Der ultimative Leitfaden für externe Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams

Was sind die Empfehlungen für die Dateifreigabe in Microsoft 365? Wir erläutern die externe SharePoint-Freigabe, OneDrive-Dateifreigabe, Microsoft Teams-Gastzugang und die Freigabe einer SharePoint-Website – damit Sie sicher mit Kollegen und externen Benutzern zusammenarbeiten können.

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Inhalte extern zu teilen ist dank der Cloud einfacher denn je. Und der Wandel von einem technologie- zu einem absichtsgetriebenen Ansatz in Microsofts modernem Arbeitsplatz bedeutet, dass Benutzer mit den richtigen Personen zusammenarbeiten können, unabhängig vom Standort.

Dennoch bleibt die externe Freigabe ein Geschäftsrisiko. Wie können Sie also Ihren Benutzern die Freiheit zum Teilen gewähren und sicherstellen, dass sensible Informationen geschützt bleiben?

Um diese Frage zu beantworten, haben wir diesen vollständigen und definitiven Leitfaden geschrieben – damit Sie die Kontrolle über das Wer, Was, Wo und Wann der externen Freigabe behalten.

Was ist externe Freigabe?

Externe Freigabe in SharePoint ist die Bereitstellung von Inhalten für Personen außerhalb Ihrer Organisation. Dies sind Personen ohne ein Microsoft 365-Konto aus Ihrer Organisation.

Innerhalb der Dienstfamilie von Microsoft 365 ist SharePoint das Tool für Dokumentenmanagement. Und das wird sich wahrscheinlich so schnell nicht ändern.

"Ich denke, die Zukunft von SharePoint liegt darin, die Dinge zu tun, die es wirklich gut kann, als Teil der Anwendungsfamilie, die gemeinsam den modernen Arbeitsplatz für Organisationen bereitstellt." —Susan Hanley, Microsoft MVP, sagte gegenüber ShareGate

Es sollte daher nicht überraschen, dass viele Konfigurationen und Berechtigungen für die externe Freigabe über das SharePoint Admin Center erfolgen. Aber Microsofts Schritt hin zur produktübergreifenden Zusammenarbeit in Microsoft 365 bedeutet, dass es mehr als einen Weg gibt, mit externen Mitarbeitern zu arbeiten.

Externe Freigabe und Zugriff können aktiviert werden in:

• SharePoint Online
• OneDrive for Business
• Microsoft Teams
• Microsoft 365 Groups

Unser State of Microsoft 365 Bericht untersucht, wie IT-Profis mit Berechtigungen und externem Zugriff über SharePoint, OneDrive und Teams umgehen – und welche Governance-Herausforderungen als nächstes anstehen.

Freigabe vs. Zugriff

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, externen Gästen Zugriff auf Ressourcen innerhalb Ihrer Organisation zu gewähren.

Externe Freigabe ermöglicht es Ihnen, Dokumente, Dateien, Ordner, Listen, Bibliotheken und vollständige Websites in Ihrem SharePoint Online zu teilen. Sie können auch Fotos, Microsoft Office-Dokumente, Dateien und ganze Ordner aus Ihrem OneDrive extern teilen.

Aber was passiert, wenn Sie mit Personen außerhalb Ihrer Organisation über mehrere Produkte hinweg zusammenarbeiten möchten – per Chat kommunizieren oder Meetings mit einem gemeinsamen Kalender koordinieren?

In diesem Fall können Sie Zugriff auf einige Inhalte gewähren, indem Sie Personen zu einer Microsoft 365-Gruppe oder einem Team hinzufügen.

Externer Zugriff vs. Gastzugriff in Microsoft Teams

Es ist wichtig zu erwähnen, dass externer Zugriff und Gastzugriff in Teams zwei sehr unterschiedliche Dinge bedeuten.

Lesen Sie wie Sie Gastzugriff in Microsoft Teams autorisieren in der offiziellen Microsoft-Dokumentation.

