ShareGate-Berichte, die die Art und Weise verändern werden, wie Sie Microsoft 365 verwalten

Bei ShareGate wissen wir, dass Berichterstattung der Schlüssel ist, um Ihre Umgebung auf Kurs zu halten. Hier sind einige der beliebtesten Berichte, die unsere Kunden verwenden, um das Beste aus Microsoft 365 herauszuholen.

Als (möglicherweise selbsternannter) Meister Ihrer SharePoint-Umgebung haben Sie viel um die Ohren. Die täglichen Abläufe der Benutzer in Ihrer Organisation zu überwachen und dabei Sicherheit und Effizienz aufrechtzuerhalten, ist keine einfache Aufgabe, und wir denken nicht, dass Sie das allein tun sollten. Hier kommt ShareGate Berichterstattung ins Spiel.

Sie kennen wahrscheinlich bereits alle praktischen Berichtsfunktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, und wie Sie diese nutzen können, um die Effizienz zu maximieren und die Sicherheit in Ihrer Organisation zu gewährleisten. Nur für den Fall haben wir beschlossen, etwas zu schreiben, um Sie auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Microsoft 365-Nutzung sowie Ihrem ShareGate-Abonnement herausholen.

Richtig eingesetzt können Berichte Ihnen wichtige Informationen liefern, um eine Migration zu planen oder Ihre SharePoint-Umgebung zu verwalten.

Um Sie durch den Prozess zu führen, haben wir einen tiefen Einblick in unsere Benutzerdaten genommen, um Ihnen eine Liste der Berichte zu liefern, auf die sich unsere Kunden verlassen, um die Informationen zu erhalten, die sie für die tägliche Verwaltung von SharePoint benötigen, sowie zur Vorbereitung auf größere Herausforderungen wie SharePoint-Migrationen.

Um ShareGates Berichtsfunktionen in Aktion zu sehen, schauen Sie sich dieses Webinar an

Benutzerdefinierte Berichte

Das ShareGate-Migrationstool bietet eine Reihe nützlicher integrierter Berichte, um Ihnen die Informationen zu liefern, die Sie für eine effektive Verwaltung Ihrer SharePoint-Umgebung benötigen.

Die meisten dieser Berichte sind auch anpassbar und können auf die spezifischen Geschäftsanforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten werden. Alternativ können Sie einen Bericht von Grund auf erstellen, um nur die für Sie relevanten Informationen zu erhalten.

Im Berichtseinstellungsbildschirm können Sie den Objekttyp auswählen, über den Sie berichten möchten. Beispielsweise können Sie über Teams, Sites, OneDrive for Business und mehr berichten.

Sie können dann Filter anwenden, um bestimmte Objekte zu finden und Spalten hinzufügen, die Ihnen weitere Informationen zu diesen Objekten liefern.

• Objekttyp: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekttyp, um die Objekttypen auszuwählen, über die Sie berichten möchten. Nach der Auswahl erhalten Sie Zugang zu Filtern und Spalten, die spezifisch für diesen Objekttyp sind.
• Filter: Filter werden verwendet, um bestimmte Objekte des Objekttyps zu identifizieren, über den Sie berichten. Beispielsweise können Sie einen Site-Vorlage-Filter für den Objekttyp Site verwenden, um alle Ihre Teamwebsites zu finden. Schauen Sie sich alle verfügbaren Filter mit Ihrem ShareGate-Abonnement an.
• Spalten: Spalten können zu Ihrem Bericht hinzugefügt werden, um Ihnen weitere Informationen über die Objekte in Ihrem Bericht zu liefern. Beispielsweise können Sie die Spalte Gäste zu einem Bericht über den Objekttyp Microsoft Teams hinzufügen, um eine Liste aller Gäste jedes Ihrer Teams zu erhalten.

Schauen Sie sich unsere ausführliche Dokumentation an, um mehr über die Erstellung benutzerdefinierter Berichte in ShareGate zu erfahren.

