Zusammenarbeit und Produktivität mit SharePoint Intranet fördern

Der moderne Arbeitsplatz erfordert verstärkte Zusammenarbeit, Personalisierung und Anpassungsfähigkeit – und das Intranet Ihrer Organisation ebenfalls. Wir erklären die Vorteile des SharePoint Intranets in einem verteilten Arbeitsplatz.

SharePoint ist eine großartige moderne Intranet-Lösung für Unternehmen, die ihre Zusammenarbeit und Produktivität steigern möchten. Mit wesentlichen Intranet-Funktionen wie Datei- und Dokumentenverwaltung ist SharePoint als Intranet ein integraler Bestandteil der Microsoft 365 Produktivitätssuite. Es lässt sich mit anderen Microsoft Tools wie OneDrive, Teams, Planner und Yammer integrieren, sowie mit Automatisierungs- und KI-Funktionen wie Power Automate und Power BI, um Geschäftsprozesse und Berichterstattung zu verbessern.

Ihr Intranet sollte das Zentrum Ihres digitalen Arbeitsplatzes sein. Mit dem Wachstum Ihrer Organisation müssen Sie über die Bewältigung verschiedener Herausforderungen in Bezug auf Zusammenarbeit, Wissensaustausch, Dokumentenverwaltung und Sicherheit nachdenken. Und Ihr Intranet muss entsprechend mitwachsen.

In diesem Artikel erklären wir die Vorteile der Nutzung eines SharePoint Intranets, wichtige Beispiele für die SharePoint Plattform-Funktionalität und die bewährten Praktiken für Ihre Intranet-Lösungen.

Aber zuerst erfahren Sie, wie Sie alle Ihre Prozesse in Microsoft 365 mit diesen unverzichtbaren Power Automate Beispielen optimieren können.

Was ist Microsoft SharePoint Intranet?

Ein SharePoint Intranet ist eine flexible Zusammenarbeitslösung, die Organisationen dabei hilft, spezifische Ergebnisse zu erzielen.

• Informieren und einbinden – Erstellen Sie einen gemeinsamen Ort, um Inhalte sicher anzuzeigen und gemeinsam zu bearbeiten und um sich mit Kollegen zu vernetzen und zu kommunizieren.
• Zusammenarbeiten und teilen – Erstellen Sie einen Raum für den Informationsaustausch mit Komponenten wie SharePoint Teamseiten, Listen und Dokumentenbibliotheken.
• Wissen erstellen und erweitern – Personalisieren, teilen und verwalten Sie Unternehmensnachrichten und gemeinsame Inhalte.

SharePoint bietet eine Vielzahl von Bausteinen, die Sie für die Erstellung eines Intranets verwenden können, wie:

• Kommunikationsseiten oder SharePoint Teamseiten – Teilen Sie Informationen über eine Vielzahl von Vorlagen und Webparts.
• Startseite – Eine Startseite ist eine Kommunikationsseite, die Sie als Intranet-Landingpage für Ihre Organisation festlegen.
• Hub-Seiten – Organisieren Sie verwandte Seiten und Teams, um Nachrichten, Suche und Inhaltsverwaltung zu zentralisieren.
• SharePoint Nachrichten – Verwenden Sie das Nachrichten-Webpart, um wichtige oder interessante Geschichten, Ankündigungen, Personalnachrichten, Statusupdates und mehr zu veröffentlichen.
• Yammer – Vernetzen Sie sich mit Personen in Ihrer gesamten Organisation.
• Formulare – Erstellen Sie benutzerdefinierte Quiz, Umfragen, Fragebögen, Registrierungen und mehr.
• Stream – Übertragen Sie Live- und On-Demand-Meetings, Events und Schulungen.

5 Gründe, warum SharePoints modernes Intranet gut für Ihre Organisation ist

1. Intelligente Dokument- und Inhaltsverwaltung

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Dokumente werden produziert, und oft in einem schnellen Tempo. Wenn Sie Mitarbeiter in Büros in verschiedenen Ländern haben, die in verschiedenen Zeitzonen und Sprachen arbeiten, ist es schwierig, „organisch" sicherzustellen, dass sie eine Aufgabe abgeschlossen haben.

