Was ist Microsoft Teams und wie Sie es effektiv nutzen

Werden Sie zum Microsoft Teams-Rockstar! ShareGate arbeitet mit dem Microsoft MVP Jasper Oosterveld zusammen, um zu erkunden, wie Sie Microsoft Teams effektiv nutzen können – mit diesen Teams-Best-Practices, Tipps und Tricks.

Die benutzerfreundlichen SaaS-Tools von ShareGate ermöglichen es Organisationen, mehr denn je mit Microsoft Cloud-Technologien zu erreichen. In unserem Leitfaden zu Microsoft Teams arbeiten wir mit Microsoft MVPs zusammen, um Sie bei allem rund um Microsoft Teams auf den neuesten Stand zu bringen.

Wir haben die Ankunft des modernen Arbeitsplatzes miterlebt und mit ihm die Einführung neuer Tools und Methoden, um uns alle vernetzt und produktiv zu halten.

Teams ist ein wichtiger Bestandteil des Konzepts hinter Microsofts „modernem Arbeitsplatz", mit dem Ziel, cloudbasierte Tools und Services zu nutzen, um ein neues System zu schaffen, das sowohl agil als auch skalierbar ist. Dieses System bietet auch eine bessere Erfahrung für Teams, die remote arbeiten, und ermöglicht es ihnen, vernetzt und produktiv zu bleiben.

Inmitten eines großen Umbruchs hat sich Microsoft Teams seinen Ruf als Goldstandard für Kollaborationstools erworben – und ist meiner Ansicht nach ein unverzichtbarer Bestandteil des Arsenals jedes modernen Arbeitsplatzes.

Unser Ziel ist es, Sie schnell auf den neuesten Stand zu bringen – damit Sie Teams in Ihrem Unternehmen einsetzen oder es für Ihre Kunden einrichten können.

Die Serie beginnt mit einer Diskussion darüber, was genau Microsoft Teams ist, wie es sich zu Microsofts Konzept des modernen Arbeitsplatzes verhält und einige der Geschäftsszenarien, in denen Sie es verwenden könnten. Lassen Sie uns loslegen!

Was ist Microsoft Teams?

https://www.youtube.com/watch?v=Wx0suZfmrhk

Microsoft Teams ist eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die persistente Chat-Funktionen, Videokonferenzen, Dateispeicherung und Integration mit vielen anderen Microsoft 365-Apps kombiniert.

Einfach ausgedrückt bringt Teams die besten Teile von Microsoft 365 in einem einzigen Tool zusammen. Sie können:

• Ideen und Expertise in privaten, chatbasierten Unterhaltungen teilen.
• Office Online-Dokumente innerhalb des Browsers erstellen.
• Interne oder externe Inhalte und Tools mit verschiedenen Registerkarten integrieren.
• Bots nutzen, um Ihre täglichen Aktivitäten und Aufgaben zu unterstützen.

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Weiterführende Lektüre: Microsoft Groups vs. SharePoint vs. Teams & die Unterschiede zwischen ihnen

Microsofts moderner Arbeitsplatz

Teams verkörpert Microsofts modernen Arbeitsplatz, indem es eine einheitliche Benutzeroberfläche präsentiert, die es Benutzern ermöglicht, nahtlos über Microsoft 365-Apps hinweg zu arbeiten, die im Backend integriert sind. Als Microsofts „Hub für Teamarbeit" bringt Teams Chat, Anrufe, Meetings, Dateien-Sharing und Tools von Drittanbietern an einem zentralen Ort zusammen.

In diesem Sinne ist Teams wirklich die Antwort, nach der die Menschen gesucht haben, seit sie zur Fernarbeit gewechselt sind und nach Wegen gesucht haben, die Herausforderungen der Teams-Governance und -Sicherheit zu bewältigen.

In der Post-COVID-Ära werden Unternehmen, die die digitale Transformation annehmen, um diese neuen Mitarbeitererwartungen zu erfüllen, in Zukunft mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein.

„Eine Sache, die mir bei meinen eigenen Kunden aufgefallen ist, ist, dass es derzeit viel Fokus auf Nutzerbindung, das Wohlbefinden und die Gesundheit der Menschen gibt. Sicherzustellen, dass die Menschen gesund und bei Verstand bleiben, wenn sie remote arbeiten, wird dieses Jahr und in absehbarer Zukunft oberste Priorität für Unternehmen haben", sagt Jasper.

In der Post-COVID-Ära werden Unternehmen, die die digitale Transformation annehmen, um diese neuen Mitarbeitererwartungen zu erfüllen, in Zukunft mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein.

Da sich die Bedürfnisse von Remote-Arbeitern in Echtzeit weiterentwickeln, hat Microsoft kontinuierlich neue Teams-Funktionen hinzugefügt, um diese zu adressieren. Von optimiertem Dateien-Sharing bis hin zu teilbaren Kalendern entwickelt sich Teams weiter und passt sich an die sich ändernden Umstände an, wodurch wir vernetzt, kommunikativ und produktiv bleiben.