Bericht über ausgecheckte Dokumente

Die Ein-/Auschecken-Funktion von SharePoint ist eine, die häufig missverstanden wird.

Die Grundidee hinter dieser Funktion, falls Sie sich entscheiden sie zu nutzen, ist, dass Sie ein Dokument zur Bearbeitung reservieren können, sodass Sie sicher sein können, dass Sie der einzige sind, der darauf Zugriff hat. Nachdem Sie Ihre Bearbeitungen vorgenommen haben, können Sie das Dokument wieder einchecken, sodass es allen Benutzern in Ihrer Organisation zur Verfügung steht.

"Ich bin ein großer Fan von ShareGates Berichterstattung, die eine bessere Kontrolle und zentrale Verwaltung unserer Umgebung ermöglicht."

Nina Klaustrap, SharePoint-Spezialistin bei Jn Data

Das Hauptproblem beim Auschecken von Dokumenten ist, dass Menschen vergesslich sind. Schließlich, wer von uns hat nicht schon einmal das Zurückgeben eines längst überfälligen Bibliotheksbuchs aufgeschoben? Im Grunde vergessen Menschen, was sie ausgecheckt haben, was unweigerlich dazu führt, dass sie vergessen, es wieder einzuchecken.

Das ShareGate-Migrationstool kann Ihr ausgewähltes Ziel durchsuchen, um alle Ihre ausgecheckten Dokumente aufzulisten und zeigt Ihnen, welche Dokumente ausgecheckt sind. Nachdem der Bericht fertig erstellt wurde, können Sie die Informationen zur Entscheidungsfindung bezüglich dieser Dokumente nutzen.

Sie haben auch die Option, alle Ihre ausgecheckten Dokumente direkt vom Ergebnisbildschirm einzuchecken, wodurch Sie sich das individuelle Nachverfolgen jedes Dokuments sparen.

Websitesammlungs-Bericht

Das ShareGate-Migrationstool kann Ihr ausgewähltes Ziel durchsuchen, um alle Ihre Websitesammlungen aufzulisten. Sie können Maßnahmen für diese Websitesammlungen ergreifen, nachdem der Bericht fertig erstellt wurde.

Das Ausführen eines Websitesammlungs-Berichts liefert Ihnen Daten zu Ihrer ausgewählten Websitesammlung, einschließlich:

• Erstellungsdatum
• Datum der letzten Änderung
• Anzahl der Unterwebsites
• Website-Besitzer
• Administratoren

Im Grunde alles, was Sie brauchen, um wichtige Entscheidungen bezüglich dieser Websitesammlung zu treffen. Im Zweifelsfall können Sie immer den Website-Besitzer für weitere Informationen kontaktieren.

Verwaiste Benutzer-Bericht

Das ShareGate-Migrationstool kann Ihr ausgewähltes Ziel durchsuchen, um alle Ihre verwaisten Benutzer aufzulisten. Sie können Maßnahmen für diese Benutzer ergreifen, nachdem der Bericht fertig erstellt wurde.

Ein verwaister Benutzer ist ein Benutzerkonto, auf das SharePoint noch verweist, obwohl der Benutzer nicht mehr auf SharePoint zugreifen kann. Wenn Sie einen Benutzer aus Ihrem Active Directory (AD) deaktivieren oder löschen, werden die Berechtigungen und Verweise dieses Benutzers in Metadatenfeldern wie Erstellt von und Geändert von nicht in SharePoint oder Microsoft 365 entfernt, und dieser Benutzer wird zu einem verwaisten Benutzer.

Fragen Sie sich, wann Sie diese Berichte ausführen sollten? Schauen Sie sich unseren verwandten Artikel über SharePoint-Berichte zur regelmäßigen Planung an für alles, was Sie brauchen.

