Wie verwaltete SharePoint-Eigenschaften die Suchergebnisse verbessern

Wenn es um das SharePoint-Suchschema in Microsoft 365 geht, spielen verwaltete Eigenschaften eine wichtige Rolle—insbesondere beim Filtern, Verfeinern und Abfragen von Inhalten. Sie arbeiten zusammen mit den breiteren Relevanz- und Graph-basierten Signalen von Microsoft Search, um genaue und konsistente Suchergebnisse zu unterstützen. 

Ob Sie nach Dateien suchen, die in SharePoint oder OneDrive gespeichert sind, verwaltete Eigenschaften helfen sicherzustellen, dass Ihre Daten tatsächlich durch Filter- und Verfeinerungserfahrungen auffindbar sind, die in Microsoft Search angezeigt werden.

In diesem Leitfaden erläutern wir, wie verwaltete SharePoint-Eigenschaften funktionieren, häufige Herausforderungen, auf die Sie achten sollten, und bewährte Praktiken, um das Beste aus Ihren Metadaten herauszuholen.

Was sind verwaltete Eigenschaften in SharePoint?

SharePoint durchsucht Ihre Inhalte, um einen durchsuchbaren Index zu erstellen, und zieht Metadaten und Systemeigenschaften—wie Site-Spalten, Dokumenteigenschaften und systemgenerierte Felder—in sogenannte durchsuchte Eigenschaften. Aber um diese Daten nutzbar und durchsuchbar zu machen, brauchen sie Struktur—hier kommen verwaltete Eigenschaften ins Spiel. Diese zugeordneten Felder verwandeln Rohdaten in abfragbare Metadaten in Microsoft 365.

Verwaltete Eigenschaften ermöglichen es Ihnen, Suchergebnisse zu filtern, zu sortieren und zu verfeinern, wodurch es einfacher wird, relevante und vorhersagbare Ergebnisse bei der Suche durch SharePoint-Inhalte zu erhalten. Gut strukturierte Metadaten können die Auffindbarkeit von Inhalten in SharePoint-Sucherfahrungen verbessern, was indirekt unterstützen kann, wie Inhalte in Microsoft 365-Workloads angezeigt werden.

Während durchsuchte Eigenschaften die grundlegende Schicht des Suchschemas in SharePoint bleiben, sind verwaltete Eigenschaften der Ort, wo Organisationen definieren, wie Metadaten in Sucherfahrungen abgefragt, gefiltert und verfeinert werden können. Durchsuchte Eigenschaften werden automatisch während der Inhaltsaufnahme generiert und dienen als Roheingaben für die Suche, aber verwaltete Eigenschaften sind der Ort, wo Organisationen kontrollieren, wie Inhalte indexiert, abgefragt und in M365-Apps angezeigt werden.

Ein weiterer Bonus ist, wie gut verwaltete Metadaten breitere Microsoft Search-Erfahrungen unterstützen. Während Copilot und Microsoft Graph auf eine breite Palette von Signalen angewiesen sind—wie Berechtigungen, Inhaltsrelevanz und Benutzerkontext—helfen klare, konsistent definierte verwaltete Eigenschaften sicherzustellen, dass SharePoint-Inhalte gut strukturiert und einfacher durch suchgesteuerte Erfahrungen in Microsoft 365 aufzufinden sind.

Warum verwaltete Eigenschaften für IT-Administratoren wichtig sind

SharePoint zu verwalten bedeutet, Inhalte strukturiert, auffindbar und sicher zu halten. Verwaltete Eigenschaften bringen Ordnung ins Chaos und bieten eine klare, leicht durchsuchbare Möglichkeit, mit Unternehmensdaten zu interagieren. 

Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum IT-Administratoren auf verwaltete Eigenschaften angewiesen sind.

Aufbau von Verfeinerern und Filtern in Suchergebnissen

Verwaltete Eigenschaften verwandeln Metadaten-Tags in nutzbare Verfeinerer in Microsoft Search. Wenn Sie durch große Datensätze filtern, macht eine breite Palette verwalteter Eigenschaften (Verfeinerer) den Prozess viel intuitiver.

Ermöglichung gezielter Suchanfragen mit Metadaten

Jede erstellte verwaltete Eigenschaft fügt der Sucherfahrung eine weitere Tiefenebene hinzu. Die genaue Zuordnung von Metadaten gibt Teams die Möglichkeit, Daten Stück für Stück zu durchkämmen und exakte Dateien oder Seiten durch gezielte Suchanfragen zu lokalisieren.

