Warum Sie SharePoint-Nutzungsberichte bereits verwenden sollten

Die Interpretation von SharePoint-Nutzungsberichten ist ein wichtiger Bestandteil der SharePoint-Administration. Schauen wir uns an, was Sie aus Ihren SharePoint-Nutzungsberichten lernen können und wie diese Ihnen dabei helfen können, Ihre Umgebung besser zu verwalten.

Berichte sind ein unglaublich wichtiges Medium, um Informationen zu übermitteln oder die Details eines bestimmten Ereignisses in einer präsentierbaren Form darzustellen. Sie sind das primäre Material, um Informationen zu verfolgen und ermöglichen es dem Leser, bemerkenswerte Trends zu erkennen oder bestimmte Metriken herauszustellen.

Ob es sich um einen SharePoint-Audit-Bericht, einen Zensusbericht, einen Untersuchungsbericht, einen Fortschrittsbericht oder sogar das gefürchtete Schulzeugnis handelt – alle sind entscheidend, um uns dabei zu helfen, bessere und fundiertere Entscheidungen zu dem jeweiligen Thema zu treffen.

SharePoint-Nutzungsberichte

Im Gegensatz zu Schulzeugnissen sind Nutzungsberichte in SharePoint jedoch nicht so einschüchternd, dass Sie sie in den Aktenvernichter werfen möchten, ohne dass Ihre Eltern von ihrer Existenz erfahren. Die Realität ist glücklicherweise viel praktischer.

SharePoint-Nutzungsberichte bieten Informationen, die Ihnen dabei helfen, besser zu verstehen, wie Einzelpersonen mit einer Website interagieren. Diejenigen, die für die Verwaltung einer SharePoint-Website verantwortlich sind, werden sicherlich mit einer Reihe von Fragen konfrontiert – normalerweise von Website-Besitzern – bezüglich der Art von Informationen, nach denen ihre Website-Nutzer suchen. Dies kann Fragen wie die folgenden umfassen:

• Was sind die häufigsten Suchanfragen auf meiner Website pro Tag/pro Monat?
• Wie viele Suchanfragen führen Nutzer durchschnittlich durch?
• Welche Anfragen erhalten wenige Klicks und warum?
• Wie oft klicken Personen auf beworbene Ergebnisse?

Natürlich haben Website-Manager nicht die Zeit, jede einzelne Suchanfrage durchzugehen und solche Fragen zu beantworten. Hier kommen SharePoint-Nutzungsberichte ins Spiel, die entwickelt wurden, um die Last der SharePoint-Verwaltung für IT-Administratoren weltweit zu erleichtern.

SharePoint-Nutzungsberichte zeigen eine Reihe von Statistiken, die darstellen, wie Besucher mit dem Inhalt einer Website interagiert haben, sei es bezüglich der "am häufigsten angezeigten Elemente" oder der "aktivsten Nutzer". Berichte sind nach Nutzungsereignissen aufgeschlüsselt, was bedeutet, dass Website-Besitzer standardmäßig folgendes sehen können:

• Die Anzahl der Aufrufe für ein Element
• Die Anzahl der angezeigten Empfehlungen pro Element
• Die Anzahl der angeklickten Empfehlungen pro Element

Eine deutliche Verbesserung gegenüber Tausenden von einzelnen Datenbits, aber diese Metriken erzählen immer noch nicht die ganze Geschichte.

Wann sollten Sie diese Berichte planen? Wie oft? Wir haben die Antworten. Lesen Sie unseren Artikel über SharePoint-Berichte, die regelmäßig geplant werden sollten.

Aus den oben genannten Statistiken erstellt SharePoint zwei Nutzungsanalysebericht, die automatisch alle 24 Stunden aktualisiert werden, um Nutzern eine Vorstellung von den beliebtesten Inhalten ihrer Website zu geben:

1. Beliebteste Elemente: Nutzungsereignisstatistiken für alle Elemente in einer Bibliothek oder Liste.
2. Popularitätstrends: Nutzungsereignisstatistiken für ein Element, eine Website oder eine Websitesammlung.