Externer Zugriff gewährt Zugriff auf eine ganze Domain – ermöglicht es Teams-Benutzern aus anderen Domains, Sie zu finden, zu kontaktieren und Meetings mit Ihnen zu vereinbaren. Externe Benutzer können Sie über Teams anrufen und Sofortnachrichten senden. Aber wenn Sie möchten, dass sie auf Teams und Kanäle zugreifen können, könnte Gastzugriff die bessere Option sein.

Gastzugriff gewährt Zugriffsberechtigung für eine Person. Sobald ein Team-Besitzer jemandem Gastzugriff gewährt hat, kann diese Person auf die Ressourcen dieses Teams zugreifen, Dateien teilen und an Gruppenchats mit anderen Teammitgliedern teilnehmen.

Gastzugriff in Microsoft 365 Groups

Eine traditionellere Art der Zusammenarbeit und des Teilens mit externen Benutzern ist, sie als Gastbenutzer zu einer Microsoft 365-Gruppe hinzuzufügen.

Jeder Gruppenbesitzer einer Microsoft 365-Gruppe kann Zugriff auf die Gespräche, Dateien, Kalendereinladungen und das Gruppennotizbuch seiner Gruppe gewähren – obwohl Sie als Administrator diese Einstellung auch kontrollieren können.

Alle Interaktionen eines Gastes mit dem Rest der Gruppe erfolgen über E-Mail, da Gäste keinen Zugriff auf die Gruppenwebsite haben. Aber sie können trotzdem Kalendereinladungen in ihrem Posteingang erhalten und – wenn der Administrator die Einstellung aktiviert hat – Links zu geteilten Dateien und Anhängen.

Lesen Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Hinzufügen von Gästen in der offiziellen Microsoft Support-Dokumentation.

Gastbenutzer können auch auf die Team-Website einer Microsoft 365-Gruppe in SharePoint zugreifen.

SharePoint Online externe Freigabe

Was externe Freigabe betrifft, können Sie in SharePoint Online Einstellungen auf folgenden Ebenen kontrollieren:

• Organisationsebene: Damit externe Freigabe überhaupt erlaubt ist, muss sie auf Organisationsebene aktiviert sein. Sie können die Einstellung für externe Freigabe auf Organisationsebene ändern über das SharePoint Admin Center.
• Website-Ebene: Sobald sie organisationsweit aktiviert ist, kann externe Freigabe von Website zu Website eingeschränkt werden. Globale oder SharePoint-Administratoren in Microsoft 365 können die externe Freigabeeinstellung für eine Website ändern – Website-Besitzer jedoch nicht.

Wenn die externe Freigabe einer Website und die Freigabeoption auf Organisationsebene nicht übereinstimmen, wird immer der restriktivste Wert angewendet.

Auf Website-Ebene haben Sie vier grundlegende Optionen für externe Freigabe:

1. Keine externe Freigabe
2. Vorhandene Gäste
3. Neue und vorhandene Gäste
4. Anonyme Freigabe

Keine externe Freigabe

Wählen Sie diese Option, um alle Website-Benutzer daran zu hindern, Website-Inhalte extern zu teilen.

Gehen Sie zu Ihrem SharePoint Admin Center und wählen Sie im linken Bereich unter Websites die Option Aktive Websites. Wählen Sie die entsprechende Website und klicken Sie dann auf Freigabe. Wählen Sie die Option Nur Personen in Ihrer Organisation und wählen Sie Speichern.

Dies ist die Standardeinstellung für Kommunikationswebsites und klassische Websites, aber ansonsten ist externe Freigabe standardmäßig für Ihre gesamte SharePoint Online-Umgebung aktiviert, wenn sie auf Organisationsebene aktiviert wurde.

Authentifiziert: vorhandene Gäste

Diese Option erlaubt externe Freigabe nur mit Personen, die bereits in Ihrem Azure Active Directory vorhanden sind.