Bericht über ungenutzte Websites

Das ShareGate-Migrationstool bestimmt, dass eine Website ungenutzt ist, wenn sie in den letzten 6 Monaten nicht geändert wurde.

Um das letzte Änderungsdatum einer Website zu bestimmen, verwendet das ShareGate-Migrationstool das späteste Datum aus folgendem:

• Erstellungsdatum der Website
• Erstellungsdatum einer Liste in der Website
• Letztes Änderungsdatum eines Elements aus einer Liste in der Website
• Letztes Datum, an dem ein Element aus einer Liste in der Website gelöscht wurde

Von hier aus können Sie Maßnahmen ergreifen, um Ihre ungenutzten Websites aufzuräumen, die Ausbreitung in Ihrer Umgebung zu reduzieren und das Risiko zu mindern, dass Ihre sensiblen Daten in die falschen Hände geraten!

Wenn Sie bei der Berichterstattung in Rückstand geraten sind, hat dieser Artikel Sie hoffentlich dazu inspiriert, sich zu organisieren und ein System zu schaffen, das für Sie funktioniert. Denken Sie daran, Berichterstattung ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer effizienten und organisierten Umgebung, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrer Organisation erleichtert.

Sie können Ihre ShareGate-Berichte so planen, dass sie zu einer für Sie günstigen Zeit laufen. Auf diese Weise minimieren Sie die Störung Ihrer Geschäftsabläufe und behalten dennoch im Blick, was in Ihrer Umgebung vor sich geht.

Externe Benutzer-Bericht

Ihren Benutzern zu ermöglichen, mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten, kann viel Wert für Ihr Unternehmen bringen. Es kann auch ein gefährliches Unterfangen sein, wenn es nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Je nachdem, wie Ihre SharePoint-Freigabeeinstellungen konfiguriert sind, haben Gastbenutzer in Teams wahrscheinlich Zugriff auf die gemeinsamen Dokumente ihres Teams. Die Überprüfung einer Liste Ihrer Gastbenutzer kann Ihnen also dabei helfen, eine Vorstellung davon zu bekommen, was mit wem geteilt wurde.

ShareGate gibt Ihnen die Macht, Ihrer Organisation die Zusammenarbeit mit externen Benutzern zu ermöglichen, während Sie die Kontrolle über Ihre Umgebung behalten. ShareGates Migrationstool kann Ihr ausgewähltes Ziel durchsuchen, um alle Ihre externen Benutzer aufzulisten, und gibt Ihnen die Macht zu entscheiden, worauf sie Zugriff haben sollten (und worauf nicht).

Regelmäßige Überprüfungen sind der Schlüssel zur Ermöglichung produktiver und sicherer Zusammenarbeit mit externen Benutzern.

Wie Berichterstattung in SharePoint hilft

Berichterstattung hilft Ihnen dabei, Ihre Umgebung zu überwachen, zu organisieren und zu sichern, während Sie das Beste aus Microsoft 365 herausholen. Aber glauben Sie uns nicht einfach.

SharePoint-Administratorin Amy Senécal Côté nutzte ShareGates Berichtsfunktionen, um alle Daten ihres Unternehmens zu katalogisieren.

"Die Berichte ermöglichten es mir, eine Website-Inventur durchzuführen und einfach Website-Besitzer zu kontaktieren, um zu bestimmen, was migriert werden musste und was nicht mehr benötigt wurde. Die Berichte zeigten mir alle Web-Apps, Websitesammlungen, ungenutzte oder leere Websites, letzte Änderungsdaten, Website-Besitzer und mehr."

"Die Berichte zeigten mir alle Web-Apps, Websitesammlungen, ungenutzte oder leere Websites, letzte Änderungsdaten, Website-Besitzer und mehr."

Amy Senécal Côté, SharePoint-Administratorin bei Lallemand

Amy identifizierte 860 offene Websites mit Inhalten. Nachdem Website-Besitzer ihr dabei hal