Lesen Sie mehr über die Vorteile von Microsoft Teams für den modernen Arbeitsplatz.

Wie Sie Microsoft Teams verwenden

Letztendlich dreht sich bei Microsoft Teams alles um Zusammenarbeit.

Die Geschäftsszenarien, in denen Sie am ehesten von der Nutzung von Teams profitieren, sind die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams, einer Abteilung oder eines Projekts oder sogar mit Benutzern außerhalb Ihrer Organisation. Wie organisieren Sie Teams für diese Szenarien?

Im Folgenden führt uns Jasper durch, wie er es bei InSpark und mit ihren Kunden macht.

Microsoft Teams-Anwendungsfälle nach Abteilung

Jede Abteilung in unserer Organisation (z.B. HR und Marketing) erhält ihr eigenes designiertes Team innerhalb von Teams.

Wir erstellen normalerweise auch einen Kanal für jedes Kollaborationsthema.

Zum Beispiel: Vorlagen & Verfahren. Die Mitglieder des Teams teilen Expertise und arbeiten an Dokumenten zusammen – alles innerhalb dieses Kanals.

All unsere Zusammenarbeit findet über Microsoft Teams-Kanäle statt, aber was ist mit der Kommunikation?

Ich würde lügen, wenn ich sagen würde, dass das auch in Microsoft Teams stattfindet. Tatsächlich findet unsere gesamte Kommunikation in Yammer statt. Wir sind intensive – und enthusiastische – Yammer-Nutzer. Yammer funktioniert für uns, also warum wechseln?

Die Nutzung von zwei verschiedenen Tools – eines für Zusammenarbeit, eines für Kommunikation – kann für manche Menschen verwirrend sein. Deshalb haben wir beschlossen, in Zukunft Zeit für die interne Förderung der Akzeptanz zu widmen.

Ein technischer Ansatz zur Überbrückung der Kluft zwischen den beiden Tools ist die Arbeit mit Registerkarten. Um Teams und Yammer zu integrieren, können Sie Links verwenden oder eine Website-Registerkarte erstellen:

Alle unsere Kollegen arbeiten bereits täglich in Teams und haben auch einfachen Zugang zu Yammer innerhalb der Teams-App selbst. Perfekt!

Microsoft Teams für Projektmanagement

Wir erstellen ein neues Team für jeden unserer Kunden, und jeder Auftrag oder jedes Projekt für diesen Kunden bekommt seinen eigenen Kanal.

Kanäle sind der Ort, an dem die Arbeit erledigt wird, und sind eine großartige Möglichkeit, Unterhaltungen zu spezifischen Projekten und Workflows zu erleichtern. Sie können bis zu 200 öffentliche Kanäle und 30 private Kanäle über die Lebensdauer eines Teams erstellen. Diese Zahl umfasst Kanäle, die Sie erstellen und später löschen.

Um zu bestimmen, ob ein Kanal privat oder öffentlich sein sollte, berücksichtigen Sie die Sensibilität des Themas, um das der Kanal organisiert ist.

Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, dass Ihr Brainstorming-Kanal öffentlich bleibt, damit jedes Teammitglied sich einbringen kann, wenn es eine Idee hat, während Sie Ihren Budget-Kanal möglicherweise auf ausgewählte Teammitglieder auf einer Need-to-know-Basis beschränken möchten.

Wenn Sie einen neuen Kanal erstellen, wird auch ein neuer Ordner in der SharePoint-Dokumentenbibliothek generiert. Alle Inhalte zu diesem Projekt werden nun zentral in SharePoint gespeichert, was es jedem ermöglicht, sowohl von SharePoint als auch von Teams aus zu arbeiten.

Denken Sie daran, Auswahl ist gut. Menschen möchten auf die Art arbeiten, wie sie arbeiten möchten. Also haben wir versucht, ihr Leben einfacher zu machen, indem wir einen Link zu Teams im Quick Launch-Menü von SharePoint hinzugefügt haben. Quick Launch ermöglicht es Ihnen, zu einer URL zu verlinken, sodass Sie zu Teams gehen und die URL des allgemeinen Kanals abrufen können:

Für ausführliche Anweisungen zum Hinzufügen eines Links unter einer der standardmäßigen Quick Launch-Überschriften verweisen Sie auf Links zu Quick Launch hinzufügen in der Microsoft-Dokumentation.

Alle Teammitglieder können jetzt einfach zwischen Teams und SharePoint wechseln. Derzeit gibt es ein Limit von 100 Kanälen pro Team. Das sollte für eine Weile ausreichen, aber es gibt natürlich Ausnahmen.

So haben wir abgedeckt, was Microsoft Teams ist und die verschiedenen Arten, wie Sie es nutzen könnten. Als nächstes werden wir tiefer in die Funktionsweise von Teams und was es zu bieten hat eintauchen.

Post ursprünglich geschrieben am 23. August 2017, aktualisiert am 15. Juni 2021