Unterstützung von Compliance- und Sicherheitssuchen

Müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Umgebung mit Unternehmensrichtlinien übereinstimmt? Verwaltete Eigenschaften können helfen, Metadaten im Zusammenhang mit Inhaltsklassifizierung aufzudecken, aber Berechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien werden durch Microsoft Purview durchgesetzt und abgefragt—nicht durch SharePoint-Suche.

Vorbereitung auf Copilot und erweiterte Microsoft 365-Suche

Strukturierte Metadaten helfen dabei, klareren Kontext für suchgesteuerte Erfahrungen in Microsoft 365 zu schaffen. Während Copilot auf mehrere Signale über das SharePoint-Suchschema hinaus angewiesen ist, helfen konsistente Metadaten und gut definierte verwaltete Eigenschaften sicherzustellen, dass Inhalte organisiert, auffindbar und einfacher aufzufinden sind, wenn Benutzer nach Informationen suchen. ShareGate hilft Ihnen, schneller dorthin zu gelangen, indem es die Sichtbarkeit von Metadaten und Inhaltsstruktur im großen Maßstab automatisiert und es einfacher macht, eine saubere, konsistente Umgebung zu pflegen, die für KI-gesteuerte Erfahrungen bereit ist.

So konfigurieren Sie verwaltete Eigenschaften in SharePoint

Verwaltete Eigenschaften werden direkt im SharePoint-Suchschema konfiguriert. Diese Einstellungen steuern, wie durchsuchte Daten zugeordnet, indexiert und in Ihrer Umgebung durchsuchbar gemacht werden.

Hier ist eine schrittweise Anleitung der Konfigurationen.

1. Zugriff auf das SharePoint-Suchschema

Öffnen Sie im Microsoft 365 Admin Center das SharePoint Admin Center und navigieren Sie dann zu Suchschema. Von dort:

• Wählen Sie Weitere Features
• Klicken Sie unter dem Suchbereich auf Öffnen
• Klicken Sie auf Suchschema verwalten

Jetzt sind Sie bereit, neue verwaltete Eigenschaften zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten.

2. Erstellen oder bearbeiten einer verwalteten Eigenschaft

Von der Seite Suchschema verwalten können Sie Verwaltete Eigenschaften auswählen, um eine Liste aktiver Eigenschaften zu sehen. Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neue verwaltete Eigenschaft. 

Dieses Fenster ermöglicht es Ihnen, den Eigenschaftsnamen, die Beschreibung, den Typ und anwendbare Suchattribute zu definieren sowie sie relevanten durchsuchten Eigenschaften zuzuordnen. Sobald Sie die Details hinzugefügt haben, klicken Sie einfach auf OK, um die neue verwaltete Eigenschaft zu erstellen. 

Wenn Sie eine verwaltete Eigenschaft bearbeiten möchten, beginnen Sie auf der Seite Suchschema verwalten. Wählen Sie diesmal den Namen der Eigenschaft aus, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann Bearbeiten, um auf ihre aktuellen Konfigurationen zuzugreifen. 

3. Zuordnung durchsuchter Eigenschaften (falls zutreffend) und Überprüfung der Konfiguration

Von der Seite Suchschema verwalten können Sie Verbindungen zwischen bestehenden durchsuchten Eigenschaften und verwalteten Eigenschaften zuordnen. 

Sobald Sie zum Suchschema navigiert sind, folgen Sie diesen Schritten:

• Wählen Sie die Seite Durchsuchte Eigenschaften
• Wählen Sie die durchsuchte Eigenschaft aus, die Sie einer verwalteten Eigenschaft zuordnen möchten (verwenden Sie Filter, um schnell eine bestimmte durchsuchte Eigenschaft zu finden)
• Klicken Sie auf Eigenschaft bearbeiten/zuordnen
• Wählen Sie Zuordnung hinzufügen auf der Seite Durchsuchte Eigenschaften bearbeiten
• Ordnen Sie die durchsuchte Eigenschaft zu, indem Sie sie mit einer bestehenden verwalteten Eigenschaft verknüpfen
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Volltext-Index einschließen, wenn Sie diese durchsuchte Eigenschaft in Ihren Suchindex einschließen möchten
  

4. Schlüsselattribute festlegen

Attribute bestimmen genau, wie Ihre verwalteten Eigenschaften in Suchergebnissen erscheinen. Verwaltete Eigenschaften umfassen konfigurierbare Suchattribute—wie Abfragbar, Durchsuchbar, Abrufbar, Verfeinerbar und Sortierbar—zusammen mit festen Eigenschaften wie Datentyp und Wertstruktur, die bei der Erstellung der Eigenschaft definiert werden.