Gehen Sie zu Ihrem SharePoint Admin Center und wählen Sie im linken Bereich unter Websites die Option Aktive Websites. Wählen Sie die entsprechende Website und klicken Sie dann auf Freigabe. Wählen Sie die Option Vorhandene Gäste und wählen Sie Speichern.

Benutzer könnten bereits in Ihrem Verzeichnis vorhanden sein, weil sie zuvor Freigabeeinladungen angenommen haben oder weil sie manuell hinzugefügt wurden als Gastbenutzer im Azure-Portal.

Authentifiziert: neue und vorhandene Gäste

Externe Freigabe ist mit allen Personen außerhalb Ihrer Organisation erlaubt – aber um auf die geteilten Inhalte zuzugreifen, müssen Sie sie zu Ihrem Azure AD hinzufügen.

Gehen Sie zu Ihrem SharePoint Admin Center und wählen Sie im linken Bereich unter Websites die Option Aktive Websites. Wählen Sie die entsprechende Website und klicken Sie dann auf Freigabe. Wählen Sie die Option Neue und vorhandene Gäste und wählen Sie Speichern.

Website-Besitzer (und alle anderen mit vollständiger Kontrollberechtigung) können die Website mit externen Benutzern teilen, und Website-Benutzer können Dateien und Ordner teilen.

Der externe Mitarbeiter erhält eine E-Mail-Einladung mit einem Link zum geteilten Element.

Um eine geteilte Website anzuzeigen, müssen sie sich anmelden mit:

• Einem Microsoft-Konto
• Einem Arbeits- oder Schulkonto in Azure AD aus einer anderen Organisation

Um geteilte Dateien oder Ordner anzuzeigen, müssen sie entweder:

• Sich anmelden wenn sie ein Microsoft-Konto haben
• Einen Verifizierungscode eingeben wenn sie ein Arbeits- oder Schulkonto in Azure AD aus einer anderen Organisation verwenden oder eine persönliche E-Mail-Adresse außerhalb von Microsoft

Nach der Anmeldung werden sie als Gäste zu Ihrem Verzeichnis hinzugefügt und haben dieselben Berechtigungen wie ein interner Benutzer. Benutzer ohne Arbeits- oder Schulkonto müssen jedes Mal einen Verifizierungscode eingeben und werden nicht zu Ihrem Verzeichnis hinzugefügt.

Dies ist die Standardeinstellung für Microsoft 365-Gruppen-verbundene Team-Websites, wenn externe Freigabe auf Organisationsebene aktiviert wurde.

Anonyme Freigabe

Teilen Sie Dokumente, Dateien und Ordner mit jedem Benutzer über einen anonymen Link.

Gehen Sie zu Ihrem SharePoint Admin Center und wählen Sie im linken Bereich unter Websites die Option Aktive Websites. Wählen Sie die entsprechende Website und klicken Sie dann auf Freigabe. Wählen Sie die Option Jeder und wählen Sie Speichern.

Jeder mit Zugriff auf den geteilten Link kann die relevanten Dateien anzeigen und bearbeiten sowie den Link frei weiterleiten. Seien Sie vorsichtig mit dieser Option – Sie können nicht feststellen, ob sensible Informationen mit ungeeigneten Benutzern außerhalb Ihrer Organisation geteilt werden.

Authentifiziert oder anonym?

Wenn Sie sich entscheiden, externe Freigabe in SharePoint zu aktivieren – und wir empfehlen dies! – ist die Freigabe mit authentifizierten externen Benutzern der sicherste Weg.

Jeder Ansatz hat Vor- und Nachteile, daher müssen Sie entscheiden, welcher für die besonderen Bedürfnisse Ihrer Organisation relevanter sein könnte.

Externe Freigabe in SharePoint Online

Authentifizierte BenutzerAnonyme BenutzerWie darauf zugegriffen wird– Müssen sich anmelden oder einen Verifizierungscode eingeben,