioniert das nicht. 

Sobald SharePoint installiert ist, kann die Akzeptanz sehr schnell erfolgen – besonders wenn Sie andere Tools verwenden, die damit verbunden sind, wie Microsoft Teams. Wenn Sie nicht im Voraus geplant haben, wenn Sie sich nicht richtig vorbereitet haben, können Sie schnell die Kontrolle verlieren. 

Stoppen Sie alles, was Sie tun, und beginnen Sie mit der Planung!

Tipp #2: Hören Sie auf, es SharePoint zu nennen

Bei jeder einzelnen Implementierung, die ich durchgeführt habe, habe ich immer versucht, es anders zu nennen, vertrauen Sie mir – es Microsoft SharePoint zu nennen wird nicht gut sein. Denn wenn es kläglich scheitert, möchten Sie nicht, dass das Scheitern mit dem Namen der Plattform in Verbindung gebracht wird. 

Tipp #3: Nehmen Sie sich die Zeit zu beeindrucken

Damit meine ich, dass Sie einen Kommunikationsplan oder einen Planungsleitfaden am Ausgangspunkt verfügbar haben sollten.  

Sammeln Sie Feedback darüber, was Benutzern am vorherigen Intranet gefallen hat und was nicht. Organisieren Sie Launch-Events jedes Mal, wenn Sie einen Meilenstein erreichen.  

Begeistern Sie Mitarbeiter für das, was sie mit dieser neuen Plattform erreichen können, und die Benutzerakzeptanz wird ein Kinderspiel.

Tipp #4: Bieten Sie Endbenutzer-Schulungen an 

Vergessen Sie nicht Ihre Endbenutzer! Sie sind ein entscheidender Teil Ihrer Organisation und der Schlüssel zu einer erfolgreichen SharePoint-Erfahrung.  

Betrachten Sie Endbenutzer-Schulungen als langfristige Investition. Sie mag gerade jetzt Stunden Ihres Tages verschlingen, aber mit der Zeit werden Sie beträchtliche Erträge sehen. 

Indem Sie sich die Zeit nehmen, Benutzer in den Tools zu schulen, mit denen sie täglich arbeiten sollen, erhöhen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit. Sie werden mehr Aufgaben selbständig erledigen können, sie werden motiviert sein, SharePoint zu nutzen, und die Akzeptanz wird als Ergebnis steigen.

Tipp #5: Betrachten Sie Ihre Geschäftsprozesse

Nur weil Sie auf ein Hindernis stoßen, bedeutet das nicht, dass SharePoint unbedingt schuld ist. Jetzt ist die Zeit zu überlegen, wie Sie in Ihrer Organisation arbeiten und wie Sie es für maximale Effizienz optimieren können.  

Zum Beispiel gibt es in vielen Fällen komplexe Prozesse für Genehmigungen – oft mit einem papierbasierten Format verknüpft. Entfernen Sie komplexe Workflows zugunsten eines einzigen einfachen für Genehmigungen.

Tipp #6: Halten Sie Ihren Governance-Plan einfach

Sie sollten definitiv einen Governance-Plan haben. Aber ehrlich gesagt, niemand wird ihn lesen, wenn er zu lang ist.  

Erwägen Sie, es als Word-Dokument zu erstellen, auf das jeder schnell zugreifen und durchspringen kann, um die verschiedenen Teile zu finden. 

Tipp #7: Setzen Sie besagten Governance-Plan durch

Governance ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer ordentlichen und sicheren Umgebung. Sobald Sie sich für die Richtlinien entschieden haben, die vorhanden sein müssen, um dies zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Umgebung sie respektiert. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?

Schauen Sie sich unsere vollständige Serie über die Wichtigkeit der Erstellung eines SharePoint-Governance-Plans an.

Tipp #8: Machen Sie Ihre Intranet-Architektur logisch 

Wenn Sie über Governance-Richtlinien nachdenken, müssen Sie auch überlegen, wie Sie Ihr SharePoint auf eine Weise strukturieren möchten, die logisch und einfach zu verwenden ist. Governance-Richtlinien können bestimmen, wie Dinge in Ihrem Tenant gespeichert werden, und haben somit einen großen Einfluss auf die Gesamtarchitektur Ihres SharePoint.

Bonus: Modernisieren Sie SharePoint für den modernen Arbeitsplatz

Sie möchten immer einen Schritt voraus denken. Auch wenn Sie gerade nur ein Intranet machen, müssen Sie eine Vision dafür haben, was wohin gehört. Stellen Sie sicher, dass Ihr neues SharePoint so zukunftssicher wie möglich ist.

Die Planung intelligenter Hub-Sites, die Entwicklung eines Deployment-Plans und die Aufklärung von Benutzern über Dokumentenmanagement können sicherstellen, dass Sie sich das Leben für die Zukunft einfacher machen.