Durch das Aktivieren einer dieser Optionen fügen Sie eine weitere Bedingung zu dieser verwalteten Eigenschaft hinzu, die bei der Abfrage verwendet wird.

5. Ergebnisse in der SharePoint-Suche testen

Nach der Konfiguration einer verwalteten Eigenschaft oder der Bearbeitung einer bestehenden ist es eine gute Idee zu testen, ob sie noch wie erwartet funktioniert. Verwenden Sie die SharePoint-Suche, um zu sehen, ob die verwaltete Eigenschaft für die richtigen Abfragen erscheint. Validieren Sie das Verhalten, indem Sie SharePoint-Suchanfragen und -Verfeinerer ausführen, sobald die Indexierung abgeschlossen ist.

Einschränkungen und bewährte Praktiken

Verwaltete Eigenschaften machen die Datenabfrage definitiv einfacher, aber sie sind nicht perfekt. Angesichts der manuellen Interaktion, die Administratoren mit ihnen haben, ist es nicht ungewöhnlich, dass eine Fehlkonfiguration zu fehlenden Informationen in Ihren Suchen führt.

Während die Überprüfung des Zuordnungssystems viel bewirkt, sind hier einige zusätzliche bewährte Praktiken, um verwaltete Eigenschaften zuverlässiger zu machen.

Ungenutzte verwaltete Eigenschaften überprüfen und bereinigen

Wenn mehrere Administratoren Zugriff haben, können sich redundante Konfigurationen schnell ansammeln. Erwägen Sie regelmäßig geplante Bereinigungen, um Duplikate zu löschen und alles reibungslos am Laufen zu halten.

Verwirrung mit klaren, konsistenten Namenskonventionen vermeiden

Das klare Benennen von Eigenschaften sorgt für bessere Suchergebnisse und weniger Kopfschmerzen für Administratoren. Um Konsistenz zu gewährleisten, erstellen Sie ein internes Dokument, auf das sich alle Administratoren beziehen können, wenn sie eine neue verwaltete Eigenschaft erstellen. 

Verwaltete Eigenschaften zur Verbesserung der Microsoft 365-Compliance nutzen

Es ist für Compliance-Teams einfacher, einen Pulscheck durchzuführen, wenn Sie klassifizierungsbezogene Metadaten erstellen, die Compliance-Workflows ergänzen. Gleichzeitig wird die Durchsetzung von Datenverlustschutz, Aufbewahrung und Zugriffskontrolle über Microsoft Purview und Entra ID abgewickelt. Mit Tags an Ort und Stelle werden falsche oder schlecht verwaltete Konfigurationen auffallen und können schnell korrigiert werden.

Verwendung regelmäßig überprüfen und anpassen, um SharePoint-Suchkonsistenz zu unterstützen

Klare, konsistente Metadaten sollten Ihre oberste Priorität sein, insbesondere beim Aufrechterhalten zuverlässiger SharePoint-Sucherfahrungen. Validieren Sie bestehende Zuordnungen, aktualisieren Sie nicht mehr verwendete Metadatenstrukturen und fügen Sie Kontext hinzu, wo angebracht. Während die Anreicherung dieser Felder Zeit braucht, hilft sie dabei, vorhersagbares Filter- und Verfeinerungsverhalten in der SharePoint-Suche aufrechtzuerhalten.

Datenhygiene in Microsoft 365 mit ShareGate vereinfachen

Eine gesunde Microsoft 365-Umgebung beginnt mit sauberer Struktur, klaren Eigentumsrechten und konsistentem Zugriff. Nicht mit Vermutungen.

ShareGate hilft IT-Teams dabei, diese Grundlage in Microsoft 365 aufzubauen und zu pflegen, indem Daten organisiert, für die richtigen Personen zugänglich und einfach zu verwalten gehalten werden, während Umgebungen wachsen und sich ändern.

Mit ShareGate Migrate können Sie Inhalte verschieben, während Sie Metadaten, Struktur und Berechtigungen bewahren. Daten landen genau dort, wo Sie sie brauchen, bereit zur Verwendung ohne Nacharbeit.

Mit ShareGate Protect erhalten Sie einheitliche Sichtbarkeit in Überteilung, inaktive Inhalte und Workspace-Sprawl in Microsoft 365. Sie können schnell identifizieren, was Aufmerksamkeit benötigt, und Probleme direkt beheben—Unordnung beseitigen, Zugriff verschärfen und Ihre Umgebung unter Kontrolle halten.

Das Ergebnis ist ein Microsoft 365-Mandant, der einfacher zu verstehen, einfacher zu verwalten und besser auf alltägliche Zusammenarbeit und KI-gesteuerte Tools wie Copilot vorbereitet ist.