Was sind Microsoft Lists vs. SharePoint-Listen, Funktionen, PowerApp-Integrationen und Listen für Teams

Ihre Listen sind dank der Einführung eines neuen Microsoft 365 Services deutlich intelligenter geworden. Wir erläutern die Auswirkungen dieser Neuigkeit und zeigen auf, wie sich die Listen, die Sie kennen und schätzen, weiterentwickeln.

Teilen Sie Listen einfach mit anderen, verwalten Sie Informationen und verfolgen Sie Arbeitsprozesse plattformübergreifend. Microsoft 365 Listen ermöglichen es Ihnen, alle in SharePoint und Teams synchron zu halten. Erstellen Sie benutzerdefinierte Produktivitäts-Apps mit Ihren Microsoft Listen als Datenquelle mit Power Apps, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Die Ankündigung eines neuen Informationsverfolgungsservices für Microsoft 365, Microsoft Lists, ist nur die neueste Bestätigung dafür, dass Microsoft weiterhin in zentrale Kollaborationstools investiert, die alles miteinander verbinden: eine vorinstallierte Listen-App in Microsoft Teams wird zusammen mit einer neuen Microsoft Lists-Startseite eingeführt, und eine Listen-Mobile-App wird voraussichtlich noch in diesem Jahr veröffentlicht.

Genau wie Teams mehrere Microsoft 365 Produktivitäts-Apps in einer Benutzeroberfläche zusammenführt, ist Listen ein einheitlicher Ort, um alle Ihre Listen zu sehen und zu verwalten – egal ob Sie zu Hause sind, unterwegs oder mit Kollegen in Teams zusammenarbeiten. Aber es ist auch eine Weiterentwicklung von SharePoints langjährigen Listenerstellungsfunktionen.

Um den wahren Wert zu verstehen, den Microsoft Lists bringt, müssen Sie ein gutes Verständnis für dessen Grundlagen haben: SharePoint-Listen.

Was sind Microsoft Lists?

Microsoft Lists wurde erstmals während der vollständig digitalen Microsoft Build 2020 Veranstaltung zu Beginn dieses Jahres angekündigt und baut auf dem 20-jährigen Erbe von SharePoint-Listen auf, indem es neue Benutzererfahrungen und Funktionen für die grundlegende Informationsplattform bringt. Aber was sind Listen genau?

Microsoft Lists ist eine neue intelligente Anwendung, die Ihnen hilft, Informationen zu verfolgen, Arbeit zu organisieren und Arbeitsabläufe über Produkte in Microsoft 365 hinweg zu verwalten.

Von Microsoft-Verantwortlichen als "eine Weiterentwicklung von SharePoint-Listen" beschrieben, wird der neue Microsoft 365 Service Folgendes umfassen:

• SharePoint-Listen
• eine neue Microsoft Lists-Startseite
• eine Microsoft Lists Mobile-App
• eine Listen-App für Teams

"Es gibt nur ein Listen-Produkt und wir entwickeln es weiter", schrieb Mark Kashman, ein Microsoft-Produktmanager im SharePoint-Team, in einer Folgeankündigung im SharePoint Community Blog. "Die wichtigste Erkenntnis... Listen sind Listen sind Listen... Microsoft Lists ist ein evolutionärer Sprung für traditionelle Listen und darüber hinaus."

Das bedeutet nicht, dass SharePoint-Listen eingestellt werden. Stattdessen erhalten SharePoint Online-Nutzer einfach die Vorteile von Microsoft Lists, wenn sie zur modernen SharePoint-Erfahrung wechseln.

Wenn Sie heute klassische Listen in Microsoft 365 haben, unterstützt Microsoft sie weiterhin heute und in absehbarer Zukunft. Ob sie für Legacy-Anwendungen erstellt wurden oder benutzerdefinierte Erweiterungen haben – sie werden weiterhin funktionieren. Und wenn Sie sich entscheiden, sie von klassisch zu modern zu verschieben, werden sie nicht nur 'modern', sie erhalten auch den gesamten Wert und die Innovation, die Microsoft Lists bringt.

