ShareGates externe Freigabeprüfung: die vollständige Erfahrung

Wir bringen die externe Freigabeprüfung zum Abschluss! Die externe Freigabeprüfung von ShareGate macht es für Sie einfach, extern geteilte Links und Gastzugriffe im Blick zu behalten. Ob Sie den Prüfprozess automatisieren oder die Besitzer bestimmter Teams oder Gruppen fragen möchten – wir haben Sie abgedeckt.

Weiterführende Lektüre: der ultimative Leitfaden zur externen Freigabe für IT-Administratoren

Wir verstehen das: die externe Freigabe in Microsoft 365 zu aktivieren kann etwas beunruhigend sein. Geistiges Eigentum könnte verloren gehen. Externe Benutzer könnten Zugriff auf Dinge haben, die sie nicht haben sollten. Es fühlt sich kontraintuitiv an, Mitarbeitern zu erlauben, Dateien extern zu teilen und Personen von außerhalb Ihrer Organisation einzuladen, um Unternehmensdaten sicherer zu halten, richtig?

Das Problem ist: wenn Sie es Mitarbeitern nicht einfach machen, mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zu kollaborieren – denken Sie an Kunden, Lieferanten oder Freelancer – werden sie trotzdem einen Weg dafür finden.

Ihre Daten werden in Google Docs geteilt. Sie werden an ein unsicheres Faxgerät gesendet (weil es die an manchen Orten noch gibt). Benutzer werden sie per Brieftaube senden, wenn sie nicht bekommen, was sie von Ihren Unternehmenstools benötigen.

Denken Sie so darüber nach: es ist schwer, etwas zu schützen, wenn Sie nicht wissen, wo es sich befindet.

Bei ShareGate möchten wir Ihnen dabei helfen, sich sicher dabei zu fühlen, externe Freigabe und Gastzugriff zu aktivieren. Deshalb stellen wir Ihnen Governance-Tools zur Verfügung, die Ihnen vollständige Transparenz darüber geben, was passiert, und Ihnen helfen, die Kontrolle zu behalten. Es ist so viel einfacher, Ihren Benutzern die Freiheit zu gewähren, Dokumente zu teilen oder Gäste zu ihren Teams hinzuzufügen, wenn Sie wissen, dass Ihre sensiblen Informationen sicher bleiben.

Einführung der externen Freigabeprüfungen in ShareGate

Das Sichern von Inhalten ist viel einfacher, wenn Sie alles sehen können, was extern geteilt wurde, und welche externen Gäste welchem Team beigetreten sind. Aber die Wahrheit ist, dass es einfach keinen einfachen Weg gibt, alle Links zu extern geteilten Dateien und Gäste für jedes Ihrer Microsoft Teams oder Microsoft 365 Gruppen aufzulisten, ohne eine Menge mühselige Arbeit.

Deshalb freuen wir uns, die vollständige Erfahrung der Richtlinie für externe Freigabe- und Gastzugriffsprüfungen zu präsentieren, die sich im Teams-Verwaltungsmodul befindet. Sie gibt Ihnen nicht nur vollständige Transparenz darüber, wer Zugriff auf was hat, wer was wann und mit wem geteilt hat. Sie können auch einfach den Prüfprozess automatisieren und wieder auf Kurs kommen, indem Sie Besitzer bitten, ihre Prüfungen abzuschließen.

Verbinden Sie einfach Ihren Mandanten mit unserer Software, um jeden Gast und jeden einzelnen Link zu extern geteilten Dateien von jedem Ihrer Teams und Gruppen zu sehen. Wir übernehmen die schwere Arbeit für Sie – keine Notwendigkeit mehr zu kodieren, zu skripten, Audit-Logs zu durchsuchen oder manuell Berichte zu erstellen.

Erhalten Sie vollständige Transparenz darüber, was
extern geteilt wurde

Sehen Sie schnell, welche Teams oder Gruppen Inhalte extern geteilt haben, und klicken Sie auf jedes einzelne, um eine vollständige Liste der geteilten Dateien anzuzeigen. Noch besser: als IT-Administrator können Sie selbst den Zugriff auf sensible Dateien mit einem Klick widerrufen – ohne Besitzer der Gruppe sein zu müssen.

Gastzugriff einfach einsehen und verwalten

Finden Sie mit ein paar Klicks heraus, welche Teams und Gruppen Gäste haben und wer diese sind. Wenn Sie welche kennen, die nicht mehr da sein sollten, löschen Sie sie selbst, damit ihr Zugriff sofort widerrufen wird. Halten Sie die internen Ressourcen Ihrer Organisation sicher!

Arbeiten Sie mit Gruppenbesitzern zusammen, um die schwierigen Fragen zu beantworten

Großartig! Sie haben eine Liste aller Links zu extern geteilten Dateien für jedes Team. Was nun? Sollte die Datei namens Budget-forecast_project-falcon2019.xls weiterhin extern geteilt werden, und sollte Niall Moore, ein Gast, weiterhin Zugriff auf das Team haben? 