Als ob das nicht genug wäre, bietet SharePoint eine umfassende und kollektive Ansicht aller Nutzeraktivitäten auf einer bestimmten Website, die als Nutzungszusammenfassungsbericht bezeichnet wird.

Erfahren Sie mehr: 3 Möglichkeiten, Ihre Nutzeraktivität mit SharePoint Online-Analysen zu verfolgen

Nutzungsberichte zeigen, wie viele Personen die Website nutzen, die beliebtesten Website-Ressourcen, wer die Website am meisten nutzt und den Einstiegspunkt der Website. Berichte enthalten auch eine Zusammenfassung der Gesamtbesuche, Seitenaufrufe, heruntergeladenen Bytes und mehr.

Nutzungsberichte, die normalerweise die Form einer Excel-Tabelle annehmen, finden Sie im SharePoint Admin Center. Nutzer können auch ihre Nutzungsdaten in einem grafischen Format darstellen, was es noch einfacher macht, Trends zu erkennen und Nutzungsmuster zu identifizieren.

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Warum sind SharePoint-Nutzungsberichte nützlich?

Diese Sammlung von Berichten sollte geeignete Informationen für Website-Nutzer bereitstellen. Für diejenigen, die nach zusätzlichen Einblicken suchen, können Nutzer detaillierte Nutzungsberichte ausführen, um Fragen darüber zu beantworten, wie Nutzer auf eine Website zugreifen, mit größerer Genauigkeit. Dies kann bestimmten Nutzern zugutekommen, da Nutzungszusammenfassungsberichte einen breiteren Einblick in die Website-Aktivität bieten.

Wenn Sie beispielsweise Details darüber sammeln möchten, wie viele Aufrufe für jede einzelne Seite der Website gezählt wurden, müssen Sie eine monatliche Zusammenfassung anzeigen. Detaillierte SharePoint-Nutzungsberichte umfassen folgendes:

1. Monatliche/Wöchentliche/Tägliche Zusammenfassung
   Eine Zusammenfassung der Anzahl von Besuchen, Aufrufen, Gesamtaufrufen und Download-Größe auf Ihrer Website pro Monat, Woche oder Tag.
2. Monatliche/Wöchentliche/Tägliche Seitenaufrufe
   Eine monatliche, wöchentliche oder tägliche Zusammenfassung der Anzahl der gesamten Website-Aufrufe sowie der Anzahl der Aufrufe für jede einzelne Website-Seite.
3. Besuchende Nutzer
   Eine Zusammenfassung der Anzahl besuchender Nutzer und des entsprechenden Prozentsatzes im Vergleich zur Gesamtzahl für den Monat.
4. Betriebssysteme
   Eine Zusammenfassung der Anzahl der Betriebssysteme besuchender Nutzer und des Prozentsatzes im Vergleich zur Gesamtzahl für einen ausgewählten Monat.
5. Browser
   Eine Zusammenfassung der Anzahl von Besuchen pro Browser und ihres Prozentsatzes der Gesamtzahl für einen ausgewählten Monat.
6. Verweisende Domains
   Die Anzahl von Besuchen, die von einer bestimmten Domain kommen, und der entsprechende Prozentsatz.
7. Verweisende URLs
   Die Anzahl von Besuchen von einer bestimmten URL und der prozentuale Gesamtanteil.
8. Suchbegriffe
   Listet die Anzahl der Suchbegriffe auf, die in das Suchfeld der Website eingegeben wurden, sowie den prozentualen Gesamtanteil für einen ausgewählten Monat.

Bereit für den Dienst

SharePoint-Nutzungsberichte sind Funktionen, von denen man selten hört, die aber eine große Menge an Informationen für Website-Nutzer und -Besitzer bereitstellen können. Ob Sie allgemeine Statistiken über Website-Aktivitäten sammeln müssen oder sehen möchten, welche Inhalte am beliebtesten sind, es gibt eine Reihe von Berichten, die Ihnen die benötigten Informationen liefern können.

Natürlich haben sie ihre Grenzen. Wenn Sie tiefere SharePoint-Reporting-Optionen wünschen, sollten Sie sich Drittanbieterlösungen wie ShareGate ansehen!

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Nun sagen Sie uns: Wie oft nutzen Sie SharePoint-Nutzungsberichte?