SharePoint-Reporting: Die 5 wichtigsten Datentypen zur Überwachung

SharePoint-Berichterstellung gibt Ihnen die Sichtbarkeit, die Sie brauchen, um Ihre Umgebung auf Kurs zu halten—aber welche Daten sollten Sie priorisieren? Wir grenzen 5 wichtige Datentypen ein, die Sie überwachen sollten. 

Es ist nahezu unmöglich, organisiert zu bleiben, wenn Sie nicht genau wissen, was Sie zu organisieren versuchen. Dies ist ein bemerkenswertes Problem für so viele IT-Fachkräfte, denen die Sichtbarkeit in ihrer Umgebung fehlt.  

Als IT-Administrator, der in einer Microsoft 365-Umgebung arbeitet, verstehen Sie, wie frustrierend das sein kann.

Während Sie über Microsoft 365-Berichtsfunktionen auf Informationen über Aktivitäten und Nutzung zugreifen können, sind viele der Informationen, die Sie benötigen, in mehreren Admin-Centern dezentralisiert oder einfach nicht verfügbar, ohne PowerShell-Skripte auszuführen, was das ganze Erlebnis zeitaufwändig und kompliziert machen kann.

Um Ihre Microsoft 365-Umgebung zu organisieren und zu sichern, müssen Sie genau herausfinden, was vor sich geht und was darin existiert. Es ist ebenso wichtig, das vollständige Bild davon zu haben, wie Benutzer in Ihrer Organisation Microsoft-Tools und -Dienste wie Teams und SharePoint Online verwenden. 

Da jedes Unternehmen seine eigenen Ziele hat, wird die Berichterstellung für alle unterschiedlich aussehen. Es ist wichtig, im Voraus eine klare Vorstellung davon zu haben, welche Art von Berichten Sie erstellen werden, damit Sie eine Nachfass-Strategie basierend auf den umsetzbaren Erkenntnissen einrichten können, die daraus gewonnen werden können.

Was ist SharePoint-Berichterstellung?

SharePoint-Berichte helfen Ihnen dabei, im Auge zu behalten, was in Ihrer Umgebung passiert, und sicherzustellen, dass sie gut verwaltet wird.

Zum Beispiel können Sie durch Ihre Berichtsaktivitäten in Informationen wie Website-Nutzung, wie viele Dateien aktiv verwendet werden und inaktive Benutzer eintauchen. 

Darüber hinaus kann ein guter Plan für die Überwachung der Nutzung auch dabei helfen, eine größere Benutzerakzeptanz für Ihre Umgebungen zu erreichen und damit eine höhere Rendite auf Ihre Microsoft 365-Investition zu erzielen. 

Sie finden eine große Vielfalt von Berichten in Microsoft 365 über Ihre Aktivitäten, die Sie anzeigen und herunterladen können. Dazu gehören: 

• SharePoint-Website-Nutzung 
• SharePoint-Aktivität 
• Microsoft 365-Gruppen 
• Aktive Benutzer 
• Microsoft Teams-Benutzeraktivität 
• Microsoft Teams-Nutzungsaktivität 
• E-Mail-Apps-Nutzung 
• E-Mail-Aktivität 
• Microsoft-Browser-Nutzung 

Warum ist SharePoint Online-Berichterstellung wichtig? 

Die Cloud-basierte Produktivitätssuite von Microsoft 365 richtet Ihr Unternehmen für langfristigen Erfolg ein—egal was die Zukunft bringt. Aber all diese Vorteile gehen verloren, wenn die Plattform nicht richtig verwendet wird. 

Ohne eine sofort einsatzbereite Lösung oder integrierte Berichte innerhalb von SharePoint kann es schwierig sein, Antworten auf entscheidende Fragen zu erhalten, was Ihr Unternehmen anfällig für Sicherheitsbedenken machen kann. Verhalten sich Menschen riskant? Werden Inhalte dort geteilt, wo sie nicht sollten, oder mit Personen, die keinen Zugang haben sollten? 

Die Berichterstellung ermöglicht es Ihnen auch, Ihren Kollegen Unterstützung zu bieten. Durch Ihre Berichtsaktivitäten können Sie das Engagement Ihrer SharePoint-Benutzer verfolgen. Dies mag wie eine kleine Sache erscheinen, aber es könnte einen Schmetterlingseffekt in einer ganzen Organisation haben.

Top 5 Datentypen, die Sie in Ihrer SharePoint-Umgebung überwachen sollten

Während jede Organisation ihre eigenen einzigartigen Ziele haben wird, gibt es entscheidende Daten, die Sie in Ihrer SharePoint-Umgebung überwachen sollten.

Wir haben 5 wichtige Datentypen eingegrenzt, die dabei helfen, Ihre Umgebung auf Kurs zu halten—zusammen mit einer Vielzahl von integrierten und benutzerdefinierten Berichten in ShareGate, die Ihnen helfen können, die Sicherheit zu überwachen und das SharePoint-Management zu vereinfachen.  

1. Verwaiste Benutzer

Ein verwaister Benutzer ist ein Benutzerkonto, auf das SharePoint noch verweist, obwohl der Benutzer nicht mehr auf SharePoint zugreifen kann. 

