Was ist Microsoft 365 Copilot? Wichtige Dinge, die IT-Profis wissen sollten

Kommen Sie auf den neuesten Stand, während wir uns damit beschäftigen, was Copilot zu bieten hat, neue Horizonte bei der Content-Erstellung in Microsoft 365 erkunden und Administrationstipps geben.

Microsoft 365 Copilot ist offiziell eingeführt worden und bietet einen Premium-Produktivitätsassistenten, der von generativer KI in der gesamten Microsoft 365 Suite unterstützt wird. Es ist aufregend, die Fortschritte in der KI-unterstützten Technologie zu sehen und dass Microsoft viel Aufwand in die Entwicklung investiert. Aber seien wir ehrlich, es fühlt sich an, als würden wir alle Neuland betreten.   

Copilot eröffnet neue Wege zur Erstellung und zum Zugriff auf Inhalte und ermöglicht es Benutzern, direkt in die Funktionen verschiedener Microsoft 365 Apps einzutauchen. Diese Veränderung in unserer Arbeitsweise stellt IT-Fachkräfte vor die Herausforderung, einen KI-gestützten Arbeitsplatz zu verwalten. Ist Ihre Organisation darauf vorbereitet, Copilot zu unterstützen?  

Lesen Sie weiter für einen Überblick darüber, was Copilot zu bieten hat, wie es neue Möglichkeiten bei der Content-Erstellung in verschiedenen Microsoft 365 Apps eröffnet und wichtige Ratschläge für die Verwaltung Ihrer Umgebung.  

Was ist Copilot?

Microsoft Copilot ist ein KI-gestütztes Tool, das in verschiedenen Microsoft-Anwendungen verfügbar ist und als "Begleiter" für Benutzer entwickelt wurde, um die Produktivität zu steigern. Es wurde in Partnerschaft mit OpenAI und Microsoft erstellt und verfügt über Fähigkeiten wie ChatGPT. Verschiedene Versionen von Copilot sind speziell verfügbar, um jeder Microsoft-Anwendung gerecht zu werden. Hier sind einige Beispiele: 

Copilot in... 

• Word: Dokument zusammenfassen, Entwurf erstellen und vorhandenen Text verfeinern  
• Excel: für effizientere Datenanalyse  
• PowerPoint: Präsentationsfolien erstellen  
• Outlook: E-Mails entwerfen 
• Teams: Meetings zusammenfassen, Informationen finden 
• OneDrive: Fragen stellen und Informationen aus Dateien erhalten 
• SharePoint: SharePoint-Sites und -Seiten erstellen 
• OneNote: Unterstützung beim Notizen machen 
• Loop: hilft Ihnen beim Brainstorming und Entwurf von Inhalten 

Als Anfang 2023 weitere Details über Copilot auftauchten, begann Microsoft schnell mit seinen KI-gestützten Funktionen für Office-Apps zu arbeiten. Wir hatten das Glück, uns mit Jeff Teper, dem Präsidenten für Kollaborationsanwendungen & Plattformen bei Microsoft, hinzusetzen und zu sprechen, wo er seine Vision von Copilot mit uns teilte. Hier ist, was er dazu sagte:

"Denken Sie an all die Arbeit, Kreativität, Kundenbindung und Produktideen, die jetzt entstehen können, weil wir die Automatisierung einiger grundlegender Dinge übernehmen und Ihre Kreativität mit diesen Tools entfesselt wird." 

Jeff Teper, Präsident für Kollaborationsanwendungen & Plattformen bei Microsoft (@jeffteper)

Wie funktioniert es?

Copilot arbeitet neben Ihnen in Microsoft 365 Apps und ist in allen Funktionen zugänglich. Zum Beispiel erscheint das Copilot-Symbol in Word in der Symbolleiste. Rufen Sie es einfach auf, um Ihnen bei der Erledigung von Aufgaben zu helfen.  

Auf grundlegender Ebene können Sie Copilot bitten, Ihnen beim Schreiben einer E-Mail, der Vorbereitung einer Präsentation, der Planung von Meetings, der Erstellung eines Berichts, der Verwaltung Ihrer Daten usw. zu helfen. Auf einer fortgeschritteneren Ebene kann es Ihnen bei Datenanalysen und Business Intelligence (BI), der Verwaltung der Sicherheit und dem Schreiben von Code helfen.  

Um Copilot in Microsoft 365 zu nutzen, müssen Benutzer Microsoft 365 Copilot-Lizenzen für jeden Copilot-Benutzer zu einem Festpreis von 30 USD pro Benutzer pro Monat erwerben, unabhängig von Ihrer Branche, Größe und dem Enterprise Agreement-Rabattniveau.  

Admin-Steuerungen für Copilot

Einige verfügbare Tools zur Verwaltung von Copilot in Microsoft 365 als Administrator umfassen: 

• Das Microsoft 365 Admin Center: Copilot-Startseite, wo Administratoren Lizenzen, Datensicherheit und Compliance, Security Copilot und Feedback-Protokolle verwalten können. 
• Copilot-Nutzungsbericht: Verfügbar für Administratoren zur Verfolgung der Benutzeraktivität.  
• Teams-Funktionen für Copilot: Administratoren können konfigurieren, ob Copilot während Meetings verfügbar ist, wie z.B. Transkriptionen. 

