Leitfaden: Microsoft 365 Governance in Self-Service-Umgebungen

Überlegen Sie, ob Sie Self-Service in Ihrer Microsoft 365-Umgebung aktivieren sollten? In diesem Blog erklären wir Ihnen die Vor- und Nachteile von Produktivitäts- und anderen Sicherheitsfunktionen sowie einen Weg, das Beste aus beiden Welten zu holen!

Sie wissen nur zu gut, dass moderne Organisationen, die Lösungen wie Microsoft 365 einsetzen, über eine breite Palette von Produktivitätstools und -diensten verfügen. Dies ist im modernen Arbeitsumfeld unglaublich nützlich, insbesondere seit die Pandemie eine Welle von Remote- und Hybrid-Arbeitsmöglichkeiten ausgelöst hat.

Neben diesen Tools entstand Self-Service als Ansatz zur Steigerung der Endbenutzerakzeptanz, Zusammenarbeit und Effizienz – es ist sogar als Standard in Microsoft 365 eingestellt. Self-Service bereitet jedoch manchen IT-Administratoren Schaudern, da es als Auslöser für Wildwuchs und Sicherheitsprobleme angesehen wird.

Nun, es gibt eine Lösung dafür, und sie heißt Governance.

Governance ist die Art, wie Sie den Benutzerzugriff auf Ressourcen verwalten, Richtlinien festlegen, um Geschäftsstandards aufrechtzuerhalten und Ihre Microsoft 365-Daten zu sichern. Benutzer arbeiten an mehreren Orten zusammen, und zu verstehen, wo genau diese Benutzer arbeiten, ist der Schlüssel zur Definition Ihrer Governance-Strategie. Dieser Artikel präsentiert Ihnen einige Best Practices für Microsoft 365-Governance, um Ihre Verwaltungsarbeit deutlich zu erleichtern. Lassen Sie uns anfangen!

Self-Service + Microsoft 365 Governance = nahtlose und sichere Zusammenarbeit

Self-Service ist ein mächtiger Weg, um Zusammenarbeit zu fördern, Benutzern mehr Freiheit zu gewähren und Innovation und Wachstum in jeder Organisation zu beschleunigen. Mit Self-Service kann jedes Team die Tools auswählen, die am besten für ihre Aufgaben oder persönlichen Präferenzen geeignet sind. Während die Führung beispielsweise E-Mails bevorzugen könnte, entscheiden sich Entwickler möglicherweise für Team-Chat. Diese Freiheit reduziert Reibung, steigert die Produktivität und verbessert die gesamte Benutzererfahrung.

Und natürlich spielt die IT eine entscheidende Rolle in diesem Prozess, indem sie technische Barrieren beseitigt und nahtlose Interaktionen innerhalb und außerhalb der Organisation ermöglicht. Self-Service kann jedoch Herausforderungen auf IT-Seite schaffen, wenn Sie nicht die richtigen Schritte unternehmen, um Berechtigungen proaktiv zu verwalten und Wildwuchs- und Sicherheitsrisiken zu mindern. Hier kommt eine gute Microsoft 365 Governance-Strategie ins Spiel.

Können Collaboration-Governance und Self-Service Hand in Hand funktionieren? Aber sicher! Es ist jedoch wichtig, sich zunächst durch die Implementierung einiger Best Practices für Microsoft 365-Governance in einer Self-Service-Umgebung auf den Erfolg vorzubereiten, einschließlich:

• Einrichtung Ihrer Richtlinien und Leitplanken, um sichere Zusammenarbeit zwischen Ihren Endbenutzern und externen Partnern, mit denen sie arbeiten, zu gewährleisten.
• Sicherstellen, dass Ihre Endbenutzer die Bedeutung der Sicherheit und ihre Rolle beim Schutz der Organisation verstehen.
• Einrichtung Ihres Systems zur Überwachung und Auditierung von Self-Service-Aktivitäten in Ihrem Tenant (idealerweise durch den Einsatz von Automatisierung).
• Konfiguration Ihres Systems mit den notwendigen Zugriffskontrollen und Durchführung regelmäßiger Zugriffsprüfungen, um sicherzustellen, dass nur die Personen Zugriff auf Ihr System haben, die ihn benötigen.