Microsofts SharePoint Community Blog, "Microsoft Lists—evolving the value of SharePoint lists and beyond"

Microsoft Lists wird neuen Wert für mehr Nutzer bringen, die eine Liste jenseits von SharePoint erstellen und darauf zugreifen können – sei es im Kontext der neuen Listen-Startseite (die alle Ihre Listen, neue und bestehende, aggregiert), Microsoft Teams, der Listen-Mobile-App oder einer SharePoint-Site.

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Wann Sie Listen vs. andere Microsoft 365 Apps verwenden sollten

Also, Microsoft Lists ist eine Weiterentwicklung von Listen, die sich nahtlos in Microsoft Teams integriert. Großartig! Aber wie unterscheidet es sich von anderen Microsoft 365 Apps wie Planner, To Do oder Microsoft Tasks – einer weiteren App in Teams, die angekündigt wurde bei der Microsoft Ignite des letzten Jahres? Wie wissen Sie, welche App Sie wann verwenden sollen?

Kashman beantwortete genau diese Frage im Kommentarbereich der Listen-Ankündigung und erklärte, dass er zwischen einigen der Microsoft 365 Apps basierend auf dem "breiteren Begriff des Unterschieds zwischen Arbeitsmanagement und Aufgabenmanagement" unterscheidet. Er unterteilte die unterschiedlichen Anwendungsfälle folgendermaßen:

App-Verwendungen

• Microsoft Lists: Arbeitsmanagement- und Arbeitsverfolgungsapp, die es Ihnen ermöglicht, strukturierte Informationen über Status, Lebenszyklus, Eigentümerschaft usw. zu erstellen, zu teilen und zu verfolgen und sich weiter in die Power Platform integrieren kann, um Produktivitäts-Apps zu entwerfen und zu erstellen.
• Microsoft To Do: Aufgabenmanagement für Einzelpersonen.
• Microsoft Planner: Aufgabenmanagement für das Team.
• Microsoft Tasks: Aufgabenmanagement-App in Teams, die Aufgaben aus Microsoft To Do, Planner und dem Rest von Microsoft 365s Portfolio von Produktivitäts- und Kollaborationstools aggregiert.
• Microsoft Excel: Analysewerkzeug, bei dem der Fokus auf der einzelnen Zelle liegt (im Gegensatz zu Listen, wo der kollektive Fokus eine ganze Zeile ist).

Im Wesentlichen können Listen Ihnen dabei helfen, Dinge zu verwalten, die keine Aufgaben sind (obwohl Sie es auch für Aufgabenmanagement verwenden können), bieten eine hochgradig anpassbare Erfahrung mit Filtern, Ansichten und intelligenten Regeln und integrieren sich nahtlos in die Microsoft Power Platform Apps.

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Wofür Sie Microsoft Lists verwenden können und wofür Sie SharePoint-Listen verwenden können

Um die vollen Auswirkungen der Verbesserungen an Listen zu verstehen, ist es hilfreich, ein grundlegendes Verständnis der Listenerstellungsfunktionen in Microsoft 365 zu haben.

Im Microsoft-Universum ist eine Liste eine teilbare Sammlung von Daten, die Ihnen und Ihren Teammitgliedern eine flexible Möglichkeit bietet, Informationen zu organisieren.

Informationen mit Listen organisieren

Wie eine Excel-Tabelle enthält eine Liste Zeilen (für Daten) und Spalten (für Metadaten). Eine Liste kann Personen, Bilder, Links, Ausleihtermine und Dateianhänge enthalten. Und Sie können Spalten für verschiedene Datentypen hinzufügen – wie Text, Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit oder eine Dropdown-Liste mit Multiple-Choice-Optionen – um Ihnen zu helfen, Informationen zu gruppieren, zu kategorisieren und zu verfolgen. Sie können auch Listenansichten erstellen, die die Informationen in Ihrer Liste filtern und sortieren, um Daten effektiver anzuzeigen.