SharePoint reduziert viel Reibung. Indem es Kollegen ermöglicht, Dokumente an einem einzigen Ort zu speichern und darauf zuzugreifen, können sie sicher sein, dass sie alle neuesten Updates haben.

Es ist wichtig, wichtige Stakeholder zu finden, die Dokumente verwalten und gleichzeitig an einem zugänglichen Ort speichern.

Mit einem modernen Intranet wie SharePoint können Sie über die Arten von Dokumenten entscheiden, die in Ihrem Unternehmen erstellt werden können, die Vorlage, die Ihre Kollegen verwenden, wo Dokumente gespeichert werden sollen, wer auf die Dokumente zugreifen kann und wer sie löschen kann. Durch die Zentralisierung aller Dokumente im SharePoint Intranet-Portal können Sie ein hohes Sicherheitsniveau für wichtige Dokumente aufrechterhalten und gleichzeitig bei Bedarf einfachen Zugriff darauf gewährleisten. Und aufgrund seiner kollaborativen Natur ermöglicht Ihnen das SharePoint Intranet, Dokumente schnell zu überarbeiten, mit den vom IT-Administrator festgelegten Berechtigungseinstellungen.

2. Personalverwaltung ist einfach mit SharePoint Online

Kollegen zu finden ist ziemlich einfach, wenn es zwanzig Personen in Ihrem Unternehmen gibt, richtig? Aber die richtige Person unter fünfhundert Personen zu finden, die Ihnen bei einem Teamprojekt hilft, ist schwierig. Eine der Wachstumsprobleme eines Unternehmens ist herauszufinden, wer was macht, insbesondere in einem verteilten Arbeitsplatz, wo die Mitarbeiterzusammenarbeit tendenziell etwas herausfordernder ist.

In Microsoft Teams nach Personen zu suchen kann schwierig sein! Hybride und Remote-Arbeitsumgebungen können manchmal unter mangelnder Sichtbarkeit leiden. Zu wissen, wen man kontaktieren soll, kann helfen, Produktivität und Zusammenarbeit bei wirkungsreichen Projekten zu steigern.

SharePoint ermöglicht es Ihnen, Teammitglieder mit spezifischen Rollen und Fähigkeiten zu finden und hilft Ihnen, Ihre Suche schnell und effizient einzugrenzen. Sie können ein Organigramm erstellen, das detailliert aufführt, wer die Teammitglieder sind und was ihre Rolle beinhaltet. Sie können ihren Namen, Kontaktinformationen, Titel, Abteilung und Vorgesetzten im Profil eines Mitarbeiters hinzufügen.

Als IT-Experte können Sie Mitglieder hinzufügen und entfernen, wenn Personen dem Unternehmen beitreten oder es verlassen. Sie können auch die Website-Vorlagen des SharePoint Intranets verwenden, um eine Onboarding-Erfahrung für Neuankömmlinge zu erstellen.

3. Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Sicherheit für sensible Daten

Die meisten großen Organisationen von heute sind mit umfangreichen Vorschriften bezüglich der Verwaltung von Unternehmens- und Kundendaten belastet. Mit Tausenden von Mitarbeitern in vielen verschiedenen Ländern kann die Sicherstellung, dass jeder die Regeln seiner Nation befolgt, sehr komplex werden.

Es gibt Möglichkeiten zur Verwaltung von Benutzer- und Gruppenberechtigungen in SharePoint, um zu kontrollieren, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen kann und was sie damit tun können. Beispielsweise kann eine Organisation entscheiden, dass nur das Personalwesen bestimmte Dokumente einsehen kann. Das Hinzufügen von Berechtigungen bedeutet, dass diese Dateien und Ordner für alle anderen unzugänglich werden, wodurch die Sicherheit verbessert wird.

Sie können Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) einrichten. Das bedeutet, Sie und Ihre Endbenutzer müssen mehr als eine Möglichkeit zur Anmeldung bereitstellen, was einer der einfachsten Wege ist, Ihr Unternehmen zu sichern. Um MFA einzurichten:

1. Gehen Sie zum Microsoft 365 Admin Center.
2. Wählen Sie Alle anzeigen und dann das Azure Active Directory Admin Center.
3. Wählen Sie Azure Active Directory, Eigenschaften, Sicherheitsstandards verwalten.
4. Unter Sicherheitsstandards aktivieren wählen Sie Ja und dann Speichern.