Bedeutung einer guten Microsoft 365 Governance-Strategie

Governance ist entscheidend für IT-Effizienz, Transparenz und die Entlastung des Teams. Es geht um mehr als nur Stressreduzierung – es geht um proaktive Bedrohungsminderung und die Gewährleistung sicherer und konformer Datenbehandlung.

Die Kosten von Datenschutzverletzungen, direkte und indirekte, können verheerend sein, einschließlich der Erosion des Kundenvertrauens und Geschäftsverluste. Mit einem klaren Governance-Plan kann Ihre Organisation Vorteile in allen Bereichen ernten. Jede kommende Frage oder Krise wird einfacher zu bewältigen, da Sie vorausgedacht und dafür geplant haben.

Glücklicherweise kann die Erweiterung Ihres Wissens mit diesem Leitfaden zu Microsoft 365 Security Best Practices dabei helfen, die sensiblen Daten Ihrer Organisation zu schützen.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Wenn ein IT-Team eine Collaboration-Governance eingerichtet hat, wird jede Entscheidung einfacher. Der Grund dafür ist, dass Sie bereits die Schritte durchlaufen haben, um über die Was-wäre-wenn-Szenarien nachzudenken und im Wesentlichen ein Regelbuch für den Collaboration-Prozess zu entwerfen. Anstatt Entscheidungen für jede einzelne Situation treffen zu müssen, hat Ihre etablierte Governance bereits die Antwort für Sie und die Endbenutzer Ihrer Organisation.

Das bedeutet nicht, dass keine neuen Situationen auftreten werden, die Sie in Ihrer bestehenden Governance nicht berücksichtigt haben. Natürlich werden sie das! Kontinuierliche Governance ist entscheidend (und unvermeidlich). Aber die Tatsache, dass Sie Governance für so viele andere Szenarien eingerichtet haben, wird zumindest als Präzedenzfall in diesen neuen Situationen dienen und Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung helfen.

Ein felsenfestes Governance-Framework unterstützt Ihre Geschäftsziele

Sie können Governance nicht von der Vision und den Zielen Ihrer Organisation trennen. Einerseits bestimmen die Bedürfnisse des Unternehmens die Richtlinien und Leitlinien, die die IT bei Endbenutzern durchsetzen wird. Andererseits erfordert Governance einige Kompromisse, wie die Einschränkung eines gewissen Grades an Flexibilität, viel Zeit für die Initiierung, Ressourcenzuteilung und laufende Schulungen für eine effektive Implementierung.

Um die Auswirkungen dieser Kompromisse zu minimieren, müssen Sie ein sehr klares Verständnis Ihrer Prioritäten und Schlüsselvariablen teilen. Außerdem sollte das Detailniveau, das für Ihre Governance-Plan-Dokumentation erforderlich ist, mit den Ergebnissen übereinstimmen, die Sie zu erreichen hoffen. So bietet die Vision einen Rahmen für die Governance.

Bonus: Erhöhte Transparenz

Collaboration-Governance bietet Transparenz, was beruhigend ist, weil jeder die Möglichkeit hat zu verstehen, wie und warum Entscheidungen getroffen werden. Transparenz macht es auch einfacher, Konsistenz zu wahren und Non-Compliance zu vermeiden.

Alle Teammitglieder können beruhigt sein – nicht nur ist das IT-Team gut vorbereitet auf alle Probleme oder Fragen, die auftreten, sondern Teammitglieder haben auch selbst Zugriff auf diese Informationen. Diese Art von Transparenz schafft Vertrauen, und das ist ein Grundwert, nach dem jede Organisation streben sollte.

Verbesserte Kommunikation

Moderne Collaboration-Bemühungen finden heute über eine umfassende Palette von Technologien statt und nicht mehr nur in Meetings. Darüber hinaus ist der Einsatz asynchroner Kommunikation gewachsen und bietet Mitarbeitern mehr Freiheit zu wählen, wann und wie sie sich mit ihren Kollegen verbinden.

Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von Collaboration-Tools wie Teams, Outlook und SharePoint, um Sie bei der Verwaltung der Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu unterstützen. Collaboration-Governance ermöglicht IT-Teams diese nahtlose Kommunikationserfahrung für Endbenutzer, indem konsistente Richtlinien gewährleistet und Risiken gemindert werden.

