Die richtige Methode für die SharePoint-Benutzermigration wählen

Die Migration von SharePoint-Benutzerkonten mag herausfordernd erscheinen, aber mit ShareGate und unserer Erfahrung zeigen wir Ihnen, wie Sie es erfolgreich umsetzen. Lassen Sie uns beginnen!

Egal, ob Sie planen, zur neuesten Version von SharePoint zu wechseln, von lokal zu der Cloud mit SharePoint Online zu wechseln oder sich darauf vorbereiten, mehrere SharePoint-Instanzen zu konsolidieren – die Migration von SharePoint-Benutzern ist entscheidend für den gesamten Prozess.

Die Details sind am wichtigsten, wie die verschiedenen Arten von Berechtigungsebenen und wie Sie diese für jeden Benutzer verschieben, die Erstellung von Benutzer-Mapping-Dateien für die SharePoint-Server-Migration, wie Sie PowerShell-Befehle nutzen können und so weiter. Es gibt viel zu bedenken.

Da gibt es auch noch die architektonischen Einschränkungen von SharePoint (insbesondere für SharePoint 2013 und frühere Versionen), wie das Verschieben bestimmter Sites innerhalb derselben oder entgegengesetzten Site Collection.

Glücklicherweise haben wir die Dinge mit ShareGate vereinfacht. Hier betrachten wir verschiedene Aspekte, die Sie bei der Migration von Benutzern beachten sollten, wie Sie ShareGate nutzen können, um dies zu automatisieren, und teilen allgemein wertvolle Ratschläge aus unseren jahrelangen Erfahrungen darüber mit, was es bedeutet, SharePoint-Benutzerkonten erfolgreich zu migrieren. Tauchen wir ein!

Die verschiedenen Arten von Benutzerkonten-Berechtigungsebenen

Mit SharePoint haben Sie rund 33 Standard-Benutzerkonten-Berechtigungsebenen zur Auswahl. Um zu wissen, welche während der Migration auf welchen Benutzer angewendet werden soll, ist es wichtig, die verschiedenen vorhandenen Arten zu verstehen.

Hier ist eine Übersicht der Standardberechtigungen in SharePoint:

1. Nur Anzeigen: Ermöglicht Benutzern das Anzeigen von Anwendungsseiten und wird für die Excel Services Viewers Group verwendet.

2. Eingeschränkter Zugriff: Ermöglicht Benutzern den Zugriff auf eine bestimmte Liste, Dokumentbibliothek, Ordner, Listenelement oder Dokument, ohne ihnen den Zugriff auf die gesamte Site zu ermöglichen.

3. Lesen: Ermöglicht Benutzern das Anzeigen von Seiten, Listenelementen und das Herunterladen von Dokumenten.

4. Mitwirken: Ermöglicht Benutzern das Bearbeiten von Elementen/Benutzerinformationen, das Löschen von Versionen in bestehenden Listen/Dokumentbibliotheken sowie das Verwalten persönlicher Ansichten und persönlicher Web Parts.

5. Bearbeiten: Ermöglicht Benutzern die Verwaltung von Listen.

6. Entwerfen Ermöglicht Benutzern das Hinzufügen, Löschen, Genehmigen, Anzeigen, Aktualisieren und Anpassen von Elementen oder Seiten auf der Website.

7. Vollzugriff: Gibt Benutzern die vollständige Kontrolle über die Verwaltung der Site.

Benutzerkonten-Migration mit PowerShell-Befehlen

Eine mächtige Strategie zur Migration von Benutzerkonten sind PowerShell-Befehle, insbesondere wenn umfangreiche Migrationen beteiligt sind. Das Ergebnis ist erhöhte Effizienz und Konsistenz bei der Migration von Benutzerkonten.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie PowerShell-Befehle hilfreich sein werden:

Extraktion von Benutzerprofilen

Bevor Sie mit der Migration von Benutzern in Ihre neue SharePoint-Umgebung beginnen, müssen Sie zunächst Benutzerprofile aus der Quellumgebung extrahieren. PowerShell-Befehle bieten eine Möglichkeit, dies zu tun, und dies effizient zu tun.

Einrichtung der Zielumgebung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Zielumgebung korrekt für die Übertragung von Benutzerkonten eingerichtet ist. Dies kann beinhalten, dass Benutzerauthentifizierungsmethoden sowohl in der Quell- als auch in der Zielumgebung übereinstimmen, Gruppenmitgliedschaften korrekt eingestellt sind, Benutzerlizenzen korrekt eingestellt sind und so weiter. Sie können PowerShell-Befehle hierfür verwenden.

Sicherstellung, dass Berechtigungen nach der Migration beibehalten werden

Sie können ein PowerShell-Migrationsskript ausführen, um Berechtigungsebenen von der Quell- zur Zielumgebung zu lesen und zu modifizieren. Dies kann dabei helfen sicherzustellen, dass es keine Nichtübereinstimmung bei Berechtigungen nach der Migration von Benutzerkonten gibt. Das Skript kann dabei helfen, diesen Überprüfungs- und Korrekturprozess zu beschleunigen.

Aktualisierung von Benutzerinformationen

Ein Aspekt des Benutzerkonten-Migrationsprozesses wird die Aktualisierung von Benutzerinformationen sein. Wenn Sie eine große Organisation sind, die sich auf eine umfangreiche Migration vorbereitet, wird die manuelle Aktualisierung von Benutzerinformationen sehr zeitaufwendig sein. Mit PowerShell-Skripten können Sie dies einfach reduzieren, indem Sie ein Skript ausführen, um Benutzerinformationen in großen Mengen zu ändern.