Sie können auch Ihre Daten schützen, indem Sie Benutzer während Inaktivitätsphasen abmelden. Alternativ schafft die Durchführung einer IP-basierten Sitzung eine ähnliche Umgebung wie im Büro zu sein, besonders wenn Ihre Mitarbeiter alle remote arbeiten.

Im SharePoint Intranet können Sie auch ein Ablaufdatum für Links festlegen, die mit nicht authentifizierten Personen geteilt werden. Um ein Ablaufdatum für „Jeder"-Links in der gesamten Organisation festzulegen:

1. Öffnen Sie das SharePoint Admin Center, erweitern Sie Richtlinien und wählen Sie dann Freigabe.
2. Unter Ablauf- und Berechtigungsoptionen für „Jeder"-Links wählen aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Links müssen innerhalb dieser Anzahl von Tagen ablaufen.
3. Geben Sie die Anzahl der Tage in das Feld ein und klicken Sie dann auf Speichern.

4. Unternehmensidentität wird einfach mit einer Intranet-Seite kommuniziert

Große Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, ihre Unternehmenskultur und das Zugehörigkeitsgefühl aufrechtzuerhalten, besonders in dieser Ära der verteilten Arbeit. Zum Beispiel können Mitarbeiter, die dem Unternehmen beigetreten sind, als es kleiner war, beginnen, die „Wachstumsprobleme" eines größeren Teams zu erleben und sind eher geneigt, das Unternehmen zu verlassen.

Daher ist die Schaffung einer einheitlichen Unternehmensidentität, die stark bleibt, während das Unternehmen wächst, entscheidend für die langfristige Unterstützung von Geschäftsanforderungen und Prozessverbesserung.

Mit ihrer anpassbaren Benutzeroberfläche und der Möglichkeit, Unternehmensnachrichten und Kommunikation von der Landingpage zu teilen, können Unternehmen, die SharePoint verwenden, eine stärkere Unternehmensidentität entwickeln. Das Teilen von Unternehmensnachrichten kann ein Unternehmen näher zusammenbringen, selbst wenn Teammitglieder physisch Meilen voneinander entfernt sind.

5. Workflows = besseres Projektmanagement

Workflows bilden die Grundlage der täglichen Aktivitäten der meisten Mitarbeiter. Während die meisten Mitarbeiter spezifische Aufgaben unabhängig von Kollegen haben, sind Workflows – eine Aufgabe zu erhalten, bevor sie an die nächste Person in der Kette weitergegeben wird – das Rückgrat der meisten Unternehmen. Ein großer Schmerzpunkt für Unternehmen ist jedoch, dass Workflows oft zusammenbrechen. Infolgedessen machen Kollegen Fehler oder vergessen, ihre spezifischen Aufgaben in der Kette auszuführen.

SharePoint hilft hier – besonders wenn es mit einem Add-In wie Nintex Workflows erweitert wird. Benutzer können Produktivität und Workflow-Compliance steigern, indem sie den gesamten Prozess automatisieren – Erinnerungs-E-Mails an die Personen senden, die einen bestimmten Schritt ausführen müssen, und sicherstellen, dass sie alle ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen.

SharePoint Intranet sorgt für eine großartige digitale Arbeitsplatzerfahrung

Die Kenntnis der Vorteile des SharePoint Intranets, wie verbesserte Workflows, kann ein lohnender Grund für Sie sein, eine Migration Ihres Intranets in eine SharePoint Online Umgebung zu erwägen. Als IT-Administrator mag dies wie ein riesiges Unterfangen erscheinen, besonders wenn Sie planen, ein Unternehmens-Intranet eigenständig aufzubauen.

Wenn Sie jedoch ein sicheres Unternehmens-Intranet aufbauen möchten, gibt es einen Weg zur Migration zu SharePoint-Seiten, der problemlos ist und die für die Migration zur Plattform aufgewendete Zeit reduziert.

Schauen wir uns