Collaboration-Governance verbessert nicht nur die Kommunikation zwischen Endbenutzern, sondern auch die Kommunikation zwischen IT-Teams und Endbenutzern. Das muss sie. Es ist entscheidend, dass IT-Manager und ihre Teams einen klaren Plan haben, wie Microsoft 365 ihr Geschäft entwickeln und ihre Bedürfnisse erfüllen wird. Und durch das Vorhandensein dieses Plans und die Kommunikation von Governance-Richtlinien an Endbenutzer erreichen Sie Effizienz.

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Vorteile von Self-Service in Ihrer Microsoft 365 Governance-Strategie

Collaboration-Governance führt zu Planung, Effizienz, Transparenz und Risikominderung. Self-Service mag mit einigen dieser Governance-Werten in Konflikt zu stehen scheinen, aber in Wirklichkeit kann die Verbindung von Governance und Self-Service das Beste aus beiden Welten zusammenbringen. Hier sind einige Vorteile der Aktivierung von Self-Service unter Befolgung von Collaboration-Governance-Best-Practices:

Erhöhte Produktivität und Effizienz

Wir alle kennen den enormen Einfluss, den Technologie auf die Mitarbeiterproduktivität haben kann. Mitarbeiter benötigen Software und Anwendungen, die es ihnen ermöglichen, ihre Effizienz zu maximieren, damit sie sich produktiver und selbstbewusster in ihren Rollen fühlen können. Wenn jedoch zu viel Reibung bei ihrer Fähigkeit besteht, auf diese Tools zuzugreifen, wann und wo sie sie benötigen, sinkt das Potenzial für Produktivitätssteigerungen erheblich.

Versuchen Sie also, die Leine etwas zu lockern. Vertrauen bewirkt viel, und Self-Service beinhaltet intrinsisch ein Element des Vertrauens. Es verbessert auch die Möglichkeiten für kollaborative Ansätze, die ein Unternehmen und seine Teams stärken können, wenn es effektiv gemacht wird.

Mitarbeiter verwalten Gastzugriff sicher

Stellen Sie sich vor, eine der Geschäftseinheiten in Ihrer Organisation startet eine große, neue und komplexe Initiative mit internen und externen Mitarbeitern und mehreren Arbeitsgruppen, von denen jede ihren eigenen Platz benötigt, um an verschiedenen Projekten für die Initiative zu arbeiten. Microsoft Teams ist ideal geeignet, um diese Art von Arbeit zu unterstützen. Und mit aktiviertem Self-Service wird die Reibung, die IT bitten zu müssen, alles einzurichten, um die Arbeit zu ermöglichen, eliminiert. Die Initiative kann sofort durchstarten, und mit der Fähigkeit, nahtlos zusammenzuarbeiten, wird mehr Arbeit schneller erledigt.

Mitarbeiter-Empowerment

Als Teil des IT-Teams Ihrer Organisation spielen Sie eine wichtige Rolle dabei, die digitale Mitarbeitererfahrung zu einer positiven zu machen, indem Sie sie mit der Technologie ermächtigen. Wenn Sie Endbenutzern erlauben, etwas Kontrolle zu haben, während Sie gleichzeitig die Inhalte und Daten, die sie über alle Produkte hinweg verwenden, durch Ihren Collaboration-Governance-Plan schützen, ermächtigen Sie Mitarbeiter auf praktische Weise.

Mitarbeiter-Empowerment im Kontext von Microsoft 365 bedeutet, Endbenutzern zu erlauben, ihre eigenen Tools zu wählen und zu verwalten und ihnen klare Standards und die notwendige Schulung zu bieten, um das korrekt zu tun. Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern vertraut und sie ermächtigt, fühlen sie sich gut dabei, jeden Tag zur Arbeit zu kommen. Aber sie wollen und müssen auch wissen, wie sie ihren Teil der Abmachung in Bezug auf Sicherheit einhalten können.

Sicherheitsrisiken durch Mitarbeiterschulung reduzieren

Zum Beispiel ermächtigt die Schulung von Mitarbeitern darüber, wie sie sicher externe Mitarbeiter in ihre Microsoft Teams einladen, sie mit Seelenfrieden zusätzlich zur Freiheit, mit den Microsoft-Tools auf eine Weise zu arbeiten, die sie produktiver und zufriedener in ihrer täglichen Arbeit macht.

Kosteneinsparungen

Einfach ausgedrückt ist Self-Service die kosteneffektivere Option. IT-Skalierbarkeit leidet