Was tatsächlich schwieriger ist, als eine Liste externer Freigabe-Links zu erstellen, ist herauszufinden, ob diese Dateien geteilt werden sollten oder in manchen Fällen weiterhin geteilt werden sollten. Das Gleiche gilt für Gäste – es ist nicht einfach zu wissen, ob ein Gast Zugriff haben sollte oder weiterhin haben sollte, besonders wenn Sie durchschnittlich 8 Gäste pro Team haben. Es gibt nur einen Weg, dies zu tun, und er ist ziemlich schmerzhaft: jeden Team- und Gruppenbesitzer direkt fragen. Schließlich ist es ihre Datei – also sollten sie es wissen. 

ShareGate erspart Ihnen die Mühe, jeden einzelnen Besitzer zu kontaktieren, um zu validieren, welche Links weiterhin geteilt werden sollten und welche Gäste weiterhin Zugriff haben sollten. Wir benachrichtigen sie direkt per E-Mail oder über den Chatbot von ShareGate und bitten sie, im Namen ihres Teams/ihrer Gruppe zu bestätigen. Besitzer können Links zu sensiblen Dateien löschen und Gastzugriff über unsere benutzerfreundliche Oberfläche widerrufen, anstatt zu jeder ihrer SharePoint-Teamseiten gehen zu müssen.

Führen Sie regelmäßig externe Freigabeprüfungen durch, dank Automatisierung

Sie haben vielleicht schon von Zugriffsprüfungen in Microsoft 365 gehört. Es ist eine Funktion, die mit Azure AD Premium P2 Abonnements geliefert wird und es Ihnen ermöglicht, Mitgliedschaften regelmäßig zu validieren.

Aber was ist mit externen Freigabeprüfungen? Das ist der Prozess der Bestätigung, dass jeder einzelne Link zu extern geteilten Dateien tatsächlich weiterhin geteilt werden sollte. Klingt mühselig? Das ist es auch.

Zuerst müssen Sie herausfinden, welche Gruppen Inhalte extern geteilt haben. Dann müssen Sie alle externen Freigabe-Links nach Gruppen auflisten und diese Liste an die Besitzer zur Validierung senden – schließlich sind sie diejenigen, die es am besten wissen. Schließlich möchten Sie verfolgen, ob die Besitzer ihre Arbeit getan haben und alle Änderungen für Compliance- und interne Audit-Zwecke protokollieren.

Als ob das alles nicht genug wäre, ist der eigentliche Knackpunkt, dass Sie nicht einfach diesen ganzen Prozess einmal durchlaufen und fertig sein können. Um Ihre Daten sicher zu halten und sicherzustellen, dass externe Benutzer Zugriff auf die richtigen Dinge haben, müssen Sie diesen Prozess kontinuierlich wiederholen.

Wir haben einen besseren Weg: planen Sie externe Freigabeprüfungen in ShareGate. Setzen Sie ein Zeitintervall fest, in dem sowohl externe Freigabe- ALS AUCH Gastprüfungen stattfinden sollen (sagen wir alle 90 Tage), setzen Sie ein Startdatum, und los geht's! Erledigt.

ShareGate automatisiert diesen komplexen, mehrstufigen Prozess für Sie. Auf diese Weise können Sie Prüfungen regelmäßiger durchführen und Ihre Daten langfristig sicher halten – was Ihnen größere Ruhe verschafft.

Wir ermöglichen es Ihnen auch, Besitzer bestimmter Teams und Gruppen separat zu kontaktieren, sei es weil Sie:

• die Richtlinie mit Besitzern testen möchten, bevor Sie sie automatisieren, oder
• Besitzer daran erinnern möchten, eine Prüfung abzuschließen

Und obendrein haben Sie möglicherweise bestimmte Teams oder Gruppen in Ihrer Umgebung, die eine häufigere Prüfung als andere erfordern. Sie können das anpassen, indem Sie eine benutzerdefinierte Prüfungshäufigkeit basierend auf dem Sensitivitäts-Tag des Teams oder der Gruppe festlegen.

Für weitere Informationen zu dieser Richtlinie und wie Sie beginnen können, schauen Sie nicht weiter als in unsere Dokumentation.

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Prüfungen, um sicherzustellen, dass alle bei der Sicherheit am Ball bleiben

Sobald eine externe Freigabeprüfung gestartet wurde, können Sie ihren Fortschritt verfolgen und am Ende Ihre Ergebnisse einsehen. Sie können auch prüfen, welche Teams- und Gruppenprüfungen nicht abgeschlossen wurden und bei Bedarf nachfassen, indem Sie die Besitzer fragen. Während des gesamten Prozesses protokollieren wir jede Aktion, die während dieser Prüfungen unternommen wird – damit Sie einfach interne Audits durchführen können.

Mehr kommt noch 2022

Wir sind bereits auf halbem Weg durch das Jahr, und es steht noch viel bei ShareGate bevor! Wir werden uns mit folgenden Themen beschäftigen:

• Teams Cloud-Migration zur Erleichterung der Wartung laufender Migrationstasks und -projekte
• Eine Lösung rund um die Bereitstellung, die keinen Genehmigungsworkflow erfordert
• Die Fähigkeit des Migrationstools, Microsoft SharePoint Server Subscription Edition zu unterstützen