Vor- und Nachteile von Copilot

Wie bei jeder Technologie gibt es Vorteile und einige inhärente Risiken sowohl für IT-Fachkräfte als auch für Endbenutzer. 

Wir haben einige Vor- und Nachteile zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, Copilot besser zu verstehen: 

VORTEIL: Mehr Engagement und Erstellung 

In einer Microsoft-Umfrage sagten 77% der Personen, die Copilot verwendet haben, dass sie es nicht aufgeben möchten.

Es macht die Dinge ansprechender und ermutigt Menschen, Inhalte in Microsoft 365 Apps zu erstellen und zu teilen.

Mit neuen App-Integrationen, wie SharePoint mit anderen Microsoft 365 Apps, können Inhalte leicht die richtigen Zielgruppen erreichen, wo sie täglich arbeiten. Das bedeutet, dass Inhalte benutzerfreundlicher, auffindbar und zugänglich in der gesamten Microsoft 365 Umgebung sind.
 
NACHTEIL: Wildwuchs

Der Haken bei dieser Idee von mehr Engagement und Erstellung ist das zusätzliche Durcheinander und der Wildwuchs. Natürlich sollte dies kein Vorwand sein, um die resultierende Steigerung des Engagements zu begrenzen. Es bedeutet nur, dass eine gute Governance-Strategie und ein solides Fundament wichtiger denn je sind. 

Der zusätzliche Inhalt könnte zu unauthorisierten, inkonsistenten und duplizierten Inhalten führen, die die Umgebung unübersichtlich und schwer navigierbar machen. Es weckt auch Bedenken darüber, dass IT-Teams nicht wissen, was Endbenutzer erstellen und welche Auswirkungen das auf Sicherheit, Leistung und Compliance hat. 

Ein weiteres Problem, das aus dem Wildwuchs resultiert, ist, dass IT-Teams möglicherweise mehr Zeit und Ressourcen für die Bereinigung des Mandanten, die Durchsetzung von Richtlinien und den Umgang mit der enormen Menge an von Endbenutzern generierten Inhalten aufwenden müssen. Das kann den Fokus von strategischeren Projekten ablenken. 

VORTEIL: Erhöhte Zusammenarbeit und Produktivität 

Der Hauptvorteil von Copilot ist die Erfüllung dessen, was es erreichen wollte: die Produktivität zu steigern. Funktionen wie die Hilfe bei der Terminplanung, der Aktualisierung von Tabellenkalkulationen und als personalisierter Schreibassistent sind nur der Anfang. Erweiterte Funktionen, wie die Unterstützung der Benutzer beim Erstellen von SharePoint-Sites durch einfache Eingabeaufforderungen, werden komplexere Arbeiten vereinfachen.  

Copilot optimiert die Teamzusammenarbeit und macht das gemeinsame Arbeiten an geteilten Dokumenten einfacher und effizienter. Mit Copilot in Planner wird die Planung und das Einhalten gemeinsamer Fristen einfacher. Es hilft dabei, nach Meetings schnell Aktionspunkte zu erstellen und steigert die Gesamtproduktivität. 

NACHTEIL: Risiko des übermäßigen Teilens und der Gewährung von Zugriff für falsche Benutzer 

Mit einfacherem Zugang zu geteilten Daten und optimierterer Kommunikation mit Copilot können bestimmte Haken große Probleme darstellen, wenn sie nicht ordnungsgemäß angegangen werden. Dies sind die inhärenten Risiken des übermäßigen Teilens von Daten und der Gewährung von Zugriff für falsche Benutzer.  

Ohne ordnungsgemäße Governance-Richtlinien und Benutzerbewusstsein für sicheres Teilen kann diese Situation zu Sicherheitsproblemen führen. Zum Beispiel könnten externe oder interne Kollaborateure, die keinen Zugang mehr zu bestimmten Dateien benötigen, an sensible Daten gelangen, ohne dass das IT-Team davon weiß. Die Verwaltung von externem Teilen und Gastzugang ist der Schlüssel.

Die Rolle von Copilot und Content-Erstellung 

Microsoft Copilot wird von unglaublichen generativen KI-Funktionen angetrieben, die speziell entwickelt wurden, um die Content-Erstellung in Microsoft 365 zu erleichtern.  

Einige Aspekte von Copilot im Kontext der Content-Erstellung, die zu beachten sind, umfassen: 

• Inhalte anstoßen: Sie können Copilot verwenden, um Inhalte anzustoßen, wie z.B. ein Textdokument, eine Tabellenkalkulation, eine Intranet-Seite, eine SharePoint-Site und eine E-Mail – wodurch die Content-Erstellung schneller und effizienter wird. Sie können Vorlagen oder Entwurfsversionen basierend auf Benutzereingaben für einen Startpunkt generieren.  

• Informationssuche und -integration: Copilot kann große Mengen an Daten und Informationen aus dem Internet und internen Datenbanken durchsuchen, um relevante Inhalte zu finden. Dies wird nützlich sein beim Entwerfen von E-Mails, der Erstellung von Berichten, dem Erstellen von Präsentationen usw.