Wenn Sie nicht von Grund auf eine Liste erstellen möchten, können Sie eine neue Liste mit einer der Listenvorlagen erstellen, die in Microsoft 365 enthalten sind. Vorlagen verwenden Layouts mit vorkonfigurierten Spalten, Farbformatierung und Datenstruktur, um Ihnen bei häufigen Szenarien einen Schnellstart zu ermöglichen. Und wenn Sie eine Liste basierend auf einer Vorlage erstellen, können Sie sie immer noch basierend auf den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Organisation anpassen.

Die meisten Organisationen verwenden regelmäßig viele Arten von Listen – einschließlich Kontakte, Ankündigungen, Problemverfolgung und Umfragen. Listen können auch zur Verwaltung von Aufgaben verwendet werden, einschließlich der Verfolgung von Eigentümerschaft und Fortschritt mit Listenelement-Historie und Versionierung.

SharePoint-Listen

Sie sind wahrscheinlich bereits mit dem Erbe von Listen für SharePoint vertraut, der Listenerstellungsfunktion, die seit den letzten 20 Jahren Teil von SharePoint ist.

In SharePoint kann jedes Webpart, das Inhalte enthält, tatsächlich als SharePoint-Liste betrachtet werden. Wenn Sie jemals mit den Webparts für Kontaktdetails, Kalender, Ankündigungen oder Aufgabenliste interagiert haben (zurück in der klassischen SharePoint-Erfahrung), dann haben Sie mit Listen in SharePoint gearbeitet. Sogar die Dokumentenbibliothek ist eine spezielle Art von Liste, die ausschließlich zur Speicherung von Dokumenten verwendet wird.

SharePoint plus Power Apps

2016 veröffentlichte Microsoft die "moderne" SharePoint-Erfahrung – eine neue, benutzerfreundlichere SharePoint-Erfahrung, die sich von Unterseiten und InfoPath abwandte zugunsten einer flacheren Site-Struktur und besserer Integration mit Power Apps. Die moderne Erfahrung führt auch Verbesserungen an der SharePoint-Listenerfahrung ein.

Mit der modernen Listenerfahrung in SharePoint können Sie:

• Einfacher Zugriff: Heften Sie Dokumente, Links und Filter an die Spitze, um sie hervorzuheben
• Einfache Verwaltung: Spalten hinzufügen, neu anordnen, in der Größe ändern, sortieren, filtern und gruppieren sowie benutzerdefinierte Ansichten erstellen
• Einfache Anzeige: Verbessern Sie die Darstellung von Listen mit Spaltenformatierung und Listenansichtsformatierung

Der Begriff "klassische SharePoint-Listen" bezieht sich auf Listen, die in der klassischen SharePoint-Erfahrung erstellt wurden. Und laut Kashman im Kommentarbereich der oben erwähnten Microsoft-Ankündigung haben wir "keine Pläne, klassische Listen abzuschaffen."

SharePoint Online-Nutzer erhalten die Vorteile von Microsoft Lists, wenn sie zur modernen SharePoint-Erfahrung wechseln.

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Wenn Sie derzeit klassische SharePoint-Listen in Microsoft 365 haben, werden sie weiterhin in absehbarer Zukunft unterstützt, ob sie für Legacy-Anwendungen erstellt wurden oder benutzerdefinierte Erweiterungen haben. Und wann immer Sie sich entscheiden, sie von klassisch zu modern in SharePoint zu verschieben, werden sie nicht nur "modern", sie erhalten auch den gesamten Wert und die Innovation, die Microsoft Lists bringt.

Wenn Sie bereits die moderne Erfahrung in SharePoint nutzen, erhalten Ihre Listen automatisch den zusätzlichen Wert und die erweiterten Funktionen von Microsoft Lists.

Eine Liste, die in der modernen SharePoint-Erfahrung erstellt wurde...

Sie können Listen von jenseits von SharePoint im Kontext der neuen Listen-Startseite und Mobile-App (eine Sammlung aller Ihrer Listen, neue und bestehende, an einem Ort), von Microsoft Teams aus oder innerhalb einer SharePoint-Site verwalten.