Erstellen einer Benutzer-Mapping-Datei für die SharePoint-Server-Migration

Wenn Sie Benutzer von einer Quell- zu einer Zielumgebung migrieren, gibt es zwangsläufig Fälle von Datennichtübereinstimmung. Dies kann später Probleme verursachen, wie dass der migrierte Inhalt falschen oder nicht existierenden Benutzern zugeordnet wird, was zu potenziellen Datenintegritätsproblemen führt.

Die Erstellung einer Benutzer-Mapping-Datei löst all dies und garantiert Konsistenz in den Daten nach der Migration. Hier ist, was Sie wissen sollten, wenn Sie eine Benutzer-Mapping-Datei für die SharePoint-Server-Migration erstellen:

Verwendung des richtigen Migrationstools

Wählen Sie ein Migrationstool für Benutzer-Mapping wie das SharePoint Migration Tool oder ShareGates Migrationstool. Die Tools stellen sicher, dass Benutzerkonten korrekt zugeordnet und zugewiesen werden, wenn Inhalte von einem SharePoint-Server zu einem anderen verschoben werden. 

Dies ist während der Migration unerlässlich, insbesondere beim Verschieben von Daten zwischen verschiedenen SharePoint-Sites oder -Versionen oder beim Migrieren von Daten zu SharePoint Online aus einer lokalen Umgebung.

Sicherstellung der Verwendung einer aktuellen Benutzer-Mapping-Datei

Während des Migrationsprojekts wird das Migrationstool oder -skript auf die Benutzer-Mapping-Datei verweisen, um zu bestimmen, wie die Benutzer von der Quell- zur Zielumgebung zugeordnet werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Benutzer-Mapping-Datei korrekt und aktuell ist, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Benutzerkonten-Migration mit ShareGate

Anstatt nur ein Pflaster auf das Problem zu kleben und mehrere PowerShell-Skripte zur Migration von Benutzerkonten auszuführen, ist die effektivste und zeitsparendste Lösung die Verwendung eines Migrationstools, das den gesamten Prozess automatisiert. ShareGate macht genau das und macht den Prozess einfach.

So geht's:

Kopieren von Benutzerkonten aus jeder Quelle

Ob es sich um eine lokale Umgebung oder in der Cloud gespeicherte Inhalte handelt, ShareGate kann Benutzerkonten (und sogar Gruppen) aus jeder Quelle durch seine automatische Mapping-Funktion kopieren.

Sie können sogar Metadaten und Berechtigungen kopieren

Das ShareGate-Migrationstool ermöglicht es, Metadaten und Berechtigungen ohne Probleme zum Ziel zu kopieren.

Es ist ein reibungsloser Prozess

Ohne dass Sie einen Finger rühren müssen, identifiziert ShareGate automatisch Benutzerinformationen (Kontoname, Anzeigename und E-Mail) an der Quelle und kopiert sie zum Ziel, indem es mit den Benutzerkonten am Ziel abgleicht. Wenn die exakten Informationen sowohl an der Quell- als auch an der Zieldomäne nicht übereinstimmen, sucht das Tool trotzdem nach teilweisen Übereinstimmungen.

Tipps für eine erfolgreiche Migration von SharePoint-Benutzerkonten

Sie können so viel planen, wie Sie wollen, aber manchmal sollte die Herangehensweise an kritische Projekte wie SharePoint-Migration Menschen einbeziehen, die Erfahrung aus der Vergangenheit haben und die Nuancen des gesamten Prozesses verstehen.

Hier sind einige Tipps basierend auf unserer Erfahrung darüber, was wir glauben, dass Organisationen beachten sollten, um eine erfolgreiche Migration ihrer SharePoint-Benutzerkonten zu erreichen:

Ziele und Zeitpläne

Je detaillierter Ihr Plan ist, desto besser wird er verwaltet werden. Dies wird dabei helfen, unvorhergesehene Probleme zu minimieren, die den Migrationsprozess verzögern oder schädigen können. Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle SharePoint-Umgebung gründlich bewerten, klare Migrationsziele definieren und einen detaillierten Migrationsplan mit spezifischen Zeitplänen erstellen.

Sicherungen sind wichtig

Bevor Sie die Migration einleiten, erstellen Sie eine vollständige Sicherung kritischer Daten. Oft können Daten während der Migration beschädigt oder verloren gehen. Die Durchführung einer Sicherung bestehender SharePoint-Daten stellt ein Sicherheitsnetz dar.

Halten Sie Endbenutzer auf dem Laufenden

Endbenutzer werden am meisten von Ihrer geplanten Migration betroffen sein. Halten Sie sie im Voraus auf dem Laufenden, indem Sie sie über den Zeitplan und die möglichen Ausfallzeiten informieren, die sie erleben können.

Räumen Sie auf, bevor Sie umziehen

Unnötige Daten sollten nicht unnötig Platz in Ihrer neuen Umgebung einnehmen. Um das Durcheinander zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie sich aller aktiven Benutzerkonten bewusst sind und eine Liste aller Benutzerkontodaten haben, die nicht verschoben werden müssen. Räumen Sie auch gründlich unnötige Daten, ungenutzte SharePoint-Sites und veralt