Verwaiste Benutzer erscheinen nicht mehr in Ihrem AAD (Azure Active Directory), bleiben aber inaktiv auf SharePoint-Websites und -Gruppen. Wenn Sie einen Benutzer aus Ihrem Active Directory (AD) deaktivieren oder löschen, werden die Berechtigungen und Verweise dieses Benutzers in Metadatenfeldern wie Erstellt von und Geändert von nicht in SharePoint oder Microsoft 365 entfernt, und dieser Benutzer wird zu einem verwaisten Benutzer.  

Das Entfernen dieser Berechtigungen wird empfohlen, um: 

• Zu vermeiden, dass zurückkehrende Benutzer Zugang zu alten Inhalten haben, an denen sie vor ihrem Ausscheiden gearbeitet haben. Zum Beispiel kehrt ein Vertragsangestellter zurück, um an einem neuen Projekt zu arbeiten, Sie reaktivieren sein AD-Konto und er hat plötzlich Zugang zu alten Projektdateien, an denen er zuvor gearbeitet hat. 
• Ihre Berechtigungen organisierter und handhabbarer zu halten. 

Mitarbeiter kommen und gehen in jedem Unternehmen, und aus IT-Sicht kann das ein Kopfschmerz sein, dies in einer Online-Umgebung ständig zu überwachen. Am Ball zu bleiben bei verwaisten Benutzern in SharePoint und Microsoft 365 ist wichtig. Wenn Sie nichts tun, wird Ihr Mandant zunehmend unübersichtlich, was es für Sie und Ihre Benutzer schwierig macht, die benötigten Ressourcen zu finden. 

ShareGate kann Ihr ausgewähltes Ziel durchsuchen, um alle Ihre verwaisten Benutzer aufzulisten. Sie können Maßnahmen für diese Benutzer ergreifen, sobald der Bericht fertig gelaufen ist. Für weitere Informationen über unseren Verwaiste Benutzer Bericht schauen Sie nicht weiter als unsere technische Dokumentation. 

2. Website-Nutzung  

Ob Sie allgemeine Statistiken über Website-Aktivitäten sammeln müssen oder sehen möchten, welcher Inhalt am beliebtesten ist, es gibt eine Reihe von SharePoint-Nutzungsberichten, die Ihnen die benötigten Informationen liefern können.  

So gelangen Sie zu den SharePoint-Website-Nutzungsberichten: 

1. Gehen Sie im Admin Center zu Berichte > Nutzung. 

2. Klicken Sie auf der Dashboard-Startseite auf die Mehr anzeigen Schaltfläche auf der SharePoint-Karte. 

SharePoint-Nutzungsberichte sind Funktionen, die Ihnen helfen können, die Art und Weise besser zu verstehen, wie Benutzer mit einer Website interagieren, sei es bezüglich des beliebtesten Inhalts, wer die Website am meisten nutzt und dem Website-Einstiegspunkt. 

Sie haben jedoch ihre Grenzen. Wenn Sie tiefere SharePoint-Berichtsoptionen wünschen, können unsere Microsoft 365-Berichts- und Überwachungsfähigkeiten Ihnen dabei helfen, die Nutzung genau im Auge zu behalten.  

3. Externe Benutzer und extern geteilte Links  

Es kann großen Wert für das Unternehmen bringen, Benutzern zu erlauben, mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zu kollaborieren, aber damit kommen potenziell gefährliche Sicherheitsrisiken, die eine Überwachung rechtfertigen.  

SharePoint-Berichte ermöglichen es Ihnen, die extern mit bestimmten Personen geteilten Dateien anzuzeigen.  

So führen Sie den Bericht aus: 

3. Öffnen Sie die Website, auf der Sie den Bericht ausführen möchten 

4. Klicken Sie im Einstellungen Menü auf Website-Nutzung. 

5. Klicken Sie im Abschnitt Mit externen Benutzern geteilt auf Bericht ausführen. 

6. Wählen Sie einen Speicherort für den Bericht und klicken Sie dann auf Speichern. 

ShareGate ermöglicht es Ihnen, die Zusammenarbeit zwischen Ihrer Organisation und externen Benutzern sicher zu erleichtern, während Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Umgebung behalten. Unser Externe Benutzer Bericht ermöglicht es Ihnen, leicht eine Liste aller externen Benutzer zu sehen und gibt Ihnen die Macht zu entscheiden, worauf sie Zugang haben sollten (und worauf nicht). 

4. Ungenutzte oder veraltete Inhalte

Sie haben höchstwahrscheinlich eine Reihe von Websites, die nicht mehr verwendet werden, und veraltete Elemente in Ihrer Umgebung. Das SharePoint Online Admin Center ermöglicht es Ihnen, alle Websites in Ihrem Mandanten zusammen mit dem 'Letzten Aktivitätsdatum' anzuzeigen, das Ihnen das letzte Datum angibt, an dem eine Dateiaktivität durchgeführt oder eine Seite besucht wurde.  

Unser Ungenutzte Website Bericht durchsucht Ihr ausgewähltes Ziel und identifiziert Websites, die in den letzten 6 Monaten inaktiv waren. Dies ermöglicht es Ihnen, ungenutzte Websites in Ihrer Umgebung einfach zu bereinigen und die Ausbreitung zu reduzieren, wodurch das Risiko verringert wird, dass Ihre sensiblen Daten in die falschen Hände geraten. 

5. Benutzerberechtigungen 

Sie können SharePoint auditieren indem Sie Benutzerberechtigungen manuell einzeln überprüfen—oder Sie können die aktuellen Berechtigungen für jede SharePoint-Website mithilfe von Microsoft PowerShell-Skripten au